Kolaborasi Perusahaan: Sistem untuk Diimplementasikan & Alat untuk Digunakan

Pesan dan email yang tidak dijawab. Tenggat waktu semakin dekat. Notifikasi tanpa akhir. Hari-hari backlog yang harus dikejar.

Lingkungan kerja modern tentunya mendorong keunggulan, kerja keras, ketekunan, dan kontribusi unik. Hal ini bergantung pada kerja tim, kreativitas, dan selalu “aktif” demi berkolaborasi dalam solusi baru dan unik.

Namun, ternyata, lusinan aplikasi, alat, dan platform di beberapa perangkat menyebabkan kelelahan bagi para manajer dan tim mereka, dan perusahaan-perusahaan besar yang terdistribusi menjadi pihak yang paling menderita.

Dengan kata lain, Anda ingin terus melakukan pekerjaan terbaik yang Anda bisa, namun Anda tenggelam dalam terlalu banyak alat kolaborasi yang berbeda. Ada solusinya: pendekatan kolaborasi perusahaan yang memungkinkan Anda mengelola proyek, berbagi informasi, berkolaborasi secara real-time, dan menumbuhkan lingkungan kerja yang menyenangkan sekaligus.

Panduan ini akan membawa Anda memahami sistem kolaborasi perusahaan, platform, dan cara paling efisien untuk menerapkannya di perusahaan Anda.

Apa Itu Kolaborasi Perusahaan?

Kolaborasi perusahaan adalah sistem komunikasi, kolaborasi, manajemen proyek, dan berbagi informasi antar karyawan di perusahaan besar, di mana pun lokasinya.

Hal inilah yang memudahkan tim untuk bekerja sama mencapai tujuan dan hasil yang diinginkan tanpa hambatan, silo, atau birokrasi. Ini mempercepat penyelesaian sesuatu.

Misalnya, daripada rekan kerja saling menelepon atau mengirim email untuk menentukan jadwal proyek, mereka dapat mengandalkan alat manajemen proyek untuk mendiskusikan dan menetapkan tenggat waktu dan pencapaian. Dan daripada mengirimkan dokumen secara langsung atau melalui email, rekan satu tim dapat menggunakan sistem berbagi file untuk melakukannya dengan lebih efisien.

Kolaborasi perusahaan menyederhanakan proses bisnis Anda dengan menyematkannya ke dalam tumpukan teknologi Anda — dan ini berfungsi untuk semua jenis organisasi besar, termasuk tempat kerja modern yang ingin memanfaatkan pekerjaan hibrid atau jarak jauh semaksimal mungkin.

Manfaat kolaborasi perusahaan meliputi:

• Peningkatan berbagi informasi dan transfer pengetahuan: Berbagi pengetahuan — termasuk detail proyek, data pelanggan, dan versi file yang benar — bekerja dengan lancar karena terdapat sistem yang dengan mudah memindahkan informasi dari satu orang ke orang lain.
• Peningkatan kerja tim dan manajemen proyek: Setiap pekerjaan yang perlu diselesaikan memiliki hasil, jadwal, ketergantungan, dan harapan yang jelas, sehingga anggota tim tidak hanya dapat bertukar pikiran bersama tetapi juga memperkuat pekerjaan satu sama lain (daripada menghambatnya).
• Peningkatan produktivitas dan efisiensi: Tidak ada cara yang lebih baik untuk meningkatkan produktivitas selain membuat dokumen, ringkasan proyek, percakapan lintas tim, dan konteks yang kaya selalu tersedia. Dengan cara ini, setiap orang dapat melakukan pekerjaan terbaiknya — dan dengan cepat.
• Meningkatkan keterlibatan dan semangat kerja karyawan: Tidak mengherankan, ketika orang mendapatkan sistem dan kondisi yang tepat untuk mendukung pekerjaan mereka yang efisien dan berdampak, mereka akan lebih bahagia di tempat kerja dan merasa termotivasi untuk terus tampil sebagai diri mereka yang terbaik.

Sistem Apa yang Membentuk Kolaborasi Perusahaan?

Kolaborasi hebat di perusahaan besar bergantung pada lebih dari sekadar penerapan perangkat lunak kolaborasi perusahaan dan menyelesaikannya. Berikut adalah sistem yang ingin Anda terapkan:

Pedoman komunikasi yang jelas

Memiliki protokol yang jelas tentang bagaimana dan kapan menggunakan saluran komunikasi tertentu adalah dasar dari sistem kolaborasi perusahaan. Ini menetapkan ekspektasi yang jelas dan mencegah miskomunikasi, penundaan, kebingungan, dan frustrasi.

Apa yang memerlukan panggilan telepon atau video? Apa yang ideal untuk obrolan Slack cepat versus email yang lebih panjang? Pedoman komunikasi merupakan petunjuk efektif bagi setiap saluran komunikasi internal yang meliputi:

• Metode komunikasi — seperti pertemuan teks, audio, dan virtual .
• Kasus penggunaan — misalnya, check-in sehari-hari atau obrolan terkait proyek.
• Waktu respons yang diharapkan — misalnya pada akhir hari atau dalam waktu 48 jam.
• Tingkat urgensi – atau apa yang bisa ditunggu vs. apa yang mempunyai dampak langsung.

Berikut ini contoh pedoman yang menyederhanakan komunikasi dan menentukan batasan yang jelas untuk setiap saluran:

Kolaborasi lintas departemen

Kolaborasi perusahaan yang sebenarnya terjadi dalam skala yang lebih besar daripada hanya terjadi di dalam setiap tim. Faktanya, keunggulan terkuatnya adalah kemampuannya untuk menghancurkan silo. Dengan cara ini, setiap orang dapat bekerja untuk mencapai tujuan perusahaan secara keseluruhan, bukan hanya tujuan tim yang terisolasi.

Kolaborasi lintas departemen adalah bagaimana inisiatif, keterampilan, kreativitas, dan pemecahan masalah yang luar biasa bersatu. Proyek kolaboratif menjadikan perusahaan secara keseluruhan lebih besar daripada jumlah bagian-bagiannya. Ini adalah cara tim menggabungkan upaya mereka untuk menciptakan hasil yang tidak dapat mereka capai sendiri.

Misalnya, kampanye pemasaran dapat melibatkan tim iklan berbayar, tim konten, dan tim desainer. Daripada masing-masing mengambil ringkasan awal dan menjalankannya di tempat masing-masing, pendekatan yang lebih baik adalah dengan mendorong kolaborasi melalui check-in, pembaruan kemajuan, kontribusi, dan pencapaian bersama.

Daripada mengulangi setelah semua orang menyelesaikan pekerjaannya, ada ruang untuk pengulangan lebih awal — dan hasil akhir yang lebih baik.

Putaran umpan balik reguler

Tidak ada sistem komunikasi perusahaan yang sempurna sejak awal, dan, di perusahaan besar seperti perusahaan Anda, tantangannya bahkan lebih besar.

Itulah mengapa penting untuk membangun putaran umpan balik yang berulang dan selalu aktif yang memungkinkan karyawan berbagi pemikiran dan pengalaman mereka melalui komunikasi dan kolaborasi. Tujuannya adalah untuk mengetahui di mana mereka menghadapi hambatan dan rintangan yang menghalangi mereka untuk bekerja secara efisien dan memberikan hasil terbaik mereka.

Akses terhadap umpan balik secara berkala juga akan memupuk keterlibatan dan kepuasan karyawan, mendorong perkembangan dan pertumbuhan mereka, serta menumbuhkan budaya inovasi, ide, dan inklusi.

Beberapa cara Anda dapat menyematkan feedback loop ke dalam sistem kolaborasi Anda meliputi:

• Survei — selalu terbuka dan untuk kasus dan periode penggunaan tertentu
• Balai kota — online dan/atau secara langsung
• Kotak saran — online dan/atau di kantor
• Pertemuan tatap muka yang berulang — antara manajer dan anggota tim mereka

Budaya “Pintu terbuka”.

Untuk melengkapi umpan balik rutin, ciptakan rasa transparansi tertinggi dengan mendorong karyawan di semua tingkatan untuk mengangkat isu atau ide khusus komunikasi.

Ini berarti bahwa setiap manajer dan pemimpin bersedia mendengarkan kekhawatiran dan permasalahan dalam hal komunikasi dan kolaborasi.

Anda tidak hanya akan mengurangi dan mencegah frustrasi akibat kesenjangan komunikasi, namun Anda juga akan menumbuhkan kepercayaan, memperkuat kerja tim, menunjukkan transparansi, dan membangun rasa saling menghormati. Hal ini mendukung kebaikan yang lebih besar bagi seluruh karyawan dan perusahaan secara keseluruhan.

Pengakuan para pemimpin kolaborasi

Baik Anda seorang pemula dalam bidang kolaborasi perusahaan atau sedang mencari cara untuk meningkatkan kinerja setelah berbulan-bulan atau bertahun-tahun menerapkannya, ada satu hal yang benar: tidak ada kolaborasi di seluruh perusahaan tanpa orang-orang di lapangan yang bertindak sebagai pendukung dan promotor kolaborasi.

Ketika seorang karyawan memfasilitasi komunikasi dan kerja tim yang efektif dan efisien, Anda harus menyoroti dan menghargainya.

Hal ini akan menunjukkan kepada anggota tim lainnya, serta departemen lain, bagaimana upaya kolaborasi ini mendukung tujuan akhir. Tidak hanya itu: hal ini juga akan mendorong orang lain untuk melakukan hal yang sama untuk tim mereka masing-masing dan tim yang sering bekerja bersama mereka.

15 Platform Kolaborasi Perusahaan untuk Dijelajahi

Siap mengevaluasi alat dan aplikasi kolaborasi perusahaan? Berikut adalah jenis platform inti yang perlu diingat dan fungsi yang Anda perlukan.

Platform berbagi dokumen dan kolaborasi

Jika Anda pernah mencari tahu versi file mana yang terbaru (siapa yang belum?), Anda sudah mengetahui manfaat platform berbagi dokumen.

Begitulah cara Anda mengetahui bahwa tidak ada file yang diperbarui secara acak yang disimpan di drive lokal seseorang — semuanya berada di tempat yang sama, tersedia bagi pemangku kepentingan mana pun untuk mengakses versi file terbaru kapan pun mereka membutuhkannya. Platform berbagi file juga merupakan platform kolaborasi, artinya Anda semua dapat mengerjakan dokumen yang sama dan melacak perubahan secara real-time tanpa mengesampingkan kerja keras orang lain.

Saat memilih platform berbagi dokumen dan kolaborasi, pertimbangkan hal berikut:

• Google Workspace bisa dibilang merupakan platform berbagi file paling terkenal untuk bisnis dan individu, yang membuatnya mudah untuk diterapkan dan diadopsi. Keunggulan terkuatnya adalah kemudahan navigasi dan kolaborasi pada subproduknya, seperti Google Drive dan Google Docs.
• Dropbox Business adalah solusi penyimpanan cloud yang memungkinkan Anda berbagi, menyinkronkan, dan berkolaborasi pada file dengan aman, termasuk komputer, perangkat seluler, dan browser web apa pun. Dropbox sangat bagus untuk semua jenis format, termasuk mengedit PDF dan video.
• OneDrive for Business adalah platform berbagi dan kolaborasi file terkenal lainnya. Versi bisnisnya memberikan versi mendalam dan kontrol izin serta terintegrasi dengan solusi komunikasi internal.

Platform komunikasi dan kolaborasi

Di mana sebenarnya komunikasi real-time Anda – pesan instan, konferensi video dan panggilan, serta jejaring sosial – terjadi?

Jika Anda membiarkannya begitu saja, beberapa karyawan akan memilih SMS dan Facetime, sementara yang lain mungkin lebih memilih SMS dan panggilan video WhatsApp.

Kolaborasi yang efektif bergantung pada alat komunikasi yang biasa digunakan semua orang. Di sinilah mereka dapat yakin bahwa mereka akan selalu menemukan orang yang tepat atau menemukan jawaban atas pertanyaan mereka. Daripada membuang-buang waktu dan energi untuk mencari dan memilih opsi yang tepat, orang-orang dapat langsung terjun ke dalam kolaborasi tim.

Berikut adalah pilihan terbaik Anda untuk platform komunikasi dan kolaborasi:

• Nextiva adalah platform komunikasi terhubung yang menyatukan tim. Ini berfungsi langsung dengan setiap perangkat yang Anda gunakan untuk bekerja dan memberi Anda panggilan, SMS, konferensi video, obrolan tim, dan berbagi file. Ini dibuat untuk tim jarak jauh, hybrid, dan di kantor yang mendambakan fitur canggih yang mudah digunakan.
• Slack adalah alat kolaborasi online untuk tim jarak jauh. Anda dapat menggunakannya untuk berkomunikasi melalui pesan teks, video, dan panggilan suara, serta obrolan grup. Berbagi file dan integrasi disertakan.
• Microsoft Teams adalah aplikasi kolaborasi tim Microsoft. Ini menggabungkan obrolan di tempat kerja dengan rapat, penyimpanan file, dan integrasi pihak ketiga dan dibuat untuk komunikasi internal dan eksternal.

Alat manajemen proyek

Tidak peduli seberapa besar bisnis Anda, manajemen tugas adalah cara menyelesaikan sesuatu. Dan untuk itu, Anda memerlukan alat yang memungkinkan Anda menentukan proyek dan jadwalnya , membaginya menjadi beberapa tugas, mengawasi tenggat waktu, menugaskan dan mendelegasikan tugas, serta mengelola ketergantungan di antara tugas-tugas tersebut.

Pastikan alat yang Anda pilih memungkinkan Anda menyesuaikan dasbor dan tampilan, seperti kalender atau papan Kanban, dan dengan mudah menambahkan file, komentar, dan konteks spesifik proyek.

Pertimbangkan alat manajemen proyek berikut:

• Asana adalah perangkat lunak manajemen proyek yang serbaguna, mudah digunakan, dan siap digunakan untuk perusahaan. Hal ini memudahkan untuk tidak hanya membangun proyek dan menetapkan tenggat waktu, tetapi juga menyiapkan otomatisasi dan aturan khusus untuk mengurangi pekerjaan yang membosankan dan berulang.
• Monday.com adalah alat manajemen proyek untuk organisasi besar yang menginginkan fitur pro. Ini menawarkan fitur pelacakan waktu dan kolaborasi tingkat lanjut, serta integrasi premium, pelaporan tingkat lanjut, dan wawasan kinerja.
• ClickUp adalah platform manajemen proyek yang berorientasi pada keamanan. Kepatuhan terhadap HIPAA dan GDPR berarti Anda dapat melacak proyek yang menyertakan data sensitif di seluruh tim dan lokasi tanpa takut akan kompromi.

Mesin pencari perusahaan

Perangkat lunak pencarian perusahaan memungkinkan Anda menemukan informasi yang tepat saat Anda membutuhkannya. Itu dapat disimpan di database, dokumen, situs web, aplikasi, intranet Anda, dan banyak lagi.

Demi produktivitas, proses pencarian dan pengambilan hasil pencarian yang tepat harus terjadi dengan lancar dan dalam sekejap, itulah yang menjadikan mesin pencari perusahaan Anda sebagai landasan inti kolaborasi dan kerja yang efisien.

Ini adalah beberapa opsi terbaik untuk mesin pencari perusahaan:

• Glean adalah solusi pencarian perusahaan yang dinamis dan didukung AI. Ini menggunakan isyarat konteks, perilaku, dan bahasa untuk memberikan hasil yang paling relevan dan dipersonalisasi, dengan keunggulan dalam kemudahan integrasi ke dalam sistem Anda.
• Guru adalah sistem untuk menemukan informasi di aplikasi apa pun yang Anda gunakan. Hal ini juga dapat menemukan kesenjangan pengetahuan dan bahkan menduplikasi pengetahuan untuk memudahkan pengelolaan informasi. Guru menggabungkan pencarian AI perusahaan, intranet, dan wiki perusahaan dalam satu platform.
• AlphaSense adalah platform intelijen pasar untuk perusahaan besar dan lembaga keuangan. Solusi AI-nya mengindeks dan menelusuri konten publik dan pribadi untuk mendukung proses pengambilan keputusan Anda.

Intranet

Intranet Anda adalah perpustakaan informasi dan sumber daya milik perusahaan Anda. Ini mencakup sumber daya pelatihan, alur kerja dan proses perusahaan, pembaruan dan pengumuman, kebijakan, struktur organisasi, direktori karyawan, dan banyak lagi.

Intranet yang dikelola dengan baik memberikan kejelasan dan titik acuan bagi setiap karyawan. Ini membantu karyawan unggul dalam pekerjaan mereka. Sulit membayangkan sebuah perusahaan yang tidak membutuhkan intranet, namun mereka yang bekerja di berbagai lokasi, zona waktu, shift, dan gaya kerja paling membutuhkannya.

Untuk membangun pusat pengetahuan dan sumber daya perusahaan yang dapat diakses, Anda dapat menggunakan salah satu hal berikut:

• Confluence adalah portal Intranet untuk berbagi pengetahuan. Muncul dengan templat untuk berbagai kasus penggunaan dan kontrol privasi yang menjaga keamanan data Anda. Anda dapat mengintegrasikan Confluence dengan ribuan aplikasi pihak ketiga.
• Blink adalah solusi intranet untuk pekerja garis depan. Mudah digunakan dan menjawab kebutuhan serta tantangan spesifik pekerja garis depan dan kunci, dengan konten, percakapan, dan kontak tersedia dengan satu ketukan. Ini ideal untuk karyawan yang sering bepergian.
• Simpplr adalah solusi perangkat lunak intranet sosial. Ini adalah alat modern untuk organisasi perusahaan yang ingin meningkatkan keterlibatan dan komunikasi karyawan, yang sering disebut sebagai “Instagram untuk tempat kerja.”

Bagaimana Komunikasi Terpadu Memajukan Kolaborasi Perusahaan

Strategi kolaborasi perusahaan bersifat berlapis dan merupakan suatu upaya yang cukup sulit.

Namun ada solusi yang sangat cocok dengan kompleksitas komunikasi di puluhan lokasi dan ratusan atau ribuan karyawan: komunikasi terpadu.

Komunikasi terpadu — dan, selanjutnya, komunikasi terpadu sebagai layanan ( UCaaS ) — menggabungkan telepon berbasis internet dengan komunikasi dan kolaborasi waktu nyata ke dalam platform komunikasi berfitur lengkap.

Begitulah cara karyawan melakukan segalanya mulai dari menyelesaikan proyek internal hingga menawarkan dukungan pelanggan yang luar biasa dari satu platform di mana pun mereka bekerja.

Manfaat bagi perusahaan

Ada lima manfaat inti yang menunggu Anda di sisi lain dari penerapan komunikasi terpadu.

Komunikasi yang efisien

Pikirkan tentang skenario yang melelahkan ini:

Anda menghubungi rekan kerja melalui Slack untuk menanyakan masalah yang Anda hadapi. Mereka membalas Anda di WhatsApp saat mereka berangkat ke rapat dan meminta Anda mengirim email mengenai file yang bermasalah. Setelah Anda melakukannya, mereka menghubungi Anda melalui telepon kantor untuk mendiskusikan kemungkinan solusi.

Seminggu berlalu, dan Anda berputar-putar mencoba menemukan sesuatu yang menyerupai percakapan lengkap tentang masalah yang Anda alami.

Ada cara yang lebih baik: platform komunikasi terpadu yang menggabungkan obrolan, suara, video, dan berbagi file sehingga Anda bisa langsung mendapatkan wawasan lengkap tentang tugas, proyek, atau masalah apa pun yang Anda kerjakan.

Peningkatan kolaborasi

Ketika Anda memecah silo komunikasi dan membawa proyek, file, dan pesan ke satu platform, Anda juga menghilangkan hambatan terhadap kerja tim dan kemajuan.

Daripada mengulangi, “Bisakah Anda mengingatkan saya di mana menemukan dokumen itu?” atau, “Apa lagi yang kamu kerjakan minggu ini?” check-in, Anda akan membebaskan kapasitas mental karyawan untuk interaksi, kontribusi, dan kemajuan secara real-time.

Peningkatan produktivitas

Fokus karyawan sangat berharga. Penelitian terbaru menemukan bahwa beralih antara aplikasi dan tab, alias peralihan konteks, menghabiskan biaya sekitar empat jam seminggu atau sekitar 9% dari waktu kerja tahunan mereka.

Semakin besar perusahaan Anda, semakin besar kerugian yang ditimbulkannya. Kurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari informasi yang tepat, orang yang tepat, atau konteks lengkap dengan menyatukan perangkat komunikasi dan kolaborasi Anda.

Peningkatan aksesibilitas

Mengelola akses karyawan ke sistem yang tepat sulit dilakukan meskipun Anda semua berada di satu lokasi. Ditambah lagi dengan pekerjaan jarak jauh atau karyawan yang sering bepergian, dan Anda pasti akan mendapat satu atau dua sakit kepala — setiap minggu.

Komunikasi terpadu memberi Anda akses mudah dan pengelolaan izin bagi karyawan, di mana pun mereka berada atau perangkat apa pun yang mereka gunakan. Dengan UCaaS, bahkan ponsel cerdas mereka berubah menjadi alat canggih untuk apa pun yang mereka kerjakan.

Mengurangi biaya

Sebagian besar solusi UCaaS menggantikan beberapa aplikasi bisnis yang Anda bayar. Pikirkan tentang harga yang Anda bayarkan setiap kuartal atau tahun untuk obrolan tim, manajemen proyek, meja bantuan, dan telepon bisnis.

Konsolidasikan platform komunikasi Anda dengan harga UCaaS yang disederhanakan — biasanya per pengguna per bulan, dengan tingkatan praktis dan opsi peningkatan/penurunan versi tersedia di setiap siklus penagihan.

Fitur Utama

Berikut fitur UCaaS yang menjadikannya arah ideal untuk kolaborasi perusahaan Anda:

• Antarmuka terpadu: Tidak perlu lagi berpindah-pindah antara selusin alat desktop, aplikasi seluler, dan tab browser. Masuk ke satu platform dan dasbor setiap hari untuk memenuhi semua kebutuhan komunikasi dan kolaborasi Anda.
• Manajemen kehadiran: Ingin tahu apakah seseorang sedang online? Apa zona waktu mereka? Bagaimana dengan jam kerja mereka atau ketersediaan video call untuk memecahkan masalah yang kompleks? UCaaS memungkinkan Anda melihat ketersediaan kolega Anda untuk semua jenis komunikasi yang Anda perlukan saat itu.
• Integrasi yang lancar: Ingin tetap menggunakan CRM, meja bantuan, dan kalender digital — dan melakukannya dengan lancar? Solusi komunikasi terpadu terintegrasi dengan Salesforce, Zendesk, Google Kalender, dan banyak lagi sehingga Anda dapat bekerja tanpa gangguan.
• Fitur mobilitas: Bekerja dari mana pun Anda inginkan. Komputer meja dan telepon resmi Anda tidak lagi menjadi basis — basis Anda menjadi di mana pun Anda memiliki perangkat seluler dan akses internet yang stabil. Jalankan rapat, bagikan file, dan ambil keputusan di mana saja.

Artikel Terkait

5 Penyedia UCaaS Terbaik: Fitur Utama, Kasus Penggunaan, & Harga

Untuk Pengalaman Kolaborasi Terpadu, Gunakan Nextiva

Intinya? Perusahaan besar, tim besar, dan tujuan besar Anda memerlukan cara yang antipeluru untuk berkolaborasi dan berkomunikasi. Tanpanya, Anda berada di jalur yang membuat karyawan Anda kehabisan tenaga dan kehilangan peluang pertumbuhan.

Pilihan terbaik Anda adalah UCaaS, cara terbaik untuk menambah kecepatan, alur kerja yang efisien, dan kolaborasi yang kuat pada cara Anda menyelesaikan sesuatu. Rekomendasi kami tentu saja Nextiva.

Ambil contoh Tricoci , sebuah perusahaan kosmetik kelas atas dengan lebih dari 1.300 karyawan dan 200.000 pelanggan per tahun. Tricoci menggunakan Nextiva untuk mengelola semua komunikasi internal dan pelanggan, termasuk hingga 3.000 panggilan sehari, konferensi dan rapat harian, pusat panggilan yang berfungsi penuh, dan akses cepat ke lokasi dan salon jika ada masalah.

UCaaS akan membawa tempat kerja digital Anda ke level selanjutnya. Nextiva telah mewujudkannya untuk 100.000+ tim. Ingin memastikan UCaaS tepat untuk kasus penggunaan dan jenis perusahaan Anda? Ikuti kuis kesiapan komunikasi terpadu kami untuk mengetahuinya.