Apa itu Komunikasi Internal? Apa yang perlu Anda ketahui

Untuk organisasi mana pun, strategi komunikasi internal yang kuat akan membuat semua orang berada di halaman yang sama dan menetapkan prioritas lingkungan kolaboratif. Ini membangun kesatuan tim dan membuat karyawan merasa dihargai.

Apa itu komunikasi internal ? Ini inklusi. Ini merawat karyawan Anda dan membuat mereka merasa dihargai atas apa yang mereka lakukan setiap hari. Ini adalah kunci kesuksesan Anda. Inti dari strategi komunikasi yang kuat adalah untuk menyatukan tenaga kerja Anda dalam pesannya, sehingga bekerja bersama sebagai sebuah tim, dan untuk mendorong keterlibatan karyawan. Jika Anda merawat karyawan Anda, kesuksesan akan mengikuti.

"Klien tidak didahulukan. Karyawan didahulukan. Jika Anda menjaga karyawan Anda, mereka akan menjaga klien." - Richard Branson , pendiri The Virgin Group.

Perusahaan dengan karyawan yang terlibat 21% lebih menguntungkan karena karyawan mereka 17% lebih produktif, menurut sebuah studi Gallup.

Produktivitas meningkat karena karyawan Anda bersemangat tentang pekerjaan mereka dan di mana mereka bekerja. Ini adalah aturan praktis sederhana yang perlu dipahami oleh semua eksekutif dan seharusnya tidak mengejutkan. Mendukung karyawan mengarah pada produktivitas yang lebih baik, yang mengarah pada keuntungan yang lebih tinggi. Lakukan yang terbaik yang Anda bisa untuk mendukung karyawan Anda.

Tanggung jawab perusahaan adalah melayani pelanggan. Tanggung jawab kepemimpinan adalah untuk melayani orang-orang mereka sehingga orang-orang mereka dapat melayani pelanggan dengan lebih baik. Jika para pemimpin gagal untuk melayani orang-orang mereka terlebih dahulu, pelanggan dan perusahaan akan menderita.

— Simon Sinek (@simonsinek) 29 Maret 2018

Untuk mendukung karyawan Anda, Anda perlu menerapkan praktik budaya yang tepat. Orang-orang di seluruh organisasi perlu tahu bahwa kolaborasi adalah suatu keharusan. Orang harus bekerja sama, mendorong satu sama lain, melontarkan ide satu sama lain, dan mendengarkan perspektif orang yang berbeda.

Mereka juga perlu memiliki alat yang tepat di depan mereka. Perangkat lunak komunikasi dan kolaborasi adalah kunci untuk komunikasi internal. Pastikan Anda memberi karyawan alat yang benar-benar akan mereka gunakan, dan latih mereka dengan tepat sehingga mereka tidak memiliki hambatan atau rintangan.

“Saya sangat percaya bahwa alat apa pun yang meningkatkan komunikasi memiliki efek mendalam dalam hal bagaimana orang dapat belajar satu sama lain.” - Bill Gates , salah satu pendiri Microsoft.

Ada manfaat yang jelas untuk komunikasi internal di organisasi mana pun, tetapi apa itu komunikasi internal? Dan bagaimana Anda bisa menerapkannya?

Arti Komunikasi Internal

Apa itu komunikasi internal?

Komunikasi internal adalah sistem proses dan dukungan budaya di tempat kerja yang mendorong karyawan untuk tetap terhubung, saling mengenal, dan berkolaborasi satu sama lain.

Komunikasi internal perlu menjadi bagian dari budaya perusahaan Anda agar karyawan memahami bahwa kolaborasi tidak hanya disambut tetapi juga didorong. Strategi komunikasi internal Anda memerlukan alat yang tepat yang masuk akal untuk organisasi spesifik Anda dan prosesnya. Misalnya, jika organisasi Anda sepenuhnya jauh, harus mematuhi peraturan kepatuhan yang ketat, dan bekerja secara internasional di beberapa zona waktu, itu akan memerlukan alat dan kebijakan yang berbeda dari organisasi yang tidak.

Strategi komunikasi internal menyatukan tenaga kerja Anda, menciptakan kerja tim, dan merupakan bagian dari budaya perusahaan Anda. Menghargai karyawan Anda, mendorong mereka untuk bekerja sama, dan membuat mereka terlibat dalam pengambilan keputusan, mengarah pada budaya perusahaan yang lebih kuat dan hasil yang lebih baik.

Manfaat Komunikasi Internal yang Hebat

Strategi komunikasi internal yang kuat menguntungkan karyawan Anda dengan membuat mereka merasa terlibat, dihargai, dan lebih terhubung dengan pekerjaan mereka.

Tapi apa komunikasi internal dengan organisasi?

Ini adalah cara untuk meningkatkan produktivitas. Dengan semua karyawan Anda pada halaman yang sama, bekerja sama, dan merasa lebih dihargai dan terhubung dengan pekerjaan mereka, mereka akan lebih produktif.

Jika menurut Anda organisasi Anda sudah memiliki budaya yang kuat, pikirkan lagi.

Hanya 27% karyawan AS yang sangat percaya pada nilai-nilai perusahaan mereka, menurut Gallup. Ini berarti bahwa sebagian besar karyawan AS tidak merasa bersemangat dengan misi organisasi mereka. Mereka tidak memiliki hubungan yang kuat dengan pekerjaan mereka atau merek tempat mereka bekerja. Kemungkinan tenaga kerja Anda tidak berada di halaman yang sama.

Meskipun statistik ini mungkin membuka mata, ini juga memberikan peluang. Jika tenaga kerja Anda setara dengan orang lain di luar sana, pikirkan betapa jauh lebih produktifnya tenaga kerja Anda hanya dengan beberapa perbaikan kecil pada strategi komunikasi internal Anda.

Komunikasi Internal yang Lebih Baik

Untuk meningkatkan komunikasi internal, Anda memerlukan alat komunikasi internal yang tepat. Aplikasi cloud memungkinkan pengguna untuk berkolaborasi dan berkomunikasi dari mana saja. Anda dapat mengedit dokumen secara real-time, berbagi file, dan berbicara tatap muka melalui obrolan video.

Ada banyak alat di luar sana yang memungkinkan Anda melakukan hampir semua hal, dan terserah Anda untuk menemukan yang tepat untuk memecahkan masalah organisasi spesifik Anda. Apa yang memungkinkan strategi komunikasi internal Anda berkembang tergantung pada alat dan budaya. Memilih alat yang tepat adalah bagian besar dari itu, dan itu terserah Anda dan kolega Anda, seperti halnya membangun budaya yang tepat.

Setiap orang yang bekerja di organisasi Anda memiliki dampak besar pada budaya perusahaan Anda, terutama jika Anda bekerja di bisnis kecil. Sangat penting untuk mengingat hal itu selama proses perekrutan Anda. Pekerjakan orang yang cocok dengan nilai merek Anda. Bawa orang-orang yang kolaboratif, benar-benar ingin belajar, dan bersemangat tentang apa yang dilakukan organisasi Anda. Itulah tepatnya yang membuat perekrutan yang baik untuk tempat kerja Anda.

Komunikasi Internal Menuju Lingkungan Kerja yang Lebih Baik

Apa itu komunikasi internal? Ini berarti budaya kerja yang lebih baik.

Jika Anda memasukkan nilai-nilai budaya Anda ke dalam proses perekrutan Anda, maka setelah beberapa saat Anda akhirnya akan memiliki sejumlah besar karyawan yang sesuai dengan apa yang Anda coba bangun. Akan lebih mudah untuk menjual nilai-nilai Anda kepada orang-orang jika Anda mempekerjakan mereka karena mengetahui bahwa mereka adalah pasangan yang cocok.

Ketika karyawan Anda setuju dengan misi perusahaan Anda, itu mendorong keterlibatan karyawan di organisasi Anda. Ini mengarah pada produktivitas yang lebih tinggi karena mereka lebih terhubung dengan pekerjaan mereka dan lebih bersemangat tentang merek Anda. Dan, itu mengarah pada profitabilitas yang lebih baik.

Faktanya, tim yang sangat terlibat cenderung menunjukkan profitabilitas 21% lebih besar daripada rekan yang tidak terlibat. Dan ketika tim sangat terlibat, mereka menunjukkan lebih banyak energi, hasrat dan tujuan yang meningkat, dan cenderung lebih kreatif dalam memecahkan masalah.

Saat mereka lebih terhubung dengan organisasi Anda, mereka cenderung tidak keluar.

Manfaat Komunikasi Internal dan Keterlibatan Karyawan

Ada banyak alasan mengapa Anda menginginkan komunikasi yang kuat dan keterlibatan karyawan di seluruh organisasi Anda, dan komunikasi internal adalah pendorong besar untuk itu.

Menurut sebuah buku putih yang diterbitkan oleh Robert Walters, 74% profesional merasa kehilangan motivasi ketika berada di sebuah organisasi ketika mereka tidak cocok secara budaya, dan 47% mengatakan mereka berjuang untuk bekerja secara efektif. Sebanyak 69% dari karyawan tersebut ingin meninggalkan pekerjaan mereka sesegera mungkin.

Tetapi ketika karyawan dihargai dan merasa seolah-olah mereka adalah bagian yang berharga dari tim, itu memiliki efek yang berlawanan. Karyawan yang merasa suaranya didengar, 4,6 kali lebih mungkin merasa diberdayakan dan melakukan pekerjaan terbaik mereka, menurut Salesforce.

Karyawan yang terlibat didorong dan bersemangat tentang apa yang mereka lakukan. Mereka percaya pada organisasi mereka dan peran mereka di dalamnya dan mereka ingin melakukan yang terbaik yang mereka bisa. Ketika Anda memiliki seluruh tim yang merasa seperti ini, hanya hal-hal baik yang terjadi.

Seperti Apa Proses Komunikasi Internal Saat Ini?

Strategi komunikasi internal Anda mungkin memerlukan perubahan dalam proses bisnis. Anda perlu mendorong komunikasi terbuka dengan karyawan Anda. Biarkan mereka tahu bahwa suara mereka penting dengan bersikap terbuka terhadap ide-ide mereka.

Anda juga perlu mengakui karyawan atas pekerjaan yang mereka lakukan. Hal-hal kecil seperti email di seluruh perusahaan atau pesan Slack yang menyoroti seseorang atau sekelompok orang bisa sangat membantu. Begitu juga dengan membual tentang karyawan Anda di platform advokasi karyawan, di mana rekan-rekan mereka dapat berbagi kabar baik dengan jejaring sosial mereka.

Anda ingin menciptakan lingkungan di mana orang tahu bahwa mereka dihargai, suara dan kesuksesan mereka penting, dan mereka memiliki kebebasan untuk berbagi ide dengan kolega dan manajemen.

Menilai Strategi Saat Ini & Mengidentifikasi Hambatan

Apa yang menghalangi Anda untuk menerapkan budaya perusahaan ini? Mungkin itu bukan penghalang budaya. Mungkin Anda tidak memiliki alat yang tepat. Ini adalah masalah umum, terutama bagi karyawan jarak jauh.

Anda ingin mengidentifikasi perbedaan antara di mana Anda ingin berada dan di mana Anda berada sekarang. Apa yang menahanmu? Apa yang Anda lakukan sekarang yang tidak sesuai dengan tujuan Anda?

Mengidentifikasi hambatan komunikasi internal ini adalah langkah pertama untuk membalikkannya. Mintalah eksekutif dan manajer Anda memberi tahu organisasi bahwa Anda ingin karyawan meminta bantuan satu sama lain dan manajer. Anda ingin karyawan saling berbagi ide. Dorong mereka untuk melakukannya dan terapkan proses dan strategi komunikasi Anda.

Rencanakan Strategi Komunikasi Internal yang Lebih Baik

Untuk membuat orang bergabung dengan lingkungan kerja yang lebih kolaboratif, Anda perlu mengomunikasikan kepada mereka apa yang ingin Anda capai dan menjadikan orang-orang di organisasi Anda sebagai contoh tujuan.

Jika tempat kerja Anda sangat sunyi dan orang-orang cenderung tidak saling membantu atau berkolaborasi, memperkenalkan alat komunikasi internal akan menjadi perombakan besar bagi budaya perusahaan Anda. Anda ingin mengomunikasikan strategi komunikasi internal Anda dari atas ke bawah. Mintalah tim eksekutif Anda memberi tahu karyawan ke arah mana Anda bergerak, dan mintalah orang-orang berpengaruh di seluruh perusahaan Anda untuk ikut serta sejak awal.

Jika karyawan masih tidak nyaman dengan perubahan lingkungan kolaboratif dan berkomunikasi lebih sering ketika para eksekutif mendorongnya, mereka akan merasa nyaman ketika mereka melihat orang-orang berpengaruh di tempat kerja melakukan lebih dari itu. Perubahan akan lebih diterima oleh karyawan ketika mereka melihat karyawan lain melakukannya.

Dorong departemen untuk mengadakan pertemuan satu lawan satu mingguan antara karyawan dan manajer mereka untuk mendorong transparansi dan kerja tim. Ini seharusnya tidak menjadi pertemuan tinjauan kinerja. Sebaliknya, itu harus menjadi cara untuk bekerja sama, tetap berada di halaman yang sama, dan melontarkan ide satu sama lain.

Departemen dan organisasi secara keseluruhan harus mengadakan pertemuan terbuka dengan seluruh departemen dan seluruh organisasi, dengan hormat, di mana karyawan akan mengetahui tujuan, bagaimana kinerja departemen atau organisasi, inisiatif masa depan, dan banyak lagi.

Menjadi transparan membuat karyawan merasa disertakan dan membangun hubungan yang kuat antara karyawan dan organisasi.

Beli-in Dari Semua Tim

Komunikasi bisnis internal tidak tersegmentasi berdasarkan departemen. Itu tidak tersegmentasi berdasarkan tipe orang. Itu adalah sesuatu yang Anda ingin seluruh perusahaan Anda lakukan. Inilah sebabnya mengapa Anda membutuhkan seluruh perusahaan Anda untuk ikut serta.

Anda perlu bekerja dengan para pemimpin setiap departemen untuk memberi tahu mereka apa yang ingin Anda capai dan mematuhi permintaan mereka. Jika Anda ingin orang-orang bekerja sama dan berkolaborasi di seluruh organisasi Anda, pengenalan inisiatif Anda adalah awal yang baik.

Orang bisa resisten terhadap perubahan. Misalnya, Anda dapat memiliki organisasi yang menggunakan AOL Instant Messenger untuk alat kolaborasi meskipun faktanya sudah terbenam bertahun-tahun yang lalu, dan belum populer selama hampir dua dekade. Jika masih bekerja secara internal di sebuah organisasi yang memiliki banyak karyawan yang telah memiliki pekerjaan mereka sejak masa kejayaan AIM, maka mereka mungkin masih menggunakannya.

Memperkenalkan alat komunikasi baru seperti Slack akan menjadi kejutan besar bagi orang-orang ini. Bisakah Anda bayangkan melompat dari AIM ke Slack? Ini adalah antarmuka yang sama sekali berbeda, dan ada lebih banyak fitur. Orang mungkin tidak suka menggunakannya pada awalnya, dan beberapa bahkan mungkin tidak mencobanya.

Anda harus bekerja dengan orang-orang ini untuk membuat mereka setuju, daripada hanya memberi mereka alat baru dan mengharapkan mereka untuk mulai menggunakannya secara teratur sendiri.

Mungkin ada alat khusus yang mereka sukai lebih dari yang lain. Mungkin ada tujuan yang ingin mereka sesuaikan. Apa pun permintaan dan ide mereka, dengarkan mereka dan pikirkan dengan serius, tetapi bantu mereka untuk menerima ide-ide baru juga.

Pilih dan Tentukan Alat

Dalam banyak kasus, strategi komunikasi Anda adalah tentang alat Anda. Tapi apa itu komunikasi internal dan alat apa yang bisa Anda gunakan untuk memperbaikinya?

Alat yang memungkinkan karyawan untuk bekerja sama dengan mudah dan memungkinkan kolaborasi adalah alat komunikasi internal yang hebat. Jika orang-orang di organisasi Anda tidak dapat bekerja sama dengan mudah karena keterbatasan alat yang Anda miliki, Anda harus mempertimbangkan untuk mengganti alat tersebut.

Ada banyak aplikasi cloud yang dapat membantu upaya komunikasi internal Anda, baik Anda adalah tenaga kerja jarak jauh atau semuanya berada di bawah atap yang sama. Microsoft Teams dan Slack keduanya bagus untuk pengiriman pesan, sementara Zoom, Skype, dan Cisco Webex, antara lain, membantu percakapan dan presentasi tatap muka melalui obrolan video.

Anda dapat berkolaborasi dalam banyak cara dengan Microsoft Office 365 atau G Suite dari Google Cloud. Dan ada sejumlah aplikasi yang dapat dipilih untuk bekerja dengan orang lain secara real-time dalam mengedit halaman web, video, bekerja dengan kontak pelanggan, dan banyak lagi.

Dalam hal membantu karyawan memahami halaman yang sama, dan menjaga pesan Anda tetap inline di seluruh tenaga kerja Anda, alat advokasi karyawan seperti GaggleAMP adalah cara yang bagus untuk meningkatkan upaya komunikasi internal Anda.

Dengan menggunakan saluran komunikasi internal, Anda dapat berdiskusi dan berbagi konten di taman bertembok yang tidak dapat dilihat oleh siapa pun di luar organisasi Anda. Namun, jika Manajer Gaggle (sebutan kami sebagai admin) menyukai konten yang dibagikan karyawan, mereka dapat mengambil postingan tersebut dan menyarankannya ke semua karyawan atau memilih grup untuk dibagikan secara eksternal ke platform media sosial mereka.

Ini adalah keuntungan besar dalam strategi komunikasi internal Anda. Anda akan dapat melihat konten apa yang menurut karyawan harus dibagikan oleh semua orang di organisasi. Seiring waktu, Anda akan memiliki gagasan yang lebih baik tentang jenis konten yang disukai karyawan, sehingga Anda dapat menyarankan postingan yang mereka sukai untuk membuat mereka lebih aktif di media sosial. Anda juga akan memiliki waktu yang lebih mudah untuk mengkurasi konten karena mereka akan menyarankan konten untuk Anda.

Apa itu komunikasi internal? Ini mendengarkan karyawan lain, membuat semua orang di halaman yang sama, dan berkolaborasi dalam inisiatif.

Evaluasi Sering

Strategi komunikasi internal Anda tidak pernah lengkap.

Anda akan mencapai titik di mana Anda senang dengannya, dan Anda telah mencapai apa yang ingin Anda capai, tetapi Anda harus mempertahankannya. Pastikan itu tetap menjadi bagian dari upaya perekrutan Anda di seluruh organisasi. Pastikan itu masih bekerja dengan baik di setiap departemen dan di seluruh organisasi.

Anda ingin memeriksa bagaimana area ini dan lebih banyak lagi bekerja sesering mungkin. Pada akhirnya, Anda akan melihat perubahan dalam budaya Anda, sikap karyawan Anda, dan produktivitas serta keuntungan dari komunikasi internal.