Siapa yang Akan Anda Percayai untuk Memilih Sistem Database Gereja Anda Berikutnya?

Apakah Anda siap untuk memilih sistem database gereja Anda berikutnya?

Anda bisa menggunakan sistem ini selama tujuh sampai 10 tahun ke depan. Sistem database Anda adalah fondasi elektronik dari seluruh gereja Anda, melacak anggota, sukarelawan, donasi, dan banyak lagi.

“Memilih metode seleksi yang tepat untuk budaya Anda tidak dapat terlalu ditekankan. Kesesuaian yang baik dapat menghasilkan pengalaman transisi yang menarik dan bermanfaat dengan tingkat adopsi yang tinggi,” kata Tavie Allan, COO dari Think Ministry.

Tetapi “pendekatan yang serampangan dapat menyebabkan (tim Anda) merasa kesal dan kecewa, kemudian menjadi pengguna yang tidak terlibat. Menginvestasikan waktu untuk memilih proses yang menyatukan tim Anda saat selesai, itu sepadan.”

Biasanya, kita melihat gereja mengambil salah satu dari beberapa pendekatan untuk memilih sistem database mereka berikutnya:

• Satu orang terbang sendirian di seluruh proses penelitian dan seleksi.
• Sebuah tim internal dibentuk untuk membawa berbagai perspektif dalam proses pengambilan keputusan.
• Seorang konsultan luar dibawa untuk membantu membuat keputusan yang tepat.

Meskipun masing-masing pendekatan di atas dapat bekerja, mereka memiliki kelebihan dan kekurangan yang pasti, yang akan kami uraikan di bawah.

Tetapi siapa pun yang ditugaskan untuk memilih sistem database gereja Anda berikutnya, pastikan untuk membuat kriteria tertulis yang mencakup kebutuhan kritis Anda, sistem yang perlu diganti, sistem yang ada yang ingin Anda integrasikan ke dalam sistem baru Anda, dan kesulitan saat ini. poin.

1. Pendekatan satu orang

Kamu pergi, kamu

Memiliki satu orang yang memilih sistem database gereja adalah pendekatan yang lebih umum daripada yang mungkin Anda pikirkan.

Ketika saya mengambil alih sebagai administrator sebuah gereja dengan 15 anggota staf dan kehadiran mingguan 1.500 anggota, saya melakukan proyek solo untuk memilih ChMS baru kami. Saya mendapat restu pendeta dan saya memilih dari antara sistem yang sudah saya alami. Saya menemukan bahwa kebanyakan pendiri gereja melakukannya dengan cara ini.

kelebihan

1. Kecepatan. Satu orang dapat mempelajari opsi, rapat, dan demo perangkat lunak secara tepat waktu.
2. Kesederhanaan. Saat menimbang opsi basis data gereja yang berbeda satu sama lain, ada banyak detail yang harus diserap. Menjaga tim untuk mempercepat semua detail itu bisa menjadi rumit.
3. Ketegasan. Jika satu orang bertanggung jawab atas keputusan, hanya ada satu pendapat dan perspektif untuk dikelola.

Kontra

1. Tanggung jawab. Jika Anda mengacaukan keputusan ini dengan membuat pilihan yang tidak diinformasikan, Anda harus menerima semua akibatnya dan menyalahkan kesalahan tersebut.
2. Kurangnya perspektif. Jika Anda membuat keputusan ini sendiri, Anda mungkin tidak tahu kebutuhan apa yang dimiliki setiap departemen tertentu.
3. Bias. Sebagai individu, ada lebih banyak peluang bagi bias pribadi Anda untuk memengaruhi pilihan akhir. Misalnya, Anda mungkin menempatkan kepentingan yang tidak proporsional pada faktor-faktor seperti biaya rendah, pengenalan merek, atau fitur khusus seperti dukungan obrolan 24/7.

Rekomendasi: Lakukan pendekatan solo hanya jika Anda tidak punya pilihan lain karena keterbatasan waktu atau personel. Kembangkan seperangkat persyaratan dan parameter untuk membuat keputusan ini. Bagikan kriteria tersebut dengan tim Anda sebelum proses seleksi dimulai dan sebelum seorang finalis dipilih. Izinkan pemangku kepentingan untuk meninjau kandidat utama sebelum pemilihan akhir dilakukan.

Jika gereja Anda memiliki rata-rata kehadiran mingguan lebih dari 500 orang per minggu, hindari pendekatan ini sepenuhnya. Pada ukuran itu pasti akan ada orang-orang di gereja Anda yang diperlengkapi untuk membantu Anda dengan proyek penelitian ini. Kemungkinan Anda memiliki anggota tim yang harus membentuk keputusan, dan mungkin bermanfaat bagi mereka untuk memiliki hak veto untuk menghindari kesalahan yang merugikan.

2. Pendekatan tim

Kerja tim membuat mimpi bekerja

Kami telah menemukan bahwa membentuk tim untuk memilih ChMS Anda berikutnya adalah pendekatan yang paling umum digunakan oleh gereja-gereja besar. Masuk akal untuk alasan yang jelas: sistem perlu memenuhi kebutuhan staf dan sukarelawan dalam berbagai peran, termasuk tim akuntansi, tim teknologi, tim fasilitas, kementerian garis depan, dan kementerian dengan perhatian khusus seperti anak-anak dan anggota. peduli, hanya untuk beberapa nama.

Jadi, tidakkah masuk akal jika beberapa dari tim yang berbeda ini diwakili selama proses seleksi?

kelebihan

1. Perspektif yang lebih besar. Semakin banyak perspektif yang diterapkan selama proses seleksi dapat menghasilkan keputusan yang sesuai dengan kebutuhan staf Anda yang lebih luas.
2. Membeli di. Jika pemangku kepentingan merasa bahwa masukan mereka dihargai dan dipertimbangkan selama proses pengambilan keputusan, mereka lebih mungkin untuk menerima setelah pemilihan dibuat.
3. Implementasi yang lebih lancar. Setelah berpartisipasi dalam penelitian, demo, dan proses seleksi, tim seleksi Anda harus memiliki semua yang dibutuhkan untuk berkembang menjadi tim implementasi setelah seleksi dibuat.

Kontra

1. Mencapai konsensus. Menyetujui kriteria apa yang paling penting, apalagi membuat keputusan akhir, akan membutuhkan lebih banyak usaha dan kerja sama daripada pendekatan satu orang.
2. bias departemen. Perhatian harus diberikan untuk memastikan bahwa suara satu departemen (misalnya, para pendeta pemimpin) tidak menjadi berpengaruh secara tidak proporsional pada proses pengambilan keputusan.
3. Dispersi personel. Mengikat banyak orang melalui fase penelitian yang panjang dapat memengaruhi prioritas lainnya.

Rekomendasi: Dalam kebanyakan kasus, ini adalah pendekatan yang harus diambil, tetapi usahakan tim seleksi Anda sekecil mungkin sambil tetap mewakili bagian lintas staf. Pastikan untuk terus memperbarui staf lainnya di sepanjang jalan. Jangan mengabaikan penjualan internal yang diperlukan setelah seorang kandidat diidentifikasi dan sebelum kontrak ditandatangani.

Lihat infografis bermanfaat ini yang mengilustrasikan bagaimana tim semacam itu dapat bekerja sama.

Memilih ChMS baru

3. Pendekatan konsultan

“Jika Anda mau, maukah Anda memandu kami melewati hari-hari biasa untuk Anda?”

Konsultan yang tepat dapat membawa pengalaman dan struktur untuk keputusan penting ini. Kami tidak sering melihat pendekatan ini, tetapi selalu membuat perbedaan positif dalam seberapa objektif prosesnya. Konsultan harus membawa serangkaian pertanyaan yang terdefinisi dengan baik untuk tim Anda untuk menentukan kriteria utama yang Anda butuhkan untuk sistem baru Anda. .

Mereka akan membantu Anda memprioritaskan kriteria dan mengukur sistem kandidat. Anda dapat mengharapkan vendor yang bekerja dengan konsultan Anda untuk membawa A-game mereka ke presentasi — mengetahui bahwa mereka bekerja dengan seorang ahli — dan bahkan mungkin memiliki insinyur penjualan mereka yang memimpin demo perangkat lunak.

kelebihan

1. Batas waktu tertentu. Konsultan yang baik harus dapat memberi Anda garis waktu yang pasti untuk membuat pilihan akhir.
2. Profesionalisme. Anda dapat mengharapkan konsultan yang baik untuk melakukan hal-hal seperti mengirimkan Permintaan Proposal (RFP) profesional kepada calon vendor.
3. Kepercayaan diri. Sementara rute konsultan mungkin lebih mahal daripada membuat keputusan di rumah, Anda akan memiliki keyakinan mengetahui bahwa Anda menggunakan seorang ahli untuk menemukan sistem database gereja yang tepat untuk gereja Anda.

Kontra

1. Biaya. Anda harus membayar konsultan untuk layanan mereka.
2. Bias yang tidak terlihat. Konsultan dapat membawa bias mereka sendiri ke dalam proses seleksi, misalnya, hubungan persahabatan dengan vendor tertentu.
3. Cakupan. Dengan mengikuti rute konsultan, Anda dapat mengecualikan beberapa vendor kecil yang tidak memiliki departemen proposal untuk menanggapi RFP.

Rekomendasi: Jika Anda mampu menyewa konsultan berpengalaman, pendekatan ini sangat baik. Perusahaan atau individu yang Anda pertahankan harus memiliki pemahaman terkini tentang pasar dan opsi terbaik yang tersedia. Pengetahuan mereka tentang vendor dan sistem yang berbeda dapat membantu Anda menghindari memilih sistem hanya berdasarkan bagaimana perasaan tim Anda tentang beberapa interaksi dengan staf penjualan.

Kami telah melihat beberapa RFP dari beberapa grup mapan yang menawarkan layanan ini, termasuk Layanan Bisnis Kementerian dan Mitra Layanan Aktifkan.

Pilihan yang tepat adalah pilihan yang baik

Apakah Anda akhirnya memilih untuk menyerahkan keputusan penting ini kepada satu orang, komite internal, atau konsultan pihak ketiga, menetapkan ekspektasi sebelumnya adalah kunci untuk memilih sistem database gereja yang akan melayani gereja Anda dengan baik selama bertahun-tahun yang akan datang.

Untuk melihat lebih dalam proses yang terlibat dalam memilih sistem manajemen gereja, lihat Proses untuk Memilih Sistem Manajemen Gereja berbasis Web: Studi Kasus oleh Wallis C. Metts, Jr. Ph.D.

Artikel-artikel ini mungkin juga berguna selama proses pengambilan keputusan:

• Panduan Harga Perangkat Lunak Manajemen Gereja
• Panduan Cerdas untuk Membeli Perangkat Lunak Manajemen Gereja
• Pertanyaan untuk Ditanyakan Sebelum Anda Membeli Perangkat Lunak Manajemen Gereja
• Kapan Denominasi Penting? Memilih Solusi ChMS yang Tepat untuk Gereja Anda
• Perbandingan 5 Vendor Terbesar Software Manajemen Gereja