Apa itu Manajemen Mutu Total? 3 Proses yang Perlu Anda Pahami

Pernahkah Anda dengan senang hati membeli sesuatu hanya untuk pulang dan mendapati produknya cacat? Anda siap untuk mencoba hal baru ini, tetapi temukan bahwa Anda tidak hanya tidak dapat langsung mengalaminya, tetapi sekarang Anda memiliki tugas yang harus dijalankan.

Sebagai produser, Anda harus berpikir seperti ini. Apakah produk dan layanan Anda melakukan hal ini kepada pelanggan Anda?

Manajemen mutu sangat penting dalam manufaktur. Jika Anda mengeluarkan produk dengan kecepatan yang sangat tinggi tetapi mengecewakan pelanggan Anda, itu semua sia-sia dan akan berdampak negatif pada bisnis Anda.

Cacat produk menghasilkan pengalaman pelanggan yang buruk; 91% konsumen tidak akan melakukan bisnis dengan perusahaan lagi jika mereka memiliki pengalaman negatif untuk pertama kalinya.

Berita bagus? Pengalaman negatif dapat dihindari. Selain memiliki perangkat lunak logistik yang baik, Anda dapat memanfaatkan konsep manajemen kualitas total (TQM) untuk merevolusi tidak hanya aktivitas manufaktur Anda tetapi seluruh model bisnis Anda.

Manajemen kualitas total didefinisikan

Jadi, apa sebenarnya manajemen kualitas total itu? Menurut American Society for Quality (ASQ), itu adalah:

Di bidang logistik, TQM adalah pendekatan yang mengintegrasikan semua fungsi dan proses terkait kualitas di seluruh perusahaan untuk meningkatkan kualitas dan kinerja produk jadi.

Teknik manajemen kualitas total pertama kali dikembangkan di era Perang Dunia I, ketika upaya manufaktur skala besar tersebar luas tetapi menghasilkan barang dengan kualitas buruk.

Selama tahun-tahun berikutnya, industri manufaktur mengembangkan standar dan metode pengambilan sampel untuk memastikan produk jadi berkualitas tinggi.

Sebuah studi tahun 2014 yang diterbitkan oleh Advances in Decision Sciences menemukan bahwa implementasi TQM "berhubungan positif dengan semua ukuran kinerja" dan bahwa praktik manajemen kualitas total "secara umum, meningkatkan kinerja perusahaan."

8 prinsip manajemen kualitas total

Menurut ASQ, manajemen kualitas total:

1. Apakah berfokus pada pelanggan. Semua yang dilakukan perusahaan—mulai dari melatih karyawan hingga membeli alat baru—dilakukan dengan mempertimbangkan pelanggan.
2. Melibatkan semua karyawan. Karyawan harus diberdayakan untuk bekerja menuju tujuan bersama dan diizinkan untuk beroperasi di tempat kerja yang bebas dari rasa takut.
3. Apakah proses-sentris. Dengan memberlakukan proses yang mengambil input dan mengubahnya menjadi output, Anda dapat secara konsisten menciptakan produk berkualitas tinggi terlepas dari orang yang terlibat.
4. Terintegrasi. Semua proses yang dikembangkan harus diintegrasikan ke dalam satu proses yang lebih besar, dan setiap orang harus berada di halaman yang sama, memahami visi, misi, dan prinsip panduan perusahaan.
5. Memiliki fokus yang strategis dan sistematis. Perusahaan harus merumuskan rencana strategis yang memasukkan integrasi kualitas sebagai komponen fundamental.
6. Terus ditingkatkan. Manajer dan karyawan yang diberdayakan harus terus mencari cara baru untuk meningkatkan daya saing dan kemanjuran produk.
7. Melibatkan pengambilan keputusan berdasarkan fakta. Anda harus mengumpulkan data tentang kinerja untuk mengetahui seberapa baik kinerja Anda. Anda juga perlu menganalisis data ini untuk terus meningkatkan dan menyempurnakan cara Anda melakukan sesuatu.
8. Memfasilitasi komunikasi yang lancar. Manajer, karyawan, dan pemilik perlu berkomunikasi secara rutin dan efektif untuk membantu menjaga moral dan meningkatkan motivasi.

3 proses TQM populer

Sekarang setelah Anda mengetahui apa itu manajemen kualitas total, inilah saatnya untuk menyelami lebih dalam ke dalam tiga proses baru yang dibangun berdasarkan prinsip aslinya: ISO 9000, Lean manufacturing, dan Six Sigma.

1. ISO 9000: Berfokus pada orang

ISO 9000—pertama kali diterbitkan pada tahun 1987 oleh Organisasi Internasional untuk Standardisasi—mencakup seluruh keluarga standar sistem manajemen mutu. ISO 9000 didasarkan pada tujuh prinsip manajemen mutu:

1. Fokus pelanggan. Perusahaan harus fokus pertama dan terutama untuk memenuhi harapan pelanggan.
2. Kepemimpinan. Pemimpin yang baik diperlukan untuk menjaga lingkungan internal yang tepat dan mendorong perusahaan mencapai tujuan mereka.
3. Keterlibatan orang. Karyawan harus diberdayakan untuk memanfaatkan sepenuhnya kemampuan mereka.
4. Proses-sentris. Semua aktivitas dan sumber daya harus dikelola sebagai proses di seluruh sistem.
5. Peningkatan. Perusahaan harus terus menerus dan aktif mencari perbaikan.
6. Pengambilan keputusan berbasis bukti. Keputusan harus didasarkan pada data yang dianalisis.
7. Manajemen hubungan. Perusahaan harus memelihara hubungan yang sehat dan saling menguntungkan dengan pemasok, kontraktor, dan penyedia layanan.

Perbedaan utama dari TQM: Walaupun ISO 9000 berbagi banyak prinsip TQM, ISO lebih berfokus pada kepemimpinan dalam organisasi dan manajemen orang.

Gunakan proses ini ketika: Anda yakin operasi Anda membutuhkan kepemimpinan yang lebih baik.

2. Manufaktur ramping: Berfokus pada limbah

Lean manufacturing adalah metode sistematis untuk menghilangkan pemborosan dan inefisiensi dalam manufaktur sambil terus menghasilkan produk pada tingkat yang sama (atau bahkan lebih tinggi).

Dikembangkan di Jepang oleh produsen mobil Toyota, ini berfokus pada overburden (“Muri”) dan ketidakrataan beban kerja (“Mura”). Lean manufacturing berusaha mengidentifikasi hal-hal yang menambah nilai, serta yang tidak, sehingga yang terakhir dapat dihilangkan.

Lean manufacturing berfokus pada tujuh jenis pemborosan:

1. Transportasi: Bergerak di sekitar hal-hal yang tidak diperlukan untuk produksi.
2. Persediaan: Segala sesuatu yang tidak terlibat dalam produksi.
3. Gerak: Orang atau peralatan bergerak lebih dari yang dibutuhkan untuk produksi.
4. Menunggu: Tidak aktif sebelum langkah produksi berikutnya.
5. Overproduction: Memproduksi lebih dari yang dibutuhkan.
6. Overprocessing: Menggunakan lebih banyak aktivitas daripada yang diperlukan untuk menghasilkan produk akhir.
7. Cacat: Menghabiskan terlalu banyak upaya untuk memperbaiki masalah dengan produk jadi.

3. Six Sigma: Berfokus pada proses

Six Sigma, dikembangkan pada 1980-an di Motorola, adalah seperangkat teknik untuk meningkatkan proses dalam suatu organisasi. Metode ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas produk dengan mengidentifikasi dan menghilangkan variabilitas yang dapat menyebabkan cacat.

Nama "Six Sigma" berasal dari sistem peringkat sigma untuk proporsi cacat terhadap total produk yang dibuat, dengan six sigma menjadi yang terbaik.

Proyek Six Sigma mengikuti dua metodologi, masing-masing dengan lima fase: DMAIC dan DMADV.

DMAIC:

1. Tentukan sistemnya. Cari tahu apa yang diinginkan pelanggan.
2. Mengukur aspek kunci dari proses saat ini. Kumpulkan datanya.
3. Analisis datanya. Menentukan penyebab cacat.
4. Meningkatkan proses saat ini. Buat proses status masa depan yang baru.
5. Kontrol proses negara masa depan. Tempatkan sistem kontrol dan pantau prosesnya secara konstan.

DMADV:

1. Tentukan tujuan desain. Cari tahu apa yang diinginkan pelanggan.
2. Mengukur dan mengidentifikasi karakteristik yang penting untuk kualitas. Kumpulkan datanya.
3. Analisis datanya. Cari tahu bagaimana mengembangkan dan merancang alternatif.
4. Rancang alternatif yang lebih baik. Perbaiki masalahnya.
5. Verifikasi desain. Melaksanakan proses produksi dan kemudian memantaunya.

Ambil tindakan sekarang

Jika Anda tidak menggunakan TQM atau proses di atas pada bisnis kecil Anda, sekaranglah saatnya untuk memulai.

Ikuti tiga langkah berikut untuk membuat bola menggelinding:

1. Pilih proses mana yang terbaik untuk organisasi Anda berdasarkan masalah yang perlu Anda pecahkan. Apakah proses Anda baik-baik saja tetapi kepemimpinan Anda kurang? Pilih ISO 9000. Bisakah operasi Anda disederhanakan dan disempurnakan untuk menciptakan produk akhir yang lebih baik? Pilih Six Sigma.
2. Atur pertemuan dengan anggota kunci tim Anda dan lihat daftar prinsip untuk proses apa pun yang Anda pilih. Kemudian, mulailah bertukar pikiran tentang bagaimana menerapkan prinsip-prinsip tersebut di bisnis Anda.
3. Lihat daftar ide brainstorming Anda dan pilih yang termudah/paling sederhana untuk segera diterapkan. Lacak apakah itu membantu dengan mengumpulkan data dan membandingkannya dengan keluaran sebelum Anda mulai. Setelah Anda berhasil menerapkan langkah pertama ini, secara bertahap perkenalkan perubahan tambahan dari waktu ke waktu.

Ingin mempelajari lebih lanjut tentang merampingkan logistik Anda? Kami memiliki beberapa sumber daya hebat yang dapat Anda selami sekarang untuk menjelajahi konsep yang dibahas di atas dengan lebih detail:

• Panduan Utama untuk Manajemen Proyek Lean
• 5 Alat Lean Teratas untuk Penggemar Six Sigma
• Apa itu Konstruksi Lean dan Bagaimana Cara Membantu Anda?