Apa itu Perencanaan Skenario? Mengapa Anda Harus Peduli, dan Apa yang Perlu Anda Ketahui

Menurut Siklus Hype Gartner, perencanaan skenario kurang dari dua tahun lagi untuk mencapai tingkat penggunaan yang stabil dan konsisten untuk institusi pendidikan tinggi (konten lengkap tersedia untuk klien Gartner). Jika bisnis kecil Anda belum menerapkan metodologi manajemen ini, Anda harus segera bergabung.

Jika Anda baru dalam perencanaan skenario, panduan ini telah membantu Anda. Dan untuk memberi Anda bantuan tambahan, kami membuat template untuk membantu Anda dengan perencanaan skenario.

Perencanaan skenario adalah metodologi manajemen yang membantu organisasi mendapatkan pandangan ke depan strategis dengan membayangkan dan menganalisis kemungkinan hasil. Untuk tujuan panduan ini, skenario adalah narasi tentang seperti apa masa depan, yang dibuat melalui proses yang dimaksudkan untuk mendorong pemikiran strategis.

Perencanaan skenario penting karena memberi organisasi kesempatan untuk memikirkan dan "menguji masa depan" berbagai strategi bisnis, mempertimbangkan risiko, dan mempersiapkan diri untuk membuat keputusan penting dalam mengantisipasi dan/atau selama periode ketidakpastian.

Konsep yang mirip dengan perencanaan skenario adalah perencanaan kontinjensi, yang dapat digunakan organisasi untuk membantu mereka berputar jika terjadi perubahan mendadak. Perencanaan skenario membantu bisnis memprediksi perubahan yang lebih bertahap, seperti hilangnya pendapatan atau dampak lanjutan dari pandemi COVID-19.

Jika beberapa tahun terakhir telah mengajarkan apa pun kepada para pemimpin bisnis kecil, itu adalah bahwa kita tidak dapat memprediksi masa depan. Tidak ada yang mengantisipasi bahwa pada tahun 2020, ekonomi akan terhenti, restoran dan etalase toko bata-dan-mortir akan terpaksa ditutup, dan karyawan akan mulai bekerja dari rumah secara massal.

Maju cepat ke 2022, dan ketidakpastian telah menjadi normal baru, dengan munculnya varian COVID baru, kerusuhan politik, dan rantai pasokan global dalam krisis. Sekarang para pemimpin bisnis kecil tahu untuk mengharapkan yang tak terduga, manfaat dari perencanaan skenario lebih jelas dari sebelumnya.

Perencanaan skenario memberi pemimpin bisnis kecil kesempatan untuk bertukar pikiran tentang skenario yang mungkin dengan karyawan dan pemangku kepentingan, dan mengubah wawasan dan rekomendasi tersebut menjadi sumber daya yang dapat dirujuk perusahaan di masa depan. Mengisi template perencanaan skenario, seperti di bawah ini, adalah salah satu cara UKM dapat merancang skenario dan menghitung respons yang efektif dan dapat ditindaklanjuti:

Unduh sekarang: Template Perencanaan Skenario [Unduh gratis]

Perencanaan skenario paling efektif jika dilakukan secara kolaboratif, jadi pertimbangkan untuk mengadakan lokakarya perencanaan skenario di mana karyawan bekerja dalam tim untuk membayangkan skenario dan mengisi template yang sesuai. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk mengundang pemangku kepentingan untuk berpartisipasi, atau meminta masukan mereka melalui wawancara, yang merupakan salah satu saran dari Buku Pedoman Perencanaan Skenario Gartner (konten lengkap tersedia untuk klien Gartner).

Perencanaan skenario menguntungkan organisasi mana pun yang rentan terhadap perubahan. Meskipun pandemi COVID-19 bukan satu-satunya alasan bisnis mempertimbangkan perencanaan skenario, ini adalah peristiwa katalis yang mengungkapkan perlunya bersiap untuk situasi apa pun.

Pendidikan tinggi, sumber daya manusia, dan perencanaan masyarakat/pengembangan real estat adalah tiga contoh bidang yang akan mendapat manfaat dari perencanaan skenario secara umum, tetapi khususnya mengingat krisis kesehatan global dan tantangan yang ditimbulkannya.

Pendidikan yang lebih tinggi

Tidak dapat disangkal bahwa pandemi COVID-19 telah membentuk kembali lanskap pendidikan tinggi. Di Amerika Serikat saja, pendaftaran telah menurun sebesar 5,1% sementara 84% mahasiswa telah memindahkan kelas mereka secara online.

Pendidikan tinggi adalah salah satu bidang di mana administrator tidak hanya harus bertindak cepat untuk mengurangi dampak jangka pendek dari pandemi, tetapi juga membangun strategi yang mengatasi dampak jangka panjangnya. Menjelang akhir semester musim semi 2020, para pemimpin di Universitas Purdue Fort Wayne (PFW) terlibat dalam proses perencanaan skenario tiga minggu untuk menentukan apakah mereka dapat membuka kembali kampus dengan aman dan mempertahankan lingkungan berisiko rendah untuk pengajaran langsung selama tahun 2020 -2021 tahun ajaran. Mereka mengumpulkan 22 gugus tugas yang terdiri dari 140 fakultas dan staf untuk menimbang pro dan kontra dari delapan skenario yang berbeda. Berkat upaya kolaboratif mereka, kampus PFW tetap buka sepanjang tahun ajaran 2020-2021.

Dr. Jeffrey Malanson, Direktur Perencanaan dan Implementasi Strategis di PFW, memuji perencanaan skenario karena memberikan kesempatan kepada fakultas dan staf untuk memberikan masukan, dan juga atas caranya memungkinkan kepemimpinan bertindak berdasarkan masukan itu untuk menciptakan perubahan sosial yang berarti. Salah satu hasil dari inisiatif perencanaan strategis PFW adalah PFW Prepared, sebuah situs web yang menyediakan data kasus, karantina, dan vaksinasi yang diperbarui secara berkala kepada mahasiswa, fakultas, dan staf.

PFW adalah contoh utama bagaimana institusi pendidikan tinggi dapat mengimplementasikan perencanaan skenario. Karena perguruan tinggi dan universitas terus menavigasi pembelajaran jarak jauh dan gangguan pada kehidupan kampus, perencanaan skenario harus diterapkan sebagai inisiatif berkelanjutan.

Sumber daya manusia

Menurut Lembaga Sertifikasi Sumber Daya Manusia (HRCI), perencanaan skenario yang efektif tergantung pada tenaga kerja masa depan yang siap. Dan siapa yang lebih siap untuk memimpin dalam mengembangkan strategi tenaga kerja proaktif daripada profesional SDM?

Carla Patton, Director of People di RAPP, mengatakan, “Penting bagi HR untuk berpikir out of the box, mempelajari tren, dan menganalisis apa yang terjadi di dunia yang dapat memengaruhi tempat kerja dan karyawannya.” Di antara tren tersebut adalah kekurangan bakat yang meluas yang telah mempengaruhi upaya rekrutmen di seluruh negeri. Ketika kami meminta 300 perekrut untuk menilai kesulitan menemukan, menarik, dan merekrut pencari kerja dalam skala dari satu (tidak sulit sama sekali) hingga tujuh (sangat sulit) sebagai bagian dari Survei Strategi Perekrutan 2021 kami, mayoritas (65%) memilih lima atau lebih.

Perencanaan skenario dapat digunakan sebagai bagian dari proses perencanaan strategis SDM, yang didefinisikan oleh Gartner sebagai cara para pemimpin SDM merencanakan risiko dan peluang bisnis dengan memprioritaskan dan mengalokasikan sumber daya untuk inisiatif SDM. Perencanaan skenario dapat membantu profesional SDM menentukan kebutuhan staf saat ini dan masa depan melalui pengembangan beberapa skenario.

Menurut Kantor Manajemen Personalia AS, aspek bercerita dari perencanaan skenario menawarkan bisnis cara yang lebih kualitatif untuk mempertimbangkan hasil masa depan untuk tenaga kerja mereka daripada hanya melihat tren berdasarkan data kuantitatif.

Perencanaan skenario dapat membantu profesional SDM dengan memungkinkan mereka untuk mempertimbangkan bagaimana kondisi masa depan akan mempengaruhi organisasi mereka, menilai konsekuensi tenaga kerja dan persyaratan kompetensi mereka, dan mengembangkan strategi kesenjangan keterampilan, antara lain.

Perencanaan masyarakat dan pengembangan real estat

Menurut laporan Wantman Group (WGI) tahun 2021, proses perencanaan masyarakat tradisional tidak dirancang untuk menangani ketidakpastian kritis. Bahkan sebelum pandemi, komunitas di seluruh dunia melihat “perubahan luar biasa di beberapa bidang, dari arus teknologi yang mengganggu hingga peristiwa terkait iklim yang memecahkan rekor.”

Bagaimana proses perencanaan tradisional kurang? Transportasi konvensional dan perencanaan penggunaan lahan melihat tren masa lalu untuk memprediksi masa depan. Para perencana wilayah mengukur lalu lintas dan permintaan perumahan menggunakan data dari pertumbuhan masa lalu dan pola migrasi. Namun proses ini hanya mempertimbangkan data kuantitatif yang tidak mencerminkan perubahan budaya yang signifikan yang terjadi dalam beberapa tahun terakhir.

Mirip dengan perencanaan strategis SDM, perencanaan skenario menambahkan elemen kualitatif yang sangat dibutuhkan ke metode perencanaan yang lebih tradisional yang digunakan oleh pengembang real estat dalam rencana dan desain proyek mereka. Ini membantu pemangku kepentingan dan peserta dalam proses perencanaan masyarakat untuk fokus pada kemungkinan tren tertentu, serta tingkat risiko geografi atau populasi tertentu untuk suatu peristiwa seperti banjir atau cuaca ekstrem lainnya.

Gambar di atas diambil dari Highwoods Preserve Parkway di Tampa, Florida: “The Future-Proof Roundabout.” Ini adalah bagian dari upaya desain ulang persimpangan di mana WGI datang dengan beberapa skenario volume lalu lintas untuk menentukan desain yang optimal serta seberapa banyak pertumbuhan di masa depan yang dapat diakomodasi oleh bundaran.

Perencanaan skenario dapat membantu perencana masyarakat dan pengembang real estat dengan menghasilkan rencana, kebijakan, atau desain produk yang nyata yang didukung oleh penelitian kuantitatif dan kualitatif. Ini juga dapat membantu tim menguji desain yang ada dengan membayangkan berbagai skenario dan masa depan alternatif.

Setelah beberapa tahun terakhir, manfaat perencanaan skenario menjadi lebih jelas tidak hanya bagi UKM, tetapi juga vendor perangkat lunak. Berikut adalah beberapa sistem yang mendukung metodologi ini:

perangkat lunak CRM

Perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM) memungkinkan interaksi pelanggan, dukungan, dan manajemen hubungan. Sementara perencanaan skenario bukanlah fitur khas dari platform CRM, beberapa vendor menawarkan fitur pemodelan skenario yang memungkinkan pengguna untuk merancang dan mengeksplorasi skenario berdasarkan tren ekonomi dan sosial. Tanyakan kepada perwakilan apakah ini adalah sesuatu yang ditawarkan platform mereka sebelum membeli perangkat lunak CRM, atau telusuri database kami untuk mempelajari lebih lanjut.

Perangkat lunak manajemen keuangan

Perangkat lunak manajemen keuangan digunakan untuk melacak dan menganalisis stabilitas keuangan organisasi serta membuat prediksi tentang kinerja keuangan masa depan mereka. Fitur termasuk perencanaan keuangan, peramalan, penganggaran, perencanaan skenario, konsolidasi, dan alat kolaborasi.

Perangkat lunak manajemen risiko

Perangkat lunak manajemen risiko membantu organisasi mengukur tingkat risiko dalam proyek dan proses yang sedang berlangsung dan menghasilkan wawasan dan rencana tindakan yang berarti untuk mengurangi risiko. Perangkat lunak ini menawarkan alat untuk mendokumentasikan tata kelola perusahaan, risiko, dan tugas kepatuhan serta memastikan bahwa elemen-elemen ini selaras dengan tujuan bisnis.

Perencanaan skenario membutuhkan komitmen waktu dan usaha yang signifikan. Ada juga kenyataan bahwa, sementara kami membuat skenario-rencana untuk mengatasi ketidakpastian, faktor-faktor yang memengaruhi rencana dapat berubah dari satu hari ke hari berikutnya. Ini berarti bahwa perencanaan skenario harus menjadi inisiatif yang berkelanjutan, dan bukan hanya aktivitas brainstorming satu kali.

Jika bisnis Anda belum dapat berkomitmen pada perencanaan skenario, berikut adalah beberapa alternatif:

Mengadakan rapat tim secara teratur: Bahkan jika Anda tidak menemukan skenario yang memungkinkan, tetap merupakan ide yang baik untuk bertemu secara teratur dengan karyawan dan pemangku kepentingan untuk membahas keadaan bisnis Anda. Pertemuan-pertemuan ini juga akan menjadi kesempatan yang baik untuk bertukar pikiran tentang segala kekhawatiran yang akan datang, apakah itu memperoleh persediaan untuk proyek yang akan datang, atau mendiskusikan bagaimana bisnis Anda ingin menangani penegakan pedoman kesehatan masyarakat di wilayah Anda.

Bicaralah dengan rekan-rekan di industri Anda: Ketika Anda mengembangkan hubungan dengan pemilik usaha kecil yang serupa, Anda dapat saling bertukar ide, dan mencari tahu bagaimana mereka menanggapi kesulitan.

Menabung untuk hari hujan: Meskipun perencanaan skenario dapat membantu Anda mengetahui secara spesifik suatu peristiwa yang mengakibatkan hilangnya pendapatan, ada baiknya untuk berinvestasi dalam dana darurat, jika Anda mampu, sehingga bisnis Anda memiliki sesuatu untuk dilakukan. jatuh kembali jika mendapat pukulan finansial.

Ingin bantuan dengan perencanaan skenario?

Jika bisnis Anda siap untuk mencoba perencanaan skenario, unduh template gratis kami.

Metodologi survei

Survei Strategi Perekrutan Capterra 2021

Survei Strategi Perekrutan Capterra dilakukan pada Juli 2021. Kami mengumpulkan 300 tanggapan dari pekerja dengan tanggung jawab perekrutan di perusahaan AS. Tujuan dari survei ini adalah untuk mempelajari seberapa banyak perusahaan berjuang dengan perekrutan dan perekrutan, dan solusi apa yang mereka pertimbangkan untuk meningkatkan hasil perekrutan dan perekrutan.