Apa Itu Perangkat Lunak CLM dan Apakah Anda Membutuhkannya?

Apa itu CLM?

CLM adalah singkatan dari manajemen siklus hidup kontrak. Ini adalah proses penanganan kontrak dari awal hingga akhir, mulai dari saat pertama kali dirancang dan dinegosiasikan, hingga saat ditandatangani, dilaksanakan, dan kemudian diperbarui atau dibatalkan.

Siklus hidup manajemen kontrak melibatkan hal-hal seperti mencatat tenggat waktu, memastikan semua pihak mematuhi persyaratan, dan menangani setiap perubahan atau masalah yang muncul di sepanjang proses.

Apa itu Perangkat Lunak CLM?

Perangkat lunak CLM adalah alat yang digunakan tim penjualan untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan berbagai tahapan pengelolaan kontrak.

Solusi manajemen siklus hidup kontrak yang efektif dapat membantu Anda dan tim Anda:

• Meningkatkan efisiensi

• Merampingkan operasi penjualan

• Mengurangi risiko hukum pada perusahaan Anda

• Meningkatkan kepatuhan kedua belah pihak

• Meningkatkan kolaborasi

• Mengoptimalkan kinerja kontrak

Perangkat lunak manajemen siklus hidup kontrak membantu tim Anda mencapai semua hal ini dalam tahap tertentu.

Tahapan Manajemen Siklus Hidup Kontrak

Proses manajemen siklus hidup kontrak berjalan dalam urutan yang logis. Perangkat lunak CLM terbaik menyertakan fitur untuk membantu Anda berpindah dari satu tahap ke tahap berikutnya secara efisien.

Pembuatan Kontrak

Hal ini melibatkan penyusunan syarat dan ketentuan kontrak, sering kali dengan templat, bahasa standar, atau persyaratan khusus. Tahap ini mungkin melibatkan kolaborasi antara berbagai pemangku kepentingan perusahaan, termasuk departemen hukum, pengadaan, manajemen produk, penjualan, dan lainnya.

Negosiasi dan Persetujuan

Setelah draf awal disiapkan, semua pihak yang terlibat dapat bernegosiasi untuk mencapai kesepakatan yang dapat diterima bersama. Tahap ini meliputi pembahasan, revisi, dan finalisasi kesepakatan. Pemangku kepentingan dapat menyetujui persyaratan selama negosiasi, atau sekadar menyetujui kontrak setelah finalisasi.

Eksekusi Kontrak

Setelah kontrak dinegosiasikan dan disetujui, kontrak tersebut ditandatangani oleh semua pihak melalui tanda tangan elektronik, sehingga mengikat secara hukum.

Penyimpanan dan Organisasi

Kontrak harus disimpan dan diatur dengan aman agar mudah diakses. Hal ini biasanya melibatkan semacam sistem pengelolaan dokumen digital, yang dapat diakses oleh semua pihak dan pemangku kepentingan.

Manajemen Kewajiban

Sepanjang siklus hidup manajemen kontrak, semua pihak harus memenuhi kewajiban mereka yang dituangkan dalam perjanjian. Perangkat lunak CLM membantu melacak dan mengelola kewajiban ini, memastikan kedua belah pihak memenuhi komitmen kontrak mereka.

Amandemen dan Renegosiasi

Terkadang, kontrak mungkin perlu diubah karena perubahan keadaan atau persyaratan. Perangkat lunak CLM dapat memfasilitasi proses pengelolaan amandemen dan negosiasi ulang, memastikan semua perubahan didokumentasikan dengan baik.

Perpanjangan atau Penghentian

Menjelang akhir masa kontrak, perangkat lunak CLM dapat memberikan pengingat dan pemberitahuan untuk tanggal perpanjangan atau penghentian. Kemudian pihak-pihak yang terlibat dapat menilai keberhasilan kontrak dan memutuskan apakah akan memperbarui, menegosiasikan ulang, atau mengakhiri perjanjian.

Analisis dan Pelaporan

Perangkat lunak CLM dapat menghasilkan laporan mengenai kinerja kontrak, kepatuhan, risiko, dan metrik utama lainnya. Informasi ini dapat membantu Anda dan tim Anda membuat keputusan yang tepat tentang kontrak di masa depan, dan meningkatkan proses manajemen siklus hidup kontrak secara keseluruhan.

Apakah Anda Benar-Benar Membutuhkan Perangkat Lunak CLM?

Alat manajemen siklus hidup kontrak ideal untuk tim penjualan besar yang menghasilkan kontrak dalam jumlah besar untuk berbagai layanan. Itu dibangun untuk kontrak dan proses yang lebih kompleks.

Selain itu, semakin banyak pemangku kepentingan yang terlibat dalam CLM Anda, semakin mudah perangkat lunak CLM melakukan prosesnya. Selain tim penjualan, pemangku kepentingan lainnya mungkin termasuk:

• Departemen hukum

• departemen keuangan

• Tim Pembelian dan Pengadaan

• Tim operasi

  

• Administrator dan manajer kontrak

Namun bagi perusahaan dengan tim penjualan yang lebih gesit dan kontrak yang lebih sederhana, perangkat lunak CLM mungkin merupakan alat yang terlalu canggih dan rumit. Ini mungkin juga berarti Anda membelanjakan lebih dari yang sebenarnya perlu.

Ini tidak berarti Anda tidak boleh menggunakan perangkat lunak CLM. Namun Anda mungkin lebih baik menggunakan alat yang lebih sederhana seperti Proposify.

Perbandingan Perangkat Lunak CLM

Meskipun Proposify bukan perangkat lunak CLM, Proposify berbagi beberapa fitur dengannya.

Proses Manajemen Kontrak yang Konsisten dan Dapat Diulang

Penggunaan perangkat lunak memfasilitasi proses manajemen kontrak yang konsisten dan berulang dengan menstandarisasi templat, alur kerja, dan proses persetujuan. Hal ini memastikan keseragaman dalam pembuatan, pelaksanaan, dan pemantauan kontrak, sehingga menghasilkan efisiensi, kepatuhan, dan mitigasi risiko yang lebih baik.

Manajemen Peran dan Izin

Manajemen peran dan izin memungkinkan Anda dan tim Anda mengontrol akses ke data dan fungsi kontrak sensitif berdasarkan peran dan tanggung jawab pengguna. Hal ini memastikan hanya personel yang berwenang yang dapat melihat, mengedit, atau menyetujui kontrak, sehingga meningkatkan keamanan dan kerahasiaan sekaligus mendorong akuntabilitas di seluruh siklus hidup kontrak.

Perpustakaan Konten

Semua pemangku kepentingan dapat mengakses aset terkait kontrak dalam satu pustaka konten, termasuk gambar, tabel harga, dan cuplikan yang digunakan untuk membuat dan memperbarui kontrak.

Tanda Tangan Elektronik yang Mengikat Secara Hukum

Penggunaan perangkat lunak untuk CLM menghilangkan kebutuhan akan tanda tangan tulisan tangan, sehingga mempercepat proses penyelesaian kontrak. Meskipun perangkat lunak CLM menggunakan tanda tangan elektronik, namun tetap mengikat secara hukum.

Bidang dan Variabel Khusus

Beberapa bidang dan variabel khusus berlaku untuk semua kontrak, apa pun cakupannya. Hal ini mencakup hal-hal seperti informasi organisasi, nama penandatangan, dan kebijakan penghentian kontrak. Perangkat lunak memungkinkan informasi ini terisi secara otomatis dalam kontrak.

Keamanan Kelas Dunia

Proposify dan sebagian besar perangkat lunak CLM dilindungi dengan enkripsi 256-bit tingkat bank, dan enkripsi kata sandi satu arah. Hal ini memastikan prospek Anda akan merasa aman karena data pribadi mereka dilindungi.

Integrasi dengan Sistem CRM

Integrasi perangkat lunak dapat dilakukan dengan alat seperti Salesforce, Hubspot, dan perangkat lunak manajemen bisnis lainnya.

Dan Proposify memiliki beberapa fitur yang membedakannya dari perangkat lunak CLM standar.

Lebih Mudah Digunakan

Proposify tidak serumit perangkat lunak CLM, sehingga lebih mudah diatur, dipelajari, dan digunakan. Ini memfasilitasi adopsi tim penjualan.

Keterjangkauan

Karena teknologinya lebih sederhana, Proposify lebih murah dibandingkan perangkat lunak CLM. Alat ini sama efektifnya dengan perangkat lunak CLM, namun lebih hemat biaya.

Lebih Banyak Kustomisasi Visual

Proposify menawarkan templat kontrak yang kuat, dan komponen visual individual yang dapat disematkan ke dalam dokumen untuk menyesuaikannya dan membuatnya lebih efektif.

Dapat Digunakan sebagai Perangkat Lunak Proposal

Di sinilah Proposify benar-benar bersinar. Dapatkan kendali dan visibilitas ke dalam proses proposal, dan gabungkan dengan proses manajemen siklus hidup kontrak untuk solusi penjualan menyeluruh yang andal.

Rencana ekspansi juga ada dalam peta jalan Proposify untuk menambahkan alat manajemen siklus hidup kontrak tertentu untuk menjadi solusi perangkat lunak CLM yang lebih lengkap.

Kendalikan Kontrak Anda

Jika Anda sampai pada kesimpulan bahwa perangkat lunak CLM lebih dari yang Anda butuhkan, pilihlah opsi yang lebih sederhana—Proposify. Ini akan membawa Anda secara efisien melalui proses manajemen siklus hidup kontrak, dan menyediakan banyak fitur yang sama seperti perangkat lunak CLM.

Lebih penting lagi, ia menawarkan keunggulan yang tidak dimiliki perangkat lunak CLM, seperti biaya lebih rendah, pengaturan dan penggunaan lebih mudah, dan lebih banyak penyesuaian visual.

Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana Proposify memberi Anda visibilitas menyeluruh dan kontrol proses manajemen kontrak untuk membantu Anda menyelesaikan transaksi dengan lebih cepat dan efisien.