Apa itu Penulisan Teknis? Pengertian dan Contoh

Sangat mudah untuk menerima tulisan teknis yang bagus begitu saja. Jika dilakukan dengan baik, komunikasi teknologi membuat alat yang rumit tampak mudah digunakan dan dirawat. Tetapi veneer yang dipoles itu adalah hasil dari keterampilan dan kerja keras tingkat tinggi.

Apa itu penulisan teknis? Baca terus untuk definisi dan contoh.

Apa yang Dilakukan Penulis Teknis?

Penulisan teknis, juga disebut komunikasi teknis, menyampaikan informasi tentang teknologi dengan jelas dan dapat dipahami. Beberapa penulisan teknis melayani audiens khusus dan menggunakan terminologi industri tingkat tinggi. Beberapa dokumen ditujukan kepada khalayak umum dengan meringkas informasi yang kompleks.

Jenis tulisan ini adalah alat komunikasi yang penting bagi banyak industri, mulai dari pengembangan perangkat lunak hingga manufaktur. Ini hadir dalam semua aspek operasi perusahaan, mulai dari rencana bisnis hingga manajemen proyek.

Jenis Penulisan Teknis

Perusahaan teknologi dan produsen produk membuat banyak jenis dokumen. Beberapa, seperti manual pengguna dan panduan memulai cepat, sudah tidak asing lagi bagi masyarakat umum. Jenis penulisan teknis lainnya, seperti studi kasus dan kertas putih, tidak tampak teknis sama sekali — dan itulah yang membuatnya berharga.

Di bawah ini Anda akan menemukan pengenalan kategori konten yang paling umum, bersama dengan contoh penulisan teknis untuk membantu Anda membayangkannya.

Dokumentasi Produk

Juga disebut dokumentasi teknis, dokumentasi produk adalah apa yang kebanyakan orang bayangkan ketika mereka membayangkan penulisan teknis. Ini menjelaskan cara kerja produk dan/atau cara menggunakannya — dua tujuan yang sangat berbeda bagi penulis teknis.

Manual Produk

Manual produk, kadang-kadang disebut manual pengguna atau pemilik, adalah gambaran umum yang komprehensif dari produk teknis. Jika ditulis dengan baik, ini adalah satu-satunya dokumen yang dibutuhkan pengguna untuk bekerja dengan produk sehari-hari.

Jika Anda seorang pemilik mobil, Anda mungkin memiliki contoh manual produk di kompartemen sarung tangan Anda. Panduan pengguna mobil menjelaskan setiap komponen yang perlu diakses oleh pengemudi, mulai dari ban hingga sistem sinyal diagnostik onboard (OBD). Mereka juga menyertakan instruksi untuk perawatan di rumah seperti memeriksa tekanan ban:

1. Lepaskan tutup katup ban.
   2. Tekan ujung pengukur tekanan ban ke katup ban.
   3. Baca tekanan menggunakan gradasi pengukur.
   4. Jika tekanan pemompaan ban tidak pada tingkat yang disarankan, sesuaikan tekanannya. Jika Anda menambahkan terlalu banyak udara, tekan bagian tengah katup untuk mengempis.
   5. Setelah menyelesaikan pengukuran dan penyetelan tekanan angin ban, oleskan air sabun ke katup dan periksa kebocorannya.
   6. Pasang kembali tutup katup ban.1

Manual mobil dirancang untuk konsumen. Jadi, mereka menggunakan bahasa sehari-hari dan diagram non-teknis. Manual produk yang dirancang untuk pengguna industri akan terlihat sangat berbeda.

Sementara manual konsumen harus bebas jargon, manual industri dapat menggunakan terminologi yang dipahami oleh seorang profesional:

Hubungkan saluran pembuangan ke sistem pengurangan dengan throughput yang cukup, jika diperlukan oleh proses. Pompa DRYVAC akan dimatikan karena tekanan berlebih jika sistem pengurangan terlalu kecil.2

Pengguna pompa vakum industri ini akan memahami terminologinya. Tidak perlu definisi.

Panduan Pengguna

Orang sering memperdebatkan perbedaan antara manual dan panduan, bahkan dalam industri komunikasi teknis. Konsensus umum adalah bahwa panduan adalah istilah yang lebih luas, mencakup segala jenis dokumentasi instruksional yang ditujukan untuk pengguna.

Yang terpenting, panduan pengguna tidak harus berupa dokumen teknis yang panjang dan terperinci. Ini bisa berupa video instruksional yang menargetkan fitur tertentu atau sisipan yang menjelaskan tombol-tombol pada jam tangan baru Anda.

Salah satu contohnya adalah panduan memulai cepat, yang akan Anda temukan dalam kemasan ritel sebagian besar barang elektronik konsumen. Saat ini, banyak panduan memulai cepat yang sarat ilustrasi dan hanya menyertakan teks seperlunya. Lainnya menyertakan instruksi dasar di samping ilustrasi, seperti dalam panduan ini untuk Ninja Coffee Bar:

• Putar Reservoir Air berlawanan arah jarum jam dan lepaskan untuk memudahkan pengisian.
• Isi dengan air segar yang telah disaring hingga garis teko, yang ditandai di bagian luar Waduk Air. Auto-iQ mengetahui jumlah air yang tepat untuk diambil darinya untuk ukuran dan minuman yang Anda pilih. Sebelum Anda menyeduh, selalu pastikan Waduk Air terisi di atas garis pengisian minimum untuk ukuran yang Anda inginkan.
• Putar Waduk Air searah jarum jam untuk mengunci pada tempatnya.3

Perhatikan bahwa panduan ini tidak menjelaskan cara memperbaiki reservoir atau apa yang harus dilakukan jika pembuat kopi Anda tidak berfungsi. Untuk itu, Anda memerlukan manual produk yang lengkap.

Dokumentasi API

Dokumentasi antarmuka pemrograman aplikasi (API) ada di mana-mana di dunia yang sangat terhubung saat ini.

API adalah seperangkat fungsi dan instruksi yang memungkinkan satu program untuk berbicara dengan yang lain. Ada API di balik opsi "bayar dengan PayPal" di toko online favorit Anda. Ini mendukung fungsi "masuk dengan Facebook" yang menyederhanakan proses masuk di berbagai aplikasi.

Agar API berfungsi, pengembang harus memasukkan interaksi tersebut ke dalam kode mereka. Dokumentasi API memandu pengembang melalui proses itu. Ini juga memberikan tip pemecahan masalah, informasi desain pengalaman pengguna, dan instruksi untuk memecahkan masalah pengguna.

Karena dirancang untuk pengembang dan pembuat kode, dokumentasi API sangat teknis. Penulis API harus memiliki latar belakang perangkat lunak atau pengkodean.

Dokumentasi Proses

Dokumentasi proses adalah satu set detail, instruksi langkah demi langkah untuk menjalankan tugas. Ini berbeda dari dokumentasi produk, yang mencakup cara menggunakan atau memperbaiki item teknis. Sebaliknya, dokumentasi proses menjelaskan prosedur kerja. Berikut adalah beberapa contoh.

Dokumen Prosedur Operasi Standar

Dokumen prosedur operasi standar (SOP) mendefinisikan harapan organisasi di sekitar proses tertentu. Mereka juga dapat disebut instruksi kerja standar, standar bisnis, atau dokumen kebijakan.

Dokumentasi SOP hadir dalam berbagai bentuk, termasuk:

• Daftar periksa operasi
• Instruksi bergambar
• diagram alur
• Video bernaskah

Semakin teknis prosesnya, semakin detail dokumen SOP tersebut. Pertimbangkan dokumen ini yang menjelaskan prosedur keselamatan untuk mesin bubut di toko mesin universitas:

Sebelum memulai mesin bubut, pastikan pekerjaan spindel memiliki pusat cangkir yang tertanam [sic]; sandaran ekor, stok dan alat dijepit dengan aman; dan ada jarak bebas yang tepat untuk stok yang berputar. 4

Dokumen seperti ini membutuhkan pengetahuan prosedur yang mendalam. Penulis dapat memperoleh pengetahuan itu dari pengalaman industri langsung, interaksi dengan pakar materi pelajaran, atau waktu langsung dengan produk.

Garis Besar Proses Bisnis

Jenis dokumentasi proses ini mungkin kurang teknis, meskipun pengetahuan teknis mungkin diperlukan tergantung pada apa yang terlibat.

Misalnya, startup perangkat lunak dapat membuat dokumentasi proses untuk mengatur proses pengembangan. Dokumen tersebut akan menjelaskan apa yang terjadi pada setiap tahap, mulai dari perencanaan hingga rilis.

Jadwal pengujian adalah jenis dokumentasi proses yang umum untuk pengembang perangkat lunak. Mereka membuat rencana bertahap untuk menguji perangkat lunak, termasuk siapa yang bertanggung jawab untuk langkah mana dan peralatan apa yang diperlukan.

Karena ini adalah dokumen internal, mereka cenderung sangat teknis, seperti dalam contoh prototipe pendaftaran kursus ini:

Tujuan dari perakitan prototipe arsitektur adalah untuk menguji kelayakan dan kinerja arsitektur yang dipilih. Sangat penting bahwa semua sistem dan antarmuka subsistem diuji serta kinerja sistem pada tahap awal ini. Pengujian fungsionalitas dan fitur sistem tidak akan dilakukan pada prototipe.5

Rencana tersebut juga mencakup deskripsi tugas, tanggal pencapaian, dan daftar kiriman.

Konten Penjualan dan Pemasaran

Perusahaan bergantung pada penulis teknis untuk membantu menjual produk mereka. Pengembang memahami detail fitur dan kemampuan produk. Tim penjualan dan pemasaran perlu mengomunikasikan fitur-fitur tersebut dengan cara yang menarik.

Penulis teknis dapat menutup celah itu. Mereka dapat mengambil dokumentasi produk yang sangat teknis termasuk spesifikasi terperinci dan membuatnya relevan bagi pembeli potensial. Ini membutuhkan pengetahuan tentang praktik terbaik penjualan dan pemahaman tentang teknologi yang terlibat.

Aset pemasaran yang lebih pendek seperti deskripsi produk biasanya menjadi domain copywriter. Tetapi ketika konten lebih mendalam dan membutuhkan deskripsi fungsi produk yang lebih rinci, dibutuhkan seorang penulis teknis untuk melakukan pekerjaan itu.

Buku Putih

Kertas putih adalah laporan mendalam atau artikel teknis tentang masalah umum atau masalah industri. Mereka mendidik dan persuasif, biasanya berpusat pada produk perusahaan sebagai solusi yang terbukti untuk masalah tersebut.

Bisnis menghasilkan kertas putih untuk menunjukkan keahlian dan kepemimpinan pemikiran. Buku putih perlu diteliti secara menyeluruh dan dikemas dengan informasi berharga, termasuk fakta dan statistik yang melampaui yang terlihat.

Sebagian besar pembaca buku putih akrab dengan industri yang dimaksud. Mereka mengharapkan materi untuk menawarkan wawasan baru tentang suatu masalah dan lebih mendalam daripada artikel online biasa.

Penulis teknis yang terampil dapat menawarkan kedalaman itu sambil menjaga agar karya itu tetap dapat dibaca dan menarik. Buku putih teknis padat fakta, tetapi harus tetap melibatkan pembaca dengan narasi yang kohesif. Misalnya, buku putih ini menjelaskan manfaat teknologi baru yang memecahkan masalah perangkat lunak secara efisien:

Karena probe ditulis dalam C atau Java, Anda dapat menulis probe untuk melakukan apa pun yang dapat dilakukan oleh bahasa ini, termasuk memanggil fungsi di aplikasi Anda sendiri, memanggil fungsi di aplikasi pihak ketiga atau aplikasi bersama—bahkan memeriksa dan memodifikasi register komputer. Ini berarti Anda dapat memeriksa atau mengubah konten buffer, mendapatkan dan mengatur properti, memicu pengecualian atau kondisi kesalahan, mengumpulkan statistik waktu, memulai utas dan proses, dan sebagainya. 6

Menulis buku putih seperti ini membutuhkan pengetahuan teknis dan kemampuan untuk menyajikan pengetahuan itu secara ringkas. Bahkan profesional teknologi terlibat lebih baik dengan sebuah cerita dibandingkan dengan daftar spesifikasi teknis. Sebuah kertas putih teknis yang baik mencapai itu.

Studi kasus

Studi kasus menunjukkan bagaimana produk perusahaan memecahkan masalah atau memenuhi kebutuhan. Mereka menceritakan kisah perjalanan pelanggan dari awal sampai akhir, dimulai dengan titik rasa sakit yang membawa mereka ke depan pintu perusahaan sponsor. Strukturnya meliputi:

• Deskripsi masalah
• Solusi lain yang dicoba klien dan mengapa tidak berhasil
• Apa yang membawa klien ke perusahaan sponsor?
• Bagaimana perusahaan mendekati masalah
• Hasil terukur
• Mengapa solusinya berhasil?

Studi kasus diarahkan pada klien potensial dengan masalah serupa. Jika ditulis dengan baik, studi kasus membantu pembaca melihat bagaimana mereka dapat memperoleh manfaat dari produk atau layanan perusahaan.

Seperti kertas putih, studi kasus membutuhkan penulis yang memahami industri, masalah, dan solusi. Penulis perlu memahami proses dan mampu mengidentifikasi poin-poin penting, seperti dalam contoh ini:

Bersamaan dengan migrasi aplikasi, DPS merancang dan menerapkan lingkungan Azure Cloud untuk menghosting domain, pencetakan, dan server file klien. Saat solusi ini ada di Azure, DPS masih mendesainnya untuk menyertakan cadangan yang sesuai dan solusi pemulihan bencana. Perpindahan ke cloud Azure juga mulus karena lingkungan Azure dibangun dan diuji saat staf menggunakan sistem di lokasi mereka.7

Konten yang sangat teknis ini menunjukkan nilai layanan secara ringkas dan bermakna. Pembaca melangkah menjauh mempercayai keahlian dan kemampuan perusahaan sponsor untuk memecahkan masalah mereka.

Proposal dan Permintaan Proposal

Ketika sebuah perusahaan memiliki proyek yang akan datang, proses proposal membantunya menemukan mitra yang tepat. Perusahaan yang menjalankan proyek akan mengeluarkan request for proposals (RFP), yang menjelaskan proyek dan ruang lingkupnya. Contoh ini meminta kontraktor untuk penilaian risiko keamanan sistem informasi:

Diperkirakan bahwa penilaian akan dilakukan setiap tahun, dengan penilaian awal mencakup SSP lengkap (18 kelompok kontrol). Penilaian awal ini akan menggunakan pengujian penetrasi yang dilakukan pada Q1 2020. Penilaian tahunan berikutnya akan mencakup sub-set kelompok kontrol yang diidentifikasi yang terkandung dalam SSP untuk memungkinkan penilaian kelompok kontrol lengkap diselesaikan selama periode 3 tahun. Pengujian penetrasi akan dilakukan setiap tahun sebagai bagian dari penilaian yang sedang berlangsung. Ini adalah pendekatan yang lebih disukai, dengan pengajuan vendor menentukan solusi yang diusulkan.8

Audiens untuk RFP berpengetahuan luas, sehingga dokumennya bisa sangat teknis. Jika pembaca merasa memenuhi syarat untuk melamar, mereka menanggapi RFP dengan proposal terperinci. Proposal yang berhasil meliputi:

• Rencana untuk memenuhi kebutuhan pemohon
• Keuntungan memilih pengusul
• Daftar layanan yang ditawarkan dan biaya terkait

Proposal adalah dokumen persuasif. Itu perlu untuk mendapatkan kepercayaan klien potensial dan menghadirkan perusahaan pengusul sebagai pilihan terbaik.

Seringkali, perusahaan teknis perlu mengusulkan layanannya kepada klien di industri lain. Proposal perlu menunjukkan keahlian tanpa mengintimidasi atau membingungkan pembaca. Seorang penulis teknis secara unik memenuhi syarat untuk tugas yang menantang ini.

Penelitian dan Laporan

Penulis teknis juga bekerja dengan peneliti akademis di bidang-bidang seperti sains, teknik, dan kedokteran. Para profesional ini ahli di bidangnya tetapi mungkin tidak mahir mengomunikasikan apa yang mereka ketahui.

Penulis teknis ahli dalam mensintesis materi kompleks tingkat tinggi. Mereka membaca temuan peneliti dan menggunakan apa yang mereka pelajari untuk menghasilkan konten informatif yang jelas. Konten itu mungkin muncul di jurnal akademik atau diarahkan ke audiens target yang lebih umum.

Misalnya, perguruan tinggi dan universitas sering melaporkan penelitian fakultas atau mahasiswa kunci. Penulis teknis dapat menggambarkan pekerjaan itu dengan cara yang dipahami oleh pembaca non-teknologi tanpa "membodohinya" atau kehilangan dampak dari penemuan yang mengesankan. Berikut salah satu contoh gripper robot baru dari Massachusetts Institute of Technology:

Gripper terdiri dari dua jari sirip sirip fleksibel yang sesuai dengan bentuk objek yang bersentuhan dengannya. Jari-jari itu sendiri dirakit dari bahan plastik fleksibel yang dibuat pada printer 3D, yang cukup standar di lapangan. Namun, jari-jari yang biasanya digunakan pada gripper robot lunak memiliki penyangga silang yang mendukung sepanjang interior mereka, sedangkan Liu dan Adelson melubangi wilayah interior sehingga mereka dapat memberikan ruang untuk kamera dan komponen sensorik lainnya.9

Penulis juga dapat membantu perusahaan teknologi menjelaskan pekerjaan mereka kepada audiens bisnis. Penulis teknis dapat mengomunikasikan pekerjaan itu dengan cara yang mendapatkan pendanaan dan menjaga proyek tetap di radar eksekutif.

Pentingnya Penulisan Teknis yang Berkualitas

Penulis teknis sangat penting di dunia yang sangat terhubung saat ini. Mereka mengajari orang cara menggunakan elektronik favorit mereka dan membuat mesin dapat digunakan untuk audiens yang dituju.

Untuk bisnis, penulis teknis adalah perantara penting antara pengembang dan audiens. Keterampilan menulis teknis mereka menempatkan produk di tangan pengguna dan meningkatkan kegunaan setiap produk, membuatnya lebih berharga bagi konsumen dan perusahaan. Pertimbangkan manfaat penting ini:

Keberhasilan Pengguna yang Andal

Dokumentasi berkualitas membantu pengguna mencapai tujuan mereka, mengurangi kebingungan dan kebutuhan untuk meminta bantuan. Alih-alih membuang waktu untuk mencari tahu cara kerja sesuatu, pengguna dapat menyelesaikan tugas mereka dengan cepat dan akurat. Pengguna merasa lebih sukses, yang meningkatkan reputasi produk dan meningkatkan daya jual.

Dukungan Teknis Lebih Murah

Ketika pengguna dapat mengoperasikan produk secara mandiri, mereka menghabiskan lebih sedikit waktu di telepon dengan produsen atau pengembang. Ini menghemat uang di kedua sisi. Pengguna menyelesaikan sesuatu lebih cepat dan perusahaan kehilangan lebih sedikit anggaran dukungannya untuk pemecahan masalah. Uang itu bisa digunakan untuk berinovasi fitur baru atau memajukan kesuksesan pelanggan.

Catatan Keamanan yang Lebih Kuat

Dokumentasi produk sering kali menyertakan rekomendasi dan peringatan keselamatan. Mereka membantu profesional manufaktur dan gudang mengoperasikan mesin kompleks dengan aman, mengurangi kemungkinan cedera. Jika efektif, peringatan keselamatan ini mengurangi tuntutan hukum yang mahal dan klaim kompensasi pekerja.

Peringatan keselamatan juga membantu perusahaan konsumen menghindari tuntutan hukum dan pemberitaan yang buruk. Berikut adalah salah satu contoh peringatan konsumen dari manual instruksi RAV4 Prime 2021:

Operasikan power window atau moon roof atau panoramic moon roof setelah memeriksa untuk memastikan tidak ada kemungkinan penumpang terjepit di jendela atau moon roof atau panoramic moon roof. Juga, jangan biarkan anak-anak mengoperasikan kunci mekanis. Ada kemungkinan anak-anak dan penumpang lain terjepit di power window atau moon roof atau panoramic moon roof.10

Peringatan seperti ini membuat keluarga tetap aman.

Pemirsa Lebih Besar dan Penjualan Lebih Baik

Anda tahu produk Anda dapat mengubah kehidupan pengguna. Penulis teknis menyampaikan pesan itu dengan dampak maksimal, membantu Anda menjangkau lebih banyak pelanggan.

Ide Baru Terwujud

Investor dan eksekutif tidak mendanai spesifikasi teknis. Mereka mendanai manfaat pengguna yang menginspirasi pembelian. Penulis teknis dapat menjelaskan proyek dengan cara yang sesuai dengan audiens non-teknis, membantu pengembang mendapatkan dana.

Teknologi Kompleks Disederhanakan

Apa pun proyeknya, penulis teknis mengambil misteri dari teknologi. Mereka mengarungi spesifikasi dan laporan, menarik informasi yang penting bagi pembeli dan penyandang dana. Dengan mengomunikasikan informasi itu dengan cara yang dapat dipahami pembaca, penulis teknologi membuat produk terasa lebih mudah didekati dan memperkuat hubungan pelanggan.

Menemukan Penulis Teknis Terbaik

Seorang penulis teknis yang terampil bernilai emas, tetapi mereka tidak selalu mudah ditemukan. Perusahaan dapat menghabiskan waktu berjam-jam untuk mempelajari resume untuk posisi internal atau memeriksa portofolio pekerja lepas. Waktu itu jauh lebih baik dihabiskan untuk memajukan produk inovatif atau melakukan penjualan.

Jangan menghabiskan satu menit lagi untuk mencari penulis yang sempurna. Compose.ly menawarkan penulis teknis pra-seleksi yang cocok secara khusus untuk proyek Anda, sehingga Anda mendapatkan yang paling cocok tanpa stres. Anda mendapatkan konten berkualitas tinggi tanpa kerumitan logistik sehingga Anda dapat fokus pada bisnis Anda.