Apa itu Email Dingin? (Dan apakah itu Sesuai dengan GDPR?)

Bergantung pada siapa Anda bertanya, email dingin adalah alat penjualan pribadi dan persuasif, atau taktik spam yang harus dimasukkan ke folder Sampah dari riwayat email.

Menurut pendapat kami, kedua sudut pandang itu bisa benar: itu tergantung pada bagaimana email dingin itu direncanakan, disatukan, dan dikirim.

Panduan ini akan mengajari Anda cara menjalankan kampanye email dingin yang canggih, bukan berisi spam. Kami akan membahas berbagai teknik dan alat email dingin, dan kami juga akan mengklarifikasi bagaimana praktik tersebut dipengaruhi oleh GDPR. Anda dapat berharap untuk pergi dari sini dengan pengetahuan yang Anda butuhkan untuk mencapai kesuksesan dengan email dingin.

Apa itu email dingin?

Cold email adalah praktik mengirim email yang tidak diminta dengan tujuan memulai percakapan bisnis. Ini setara email dengan panggilan dingin.

Tujuan dari cold email seringkali salah satu dari berikut ini:

• Menjual layanan kepada sesama bisnis atau pedagang tunggal
• Memulai kemitraan atau kolaborasi bisnis
• Jaringan

Menurut laporan State of Conversational Marketing 2020 Drift, email adalah saluran komunikasi yang paling umum digunakan oleh bisnis untuk berbicara dengan bisnis atau organisasi lain.

Dalam 12 bulan menjelang survei Drift, email telah digunakan dengan cara ini oleh 65% responden – pangsa yang lebih tinggi daripada media sosial (28%), tatap muka (31%), situs web (42%) dan telepon (55%). Untuk penjual B2B, email dingin adalah bisnis besar.

Cara menyusun daftar penjangkauan email yang dingin

Mari kita masuk ke cara kerja proses email dingin.

Langkah paling penting dalam kampanye email dingin adalah yang pertama – dan ini tidak ada hubungannya dengan menulis email.

Cold email hanya dapat berhasil jika dikirim ke orang yang tepat (yang disebut sebagai 'prospek'). Semakin relevan penawaran Anda dengan prospek yang Anda targetkan, semakin besar potensi keberhasilannya.

Dengan pemikiran ini, Anda harus bertujuan untuk menyusun daftar kontak yang sangat relevan untuk mengirim email dingin. Anda harus mencoba untuk menyatukan setidaknya rincian berikut pada setiap kontak:

• Nama
• Alamat email
• Alasan pribadi mengapa prospek dapat memperoleh manfaat dari penawaran Anda

Banyak pemasar melakukan penelitian ini melalui platform online seperti Google dan LinkedIn. Anda mencari perusahaan yang relevan, kemudian menemukan kontak yang relevan di perusahaan tersebut. Proses ini dikenal sebagai 'prospek'

Ada beberapa alat hebat yang tersedia untuk membantu pencarian calon pelanggan (dan dengan aspek penjangkauan lainnya). Misalnya, ekstensi browser Buzzmarker dari BuzzStream memungkinkan Anda menandai prospek yang menjanjikan dengan mengklik tombol, dan dapat secara otomatis mengisi akun BuzzStream yang terhubung dengan informasi kontak yang terkait dengan situs web prospek. Pilihan lain yang sangat baik untuk dipertimbangkan adalah Prospek HubSpot.

Semua prospek yang Anda identifikasi melalui pencarian calon pelanggan dapat ditambahkan ke daftar email dingin Anda. Ini harus berupa daftar langsung yang dapat Anda edit dan perbarui terus-menerus, karena ini akan membuatnya cocok untuk penggunaan berkelanjutan di semua kampanye email dingin Anda. Setiap kali salah satu email Anda terpental, Anda harus mempertimbangkan untuk menghapus kontak itu dari daftar Anda, karena rasio pentalan yang tinggi dapat menyebabkan penyedia email Anda menerapkan sanksi ke akun Anda.

Menulis email dingin: poin rasa sakit dan personalisasi

Ada berbagai cara untuk mendekati penulisan email dingin.

Jika Anda memiliki penulis berbakat di tim Anda, kami sarankan Anda memanfaatkan kreativitas mereka untuk menghasilkan beberapa salinan email dingin yang sangat khas, karena ini akan membedakan email Anda dari yang lainnya di kotak masuk prospek. 11 Template Email Penjualan yang Lucu tapi Efektif dari HubSpot adalah sumber inspirasi yang hebat.

Dengan semua yang dikatakan, sebagian besar bisnis lebih memilih pendekatan yang lebih sederhana untuk menulis email dingin. Jika itu terdengar seperti Anda, kami sarankan menggunakan rumus berikut:

1. pengantar
2. Atasi titik nyeri lead
3. Sarankan cara Anda dapat memecahkan titik rasa sakit
4. CTA

Mari kita membahas masing-masing komponen ini secara rinci.

Langkah 1: perkenalkan diri Anda. Hanya dalam beberapa kalimat, katakan siapa Anda, dan beri tahu pemimpin itu sesuatu yang positif yang Anda perhatikan tentang pekerjaan mereka. Masukkan banyak pemikiran dan perhatian ke dalam bagaimana Anda mempersonalisasi pendahuluan.

Langkah 2: mengatasi titik nyeri lead . Identifikasi sesuatu yang mungkin menyebabkan masalah utama atau menahannya, lalu sampaikan titik itu dalam salinan email Anda.

Langkah 3: sarankan cara Anda dapat mengatasi titik nyeri. Beri tahu pemimpin bagaimana bisnis Anda dapat mengatasi masalah yang telah Anda sebutkan di langkah 2, dan pastikan untuk memberi tahu mereka tentang bagaimana Anda telah membantu klien serupa menangani masalah yang sama.

Langkah 4: CTA . Akhiri salinan email Anda dengan ajakan bertindak yang jelas. Misalnya, Anda mungkin bertanya kepada pemimpin apakah mereka ingin mengatur pertemuan melalui kalender online Anda.

Kami akan memberi Anda contoh bagaimana keempat bagian ini dapat disatukan dalam email yang dingin. Perhatikan strukturnya: pengantar ––> titik nyeri ––> solusi ––> CTA.

Contoh salinan email dingin

Hai, senang bertemu denganmu!

Nama saya Joe Bloggs, dan saya seorang manajer akun di sini di Joe Bloggs Blogging Inc. Saya baru-baru ini memperhatikan bahwa merek Anda telah meluncurkan beberapa produk baru yang indah, jadi saya membuat catatan untuk mengingatkan diri saya sendiri untuk berhubungan.

Jika Anda seperti pengecer mode lain yang saya ajak bicara baru-baru ini, Anda mungkin menghadapi beberapa tantangan untuk meningkatkan kesadaran akan pakaian baru Anda. Seperti yang Anda tahu, langkah kaki di jalan raya telah menurun tahun ini, dan pembatalan London Fashion Week telah mengesampingkan sumber liputan pers yang biasanya dapat diandalkan.

Saya ingin mengusulkan solusi yang dapat membantu Anda meningkatkan kesadaran publik akan produk baru Anda di tahun yang penuh tantangan ini. Joe Bloggs Blogging Inc. menjalankan operasi konten bersponsor yang berkinerja tinggi di seluruh jaringan blog yang diikuti secara luas dan otoritas tinggi. Pada bulan lalu, kami telah membantu merek fesyen termasuk House of Livorno dan Belle Cherie menjangkau lebih dari 100.000 pembaca mingguan.

Tim penjualan kami akan senang jika berkesempatan mendiskusikan hal ini dengan Anda lebih lanjut – apakah Anda ingin menggali data kampanye historis kami, atau sekadar ingin mengobrol. Cukup klik tombol dan isi preferensi Anda untuk mengatur pertemuan virtual:

ATUR PERTEMUAN

Terima kasih atas waktunya,

Joe Bloggs

(berakhir)

Apa pun penjualan bisnis Anda, formula email dingin standar industri ini akan memberi Anda titik awal yang baik untuk membangun.

Seiring waktu, Anda mungkin ingin mengubah sedikit rumus – bagian tambahan di sini, urutan yang berbeda di sana. Setiap bisnis memiliki audiens target yang sedikit berbeda, dan satu-satunya cara untuk mempelajari taktik mana yang paling berhasil dalam situasi khusus Anda adalah melalui eksperimen terus-menerus.

Metrik keberhasilan email dingin

Cold email memiliki serangkaian metrik keberhasilan yang unik. Ini adalah hal-hal yang dapat kita lihat untuk mengukur kinerja kampanye email dingin.

Metrik keberhasilan cold email yang biasanya dipantau meliputi:

• Open rate: persentase email terkirim yang dibuka.
• Rasio klik: persentase email terkirim yang terdaftar setidaknya satu klik.
• Tingkat bouncing keras: persentase email yang tidak dapat dikirim karena alasan permanen, misalnya alamat email atau domain penerima tidak asli.
• Tingkat bouncing lunak: persentase email yang tidak dapat dikirim karena alasan sementara, misalnya kotak masuk penerima penuh.
• Tingkat berhenti berlangganan: persentase penerima yang berhenti berlangganan dari milis Anda setelah membuka email.
• Rasio konversi: persentase penerima yang menyelesaikan tindakan yang ditargetkan, seperti mengklik tombol CTA.

Anda biasanya dapat menilai apakah kampanye email dingin telah berhasil dengan menganalisis beberapa kombinasi dari metrik keberhasilan ini.

Cara melacak tingkat konversi email pada tahun 2021

Metrik terpenting di sebagian besar kampanye email dingin adalah tingkat konversi. Metrik ini memberi tahu Anda berapa persentase penerima yang melakukan hal yang ingin Anda lakukan, yang bisa berupa apa saja mulai dari mengunjungi halaman di situs web Anda hingga mengatur pertemuan dengan tim penjualan Anda.

Dulu, Anda dapat melakukan pelacakan konversi email dengan menggunakan tautan singkat umum yang unik, seperti tautan bit.ly, sebagai URL target tombol CTA di setiap email. Karena setiap email memiliki tautan singkat yang unik, Anda cukup melihat analitik untuk URL unik untuk melihat apakah pengguna tertentu telah mengeklik tautan tersebut.

Meskipun teknik ini rapi dan sederhana, itu juga kontroversial, sebagian karena fakta bahwa tautan singkat umum populer tidak hanya di kalangan pengguna yang sah, tetapi juga di kalangan peretas dan penipu. Dalam beberapa tahun terakhir, beberapa penyedia tautan singkat yang paling populer seperti Bit.ly dan TinyURL telah dimasukkan dalam daftar hitam oleh penyedia layanan email termasuk MailChimp, AWeber dan VerticalResponse, yang berarti pemendekan tautan umum tidak lagi menjadi solusi yang dapat diterapkan bagi banyak pemasar.

Untungnya, masih ada cara bagi pemasar untuk melacak konversi email – mungkin hanya perlu sedikit kerja keras. Solusi populer meliputi:

• Pemendekan tautan bermerek. Ini bekerja mirip dengan pendekatan pemendekan tautan umum yang baru saja kita bahas, tetapi tautan di-host di domain bermerek Anda sendiri, dan oleh karena itu (kemungkinan besar) tidak masuk daftar hitam. Baca panduan ClickMeter untuk pelacakan konversi email untuk detail lebih lanjut.
• Merekam konversi secara manual. Beberapa pemasar yang menggunakan email dingin mungkin hanya berharap untuk mencetak beberapa konversi per kampanye. Ini terutama berlaku untuk kampanye email dingin untuk melihat layanan bernilai tinggi. Jika ini terdengar seperti email dingin Anda, Anda dapat memutuskan untuk mencatat konversi Anda dan menghitung tingkat konversi Anda secara manual. Pastikan untuk mencatat temuan Anda di suatu tempat di mana Anda dapat merujuknya kembali di masa mendatang.
• Tautkan penyedia layanan email Anda ke Google Analytics. Pendekatan ini memungkinkan Anda masuk ke akun Google Analytics dan melihat berapa banyak pengunjung yang mencapai halaman web yang ditargetkan melalui kampanye email.

Cara melacak metrik keberhasilan email lainnya

Meskipun konversi biasanya merupakan ukuran utama keberhasilan cold email, ada metrik lain yang juga dapat memberikan wawasan berharga tentang kinerja cold email Anda.

Misalnya, jika email Anda memiliki rasio pentalan keras yang tinggi, itu bisa menunjukkan bahwa Anda perlu menghapus alamat email yang tidak aktif dari milis Anda. Sementara itu, rasio klik yang rendah mungkin menunjukkan bahwa konten email Anda tidak semenarik atau relevan seperti yang seharusnya.

Banyak metrik keberhasilan email yang paling berguna disertakan dalam fitur pelaporan penyedia layanan email seperti MailChimp dan Campaign Monitor. (Sebelum Anda berkomitmen ke penyedia layanan email, periksa apakah mereka melacak metrik yang Anda perlukan untuk analisis).

Tingkat buka, klik, pentalan, dan berhenti berlangganan dapat sangat bervariasi antar industri, yang merupakan sesuatu yang perlu diingat saat mengevaluasi kampanye email Anda sendiri. Angka-angka berikut dari Tolok Ukur Pemasaran Email MailChimp menunjukkan perbedaan dalam kinerja email rata-rata di antara industri pemasaran, layanan profesional, dan PR:

Sumber: Benchmark Pemasaran Email oleh Mailchimp

Melacak metrik keberhasilan akan sangat penting untuk keberhasilan jangka panjang kampanye email dingin Anda. Dengan membandingkan metrik kampanye yang berbeda, Anda dapat menarik kesimpulan tentang mengapa kampanye tertentu mencapai kesuksesan yang lebih besar daripada yang lain. Misalnya, mungkin copywriting satu anggota tim tampaknya menarik lebih banyak konversi daripada milik orang lain, atau mungkin satu format subjek email menarik tingkat terbuka yang lebih tinggi daripada yang lain.

Analisis metrik keberhasilan email Anda di akhir setiap kampanye email dingin, identifikasi beberapa wawasan untuk diambil, lalu gunakan apa yang telah Anda pelajari untuk mengoptimalkan kampanye berikutnya.

Apakah email dingin mematuhi GDPR?

Kabar baik bagi pemasar email adalah bahwa GDPR tidak memengaruhi email dingin, karena peraturan tersebut berlaku khusus untuk cara perusahaan menangani data individu, bukan cara mereka berinteraksi dengan bisnis dan organisasi lain.

Salah satu peraturan yang harus dipatuhi oleh pemasar Inggris adalah Peraturan Privasi dan Komunikasi Elektronik tahun 2003 (PECR). Peraturan ini mendukung praktik email dingin, karena menetapkan bahwa komunikasi bisnis-ke-bisnis tidak memerlukan persetujuan keikutsertaan.

Alat email dingin terbaik

Jika Anda ingin membuat email dingin sebagai bagian penting dari pemasaran B2B Anda, masuk akal untuk menggunakan alat untuk mengoptimalkan atau mempercepat bagian dari proses. Berikut adalah beberapa alat email dingin terbaik yang kami temukan untuk Anda lihat:

• Milkshake: perangkat lunak keterlibatan penjualan dan otomatisasi, dengan fitur termasuk alat personalisasi dan email tindak lanjut otomatis. Ada juga dialer telepon terintegrasi, sehingga Anda dapat menggabungkan email dingin dengan panggilan dingin.
• Pelatuk: sangat mirip dengan Milkshake, Pelatuk menyediakan platform penuh fitur untuk menjangkau prospek baru. Fitur yang sangat menarik dari Woodpecker adalah opsi untuk mengatur email tindak lanjut yang berbeda untuk dipicu ketika penerima merespons dengan cara tertentu, misalnya ketika mereka telah membuka email beberapa kali.
• Hunter: ini adalah alat yang sangat berguna untuk menemukan alamat email prospek. Anda dapat memulai pencarian hanya dengan memasukkan domain web perusahaan mereka.

Ada banyak alat email dingin lainnya di luar sana yang patut diselidiki, jadi kami sarankan Anda melakukan riset sendiri untuk menemukan solusi yang tampaknya paling cocok untuk bisnis Anda. Ada lebih banyak contoh dalam panduan Pemasaran P2P untuk perangkat lunak email dingin terbaik.

Faktor keberhasilan terpenting dalam email dingin

Hal yang hebat tentang email dingin adalah bahwa ada berbagai cara untuk mencapai kesuksesan. Semakin menonjol email Anda, semakin baik, jadi kami sarankan Anda secara bertahap beralih ke pendekatan Anda sendiri yang dioptimalkan untuk email dingin, setelah mencoba metode yang telah kita bicarakan dalam panduan ini.

Satu hal yang kami percaya Anda harus selalu ingat saat mengirim email dingin adalah pentingnya personalisasi. Ini bisa dibilang faktor keberhasilan email dingin yang paling penting, terbukti melalui penelitian yang tak terhitung jumlahnya untuk meningkatkan tingkat terbuka dan tingkat balasan.

Personalisasi yang akurat memberi tahu penerima bahwa Anda telah melakukan kerja keras untuk memahami apakah layanan yang Anda coba jual benar-benar dapat membantu mereka. Jika Anda benar-benar dapat berempati dengan tantangan pemimpin dengan cara yang bermakna dan berbicara dengan mereka dalam bahasa yang beresonansi, email dingin Anda mungkin benar-benar berubah menjadi sangat hangat – yang merupakan jenis hubungan manusia yang sering menandai awal dari hubungan bisnis yang sukses.