Apa itu PBX? Panduan Definitif untuk Sistem Pertukaran Cabang Pribadi

Saat perusahaan Anda berkembang dari startup menjadi bisnis yang berkembang dengan karyawan, Anda pasti ingin menyediakan konektivitas telepon ke staf Anda. Untuk melakukan ini, Anda akan meneliti sistem Private Branch Exchange (PBX).
Dalam panduan ini, kami menguraikan semua hal penting yang perlu Anda ketahui tentang solusi PBX modern. Bahkan jika Anda belum pernah mengelola PBX sebelumnya, Anda dapat beralih ke bagian yang penting bagi Anda.

Apa itu PBX?

PBX adalah singkatan dari Private Branch Exchange, yang merupakan jaringan telepon pribadi yang memungkinkan pengguna dapat berbicara satu sama lain. Komponen perangkat keras yang berbeda bekerja bersama-sama untuk menyediakan konektivitas ke jaringan telepon.
PBX mengoperasikan jaringan telepon internal perusahaan. Sistem PBX mengelola perutean dan fitur panggilan lanjutan untuk panggilan masuk dan keluar.

Menyiapkan PBX bukanlah tugas kecil. Sebuah perusahaan meminta bantuan dari satu atau lebih administrator sistem dengan pengalaman telekomunikasi puluhan tahun. Anda juga memerlukan ruang fisik untuk menempatkan sistem PBX di kantor, seperti lemari atau ruang server.
Untuk lebih menghargai fitur dan manfaat PBX tingkat komersial, pertama-tama kita perlu membicarakan tentang sistem telepon secara umum.

Menjadi Operator Telepon dengan PBX

Sistem telepon tradisional dikenal sebagai Sistem Telepon Tua Biasa atau disingkat POTS . Ini didasarkan pada sepasang kabel bengkok dari perusahaan telepon lokal ke gedung. POTS dasar, andal, dan tidak banyak berubah dalam 140 tahun.
Penyedia layanan telepon menghubungkan panggilan dengan orang lain menggunakan Publicly Switched Telephone Network ( PTSN ) pada protokol Integrated Services Digital Network ( ISDN ). PSTN memungkinkan pelanggan Verizon untuk menelepon pelanggan AT&T serta menambal panggilan secara lokal.
Menyediakan bisnis dengan layanan telepon bisa jadi mahal. Tagihan telepon bisnis tradisional biasa dapat dengan mudah mencapai ribuan setiap bulan hanya untuk seratus saluran.
Harus ada cara yang lebih baik.

PBX memungkinkan bisnis mengoperasikan sistem telepon internal dan menggunakan lebih sedikit saluran telepon dari perusahaan telepon. Sistem PBX teratas dapat mengelola pesan suara, penjawab otomatis, dan pesan yang direkam. Ini juga termasuk ekstensi telepon untuk semua orang di perusahaan.

PBX berbasis cloud telah mendesain ulang cara bisnis menangani panggilan telepon, menawarkan peningkatan yang signifikan ke batasan sebelumnya. Sebelumnya, PBX adalah hak milik dan sangat sulit dipelihara.

Saat ini, sistem PBX telah berkembang cukup pesat. Tidak lagi terikat pada perusahaan telepon lokal, panggilan dilakukan menggunakan teknologi Voice over Internet Protocol ( VoIP ). Alih-alih jalur analog, trunking SIP dapat membangun konektivitas dengan biaya yang lebih murah.

Ingin mempelajari lebih lanjut tentang Voice over IP? Panduan pemula kami untuk VoIP akan membantu Anda memahami seluk beluk VoIP.

Sistem PBX memberdayakan para pemimpin TI untuk memelihara perangkat mereka yang ada dengan tulang punggung serba digital dengan menetapkan nomor telepon bisnis yang berbeda ke ekstensi yang berbeda. Atau, cloud PBX memadukan yang terbaik dari kedua dunia dengan penyebaran sistem telepon yang dikelola sepenuhnya.

Sekarang setelah kita mengetahui tujuan dari Private Branch Exchange, mari pelajari manfaat PBX modern untuk komunikasi bisnis.

Manfaat Sistem PBX untuk Bisnis

Tidak setiap hari bisnis secara khusus ingin menyiapkan sistem telepon mereka . Pasti ada sesuatu di dalamnya bagi mereka untuk memindahkan layanan telepon mereka ke cloud .
Perusahaan besar dan kecil menikmati kemampuan PBX yang mengesankan. Berikut adalah alasan utama mengapa bisnis menggunakan PBX:

1. Kelola dan selesaikan panggilan pada jadwal tertentu yang telah diprogram sebelumnya. Anda dapat memilih arah "percabangan" dan menetapkan aturan Anda sendiri di pohon jaringan PBX. Operator dapat membatasi atau mengizinkan panggilan internasional sesuai kebutuhan untuk menghindari biaya tinggi.
2. Mentransfer panggilan antara pengguna dan departemen dengan mudah. Buat dan pertahankan koneksi tanpa menjatuhkan panggilan. Anda dapat mentransfer panggilan secara efektif melalui transfer hangat atau transfer dingin. Apa pun itu, Anda dapat mentransfer panggilan dengan andal.
3. Sesuaikan salam dengan pesan yang direkam, termasuk pilihan musik untuk bisnis Anda. Fitur ini adalah cara yang fantastis untuk memberi tahu pelanggan tentang masalah penjualan atau layanan.
4. Operasikan pusat panggilan untuk membantu Anda mengelola tim penjualan atau departemen dukungan pelanggan. Meskipun mahal, PBX dapat menahan panggilan masuk dan keluar dalam antrian berdasarkan batasan fisiknya. PBX berbasis cloud dapat menangani lebih banyak penelepon dan mendistribusikannya ke orang atau tim yang diinginkan.
5. Hubungkan beberapa lokasi kantor dengan sistem telepon yang sama sehingga karyawan dapat berbicara satu sama lain. Alih-alih mengelola sistem telepon terpisah, Anda akan menggunakan PBX untuk menangani perutean panggilan ini.

Terkait: Apa Itu Protokol Inisiasi Sesi (SIP) & Bagaimana Cara Kerjanya?
Saat ini, perusahaan bertujuan untuk mengonfigurasi PBX mereka sebagai sistem telepon cloud dengan fitur PBX terkelola di banyak lokasi dan pengguna. Pendekatan ini memungkinkan fleksibilitas paling tinggi dengan harga terjangkau.

Jenis Sistem Telepon PBX

Sistem telepon PBX ada dalam beberapa varietas berbeda agar sesuai dengan kebutuhan bisnis apa pun. Karena aplikasi bisnis telah bermigrasi ke cloud, begitu pula PBX.

Berikut adalah beberapa perbedaan utama sekilas:

Ada beberapa opsi untuk dipertimbangkan untuk PBX Anda: dihosting, lokal, dan hibrid.

PBX yang dihosting

Host PBX juga disebut Cloud PBX, Virtual PBX, atau IP PBX. Ini sering dimasukkan sebagai bagian dari platform komunikasi terpadu yang memungkinkan Anda menghubungkan dan merutekan jalur internal dan luar dalam satu sistem.

Dengan sistem PBX yang dihosting, Anda dapat mengelola semua telepon karyawan Anda dari browser web Anda. Karena dihosting di cloud, bukan di server fisik, hampir semua perangkat di mana pun di dunia dengan koneksi internet dapat menggunakan sistem tersebut, termasuk komputer, ponsel, dan telepon IP.

Cukup sambungkan perangkat baru atau yang sudah ada, dan selesai. Anda dapat menyesuaikan fitur PBX seperti transfer panggilan, perekaman panggilan, transkripsi pesan suara, perutean panggilan, penjawab otomatis, respons suara interaktif (IVR), tahan musik, penerusan panggilan, dan lainnya dari portal online.

Dan Anda dapat terbang melalui pengaturan online dalam hitungan menit, bukan minggu. Karena Anda langsung mengelola PBX berbasis cloud ini, semua perangkat berada di bawah kendali Anda. Pemeliharaan sudah termasuk dalam biaya bulanan, jadi Anda tidak bergantung pada konsultan atau profesional TI internal untuk memperbaiki masalah.

Sebagian besar sistem IP PBX modern menawarkan fitur tambahan yang tidak akan Anda temukan dengan sistem darat. Misalnya, PBX VoIP dapat terhubung ke perangkat lunak CRM bisnis Anda, merutekan panggilan masuk ke ponsel, menangani panggilan konferensi besar, dan mengintegrasikan dengan saluran komunikasi lain seperti SMS atau konferensi video.

Lebih baik lagi, PBX berbasis cloud lebih hemat biaya daripada sistem lokal. Fitur-fiturnya diperbarui secara berkala, dan Anda tidak perlu menghabiskan waktu menyiapkan dan memelihara infrastruktur jaringan.

PBX Lokal

PBX lokal adalah sistem komunikasi internal untuk menangani panggilan masuk dan keluar. Ini adalah metode tradisional yang telah digunakan selama beberapa generasi dan pada dasarnya merupakan versi otomatis dari switchboard manual.

Sistem PBX di tempat memerlukan server di tempat dan kabel manual ke setiap telepon bisnis. Hal ini menghasilkan biaya di muka yang relatif tinggi sekitar $1.000 per baris, ditambah biaya pemeliharaan (konsultasi) sesekali.

Sistem PBX di tempat pernah menjadi satu-satunya pilihan, tetapi hari ini mereka terbatas dan mahal untuk sebagian besar bisnis. Teknologi yang mendasari sistem PBX dibangun—telepon rumah—menjadi kurang relevan setiap tahun. Dan sistem PBX tradisional tidak memiliki banyak fitur canggih yang akan Anda miliki dengan sistem telepon bisnis modern.

Mereka juga lebih rentan terhadap ancaman keamanan. Menurut FCC , beberapa penipuan telepon menargetkan staf yang tidak bersalah menggunakan sistem PBX lama untuk menyampaikan panggilan internasional yang mahal.

Sebagai pemilik bisnis, pertanyaan yang ingin Anda tanyakan pada diri sendiri adalah, “Apakah PBX kami menghasilkan nilai tertinggi setiap tahun? Apakah kita menghabiskan terlalu banyak untuk mengelolanya?” Sejauh aset terdepresiasi, sistem PBX lokal mahal untuk dipelihara, diskalakan, dan dikonfigurasikan.

PBX Hibrid

PBX hibrid mengadaptasi sistem PBX di tempat untuk digunakan dengan telepon VoIP. Ini menggunakan teknologi yang disebut trunking SIP untuk menyediakan layanan suara untuk sistem PBX perusahaan Anda. Layanan suara multi-saluran ini tersedia tanpa mengubah fitur PBX lainnya. Seiring pertumbuhan perusahaan Anda, Anda menambahkan lebih banyak saluran tanpa perlu memasang kabel yang diperlukan oleh sistem di tempat.

Untuk perusahaan yang tidak mampu melakukan perombakan total, menyiapkan PBX hybrid dengan penyedia trunk SIP berperingkat teratas adalah opsi yang layak. Ini memberi PBX Anda skalabilitas baru dan biaya komunikasi yang lebih rendah dengan perangkat keras yang sama.

Terlepas dari manfaat ini, bagaimanapun, sistem hybrid masih dibatasi oleh persyaratan PBX on-premise. Mereka memerlukan penyiapan di muka, ruang server, dan biaya pemeliharaan TI yang berkelanjutan. Meskipun ini adalah pilihan yang baik untuk mentransisikan sistem lama ke teknologi VoIP, hanya sedikit bisnis yang akan mendapat manfaat dari memasang sistem hybrid baru.

Perbandingan PBX: PBX Lokal vs

Membandingkan sistem PBX lokal dan yang dihosting dapat membantu Anda membuat pilihan yang tepat untuk bisnis Anda. Baik Anda sedang meneliti sistem PBX untuk diri sendiri atau klien, Anda dapat mengenali manfaatnya secara sekilas.

Sekarang mari kita lihat kelebihan dan kekurangan masing-masing jenis PBX.

Pro & Kontra PBX Lokal

Pro & Kontra PBX yang Dihosting Cloud

Untuk startup, usaha kecil, dan perusahaan pada tahun 2023 dan seterusnya, PBX yang dihosting adalah cara yang lebih disukai untuk menyiapkan layanan telepon untuk perusahaan Anda. Anda akan menghemat banyak stres dan anggaran.

Terkait: Apakah Hosted VoIP Tepat untuk Bisnis Anda?

Bagaimana memilih jenis PBX yang tepat untuk bisnis Anda

Jika Anda sedang memutuskan sistem PBX mana yang akan digunakan, cara terbaik untuk memulai adalah dengan melihat sistem yang sudah Anda miliki.

Untuk organisasi dengan sistem PBX on-premise yang sudah ada, mungkin masuk akal untuk berinvestasi dalam sistem hybrid. Ini akan menyesuaikan perangkat keras PBX Anda yang ada untuk menggunakan VoIP, menghasilkan kualitas panggilan, keamanan, dan fitur lanjutan yang lebih baik.

Untuk bisnis yang memulai dari awal tanpa sistem telepon, sistem yang dihosting adalah pilihan yang jelas. Itu dibangun untuk pekerjaan modern dan memiliki fitur untuk pekerjaan jarak jauh dan skalabilitas hampir tak terbatas.

Bisnis yang memilih host PBX atau sistem hybrid dengan trunking SIP dapat mengurangi biaya telekomunikasi hingga 60%.

Ada alasan mengapa komunikasi berbasis cloud diharapkan tumbuh pada tingkat pertumbuhan tahunan gabungan sebesar 13% hingga 2031. Ini adalah sistem modern yang membantu membawa komunikasi bisnis kecil ke abad ke-21.

Saat memilih penyedia VoIP, cari fitur ini.

• Keandalan. PBX modern tidak berguna jika offline. Standar industri adalah 99,99% atau waktu aktif yang lebih baik, dan bergantung pada paket Anda, Anda sering kali bisa mendapatkan perjanjian tingkat layanan (SLA) yang menjamin waktu aktif.
• Biaya. Pilih penyedia yang menawarkan paket yang sesuai dengan anggaran Anda.
• Keamanan. Cari penyedia dengan pemantauan dan audit 24/7/365 seperti sertifikasi SOC 2 atau ISO/IEC 27001. Pertimbangkan fitur tambahan seperti enkripsi panggilan.
• Fleksibilitas. Sistem modern bekerja dengan telepon meja VoIP fisik serta softphone yang dapat Anda gunakan di komputer atau smartphone.
• Mendukung. Jika terjadi kesalahan, Anda membutuhkan tim yang dapat Anda percayai. Nextiva memiliki dukungan pelanggan pemenang penghargaan dan kepuasan pelanggan 94% .

Terkait: Pro dan Kontra Sistem Telepon Berbasis Cloud (+Praktik Terbaik)

Sesuaikan PBX dengan Perusahaan Anda—Bukan Sebaliknya

Apa pun PBX yang Anda pilih, Anda harus berusaha untuk memastikannya memenuhi kebutuhan perusahaan Anda. Cara kami bekerja telah banyak berubah dalam dua dekade. Bukankah seharusnya PBX Anda mengikuti Anda?

Salah satu kesimpulan mendasar di sini adalah Anda tidak dapat hanya memutuskan berdasarkan harga stiker sistem telepon bisnis.

Nilai lintasan pertumbuhan perusahaan Anda dan jangkauan komunikasi internal dan eksternal. Tidak ada yang tahu bisnis Anda lebih baik daripada Anda.