Apa Itu Cloud Telephony & Bagaimana Cara Kerjanya? (+7 Keuntungan untuk Bisnis Anda)

Ingin membuat sistem telepon Anda lebih hemat biaya dan melakukan lebih banyak? Anda mungkin pernah menemukan telepon cloud, dan Anda ingin tahu apakah ini dapat membantu kasus penggunaan spesifik Anda.

Jika Anda mempertimbangkan peralihan dari layanan telepon bisnis yang ada ke telepon cloud, Anda berada di tempat yang tepat. Dalam panduan ini, kami membahas semua yang perlu Anda ketahui, termasuk esensi telepon cloud, cara kerjanya, manfaatnya bagi bisnis Anda, dan cara memilih penyedia telepon cloud.

Ayo langsung masuk.

Apa itu Telepon Cloud?

Telepon awan adalah sistem telepon yang berjalan melalui koneksi internet Anda. Ini juga dikenal sebagai solusi PBX yang dihosting berbasis VoIP. Ini membantu Anda memindahkan layanan telepon bisnis Anda ke cloud.

Telepon cloud menyederhanakan komunikasi bisnis Anda dan berkembang bersama bisnis Anda. Baik Anda membuka kantor baru, mempekerjakan pekerja jarak jauh, atau memperluas tim internal Anda, telepon cloud akan membuat ekspansi menjadi mudah dan hemat biaya.

Telepon cloud adalah jenis Komunikasi Terpadu sebagai Layanan (UCaaS). UCaaS adalah model komunikasi terpadu, artinya UCaaS menyatukan berbagai sistem komunikasi dan alat kolaborasi. Dengan telepon cloud, Anda tidak hanya memindahkan panggilan telepon ke cloud tetapi juga menghubungkannya dengan rapat video, pesan instan, CRM, dan proses bisnis secara menyeluruh.

Sebagai bagian dari platform UCaaS Anda, telepon cloud akan menghubungkan tim Anda dengan lebih baik dan membuat karyawan Anda lebih fokus, terlibat, dan puas dengan peran mereka. Faktanya, studi yang dilakukan CMBR untuk Cisco menyimpulkan bahwa hampir 8 dari 10 karyawan mengalami peningkatan tingkat produktivitas karena kemampuan kerja jarak jauh, seperti obrolan tim dan konferensi video.

Bagaimana Cara Kerja Telepon Cloud?

Telepon cloud bekerja melalui penyedia layanan VoIP. Saat Anda menghubungi nomor telepon yang ingin Anda hubungi, penyedia layanan Anda akan menangani peruteannya. Ini mengubah sinyal suara analog menjadi paket data dan mengirimkannya melalui koneksi internet Anda. Begitulah cara menghubungkan ponsel Anda ke orang yang Anda telepon.

Di pihak Anda, Anda akan mengganti ekstensi telepon individual dengan telepon meja VoIP . Daripada menyambung ke telepon rumah, Anda menyambungkan ponsel Anda ke jaringan yang ada. Anda juga dapat menggunakan softphone atau aplikasi yang diinstal di komputer, tablet, atau ponsel cerdas Anda. Dalam kedua kasus tersebut, Anda menelepon dari antarmuka yang modern dan mudah digunakan dan melakukan panggilan dalam sepersekian detik.

Karena telepon cloud berjalan di cloud, Anda dapat mengelola sistem telepon bisnis Anda melalui dasbor online untuk kontrol penuh atas nomor telepon, penerusan panggilan, penambahan pengguna baru, dan banyak lagi.

Terkait: Integrasi Teleponi Komputer: Apa Artinya, Manfaat & Cara Kerja

Telepon awan vs. PBX tradisional: Apa bedanya?

Bagi karyawan Anda, pengguna akhir sistem telepon Anda, segalanya mungkin tidak jauh berbeda antara telepon cloud dan PBX tradisional. Jika kita melihat ke balik terpal, kita akan menemukan cerita yang berbeda.

Seperti yang akan Anda lihat di bagian selanjutnya, telepon cloud menghilangkan kebutuhan Anda akan peralatan fisik. Staf Anda dapat berkomunikasi satu sama lain dan dengan pelanggan Anda menggunakan perangkat apa pun yang tersambung ke internet. Mereka dapat melakukannya di mana pun mereka dapat menggunakan Wi-Fi atau koneksi internet 4G.

Dari sudut pandang perusahaan Anda, memulai telepon cloud sangatlah mudah. Alih-alih proses yang rumit dan mahal untuk terhubung ke Public Switched Telephone Network (PSTN) , yang Anda perlukan hanyalah penyedia layanan VoIP dan koneksi broadband yang andal.

PBX tradisional menghadirkan tantangan yang jauh lebih berat, baik dalam memulai dan mempertahankan layanan telepon Anda. Inilah alasannya:

Pertama, ada biaya dan upaya penyiapan. Penyedia telepon perlu mengunjungi lokasi Anda dan memasang peralatan stasioner, dan Anda pada akhirnya akan membayar untuk pekerjaan dan perlengkapan tersebut.

Anda juga harus menjaga pengaturan teknis peralatan Private Branch Exchange (PBX) di lokasi Anda. Jika ada sesuatu yang terlalu panas, rusak, atau ketinggalan jaman, Anda harus memperbaiki atau menggantinya. Ini tidak hanya mahal, tetapi juga merampas produktivitas dan fokus tim Anda.

PBX tradisional membuat panggilan telepon Anda, terutama panggilan jarak jauh, menjadi lebih mahal. Ini menawarkan fitur panggilan dasar, yang dapat merepotkan jika Anda ingin menggunakan fitur lanjutan seperti audio HD, pesan suara-ke-email, atau analisis panggilan.

Jika perusahaan Anda berkembang, Anda mungkin ingin membuka lokasi baru, menambah lebih banyak saluran telepon, atau memperkenalkan opsi kerja jarak jauh. Sistem PBX tradisional tidak mudah diskalakan karena menambah lebih banyak peralatan, pemeliharaan, dan biaya. Telepon ini juga bukan pilihan yang nyaman bagi karyawan yang bepergian untuk bekerja dan ingin tetap produktif karena nomor telepon mereka terikat dengan telepon fisik.

Sistem PBX tradisional dapat menjadi pilihan yang baik untuk perusahaan kecil yang kebutuhan bisnisnya jarang berubah dan tidak berencana untuk melakukan ekspansi. Namun jika Anda ingin berkembang dan memastikan pengaturan telepon Anda tidak memperlambat Anda, Anda akan menyukai fleksibilitas yang ditawarkan VoIP.

Manfaat Telepon Cloud

Apa arti masalah pada sistem telepon Anda bagi perusahaan Anda? Anda dapat kehilangan pelanggan, melewatkan tenggat waktu penting, atau memecat seorang karyawan karena masalah komunikasi.

Tidak mengherankan. Cara kita bekerja menjadi dinamis dan beragam, dan kita membutuhkan teknologi untuk mengimbanginya.

Jika Anda ingin memastikan Anda tidak pernah kehilangan pelanggan, karyawan, atau ketenangan pikiran karena masalah komunikasi, berikut adalah manfaat telepon cloud yang perlu Anda ketahui.

1) Implementasi yang cepat dan mudah

Implementasi telepon cloud tidak memerlukan infrastruktur di lokasi. Keuntungan ini berarti Anda dapat memulai dan menjalankannya dalam beberapa hari, bahkan mungkin dalam satu hari.

Tidak perlu menunggu teknisi, tidak ada pemasangan saluran telepon, tidak ada penundaan, dan tidak ada proses panjang dalam mempekerjakan karyawan penuh waktu untuk mengkonfigurasi sistem telepon baru Anda. Penyedia telepon cloud Anda menangani semuanya. Anda akan langsung mendapatkan nomor telepon virtual dan akses ke dasbor yang memungkinkan Anda mengelola seluruh layanan telepon.

2) Menurunkan biaya menjalankan sistem telepon bisnis Anda

Ada banyak cara layanan telepon cloud dapat menghemat uang Anda. Anda dapat menghemat hingga 65% dari tagihan telepon biasa Anda. Telepon cloud menyelamatkan bisnis Anda dari kontrak pemeliharaan, menit panggilan terbatas, nomor telepon lokal dan bebas pulsa yang terbatas, dan pembayaran untuk layanan SMS bisnis terpisah.

Dengan telepon cloud, tidak ada biaya atau tagihan pemeliharaan yang tidak terduga. Dan jika Anda memiliki bootstrap dan ingin memulai dengan biaya serendah mungkin, Anda tidak perlu membeli telepon VoIP dan menggunakan laptop dengan headset melalui aplikasi softphone.

3) Fitur panggilan yang kuat dan kuat

Kami tidak hanya berbicara tentang fitur yang terlihat bagus di atas kertas. Fitur panggilan lanjutan yang disertakan dengan telepon cloud memungkinkan Anda bekerja dengan cerdas, efektif, dan fokus pada tugas yang tepat di waktu yang tepat. Anda dapat menghindari tugas manual dan berulang serta meningkatkan kolaborasi tim dan dukungan pelanggan Anda.

Berikut adalah beberapa fitur manajemen panggilan paling berharga dari telepon cloud:

• Penjawab otomatis , yang memungkinkan penelepon Anda menghubungi tim yang tepat.
• Penerusan panggilan , yang mengarahkan panggilan masuk berdasarkan kriteria yang telah ditentukan.
• Respons Suara Interaktif Tingkat Lanjut (IVR) , pendekatan yang lebih bersifat percakapan terhadap layanan pelanggan otomatis.
• Penerusan panggilan , sehingga Anda dapat meneruskan panggilan ke telepon meja atau ponsel mana pun.
• Konferensi video dan berbagi layar untuk pertemuan jarak jauh yang produktif.
• Nomor bebas pulsa , yang memungkinkan pelanggan menghubungi Anda dari telepon rumah tanpa biaya pulsa tambahan.
• Nomor lokal , sehingga Anda dapat membangun kehadiran lokal di mana pun Anda mau.
• Rekaman panggilan dengan aman dan andal, sehingga Anda dapat menjaga kualitas layanan.
• Pusat kontak , yang memungkinkan tim dukungan pelanggan Anda menyelesaikan pertanyaan dengan lebih cepat.

Hebatnya lagi, Anda akan mendapatkan fitur-fitur ini bersama dengan kualitas audio dan panggilan video HD. Ini adalah manfaat besar bagi tim jarak jauh. Tidak ada yang lebih buruk dalam hidup selain panggilan konferensi yang terdengar buruk.

Terkait: Apa Itu Pusat Kontak? Definisi, Fitur, dan Kegunaan

4) Fleksibilitas dan skalabilitas sistem telepon Anda

Telepon cloud akan membuat pertumbuhan menjadi lancar. Lebih khusus lagi, solusi VoIP akan memungkinkan Anda menambahkan lebih banyak pengguna hanya dalam beberapa klik.

Dengan PBX tradisional, Anda harus membayar ekstra setiap kali Anda mempekerjakan karyawan baru dan ingin menghubungkan mereka dengan saluran telepon. Telepon meja mereka memerlukan kabel, yang memerlukan waktu agak lama untuk disiapkan. Pertumbuhan Anda akan selalu menimbulkan penundaan dan biaya tambahan jika Anda mengandalkan sistem telepon di tempat.

PBX berbasis cloud tidak hanya dapat diskalakan, namun juga mudah dikelola. Anda tidak harus menjadi ahli IT. Misalnya, jika volume panggilan Anda meningkat pesat selama masa sibuk tahun ini, Anda dapat dengan mudah menambah dan menghapus saluran. Ini akan membantu Anda mempertahankan pengalaman pelanggan berkat sistem fleksibel yang dapat Anda sesuaikan dengan mudah seiring perubahan kebutuhan bisnis Anda.

5) Peningkatan mobilitas

Semakin banyak perusahaan yang beralih ke opsi kerja jarak jauh dalam jangka panjang. Sistem telepon yang dihosting adalah jawaban sempurna untuk tren ini.

Karyawan Anda dapat mengakses saluran telepon perusahaan di mana pun mereka berada, selama mereka memiliki koneksi internet. Ini bukan hanya tentang menjawab panggilan telepon; mereka dapat mengakses pesan suara, dan mengatur atau mengubah perutean panggilan saat bepergian.

Telepon cloud adalah solusi ideal bagi perusahaan yang menerapkan pekerjaan jarak jauh, memiliki kantor satelit, atau memiliki beberapa lokasi kantor.

6) Menyederhanakan pekerjaan dengan komunikasi terintegrasi

Komunikasi cloud membantu Anda menyimpan dan mengakses setiap informasi di satu platform.

Saat Anda menggunakan sistem terpisah untuk panggilan dan rapat, Anda memiliki catatan dan detail penting di banyak tempat. Catatan komputer, spreadsheet, catatan Post-It, buku catatan, dan masih banyak lagi. Menemukan interaksi di masa lalu bisa memakan waktu lama dan membuat semua orang keluar dari arusnya.

Telepon cloud menggabungkan semuanya ke dalam satu antarmuka pengguna. Anda dapat menggunakannya untuk berkolaborasi dengan kolega, mengelola pelanggan, menganalisis data real-time, mengumpulkan umpan balik, dan memajukan proyek penting.

Anda akan membawa alur kerja komunikasi bisnis Anda ke satu sumber kebenaran dan menjalani hari Anda secara efisien. Tidak ada lagi gangguan yang membuat frustrasi atau waktu yang terbuang untuk mencari informasi penting.

7) Keandalan dan ketahanan yang unggul

Bisakah Anda tidak tersedia bagi pelanggan Anda? Jika terjadi sesuatu pada jaringan listrik, apa dampaknya terhadap bisnis Anda? Masalah kabel, panas berlebih, atau badai kecil dapat merusak komunikasi dan reputasi Anda.

Solusi telepon cloud yang bereputasi memberikan waktu aktif 99,999%, sehingga Anda dapat tetap bekerja tanpa terpengaruh apa pun yang terjadi. Ia juga memiliki redundansi bawaan; jika terjadi jitter atau masalah serupa, panggilan Anda tetap online, dan Anda selalu memiliki cadangan yang dapat digunakan.

Terkait: Rencana Kesiapsiagaan Bencana untuk Bisnis — Strategi Aksi CIO

Cara Memilih Penyedia Telepon Cloud

Jika Anda ingin beralih ke solusi telepon cloud, inilah yang perlu Anda pertimbangkan saat mengevaluasi pilihan Anda.

Kualitas layanan dan kehandalan terbukti

Uptime dan keandalan yang tinggi adalah suatu keharusan. Penyedia telepon cloud Anda harus menyediakan layanan redundan dengan pusat data redundan. Fitur dan harga menarik tidak ada artinya jika ponsel Anda tidak berfungsi.

Berapa waktu aktif yang diberikan penyedia? Bisakah mereka memastikan Anda memiliki ketersediaan layanan telepon? Periksa halaman status penyedia Anda. Untuk Nextiva bisa cek status.nextiva.com .

Ketersediaan tinggi dimungkinkan dengan menggunakan pusat data yang berlokasi strategis di seluruh Amerika Serikat. Semuanya dilengkapi dengan daya yang tidak pernah terputus dan memiliki koneksi jaringan serat optik gigabit.

Anda juga dapat memeriksa sumber media sosial seperti Twitter dan Facebook untuk mendapatkan gambaran objektif tentang keandalan masing-masing penyedia. Mencari merek di Twitter dengan “@” sebelum namanya membantu Anda menelusuri semua penyebutan merek.

Selain itu, Anda juga ingin memastikan penyedia Anda menawarkan pemantauan jaringan 24/7 sehingga masalah dapat ditandai dan diselesaikan sebelum berdampak pada bisnis Anda.

Keamanan dan kepatuhan industri

Langkah selanjutnya adalah memastikan penyedia telepon cloud memenuhi standar industri. Berikut beberapa sertifikasi yang harus dicari:

• Kepatuhan HIPAA : Layanan suara dan faks penting untuk penyedia layanan kesehatan.
• ISO/IEC 20071 : Standar global untuk respons terhadap ancaman keamanan.
• Kepatuhan PCI : Tangani pembayaran kartu kredit dengan aman dan percaya diri.
• Kepatuhan SOC 2 : Rencana respons insiden untuk melindungi privasi dan integritas data Anda.

Hal lain yang perlu diperiksa adalah apakah penyedia pilihan Anda memastikan enkripsi panggilan. Panggilan terenkripsi berarti Anda dapat menggunakan Transport Layer Security (TLS) dan Secure Real-time Transport Protocol (SRTP) untuk membangun keamanan tingkat tinggi di setiap panggilan .

Fitur dan integrasi

Kebutuhan bisnis apa yang akan Anda penuhi dengan menambahkan telepon cloud ke perangkat Anda? Di sinilah fitur dan integrasi sistem telepon berperan.

Apakah Anda melakukan banyak panggilan keluar atau menerima banyak panggilan masuk? Apakah Anda memiliki beberapa lokasi bisnis? Apakah pelanggan Anda berada di AS atau internasional? Ini adalah beberapa dari banyak pertanyaan yang perlu dipertimbangkan ketika melihat fitur telepon cloud. Bicaralah dengan calon penyedia layanan dan pelajari bagaimana mereka dapat mengakomodasi kebutuhan bisnis Anda.

Anda juga harus mempertimbangkan bagaimana sistem telepon baru akan berfungsi dalam rutinitas dan alur kerja karyawan Anda yang sudah ada.

Apakah Anda memerlukan sistem telepon untuk berintegrasi dengan perangkat lunak manajemen proyek Anda? Bagaimana dengan CRM Anda? Seberapa mudah menerapkan dan memelihara konfigurasi sistem telepon Anda? Sekali lagi, ini adalah pertanyaan yang perlu dipikirkan ketika mencari calon penyedia layanan.

Biaya kepemilikan sebenarnya

Penetapan harga sering kali terlihat bagus di atas kertas. Kemudian, saat Anda mulai menggunakan layanan ini, Anda mendapatkan tagihan yang tidak terduga dan tidak nyaman yang tidak seperti yang Anda lihat saat mendaftar.

Carilah harga transparan yang menguraikan segala sesuatu yang termasuk dalam tarif dan apa pun yang perlu Anda bayar ekstra. Konfirmasikan detail harga seperti:

• Jumlah pengguna yang Anda miliki di paket Anda.
• Paket pembayaran bulanan atau tahunan (dan diskon), jika tersedia.
• Apakah ada peralatan yang diperlukan agar layanan dapat berfungsi dengan baik?
• Fleksibilitas untuk mengubah rencana seiring perubahan kebutuhan Anda.
• Biaya panggilan masuk dan keluar (pada nomor lokal dan bebas pulsa).
• Fitur opsional ditambahkan secara a la carte.
• Pajak wajib, biaya tambahan, dan biaya lainnya.

Pastikan harga yang Anda ulas tidak meninggalkan kebutuhan bisnis yang terlewat. Halaman harga kami memberikan transparansi penuh tentang apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam setiap opsi layanan telepon.

Dukungan pelanggan yang cepat dan efisien

Terakhir, pastikan tim layanan pelanggan penyedia Anda dapat membantu Anda saat Anda membutuhkannya.

Lihatlah opsi dukungan mereka. Apakah mereka tersedia di obrolan langsung? Bisakah Anda menelepon mereka? Apakah Anda perlu menunggu 24 jam atau lebih hingga mendapat balasan email?

Kemudian, pertimbangkan jawaban yang Anda dapatkan atas pertanyaan Anda. Apakah mereka mempertimbangkan situasi spesifik Anda, atau bersifat umum? Apakah perwakilan dukungan meluangkan waktu untuk memahami masalahnya? Apakah mudah untuk mengajukan pertanyaan lanjutan?

Anda dapat menguji dukungan pelanggan penyedia layanan dengan mengikuti uji coba gratis, namun Anda juga bisa mendapatkan ide yang kuat dengan menghubungi calon pelanggan juga. Ini akan memberi Anda gambaran yang kuat tentang bagaimana penyedia Anda dapat membantu Anda mengembangkan dan meningkatkan keseluruhan sistem komunikasi Anda selama berbulan-bulan dan bertahun-tahun yang akan datang.

Pindahkan Sistem Telepon Anda ke Cloud Telephony

Telepon cloud akan menurunkan biaya komunikasi Anda, meningkatkan produktivitas, dan meningkatkan ketahanan Anda. Ini juga bertindak sebagai satu-satunya sumber kebenaran untuk komunikasi bisnis.

Anda akan mendapatkan manfaat maksimal jika memilih penyedia telepon cloud yang andal dan teruji. Biaya layanan telepon cloud Nextiva hanya $19,95 per pengguna per bulan untuk fitur yang akan meningkatkan keseluruhan bisnis Anda.

Jangan percaya begitu saja; Ulasan Nextiva berbicara sendiri! Jika Anda sedang mencari sistem telepon baru, tidak perlu mencari lagi.