Saat Anda Membutuhkan Alat Manajemen Aset Digital

“Kapan saya membutuhkan alat manajemen aset digital?” bukanlah pertanyaan yang menjadi perhatian utama sebagian besar pemasar konten… tetapi seharusnya demikian.

Bagaimana Anda melacak semua konten yang Anda buat untuk perusahaan Anda? Ini termasuk posting blog, video, eBook, kertas putih, infografis, lembar data, studi kasus, meme dan sebagainya. Juga, bagaimana Anda melacak semua aset – seperti stok foto atau musik – yang digunakan untuk memproduksi konten tersebut?

Di Act-On, kami telah membersihkan perpustakaan konten kami selama beberapa waktu. Baru-baru ini, kami memilih untuk bekerja sama dengan vendor manajemen aset digital (DAM) yang dapat menginventaris dan melacak semua konten kami, serta menyediakannya untuk tim penjualan kami berdasarkan kebutuhan mereka saat ini dengan prospek.

Dalam episode Rethink Podcast ini, Karrie Sundbom, Manajer Senior untuk Konten Act-On, mewawancarai Cathy McPhillips tentang kapan pemasar harus mempertimbangkan untuk mengadopsi alat manajemen aset digital.

Cathy adalah Vice President of Marketing di Content Marketing Institute, tempat dia memimpin upaya pemasaran untuk semua properti CMI, dari Content Marketing World hingga majalah CCO . Anda dapat mengikutinya di Twitter @cmcphillips.

Nikmati percakapannya, dan kami harap Anda mendapatkan satu atau dua takeaway yang dapat Anda bawa ke bisnis Anda.

Karrie Sundbom : Bisakah Anda ceritakan lebih banyak tentang diri Anda dan tentang CMI dan peran Anda di sana?

Cathy McPhillips : Pertama-tama, terima kasih banyak telah mengundang saya. Kami telah bermitra dengan Act-On selama beberapa tahun, dan senang bertemu dengan beberapa orang di perusahaan Anda. Saya sudah bersama CMI selama sekitar lima tahun. Dan saya mengepalai tim pemasaran kami yang hebat. Dan fokus saya sehari-hari adalah meningkatkan pelanggan email kami dan berupaya membuat orang menghadiri acara tatap muka kami, khususnya, Dunia Pemasaran Konten. Tim kami menangani semuanya mulai dari sosial, hingga manajemen komunitas, pengembangan audiens dan otomatisasi pemasaran, PR dan media, dan saya juga secara pribadi fokus pada situs web contentmarketingworld.com, strategi pemasaran kami untuk setiap properti kami jauh melampaui Dunia Pemasaran Konten. Kami memiliki pendidikan, universitas CMI kami, kami memiliki acara lain, kami memiliki majalah, jadi banyak hal yang terjadi. Dan saya mengawasi tim spesialis pemasaran di semua bidang yang berbeda itu.

Karrie : Sepertinya Anda benar-benar sibuk di sana dan Anda tampaknya menyentuh hampir setiap bagian pemasaran yang menurut saya akan memengaruhi hal-hal yang akan kita bicarakan hari ini, yaitu manajemen aset digital. Kami sangat bersemangat. Tim kami terdaftar di Content Marketing World pada bulan September. Apakah Anda memiliki pandangan sekilas tentang apa yang dapat kami harapkan? Ada yang bisa Anda bagikan?

Cathy : Anda siap menerima hadiah seperti itu. Ini adalah minggu favorit saya dalam setahun. Ini adalah tahun di mana kami mengantisipasi sekitar 4.000 pemasar dari lebih dari 70 negara untuk datang ke Cleveland, Ohio. Dan itu adalah peristiwa yang luar biasa. Ini seperti reuni keluarga besar, dan kami senang melihat semua orang yang telah kami ajak bicara sepanjang tahun dari seluruh dunia. Dan ketika Anda hanya melihat orang-orang melihat satu sama lain dan memberikan pelukan beruang ini, itu seperti: "Senang bertemu denganmu!" Ini acara yang luar biasa. Anda akan berpikir dengan 4.000 orang bahwa ini sangat besar, tetapi ini benar-benar acara yang hebat dan kecil dalam banyak hal.

Karrie : Saya sangat senang karena hari ini kita berbicara tentang beberapa hal yang dekat dan saya sayangi, dan titik sakit yang telah saya kerjakan selama beberapa tahun di sini di Act-On. Dan itulah manajemen aset digital. Bisakah Anda memberikan penjelasan singkat tentang apa itu?

Cathy : Saya di perahu Anda. Saya telah mengerjakan ini dengan anggota tim kami selama beberapa tahun. Saya bukan ahli dalam manajemen aset digital, tetapi saya adalah pengguna, dan saya telah belajar banyak melalui proses yang menurut saya sangat berguna. Untuk definisi, saya pergi ke salah satu teman kami, tim di Widen, dan mereka mendefinisikan DAM sebagai manajemen, organisasi, dan distribusi aset digital, seperti video, gambar, dan file kreatif, dari hub konten pusat. Jadi, berpotensi memiliki cara sistematis untuk menyimpan, mengatur, dan menemukan serta menggunakan kembali konten dan aset Anda.

Karrie : Dalam pikiran saya, saya pikir kami melakukannya berdasarkan konten. Tapi sekarang setelah Anda menyebutkannya, semua aset kita, seperti aset logo kita, semua aset visual kita, template kita, harus berada di tempat yang sama. Apakah manajemen aset digital sudah ada sejak lama? Apakah ini hal baru?

Cathy : Nah itu terminologinya sekarang. Tapi saya pikir itu seperti istilah "pemasaran konten". Ini sudah ada sejak lama, tetapi menurut saya dengan pertumbuhan istilah dan banyaknya konten di luar sana, banyak pemasar berpikir bahwa inilah saatnya kita melihat untuk mengatur aset kita dan menjadi lebih pintar tentang konten kita. Jadi, DAM lahir. Dan menurut saya tidak ada yang lebih buruk daripada membuat konten epik ini dan menggunakan atau mendistribusikannya hanya sekali karena Anda tidak melacaknya sebagaimana mestinya. Dan saya pikir begitulah semuanya menjadi hal baru ini.

Karrie : Apakah Anda telah melakukan apa yang kami lakukan, yaitu spreadsheet Excel dan Google Drive, hingga kami menerapkan alat baru-baru ini? Bagaimana Anda mengelola - dan bagaimana menurut Anda perusahaan lain di seluruh papan dari apa yang Anda lihat mengelola konten dan aset lainnya?

Cathy : Saya telah berbicara dengan sejumlah solusi dan orang-orang dalam solusi tersebut. Dan ketika saya mengatakan kami telah menggunakan Excel, Google Drive, Dropbox, dan sekarang kami menggunakan Box, mereka tertawa dan berkata, 'yah, itu normal.' Itulah yang dilakukan banyak orang. Itu langkah pertama yang bagus untuk mengimplementasikan DAM. Karena jika Anda sudah tahu bagaimana Anda ingin mengatur konten, Anda semakin dekat untuk menentukan solusi yang tepat untuk Anda.

Masuk dan berkata, 'kami membutuhkan DAM' tanpa berbicara dengan setiap anggota tim Anda untuk melihat bagaimana mereka ingin menggunakan sistem jelas bukan cara yang tepat untuk melakukannya. Jadi menurut saya cara Anda dan saya melakukannya mungkin tampak tidak efisien bagi kami, tetapi mungkin ini adalah langkah pertama yang luar biasa untuk mencapai tempat yang Anda inginkan.

Karrie : Saya setuju. Seperti Anda, kami memiliki folder Box, kami memiliki Google Drive, kami memiliki spreadsheet Excel, dan kami mencoba membagikannya kepada sebanyak mungkin orang. Tapi sepertinya apa pun yang kami lakukan, tidak ada yang bisa menemukan kontennya, meskipun tampaknya cukup terorganisir bagi kami. Apakah itu masalah yang juga Anda hadapi, dan mungkin salah satu poin rasa sakit yang mendorong Anda untuk mengembangkan minat Anda dalam menemukan alat DAM mungkin adalah kurangnya kemampuan orang untuk menemukan apa yang mereka cari - Anda selalu kirim barang keluar, barang sama berulang kali?

Cathy : Benar. Saya pikir kami telah menjadi ahli dalam cara mencari di dalam Dropbox atau email. Tapi hal-hal yang saya ketik untuk benar-benar menemukan konten yang saya cari, itu adalah pencarian yang sangat aneh. Bagaimana saya tahu bahwa itu benar-benar akan berhasil sangat lucu. Tetapi bagi orang lain untuk menemukan apa yang saya cari akan sangat sulit bagi mereka. Jadi, saya dapat menemukan barang-barang saya dan Anda dapat menemukan barang-barang Anda, tetapi jika orang lain mencoba untuk menemukannya, maka itu hanya akan membuang waktu. Kadang-kadang, ketika saya sedang menulis posting blog untuk blog Dunia Pemasaran Konten dan saya ingin menemukan gambar seorang pembicara dari Dunia Pemasaran Konten 2015, saya berkata, 'Oke, biarkan saya mengeluarkan program saya, mereka berbicara di Rabu, Rabu siang, oke….' Dan saya duduk di sana dan saya mengklik semua foto ini. Dan sepertinya, harus ada cara yang lebih mudah untuk melakukan ini.

Saya memiliki sistem saya, tetapi tidak efisien. Dan waktu adalah uang. Meskipun kami melakukan investasi yang cukup besar untuk mendapatkan DAM, seiring berjalannya waktu, mudah-mudahan, akan mencuci dan kemudian menghemat uang.

Karrie : Tentu saja. Dan Anda menyebutkan sesuatu yang telah Anda lakukan, yaitu audit konten. Apakah itu langkah awal yang baik? Mungkin seseorang yang bahkan tidak memiliki spreadsheet Excel, mungkin memulai dengan cara itu, tetapi buat audit dan buat daftar semuanya dalam bentuk spreadsheet?

Cathy : Kami memeriksa semua konten kami untuk melihat apa yang relevan, apa yang selalu hijau, apa yang sudah ketinggalan zaman, dan melihat serta berkata, yang sudah ketinggalan zaman ‒ apakah konten tersebut cukup hijau sehingga kami dapat memperbarui beberapa poin penting dan menerbitkannya kembali? Apakah ini sudah sangat ketinggalan zaman sehingga tidak ada gunanya lagi? Di mana kami dapat mengalihkan URL itu? Apakah hal-hal ditandai dengan benar? Kami sedang mengulang semua kategori kami sekarang, membangun taksonomi baru. Taksonomi kami melintasi situs web kami, yang melintasi posting blog kami, yang melintasi email kami. Jika hal-hal yang kami lakukan berasal dari kategori yang sama, dan kami siap untuk mengimplementasikan DAM, kategori kami sudah ditetapkan. Dan itu harus menjadi gerakan yang sangat bersih ke dalam DAM.

Beberapa orang mungkin mengatakan untuk meletakkan semuanya di DAM dan kemudian melakukannya dengan cara itu. Tapi saya merasa hanya karena kami memiliki begitu banyak konten, mengapa kami menggunakan ruang dan membayar ruang untuk melakukan itu jika kami tidak akan benar-benar menggunakannya dalam jangka panjang?

Karrie : Benar. Ini seperti pembersihan lemari, pada dasarnya, sebelum Anda mendapatkan pengatur baru yang cantik. Anda membersihkan barang-barang yang tidak ingin Anda masukkan kembali.

Cathy : Benar. Anda meletakkan tumpukan itu di halaman depan tempat Anda menyimpan, menyimpan, dan menjual. Jadi, itulah cara kami melakukannya.

Karrie : Hal-hal apa yang harus dilibatkan saat Anda memilih alat?

Cathy : Menurut saya salah satu hal yang penting bagi kami pada dasarnya adalah memastikan bahwa setiap anggota tim kami yang akan menggunakan DAM dapat memperoleh apa yang mereka butuhkan darinya. Konten kami adalah aset kami yang paling berharga. Dan di banyak perusahaan, itu adalah hal yang sama. Kami melewati banyak skenario berbeda tentang organisasi konten, dan manajemen, dan penggunaan, untuk memastikan semua orang bisa mendapatkan apa yang mereka butuhkan darinya.

Karrie : Apakah ada praktik terbaik lain selain mendapatkan dukungan dari pihak-pihak yang terlibat yang dapat Anda pikirkan?

Cathy : Saya pikir sangat penting bagi kami untuk berbicara dengan banyak dari mereka. Saya sedang berbicara dengan orang-orang dan ada beberapa yang hanya berkata, 'kami bukan alat yang tepat untuk Anda,' yang menurut saya bagus.

Karrie : Seperti yang kita rangkum sedikit di sini, untuk orang-orang yang mungkin belum cukup siap untuk alat manajemen aset digital formal, selain penandaan, apakah ada hal lain – seperti taksonomi – selain itu Anda dapat merekomendasikan mereka lakukan untuk mempersiapkan ketika mereka mungkin siap untuk alat yang lebih formal?

Cathy : Saya hanya akan mengatakan banyak dokumentasi. Spreadsheet berhasil untuk kami – kami telah berbisnis selama 10 tahun dan kami telah menggunakan spreadsheet. Dan mereka bekerja. Hanya memiliki sistem Anda dan membuat seluruh tim Anda menggunakan sistem yang sama sangat membantu sejak awal.

Karrie : Kami membahas banyak hal hari ini. Saya mendapat informasi yang sangat bagus dan berguna yang saya tahu akan saya bawa. Bagaimana orang bisa belajar lebih banyak tentang CMI?

Cathy : Kami dapat ditemukan di www.contentmarketinginstitute.com. Ada beberapa lusin dari kami di tim CMI dan, mari kita lihat, kami memiliki majalah dua bulanan, Majalah Chief Content Officer. Kami memiliki universitas CMI kami, yang setiap tiga bulan - kami memiliki periode pendaftaran setiap tiga bulan. Yang berikutnya di bulan Juni. Kami melakukan tiga webinar gratis sebulan. Kami memiliki posting blog harian Anda dapat berlangganan. Dan masih banyak lagi.

Dan acara unggulan besar kami adalah Content Marketing World. Itu terjadi pada bulan September di Cleveland. Sebagian besar dari apa yang kami miliki di situs web kami gratis. Meskipun orang tidak dapat datang ke acara tahun ini, ada banyak cara lain yang kami ingin lakukan untuk terhubung dengan pemasar yang berpikiran sama. Jadi, saya sangat menghargai Anda mengundang saya hari ini. Kami senang bekerja dengan kalian.

Karrie : Terima kasih, Cathy. Saya menghargai waktu Anda. Dan saya tahu, berbicara untuk diri saya sendiri dan tim kami, kami senang bertemu dengan Anda secara langsung pada bulan September di acara tersebut.

Cathy : Aku juga.