Apa Itu 'Faktur Terbuka'?

Faktur ' Faktur terbuka ' dan ' faktur tertutup ' adalah istilah yang sering digunakan dalam bisnis dan akuntansi.

Tapi apa sebenarnya mereka? Mengapa mereka penting? Dan apa jenis faktur terbuka yang ada?

Ada banyak faktor yang mempengaruhi status faktur. Mari kita jelaskan poin perbedaan dan bagaimana Anda dapat memengaruhinya.

Buka Definisi Faktur

Faktur terbuka (juga dikenal sebagai faktur terutang ) hanyalah faktur yang telah diterbitkan oleh penjual/vendor tetapi belum dibayar (atau dibayar penuh) oleh pembeli/klien.

Faktur dianggap sebagai faktur tertutup setelah sepenuhnya diproses dan dibayar.

Pembayaran faktur dapat tetap terbuka karena sejumlah alasan, beberapa baik dan beberapa buruk. Kami akan membahas beberapa di antaranya lebih lanjut di bawah ini.

Tapi pertama-tama, mari kita lihat lebih dekat pada faktur.

Apa itu faktur?

Pada tingkat yang paling dasar, faktur (kadang-kadang dikenal sebagai tagihan atau tab ) adalah dokumen yang merinci biaya dan persyaratan pembayaran layanan atau produk yang dijual.

Ini dikirim oleh penjual /layanan/penyedia ke pembeli /pengguna layanan dan mencantumkan informasi kedua belah pihak. Ini juga menentukan kapan dan di mana pembayaran jatuh tempo. Ini adalah syarat pembayaran.

Kata 'faktur' sendiri aslinya berasal dari pertengahan abad ke-16. ' Invoy ', yang berasal dari kata Perancis ' envoyer ', yang dulunya berarti ' mengirim '.

Dalam bahasa Inggris modern, invoice secara teknis merupakan ' faktur penjualan ' kepada penjual dan ' faktur pembeli ' kepada pembeli.

Mengapa faktur penting?

Faktur tidak hanya merinci pembelian dan membuat transaksi berjalan lancar, tetapi juga memberikan perincian yang digunakan untuk membayar pajak atau menyelesaikan sengketa komersial.

Memantau faktur Anda adalah bagian besar dari pekerjaan piutang Anda (atau departemen akuntansi Anda).

Proses faktur yang tidak terorganisir dengan baik akan berdampak negatif pada arus kas Anda dan membuat Anda rentan kehilangan faktur terutang.

Bagaimana Anda mengeluarkan faktur juga penting.

Misalnya, mengirim faktur gabungan dapat membantu Anda membuat hidup lebih mudah bagi departemen akuntansi pelanggan Anda. Hal ini pada akhirnya dapat menumbuhkan loyalitas pelanggan dan pembayaran tepat waktu.

Tingkatkan proses pemrosesan faktur dengan otomatisasi

Pemrosesan faktur melibatkan beberapa langkah, termasuk proses persetujuan, pembayaran, dunning (mengirim pengingat pada faktur terbuka), dan faktur nota kredit (catatan yang menandakan perubahan yang dibuat pada nilai faktur).

Anda dapat menghemat banyak pekerjaan (atau departemen hutang usaha Anda) dengan mengotomatiskan banyak langkah ini.

5 alasan untuk faktur terbuka

Ada banyak alasan mengapa perusahaan mungkin memiliki faktur terbuka. Di bawah ini adalah lima yang paling umum.

1. Pembayaran sebagian

Pembayaran sebagian dari faktur mungkin terjadi secara sengaja atau tidak sengaja.

Misalnya, banyak perusahaan mengerjakan proyek di mana mereka tidak meminta pembayaran tunggal untuk layanan atau pesanan.

Sebaliknya, mereka meminta sebagian pembayaran di muka dan sisanya pada saat penyelesaian proyek.

Transaksi semacam ini dapat terjadi karena beberapa alasan. Ini sangat berharga ketika layanan perusahaan berlangsung selama periode yang diperpanjang - kedua bisnis kemudian akan menyadari bahwa insentif dihapus jika semua pembayaran mendahului penyelesaian pekerjaan.

Bisa juga karena nilai total akhir proyek mungkin sulit diperkirakan pada tahap awal kerja sama, atau layanan yang tepat yang akan diberikan nanti bergantung pada kinerja awal.

2. Kesalahan pada faktur

Mungkin ada masalah dengan beberapa informasi di faktur Anda, seperti nomor faktur, item baris, detail bank, bahkan tanggal yang tercantum, dll.

Dalam kebanyakan kasus, departemen akun klien Anda hanya akan memberi tahu Anda tentang kesalahan tersebut, yang kemudian dapat Anda perbaiki dan kembalikan.

Dalam banyak kasus, ini akan menyebabkan penundaan pembayaran yang dikirim.

3. Kesepakatan yang disengketakan

Dalam situasi lain, faktur terbuka mungkin terjadi karena pelanggan tidak puas dengan layanan yang diberikan atau bahkan perselisihan bahwa perjanjian bisnis disimpan.

Dalam skenario ini, departemen akuntansi mungkin telah diinstruksikan hanya untuk membayar jumlah total. Atau mungkin telah terjadi miskomunikasi antara bisnis dan diskon pada saldo akhir yang dijanjikan oleh seorang tenaga penjual.

Dalam beberapa situasi, pemasok mungkin sudah mengharapkan dan menyetujui apa yang terutang pada tagihan. Di negara lain, mereka mungkin perlu mengambil langkah menuju perselisihan.

4. Waktu pemrosesan departemen akuntansi

Setiap perusahaan berbeda. Departemen akun bisnis tempat Anda bekerja mungkin membutuhkan waktu lebih lama untuk memproses dan mentransfer dana daripada yang lain.

Ini dapat membuat Anda memiliki faktur terbuka lebih lama dari yang Anda harapkan. Sebagai vendor, satu-satunya cara nyata untuk mengatasinya adalah dengan menghubungi pelanggan Anda dan melacak faktur Anda.

Dunning, atau auto-dunning, adalah salah satu metode pelacakan hutang. Anda juga dapat meminta pelanggan memberi tahu Anda ketika faktur terbuka Anda menjadi faktur tertutup.

5. Waktu pemrosesan pembayaran

Tidak seperti pembayaran langsung dengan uang tunai, pengiriman pembayaran untuk pembelian secara elektronik membutuhkan waktu.

Berapa lama setiap pembayaran tergantung pada penyedia pemrosesan pembayaran dan jumlah yang dibayarkan.

Dalam sebagian besar kasus, transfer bank instan.

Namun, bank dapat menunda beberapa transaksi, terutama jika transaksi tersebut untuk jumlah yang signifikan atau relatif tidak biasa untuk perusahaan tersebut. Ini hanyalah bagian dari uji tuntas bank dan tidak ada alasan untuk khawatir.

Waktu yang diperlukan untuk memproses pembayaran juga akan meningkat jika itu adalah pembayaran internasional.

Kesimpulan

Faktur terbuka lebih umum daripada yang Anda kira.

Faktur itu sendiri secara teknis selalu berupa faktur terbuka atau faktur tertutup. Anda bahkan dapat dengan sengaja menetapkan faktur terbuka ke akun pelanggan untuk memberikan fleksibilitas pembayaran dan mendapatkan keunggulan atas pesaing Anda.

Namun, dalam praktiknya, faktur terbuka biasanya merupakan hasil dari masalah dengan proses pembayaran atau perjanjian pembayaran sebagian.

Mereka dapat terjadi karena berbagai alasan, termasuk kesalahan, perselisihan, atau masalah pemrosesan pembayaran.

Meningkatkan praktik terbaik pemrosesan faktur Anda adalah salah satu cara untuk mengurangi kemungkinan faktur terbuka yang tidak diinginkan, dan juga otomatisasi.

Dengan menguasai kontrol faktur terbuka Anda, Anda dapat meningkatkan arus kas bisnis Anda. Dalam jangka panjang, ini mendukung kesuksesan dan pertumbuhan bisnis Anda.