Apa yang membuat tumpukan teknologi keuangan yang unggul?

Apa yang Anda masukkan ke dalam tumpukan teknologi keuangan Anda akan memungkinkan tim Anda. Toolkit yang tepat dapat menjadi pembeda antara kesuksesan dan kegagalan – Anda menginginkan informasi yang benar dengan cepat dan tidak ingin teknologi Anda menjadi penghalang untuk menyelesaikan pekerjaan. Kami berbicara dengan Johan Strid, Direktur FP&GA di Juni, untuk mencari tahu apa yang menyusun kumpulan teknologi tim Keuangan dan apa yang harus Anda sertakan saat membangun milik Anda.

‍

Cara membangun tumpukan teknologi yang tepat untuk bisnis Anda

Memetakan kebutuhan bisnis Anda adalah kunci untuk membangun kumpulan teknologi keuangan yang sukses. Jenis bisnis apa yang Anda kerjakan dan kerumitannya akan secara langsung memengaruhi perangkat lunak mana yang harus Anda investasikan.

Anda menjalankan organisasi langsung jika Anda memiliki kebutuhan akuntansi sederhana dan struktur badan hukum, seperti satu badan hukum yang menjual satu atau dua produk. Anda harus memilih solusi yang sesuai dengan itu, mudah disiapkan, dan lebih hemat biaya untuk bisnis Anda. Saat Anda tumbuh, Anda harus melayani lebih banyak proses dan membutuhkan lebih banyak fitur.

Sebagai perbandingan, Anda melihat tumpukan teknologi yang sama sekali berbeda jika Anda memiliki beberapa entitas, banyak produk berbeda, beberapa aliran pendapatan, atau banyak mata uang. Anda memerlukan solusi yang lebih canggih, yang akan membutuhkan lebih banyak waktu untuk diterapkan dan lebih kompleks untuk dijalankan, tetapi pada akhirnya memberi Anda rangkaian fitur yang lebih lengkap untuk memfasilitasi kebutuhan Anda.

Singkatnya, apa yang akan membuat tumpukan teknologi Anda yang menang bersifat individual untuk bisnis Anda. Inilah pendapat kami tentang apa yang harus disertakan dalam tumpukan teknologi di berbagai tahap bisnis – dan apa yang kami miliki di bisnis kami.

‍

Kelola proses sehari-hari dengan ERP

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah perangkat lunak yang mengelola proses sehari-hari dengan mengumpulkan dan mengatur informasi bisnis utama untuk memenuhi kebutuhan akuntansi. ERP sangat penting untuk bisnis yang berkembang karena menyatukan informasi keuangan dari seluruh perusahaan di satu tempat. Memahami bagaimana fungsi bisnis di berbagai departemen sangat penting untuk perencanaan keuangan yang sukses, dan ERP Anda dapat membantu hal itu.

Kami menggunakan Oracle NetSuite karena paling sesuai dengan kebutuhan kami sebagai peningkatan yang kompleks. Anda bisa mendapatkan keuntungan dari ERP seperti Quickbooks, Xero di Inggris atau Fortnox di Swedia jika Anda memiliki kebutuhan bisnis yang lebih mudah.

ERP Anda adalah jantung dari tumpukan teknologi keuangan Anda, terlepas dari ukuran bisnis Anda. Seiring pertumbuhan bisnis Anda, pertimbangkan untuk mendapatkan ERP yang terintegrasi dengan bagian lain dari tumpukan teknologi Anda, seperti hutang dagang dan perangkat lunak FP&A, agar pembagian dan pemusatan data Anda lebih mudah dikelola. ERP dapat mendukung manajemen inventaris, manajemen pesanan, dan penagihan pelanggan, baik di dalam ERP itu sendiri atau dengan mengintegrasikan dengan alat lain.

Ingatlah bahwa perangkat lunak ERP biasanya tidak dibuat untuk visualisasi dan analisis. Anda mungkin ingin membawa perangkat lunak kedua, seperti solusi FP&A, jika itu adalah kebutuhan yang signifikan.

‍

Lihatlah ke masa depan dengan FP&A

Perencanaan dan analisis keuangan (FP&A) sangat penting ketika mengelola keuangan perusahaan, terlebih lagi dalam iklim ekonomi saat ini.

Sebagai bisnis sederhana, mungkin cukup mengunduh data Anda, menggabungkannya ke dalam Excel, dan mengembangkannya. Namun, jika Anda ingin mendapatkan keuntungan dari otomatisasi, peningkatan kemampuan peramalan, dan visualisasi yang lebih baik, Anda mungkin ingin berinvestasi dalam perangkat lunak FP&A.

Teknologi yang tepat dapat membantu Anda mengelola data dan menggunakannya untuk memodelkan skenario masa depan untuk bisnis Anda. Seperti kebanyakan otomatisasi keuangan, perangkat lunak FP&A yang tepat dapat membantu Anda meluangkan waktu dari penanganan data secara manual dan sebagai gantinya memungkinkan Anda untuk fokus pada analisis.

Kami memilih Pigment, yang menawarkan pelaporan, visualisasi, dan pemodelan yang mulus bersama dengan kemampuan kolaborasi. Ini juga membantu kami menggabungkan data dari ERP kami dengan metrik dari sumber lain. Saat memilih perangkat lunak FP&A, cari perangkat lunak yang terintegrasi dengan platform Anda yang lain untuk memberi Anda alur kerja data yang mulus untuk dianalisis dan dikerjakan.

Undian utama alat FP&A yang hebat adalah pemodelan. Anda ingin melihat riwayat keuangan Anda, bagaimana tampilannya saat ini, dan bagaimana tampilannya di masa depan berdasarkan skenario yang berbeda.

Salah satu kasus penggunaan umum yang mendapat manfaat dari FP&A adalah kerja anggaran. Dengan alat yang tepat, Anda dapat melihat data historis bersama dengan tampilan berwawasan ke depan dari model Anda. Selain itu, Anda bisa mengundang rekan-rekan dari tim yang berbeda untuk memberikan masukan pandangan saat menyusun anggaran. Aspek kolaboratif dan satu sumber kebenaran membatasi kesalahan dan membuat proses lebih efisien.

Alat FP&A juga dapat membantu memvisualisasikan keuangan dengan tabel atau tampilan tertentu, yang berguna untuk tim dengan kebutuhan khusus yang ingin melihat data mereka dengan cara tertentu.

‍

Tangani hutang dagang dalam skala besar

Hutang akun (AP) biasanya adalah sesuatu yang Anda kelola di ERP Anda. Tetapi ada integrasi atau fitur yang dapat Anda cari yang akan mempermudah prosesnya.

Melacak hutang dalam skala besar dapat memakan waktu dan usaha, yang meningkat seiring pertumbuhan bisnis atau diversifikasi penawaran produk. Saat volume faktur pemasok meningkat, beban kerja juga meningkat. Perangkat lunak hutang yang dapat mengotomatiskan proses adalah alat yang hebat untuk ditambahkan ke tumpukan teknologi Anda.

Kami menggunakan Fast Four, integrasi AP untuk NetSuite. Fast Four mengotomatiskan penanganan faktur pemasok dengan memindai detailnya menggunakan OCR, yang mengubah gambar teks menjadi format lain. Menerjemahkan faktur ke dalam dokumen yang dapat dipahami ERP kami mengurangi risiko kesalahan dan menghemat waktu berharga yang seharusnya dihabiskan untuk memasukkan informasi secara manual. Fast Four juga memberikan kontrol yang lebih baik dengan menyediakan matriks persetujuan untuk persetujuan faktur vendor. Setiap faktur disetujui oleh satu atau lebih orang senior tergantung pada sifat, departemen, atau jumlahnya.

Sebelum memilih cara menangani hutang dagang, Anda harus memilih ERP Anda. Jika Anda adalah bisnis kecil yang menggunakan ERP seperti Xero atau Fortnox dan memiliki sejumlah kecil faktur, relatif mudah untuk menanganinya di sana. Namun, untuk perusahaan dengan solusi ERP yang lebih kompleks, menggunakan OCR untuk menerjemahkan faktur akan mengurangi beban kerja manual Anda.

Kunci sukses menggunakan alat OCR untuk menangani hutang dagang adalah mengatur data master di ERP Anda dengan benar. Untuk melengkapi ini, buat proses yang baik saat memasukkan pemasok untuk membantu mendapatkan informasi bank dan pajak yang benar pada faktur, memungkinkan kelancaran alur kerja.

‍

Pahami kinerja dengan kecerdasan bisnis

Kecerdasan bisnis (BI) membantu Anda mengidentifikasi tren dalam data. Perangkat lunak BI adalah alat yang berharga, tetapi jika Anda menjalankan operasi kecil, Anda dapat memulai dengan memilih solusi sederhana.

Sebuah bisnis dapat memiliki data berbeda yang berasal dari banyak sumber. Satu perangkat lunak yang menyatukan semua ini dalam wawasan yang dapat digunakan dapat membantu Anda dalam analisis data. Jika digunakan dengan benar, perangkat lunak BI adalah cara yang bagus untuk memahami kinerja secara komprehensif, mulai dari rantai pasokan hingga penjualan.

Kami menggunakan Metabase untuk menangani intelijen bisnis, yang membantu kami memvisualisasikan data dan membuat dasbor yang mudah dipahami yang dibagikan di seluruh bisnis.

Juni Insights adalah cara lain untuk melihat data ecommerce Anda. Dari arus kas dan pembelanjaan iklan hingga analitik Amazon dan Shopify, Juni dapat bertindak sebagai satu-satunya sumber kebenaran untuk semua keuangan e-niaga Anda untuk membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik.

Meskipun Anda dapat membuat model dan membangun pandangan berwawasan ke depan, sebagian besar alat intelijen bisnis biasanya tidak dirancang untuk itu. Sebaliknya, alat intelijen bisnis yang baik akan membantu Anda melihat tren data saat ini dan melacak tujuan. Jika Anda memiliki kebutuhan pemodelan keuangan yang kompleks maka Anda harus mempertimbangkan alat FP&A.

‍

Isi kekosongan dengan Excel

Excel tidak boleh diremehkan. Ini adalah pokok untuk setiap tim keuangan, apa pun tahap pertumbuhan Anda.

Untuk tim yang lebih kecil, Excel bisa menjadi alat yang memadai untuk FP&A dan pelengkap yang bagus untuk ERP Anda. Untuk tim yang lebih besar, ini masih serbaguna dan ideal untuk mendalami nomor Anda. Dari FP&A hingga manajemen pengeluaran, Excel dapat ditempatkan di tumpukan teknologi Anda.

‍

Merampingkan manajemen kontrak

Kontrak sangat penting untuk operasi sehari-hari, tetapi mengelolanya tidak harus rumit.

Anda dapat dengan mudah menangani kontrak secara manual jika menjalankan bisnis yang lebih kecil. Seiring pertumbuhan perusahaan, begitu pula jumlah pemangku kepentingan yang harus mengikuti proses hukum yang tepat. Memiliki alat untuk membantu merampingkan alur kerja dan mengoordinasikan pemangku kepentingan dapat menghemat waktu dan mempermudah kolaborasi.

PandaDoc memudahkan pembuatan, pengelolaan, dan penandatanganan kontrak bagi kami. Berbagi dokumen dan mendapatkan tanda tangan digital itu mudah. Memiliki pustaka template kontrak membuat kolaborasi dan kepatuhan menjadi mudah.

‍

Tingkatkan pengelolaan arus kas dengan Juni

Juni dibangun untuk membantu tim keuangan meningkatkan visibilitas dan meningkatkan produktivitas dengan lebih banyak kontrol. Kartu virtual, akun multimata uang, dan integrasi akuntansi dan periklanan kami memberi Anda pandangan terpadu tentang keuangan Anda. Plus, dapatkan peningkatan visibilitas arus kas dan transaksi Anda dengan wawasan dan alat analitik. Kendalikan transaksi Anda dengan pengaturan pemberitahuan khusus dan ulasan transaksi dengan menugaskan kartu ke manajer. Juni dapat membantu Anda meningkatkan arus kas dengan cashback untuk semua pembelanjaan yang memenuhi syarat dan mengakses modal fleksibel dengan jangka waktu yang diperpanjang*.

Apa pun yang Anda pilih untuk tumpukan teknologi Anda, kebutuhan bisnis Anda adalah hal yang paling penting untuk dipertimbangkan. Saat bisnis Anda berkembang, penting untuk terus menilai apakah teknologi Anda masih berfungsi untuk Anda atau apakah Anda perlu berinvestasi dalam program baru. Lagi pula, teknologi ada untuk memfasilitasi pekerjaan Anda dan membuat pekerjaan Anda lebih mudah.

*Saat ini hanya tersedia untuk perusahaan yang terdaftar di Inggris Raya. Kelayakan, batas kredit, dan peningkatan batas kredit tunduk pada aplikasi, peninjauan, dan keadaan keuangan. Ketentuan pembayaran 37 hari dijamin, hingga 60 hari tersedia. Syarat & Ketentuan berlaku.