Apa Itu VoIP & Bagaimana Cara Kerjanya?

VoIP adalah singkatan dari Voice over Internet Protocol dan merupakan teknologi yang memungkinkan Anda untuk membuat dan menerima panggilan telepon dan panggilan video melalui internet, bukan telepon rumah.

Kebanyakan orang menganggap VoIP sebagai alternatif dari perusahaan telepon lokal.

Jika Anda memiliki koneksi internet, Anda dapat menelepon siapa pun tanpa memerlukan layanan telepon lokal tradisional atau kabel tembaga fisik. Yang Anda butuhkan hanyalah internet berkecepatan tinggi dan penyedia layanan VoIP untuk menangani panggilan.

Penyedia VoIP tepercaya dapat menangani semuanya untuk Anda. Colokkan telepon IP Anda, dan selesai. Telepon digital ini menggunakan koneksi internet berkecepatan tinggi Anda untuk membangun konektivitas.

VoIP mengubah panggilan telepon Anda menjadi data yang dikirim melalui internet. Anda dapat menggunakan kabel Ethernet atau melewatkannya jika Anda memiliki sinyal Wi-Fi yang kuat. Ia melakukannya dengan biaya yang jauh lebih rendah daripada sistem telepon yang lebih tua. Voice over IP memiliki banyak keunggulan dibandingkan layanan telepon tradisional.

Apa perbedaan antara VoIP dan telepon rumah?

Perbedaan utama antara telepon VoIP dan telepon rumah adalah bahwa telepon rumah tertanam ke lokasi fisik menggunakan kabel tembaga. Telepon VoIP, di sisi lain, membuat dan menerima panggilan melalui internet dan tidak terikat ke lokasi tertentu.

Telepon tradisional menggunakan saluran analog untuk membawa sinyal suara. Jika Anda ingin melakukan panggilan, Anda harus memasang kabel tambahan.

Jika Anda ingin tahu lebih banyak tentang perbandingan VoIP dengan sambungan telepon rumah, lihat perbandingan komprehensif kami.

Bagaimana cara kerja VoIP?

Voice over IP mengubah suara Anda menjadi file digital, mengompresnya, dan mengirimkannya melalui internet. Penyedia layanan VoIP (seperti penyedia layanan internet Anda) mengatur panggilan. Banyak orang memilih VoIP daripada sambungan telepon rumah tradisional karena biaya awal yang diperlukan lebih sedikit dan mereka dapat melakukan panggilan menggunakan internet, yang menghemat uang mereka untuk biaya sambungan jarak jauh.

Voice over IP menggunakan Internet Protocol, sebuah blok bangunan penting dari internet. Telepon IP adalah inovasi besar-besaran dari sistem telekomunikasi berusia seabad.

Untuk panggilan telepon, percakapan dipertukarkan menggunakan paket data kecil. Internet dapat mengirim paket data ini ke seluruh dunia dalam waktu kurang dari satu detik. Untuk telepon internet, paket-paket ini berjalan antara telepon Anda dan penyedia VoIP.

Sistem telepon VoIP memfasilitasi panggilan antara telepon lain atau ke perusahaan telepon lain. Ini juga menyediakan fungsi berguna lainnya seperti pesan suara, penerusan panggilan, perekaman panggilan, dan banyak lagi.

Dalam empat langkah, inilah cara kerja VoIP.

1. Telepon Anda terhubung ke sakelar atau router Anda di Jaringan Area Lokal (LAN).
2. Saat Anda menghubungi nomor telepon, telepon IP Anda memberi tahu penyedia layanan VoIP Anda untuk menelepon pihak lain.
3. Layanan VoIP Anda menetapkan panggilan dan pertukaran paket data dari telepon IP Anda.
4. Telepon VoIP Anda mengubah sinyal digital ini kembali menjadi suara yang dapat Anda dengar.

Voice over Internet Protocol melewati perusahaan telepon sepenuhnya. Di mana pun Anda memiliki koneksi internet broadband, Anda dapat menggunakan VoIP. Ini adalah peningkatan yang signifikan dari sistem telepon analog.

Dulu Anda membutuhkan peralatan eksklusif yang mahal untuk menggunakan VoIP — tapi itu sudah lebih dari 20 tahun yang lalu! Saat ini, VoIP dibangun di atas standar terbuka seperti Session Initiation Protocol (SIP). SIP menyediakan interoperabilitas lengkap antara telepon meja yang berbeda, telepon konferensi, dan aplikasi VoIP.

PBX berbasis cloud bertanggung jawab atas fitur-fitur seperti pesan suara, konferensi, dan perutean panggilan. Ketika Anda memikirkannya, mereka bertindak sebagai perusahaan telepon layanan lengkap mereka sendiri yang Anda kendalikan.

Yang Anda butuhkan hanyalah koneksi internet broadband (kabel, DSL, atau fiber) dan Anda dapat menuai semua manfaat VoIP.

Manfaat VoIP

1. Biaya lebih rendah – Banyak konsumen dan bisnis sama-sama menyadari penghematan biaya yang besar dan menurunkan tagihan telepon mereka lebih dari 60%.
2. Suara berkualitas tinggi – Ada perbedaan mencolok dalam kualitas panggilan, sehingga audio tidak teredam atau kabur.
3. Fitur lanjutan – Manfaatkan fitur premium untuk menjalankan perusahaan Anda seperti penjawab otomatis, perekaman panggilan, dan antrian panggilan. Mereka sering disertakan dengan paket layanan telepon bisnis.
4. Menelepon siapa pun di seluruh dunia – Tarif SLJJ serendah $0,04 per menit untuk menelepon Meksiko atau $0,01 untuk mencapai Inggris Raya.
5. Nomor telepon bisnis untuk tim kerja jarak jauh – Gunakan layanan telepon Anda di mana pun Anda bekerja. Tidak diperlukan pengaturan teknis jika Anda bekerja dari rumah. Kabar baiknya adalah bahwa telepon meja VoIP tidak mahal, dan Anda bahkan bisa mendapatkannya secara gratis dari penyedia layanan VoIP Anda. Selain itu, penyedia menyertakan aplikasi seluler yang dapat Anda gunakan di desktop atau perangkat seluler untuk melakukan panggilan alih-alih menggunakan handset tradisional.

Fitur sistem telepon VoIP teratas

Apa saja fitur menarik yang tersedia dengan sistem telepon kantor berbasis cloud? Berikut adalah fitur VoIP paling populer yang akan dinikmati oleh bisnis.

Fitur telepon bisnis ini kurang lebih penting tergantung pada kebutuhan Anda.

1) Penjawab otomatis

Memproyeksikan citra profesional dengan menu telepon yang menyambut panggilan masuk. Jika Anda telah menelepon sebuah perusahaan dan harus menekan 1 untuk penjualan, 2 untuk dukungan, Anda telah menggunakan penjawab otomatis.

Penjawab otomatis membantu Anda mengarahkan penelepon ke orang atau departemen yang tepat. Anda dapat meneruskan panggilan ke pesan suara Anda atau di tempat lain di luar jam kerja.

2) Aplikasi seluler dan desktop

Dengan komunikasi cloud, Anda tidak akan melewatkan panggilan karena Anda tidak berada di kantor. Beberapa penyedia layanan VoIP sekarang menawarkan aplikasi untuk komputer dan perangkat seluler Anda.

Lebih penting dari sebelumnya untuk melengkapi tim Anda dengan solusi VoIP untuk bekerja dari rumah. Aplikasi ini memungkinkan Anda melakukan panggilan telepon, bergabung dengan panggilan konferensi, bertukar pesan teks, dan banyak lagi.

Anda dapat menggunakan aplikasi telekomunikasi ini dengan atau tanpa telepon meja terpisah. Itu pilihanmu.

3) kualitas panggilan HD

Hampir tidak ada yang lebih buruk daripada meminta penelepon untuk mengulangi diri mereka sendiri. HD Voice meningkatkan kualitas suara dalam panggilan telepon Anda. Teknologi VoIP ini membuat panggilan telepon terdengar dua kali lebih jelas dari panggilan telepon standar.

Untuk suara yang lebih penuh, banyak headset dan telepon VoIP menyediakan kemampuan peredam bising. Kualitas suara definisi tinggi ini terlihat bahkan untuk panggilan jarak jauh.

4) Komunikasi Terpadu

VoIP meningkatkan alur kerja tim Anda melalui konsep yang dikenal sebagai Unified Communications (UC). Alih-alih menggunakan beberapa aplikasi yang berbeda, platform komunikasi perusahaan Anda sepenuhnya terintegrasi.

Kini semakin mudah bagi karyawan untuk terhubung satu sama lain dan dengan pelanggan. Anda bahkan dapat membalik panggilan antar perangkat seluler juga.

Tim Anda menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dengan rapat melalui video dan berbagi layar. UC membuat komunikasi real-time menjadi intuitif dan terorganisir dengan baik.

Berikut adalah beberapa fungsi utama dalam platform UC:

• Pesan singkat
• Obrolan tim
• Rapat video
• Berbagi layar
• Panggilan konferensi
• Aplikasi seluler dan desktop

5) Enkripsi panggilan dan keamanan VoIP

Keamanan VoIP adalah yang utama bagi pemilik bisnis. Panggilan telepon membawa informasi rahasia seperti nomor kartu kredit dan percakapan HR. Anda harus melindungi aset ini, atau itu bisa merugikan Anda.

VoIP aman dan terlindungi bahkan saat paket data berjalan melalui internet. Sistem telepon IP memiliki keamanan built-in untuk menghentikan pelaku jahat dari penyadapan panggilan Anda.

Tanyakan kepada penyedia layanan VoIP Anda tentang enkripsi panggilan. Teknologi VoIP seperti TLS dan SRTP mengacak data panggilan membuat penyadapan hampir tidak mungkin dilakukan.

Anda harus mempertimbangkan apakah penyedia VoIP terakreditasi dan memenuhi standar industri. Sangat berguna untuk memiliki daftar periksa persyaratan saat memilih layanan telepon bisnis.

Pertanyaan yang berguna untuk ditanyakan meliputi:

• Apakah mereka terakreditasi di PCI, SOC 2, ISO/IEC 27001?
• Berapa banyak pusat data yang mereka miliki?
• Berapa waktu aktif layanan VoIP mereka?
• Apakah mereka menyediakan telepon IP yang sesuai dengan HIPAA?
• Bisakah Anda mengakses log panggilan waktu nyata?

Terkait: Pandangan Mendalam tentang Keamanan VoIP & Enkripsi Panggilan

6) Rekaman panggilan

Manfaatkan sistem telepon Anda untuk merekam panggilan telepon antara pelanggan dan staf Anda. Apakah tim Anda menangani panggilan dengan hati-hati dan presisi?

Merekam panggilan melalui sistem telepon Anda mengungkapkan area yang perlu ditingkatkan oleh tim Anda. Plus, ini aman, jadi hanya personel yang berwenang yang dapat mengaksesnya.

Keuntungan dari rekaman panggilan VoIP adalah tidak terdeteksi oleh semua pihak. Ini juga tidak memerlukan perangkat keras tambahan, tidak seperti sistem PBX darat. Selamat tinggal, perekam kaset!

Terkait: 40+ Fitur VoIP Terbaik yang Tidak Dapat Dilakukan Bisnis Anda Tanpa

Berapa biaya VoIP?

VoIP sangat murah jika Anda mempertimbangkan semua kemampuannya. Jawaban singkatnya adalah Anda dapat mengharapkan untuk membayar sekitar $35 per pengguna per bulan untuk VoIP. Penghematan biaya cukup dramatis dibandingkan dengan sistem telepon tradisional atau PBX lokal.

Untuk memberi Anda gambaran, berikut ini berapa biaya VoIP biasanya:

• Biaya awal: $0-$50 per baris
• Biaya bulanan: $19-$45 per baris
• Biaya perangkat: $80-$600 per telepon IP
• Panggilan internasional: $0,01+ per menit
• Pajak dan biaya: Bervariasi berdasarkan kota, kabupaten, dan negara bagian Anda.

Sistem telepon tradisional memiliki biaya tersembunyi yang mungkin tidak Anda duga:

• Biaya pemasangan: $50-100 per tetes
• Setoran: $100-$500
• Kontak pemeliharaan: $1000+ per tahun
• Panggilan internasional: $1,00+ per menit
• Pemeriksaan kredit yang sulit

Semua ini untuk mengatakan bahwa kami sangat menyarankan Anda mendapatkan penawaran gratis untuk mengonfirmasi harga VoIP yang tepat.

Bagaimana memilih penyedia VoIP

Setelah Anda mengetahui fitur dan persyaratan VoIP Anda, cari penyedia layanan yang sesuai dengan anggaran Anda dan dapat berkembang bersama Anda. Pertimbangkan ulasan pelanggan, ketersediaan bantuan langsung, dan dokumentasi.

Berikut adalah beberapa kualitas yang harus dicari dalam penyedia layanan telepon VoIP:

• Keandalan yang terbukti dengan waktu henti minimal
• Kompatibel dengan jaringan Anda
• Dukungan langsung tersedia 24/7
• Beberapa pusat data yang redundan
• Pengalaman penjualan tanpa tekanan
• Layanan profesional opsional
• Contoh klien di industri serupa

Saat Anda berdiskusi dengan penyedia VoIP, tanyakan tentang penawaran khusus yang tersedia. Anda mungkin memenuhi syarat untuk mendapatkan telepon VoIP bisnis gratis atau diskon besar-besaran, tergantung pada komitmen Anda.

Bagi kebanyakan orang, VoIP adalah pemenang yang jelas atas sambungan telepon rumah analog. VoIP menawarkan nilai terbaik, penghematan biaya, dan fitur yang paling berguna.

Saat Anda beralih ke VoIP, Anda bahkan tidak akan memikirkan layanan telepon lama Anda. Anda dapat menghemat hingga 65% dari tagihan telepon bisnis Anda.

Peralatan VoIP apa yang saya butuhkan?

Saat Anda beralih ke telepon VoIP, Anda memiliki dua opsi untuk peralatan VoIP – telepon keras atau telepon lunak.

Telepon VoIP berbasis perangkat keras terlihat seperti "telepon meja" tradisional yang biasa Anda gunakan, tetapi telepon ini terhubung ke modem internet Anda untuk melakukan panggilan.

Softphone VoIP adalah telepon berbasis perangkat lunak yang diinstal pada komputer Anda. Anda akan menggunakan perangkat lunak komputer Anda untuk membuat dan menerima panggilan, sama seperti yang Anda lakukan pada telepon apa pun, kecuali papan tombol dioperasikan melalui perangkat lunak tersebut.

Anda dapat menggunakan telepon VoIP berbasis perangkat lunak melalui speaker dan mikrofon komputer Anda, atau Anda bisa mendapatkan peralatan headset yang dirancang untuk bekerja secara efisien dengan VoIP. Beberapa orang menemukan bahwa peralatan headset memungkinkan kualitas suara yang lebih baik sambil tetap memungkinkan Anda untuk bebas genggam di komputer Anda.

Kebanyakan penyedia VoIP akan memberi Anda beberapa pilihan untuk peralatan VoIP yang Anda butuhkan. Misalnya, Nextiva memungkinkan Anda untuk BYOD (membawa perangkat Anda sendiri), menyewa telepon desktop atau telepon konferensi dari kami, atau menggunakan aplikasi yang disertakan yang dapat Anda gunakan untuk melakukan panggilan dari komputer atau telepon seluler.

Sejarah VoIP

VoIP dikembangkan pada tahun 1995 oleh sebuah perusahaan bernama VocalTec. Panggilan VoIP pertama dilakukan hanya dengan menggunakan perangkat lunak komputer, tidak ada telepon kantor keras. Beberapa tahun kemudian, VocalTech merilis aplikasi dan fungsionalitas pesan suara digital untuk panggilan komputer-ke-telepon dan panggilan telepon-ke-telepon.

Pada tahun 1999, lebih banyak perusahaan memasuki pasar, dan sebuah perusahaan bernama Asterisk menciptakan IP-PBX pertama yang menjadi populer karena merupakan program open source.

VoIP saat ini banyak digunakan dalam komunikasi bisnis untuk membantu menggerakkan segala sesuatu mulai dari pusat panggilan besar hingga nomor telepon bisnis individu sehingga karyawan dapat menerima panggilan dari mana saja.

VoIP telah menjadi cara yang penting dan hemat biaya untuk membantu staf jarak jauh dan staf penjualan luar untuk menerima panggilan bisnis dari mana saja menggunakan aplikasi VoIP untuk ponsel cerdas mereka. Bonus tambahan? Mereka dapat memisahkan nomor telepon pribadi dan nomor telepon bisnis, tetapi tetap menggunakan perangkat yang sama.

FAQ tentang VoIP

1. Apakah mudah menggunakan VoIP?

Yang benar adalah bahwa VoIP mudah diatur dan digunakan untuk panggilan pribadi dan bisnis sehari-hari. Selama Anda memiliki koneksi internet yang berfungsi, Anda dapat menikmati melakukan panggilan melalui internet.

Tidak seperti aplikasi panggilan eksklusif seperti Skype atau WhatsApp, Anda dapat menghubungi nomor telepon apa pun. Anda dapat menggunakan layanan VoIP untuk menelepon siapa pun yang menggunakan perusahaan telepon seperti AT&T, Verizon, dan T-Mobile. Mereka bahkan tidak akan tahu perbedaannya, selain peningkatan kualitas panggilan.

Sejauh menyangkut penyiapan, Anda tidak perlu melakukan hal teknis apa pun. Jika Anda dapat mencolokkan kabel daya di dinding dan kabel jaringan ke telepon Anda, Anda dapat menggunakan VoIP. Ikuti panduan praktis ini tentang cara menyiapkan layanan telepon bisnis Anda.

Lebih mudah lagi menggunakan layanan telepon VoIP di iPhone atau Android Anda. Unduh aplikasi VoIP gratis, masuk, dan Anda siap melakukan panggilan menggunakan VoIP.

2) Apakah ada telepon analog yang harus dimiliki?

Anda selalu dapat mengganti telepon tradisional dengan telepon IP yang terjangkau. Namun, ada beberapa yang menyukai mesin faks atau telepon yang telah mereka gunakan selama bertahun-tahun.

Untuk menggunakan telepon analog yang ada dengan VoIP, Anda memerlukan Adaptor Telepon Analog (ATA). Ini cukup mudah dalam cara mereka berfungsi. Mereka memasang kembali perangkat yang lebih tua ini untuk mengirim data digital melalui internet.

3) Apakah VoIP Handal?

Pada hari-hari awal Voice over IP, kualitas panggilan tidak konsisten. Terkadang panggilan terputus, dan penundaan sering terjadi. Seiring dengan peningkatan bandwidth internet, kualitas panggilan VoIP telah meningkat secara dramatis.

Panggilan VoIP terdengar lebih tajam dan jernih dibandingkan dengan telepon rumah. Namun, ini akan tergantung pada penyedia layanan internet Anda. Protokol SIP sendiri memungkinkan protokol koreksi kesalahan seperti TCP atau UDP. Itu pilihanmu.

Tahukah Anda bahwa Anda dapat meminta penyedia cloud PBX Anda meneruskan panggilan ke ponsel Anda jika Anda tidak tersedia? Redundansi ini adalah cara sempurna untuk tetap online selama pemadaman listrik.

4. Apakah VoIP merupakan perangkat lunak aplikasi?

VoIP sendiri tidak terbatas pada perangkat lunak aplikasi. Namun, aplikasi seluler tentu saja merupakan keuntungan dari VoIP karena Anda dapat menerima dan melakukan panggilan dari mana saja tanpa terikat dengan telepon meja Anda. VoIP memberikan fleksibilitas untuk memilih telepon keras, telepon berbasis perangkat lunak, atau keduanya!

5. Apakah nomor VoIP dapat digunakan untuk faks?

Ya! Nextiva memungkinkan Anda mengirim dan menerima faks tanpa batas menggunakan sistem telepon VoIP Anda. Baca lebih lanjut tentang mengirim faks dengan VoIP di Nextiva.

6. Apakah aplikasi VoIP aman digunakan?

Pertanyaan bagus! Pastikan untuk melihat protokol keamanan penyedia VoIP yang Anda pertimbangkan. Misalnya, jaringan Nextiva dilengkapi dengan pemantauan dan keamanan 24/7. Dan setiap pusat data Nextiva memenuhi standar keamanan yang ditetapkan oleh sertifikasi ISO/IEC 27001. Baca lebih lanjut tentang langkah-langkah keamanan Nextiva di sini.