Cara menang melalui perencanaan keuangan

Keuntungan dan manfaat perencanaan keuangan

Keuangan adalah subjek yang kompleks untuk dinavigasi bagi pemilik usaha kecil. Mengelola fluktuasi kas dari hari ke hari, membayar pemasok tepat waktu dan mengejar piutang bisa menjadi pekerjaan penuh waktu itu sendiri. Merupakan tantangan untuk menemukan waktu untuk merencanakan keuangan masa depan Anda, tetapi bahkan lebih menantang untuk tumbuh secara konsisten dan menguntungkan tanpa perencanaan keuangan yang cermat dan mengelola arus kas Anda.

Itulah mengapa begitu banyak perusahaan besar telah mendedikasikan tim perencanaan dan analisis keuangan. Tim FP&A menghabiskan waktu mereka untuk memperkirakan, menganggarkan, dan menganalisis keuangan perusahaan mereka untuk mendukung keputusan yang diambil oleh Direktur Keuangan mereka untuk mencapai tujuan perusahaan mereka.

Sebuah bisnis kecil tidak harus memiliki kemewahan memiliki tim FP&A sendiri dengan pemilik yang mengenakan banyak topi yang berbeda, jadi kami di sini untuk membantu. Berikut ini ikhtisar tentang apa itu perencanaan keuangan dasar dan bagaimana Anda dapat menerapkan proses dalam bisnis Anda untuk membuat hidup Anda lebih mudah dan membawa bisnis Anda ke tingkat berikutnya.

Proses perencanaan keuangan

Singkatnya, perencanaan keuangan bermuara pada dua pertanyaan - di mana Anda akan membelanjakan uang Anda dan dari mana Anda akan mendapatkan uang itu? Untuk mengetahui di mana Anda akan menghabiskan uang Anda, Anda harus memiliki tujuan di mana Anda ingin bisnis Anda berada.
Dan untuk mengetahui dari mana Anda akan mendapatkan uang, Anda perlu mengetahui berapa banyak yang Anda perlukan, kapan Anda akan membutuhkannya, dan seberapa banyak Anda mampu membayar untuk mengakses uang tunai tersebut.

Berikut adalah serangkaian langkah yang dapat membantu Anda dalam proses perencanaan keuangan Anda. Kami akan menggunakan bisnis e-niaga bernama Uncle Tom's Umbrellas Ltd untuk memasukkan beberapa langkah ke dalam contoh praktis.

Langkah pertama: Tetapkan tujuan

Langkah pertama dalam perencanaan keuangan apa pun adalah menetapkan target yang ingin dicapai. Sasaran perencanaan keuangan dapat berupa apa saja mulai dari mencapai titik impas hingga berhasil menjual bisnis Anda hingga mencapai target pendapatan tahunan hingga mempekerjakan sejumlah orang tertentu. Apa pun tujuannya, Anda harus memastikannya SMART – yaitu, Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, dan Berbasis Waktu. Untuk perencanaan keuangan, mengingat kesulitan dalam memprediksi masa depan, ada baiknya untuk memiliki tujuan keuangan tertentu dalam jangka menengah (1-5 tahun). Di luar itu, sulit untuk membuat rencana keuangan yang pasti karena potensi perubahan yang tidak terduga.

Contoh Payung Paman Tom:

Paman Tom ingin menjual bisnisnya seharga £100 juta dalam 10 tahun tetapi saat ini menjual £120k payung setahun dan menghasilkan £12k laba bersih setiap tahun, margin laba bersih 10%.

Menjual bisnisnya seharga £100 juta tidak dapat dicapai saat ini, jadi sebagai gantinya, Paman Tom telah memutuskan untuk menetapkan target yang realistis untuk meningkatkan penjualan dari £120k/tahun menjadi £1.2ma tahun dalam 2 tahun ke depan.

Dia juga ingin bisnisnya lebih menguntungkan, jadi dia ingin meningkatkan margin laba bersihnya dari 10% menjadi 20%.

Langkah Kedua: Lihat ke belakang

Perencanaan keuangan, pada dasarnya, berwawasan ke depan. Tetapi untuk merencanakan masa depan, Anda perlu mengetahui apa yang Anda miliki hari ini – Anda perlu menilai dan memahami operasi keuangan Anda saat ini. Untuk melakukannya, penting untuk memiliki data keuangan yang baik yang tersedia untuk Anda. Idealnya, Anda ingin memahami posisi keuangan Anda di 3 laporan keuangan Anda:

(a) Keuntungan & kerugian Anda – ini akan membantu Anda memahami profitabilitas bisnis Anda. Ini akan membantu mengungkap bagaimana Anda dapat mengelola biaya, bagaimana penjualan dan profitabilitas saling terkait, margin kotor, margin bersih, dll.

(b) Arus kas Anda – ini menunjukkan realitas pergerakan uang tunai. Anda mungkin menjual banyak barang pada bulan Desember, tetapi jika Anda membeli barang tersebut 2 bulan yang lalu dan barang tersebut dijual dengan persyaratan faktur 30 hari, Anda mungkin tidak menerima uang tunai hingga Januari. Memahami interaksi antara transaksi operasional Anda dan arus kas aktual adalah kunci untuk memahami bisnis Anda.

(c) Neraca Anda – neraca menyediakan tangkapan layar dari bisnis Anda pada saat tertentu. Berapa banyak uang tunai yang ada dalam bisnis, berapa banyak Anda berutang, berapa banyak orang lain berutang dan aset apa yang dimilikinya.

Paman Tom telah melakukan beberapa analisis bisnisnya dengan mengumpulkan semua data penjualannya dari situs webnya, Amazon dan eBay. Dia juga menjalankan beberapa laporan tentang pembayarannya dari rekening bank, kartu, dan penyedia pembayarannya dan menemukan beberapa hal menarik.

Dia membeli dan membayar payungnya di bulan Juli tetapi baru mulai menjualnya sampai Oktober ketika hujan datang, jadi dia selalu menghadapi kekurangan uang tunai selama beberapa bulan ketika dia masuk ke cerukan yang mahal.

Dia juga tidak dapat mengakses uang dari penjualannya selama beberapa minggu karena terikat di akun pedagangnya. Dia tidak pernah memiliki banyak uang tunai di rekeningnya dan sering kali harus menunggu uang masuk untuk membayar tagihan, jadi dia tidak bisa berinvestasi dalam pemasaran sebanyak yang dia mau.

Dia saat ini membeli setiap payung seharga £5 dari pemasoknya, yang terasa terlalu mahal. Dia bertanya-tanya apakah dia dapat mengurangi harga belinya dengan menempatkan pesanan yang lebih besar tetapi tidak memiliki cara untuk menempatkan pesanan yang lebih besar sekarang karena keterbatasan uangnya.

Langkah Ketiga: Mulai perencanaan

Setelah Anda mengetahui di mana Anda ingin berada dan di mana Anda berada, Anda dapat mulai menambahkan apa yang Anda perlukan untuk sampai ke sana. Yang terbaik adalah mulai memecah tujuan bisnis Anda menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan dapat dikelola. Beralih dari £10k penjualan menjadi £20k sebulan jauh lebih mudah untuk direncanakan daripada beralih dari £10k menjadi £100k.

Uraikan angka-angka keuangan besar menjadi angka-angka yang lebih mudah dikelola – seperti apa bisnis Anda perlu dijual seharga £10 juta dalam waktu 2 tahun? Anda mungkin menemukan bahwa penilaian £ 10 juta dari bisnis e-niaga akan membutuhkan £ 10 juta dalam penjualan tahunan atau £ 2 juta dalam laba bersih. Memecahnya ke dalam angka bulanan akan memungkinkan Anda untuk membangun infrastruktur operasional yang Anda perlukan untuk melayani tingkat tersebut.

Di sinilah kami menambahkan daging keuangan ke tulang rencana bisnis sehingga Anda dapat mewujudkan tujuan bisnis Anda.

Ingatlah untuk mempertimbangkan hal-hal seperti musiman biaya dan penjualan. Sangat tidak mungkin bahwa biaya dan pendapatan akan datang secara bersamaan atau pendapatan akan turun secara merata sepanjang tahun. Pikirkan tentang kapan Anda akan menerima uang tunai dan kapan Anda harus membelanjakannya. Sebagian besar bisnis biasanya harus mengeluarkan uang tunai sebelum mereka menerimanya, sehingga mereka memiliki banyak uang yang terikat dalam bisnis – ini disebut modal kerja.

Yang paling penting, ingatlah untuk membangun beberapa uang tunai juga. Mengelola arus kas adalah salah satu tantangan terbesar bisnis, dan kita tidak pernah bisa memprediksi masa depan. Persediaan mungkin tertunda, atau pelanggan mungkin membayar terlambat. Itu selalu masuk akal untuk memperhitungkan buffer jika terjadi sesuatu yang tidak terduga.

Paman Tom memutuskan dia dapat mengambil kartu yang akan memberinya 45 hari persyaratan kredit untuk pengeluaran sehari-harinya. Itu akan memungkinkan dia untuk mengelola arus kas bulanannya jauh lebih baik dengan melunasi satu tagihan pada akhir bulan daripada arus keluar harian. Ini juga akan membebaskan sejumlah uang untuk meningkatkan pengeluaran pemasarannya sebesar 20%, yang juga akan menghasilkan peningkatan penjualan sebesar 20%.

Gudang Paman Tom saat ini sedang bekerja dengan kapasitas, jadi dia menyadari dia akan membutuhkan gudang yang lebih besar yang akan lebih mahal dalam biaya sewa dan biaya staf. Pada saat yang sama, dia akan dapat memesan lebih banyak payung dan menurunkan harga pembeliannya dari £5/payung menjadi £3/payung. Mengingat harga penjualannya adalah £10, itu akan meningkatkan margin kotornya dari 50% menjadi 70%.

Setelah dia menghitung biaya untuk infrastruktur, payung, dan pemasarannya, dia akan dapat merencanakan jalan menuju tujuannya sebesar £1,2 juta penjualan dalam 2 tahun ke depan sambil juga mencari tahu di mana kekurangan pendanaannya. Dia mungkin perlu memasukkan sebagian uangnya sendiri atau mengambil pinjaman. Mungkin juga peningkatan penjualan dengan margin yang lebih tinggi akan meningkatkan arus kasnya, jadi dia tidak membutuhkan uang lagi.

Langkah Terakhir: Jalankan dan perbarui

Anda punya rencana. Sekarang saatnya untuk menggerakkan roda. Namun, seperti halnya rencana apa pun, segala sesuatunya hampir pasti tidak akan pernah berjalan persis seperti yang Anda harapkan. Baik itu covid, krisis keuangan, badai yang menunda pengiriman, atau kebakaran di gudang – Anda akan menghadapi banyak rintangan di jalan. Sangat penting untuk menjaga rencana Anda tetap hidup. Terus tinjau, terus perbarui dengan informasi baru, dan Anda akan selalu selangkah lebih maju.

Jauh lebih mudah untuk menangani kekurangan modal kerja £100k ketika Anda telah memperhitungkan kekurangan £90k daripada ketika Anda tidak merencanakan apa pun sama sekali.

Pada tahun pertama rencananya, bulan September sangat hujan, dan Paman Tom menjual lebih banyak payung daripada yang dia duga. Dia perlu dengan cepat menyesuaikan rencana keuangannya untuk memperhitungkan pembelian lebih banyak saham dan menjualnya.

Dia akan membutuhkan gudang lain, lebih banyak staf, dan lebih banyak pemasaran, jadi dia harus segera memperbarui rencananya dan mengalokasikan kembali uang tunai dari area lain yang dia rencanakan untuk dibelanjakan.

Ringkasan dan cara mulai mengelola keuangan Anda

Memulai perencanaan keuangan untuk bisnis bisa menjadi tugas yang berat, tetapi akan jauh lebih mudah jika Anda memecahnya menjadi langkah-langkah yang lebih kecil. Meluangkan waktu untuk membangun rencana keuangan bermanfaat, apa pun tahap bisnis Anda. Jika Anda ingin mempermudah pengelolaan keuangan Anda, lihat Juni, platform keuangan yang dibuat untuk wirausahawan digital, yang akan memberikan gambaran lengkap tentang bisnis Anda.