Apa Itu Telepon VoIP & Bagaimana Cara Kerjanya?

Apa itu Telepon VoIP?

Telepon VoIP adalah telepon yang membuat dan menerima panggilan menggunakan internet. Alih-alih telepon "kabel keras" tradisional yang menggunakan kabel tembaga sambungan langsung untuk menyediakan layanan telepon, telepon VoIP memberi Anda mobilitas, interoperabilitas, dan konektivitas yang lebih besar.

Ada dua perbedaan besar antara telepon VoIP dan telepon tradisional. Yang pertama adalah bahwa telepon VoIP akan bekerja di mana pun Anda berada. Selama Anda memiliki internet, Anda akan dapat membuat dan menerima panggilan tanpa terikat pada satu tempat. Dan perbedaan kedua adalah Anda secara teknis bahkan tidak memerlukan telepon untuk melakukan panggilan. Anda dapat melakukan panggilan dari aplikasi di komputer Anda.

Apa manfaat dari Telepon VoIP?

Ada banyak fitur utama VoIP yang dapat membantu merampingkan bisnis Anda, termasuk:

• Pemasangan dan pengaturan yang mudah
• Penskalaan mudah
• Nomor telepon virtual yang mengikuti Anda dan karyawan Anda
• Teknologi ini mendukung teknologi yang lebih tua
• Ketersediaan luas dan implementasi ekonomis
• Integrasi sederhana dengan aplikasi perangkat lunak lain.
• Rentang pilihan perangkat
• Pengaturan mulus pada koneksi internet yang ada

Jenis Telepon VoIP

Telepon Keras VoIP

Telepon keras seperti telepon tradisional karena mereka duduk di meja Anda atau di ruang konferensi. Anda dapat menggunakan telepon keras untuk:

• Panggilan langsung
• Panggilan konferensi
• Mengakses pesan suara
• Komunikasi melalui handset, headset , Bluetooth, dan speakerphone

Perangkat Lunak VoIP

Softphone adalah telepon virtual yang hidup dalam aplikasi pada perangkat (seperti komputer, tablet, atau smartphone). Mereka bekerja seperti telepon keras, tetapi daripada telepon fisik, Anda melakukan panggilan dari aplikasi.

Bagaimana Telepon VoIP Bekerja

Di masa lalu, telepon disambungkan ke Private Branch Exchange (PBX) lokal . Mesin besar ini akan menangani semua perutean dan memastikan setiap panggilan mencapai tujuan yang tepat. Fitur telepon VoIP jauh melebihi yang tersedia pada sistem PBX lama.

Karena telepon VoIP bekerja dengan memproses panggilan telepon dari internet, atau cloud, teknologi ini menggunakan kabel jaringan komputer atau Wi-Fi yang ada untuk mengakses jaringan telepon.

Tidak ada lagi kabel atau kotak yang diperlukan untuk menggunakan layanan telepon bisnis VoIP Anda! Sekarang Anda dapat menerima panggilan dari mana pun Anda memiliki internet — bahkan dari aplikasi di komputer Anda — dan nomor telepon Anda dapat tetap sama seperti sebelumnya, sehingga tidak ada biaya untuk mengubahnya.

Jadi, perangkat telepon mana pun yang dipilih perusahaan Anda, Anda dapat menghubungkannya ke sistem telepon VoIP dengan sederhana dan mudah. Cukup colokkan telepon dan minta tim teknologi Anda mengonfigurasi sistem dengan cara yang paling sesuai dengan kebutuhan khusus Anda.

Jika Anda menggunakan sistem telepon VoIP dari Nextiva, Anda menggunakan layanan telepon bisnis terbaik yang tersedia saat ini.

Terkait: 7 Langkah Mengatur Sistem Telepon VoIP di Rumah atau Kantor

Apa manfaat dari Telepon VoIP?

Banyak fitur dari layanan telepon VoIP berbicara sendiri:

• Instalasi dan pengaturan yang mudah pada koneksi internet yang ada.
• Nomor telepon virtual yang mengikuti Anda dan karyawan Anda.
• Gunakan koneksi Internet Anda yang ada. Telepon bisnis lainnya memerlukan kabel tembaga khusus yang terpisah dari koneksi jaringan komputer.
• Tautkan ke akun pengguna atau ke nomor telepon. Mereka memungkinkan Anda untuk beralih di antara panggilan simultan pada akun tertentu.
• Integrasi sederhana dengan aplikasi perangkat lunak lain, seperti Microsoft Teams
• Beri perusahaan akses mudah ke fitur pesan suara lanjutan.
• Rentang audio berkualitas lebih tinggi (dua kali lipat dari tradisional).
• Dapat diatur untuk PoE. Itu berarti mereka mendapatkan daya melalui kabel jaringan Ethernet mereka alih-alih adaptor daya tradisional. Ini menghasilkan lebih sedikit transformator yang harus dicolokkan ke soket ekstensi di sekitar kantor.

Fitur Telepon VoIP

Sekarang mari kita lihat tipikal telepon VoIP dan memeriksa fungsi dan fiturnya. Ini adalah gambaran umum, tetapi kami akan menggunakan diagram telepon Poly. Jadi fungsi spesifik dan lokasi tombol akan sedikit berbeda dengan model lain.

Anda perlu memahami berbagai pilihan untuk membuat pilihan terbaik bagi bisnis Anda.

1) Tombol garis

• Biasanya tombol-tombol ini menyala untuk mengingatkan Anda ketika ada panggilan tunggu atau parkir di jalur tersebut.
• Cara mudah untuk mengidentifikasi jumlah saluran yang tersedia di ponsel ini, hitung tombol-tombol ini.
• Seringkali tombol ini juga dapat diprogram dengan akses panggilan cepat ke klien penting Anda.

2) Tab yang Dapat Dibalik

Membalik menjadi kait yang memungkinkan Anda untuk meletakkan telepon di dinding tanpa handset jatuh.

3) Pembicara

Dari mana suara itu berasal saat dalam mode speakerphone. Kualitas speaker telepon penting untuk komunikasi yang efektif.

4) Kunci Kembali

Memungkinkan Anda untuk kembali ke menu sebelumnya dengan menekan satu tombol.

5) Kunci Transfer

Memungkinkan Anda mengirim penelepon ke telepon pengguna lain.

• Berbeda dengan penerusan panggilan yang dirancang untuk digunakan setelah seseorang menjawab telepon.
• Transfer Hangat – memungkinkan Anda menahan penelepon saat Anda memeriksa nomor tujuan penerima.
• Blind Transfer – memungkinkan Anda untuk mengirim panggilan ke perangkat baru tanpa terlebih dahulu memeriksa apakah mereka akan menjawab.

6) Pesan

Tombol ini memberi Anda akses cepat ke pesan suara Anda yang menunggu.

• Mengirim Anda ke pesan suara Anda di mana Anda bisa mendapatkan akses ke semua fitur lanjutan dari pesan suara VoIP.

7) Tahan

Fungsi serupa dengan tombol tahan yang kita semua kenal dan sukai.

8) Tombol volume

Atas = lebih keras, bawah = lebih lembut

9) Papan tombol

Pengaturan nomor standar yang digunakan untuk panggilan.

10) Tombol bisu

Digunakan untuk membisukan mikrofon sehingga komentar rahasia yang cepat dapat dibuat, atau jika Anda ingin membuat espresso selama panggilan konferensi.

11) Tombol speakerphone

Panggilan konferensi dadakan dan handsfree sehingga Anda dapat melakukan banyak tugas.

12) Tombol headset

Beralih ke headset Anda jika dilengkapi.

13) Port USB

Memungkinkan Anda menggunakan headset USB atau mencolokkan flash drive.

14) Kunci rumah

Terkadang saat Anda menelusuri opsi di ponsel, Anda memerlukan pintasan untuk kembali ke awal.

15) Tombol navigasi/tombol pilih

Gunakan ini untuk menavigasi tampilan, seperti mouse atau joystick.

• Petunjuk arah sesuai dengan menu di layar: atas/bawah untuk menggulir kontak, kiri/kanan untuk memilih opsi seperti jenis dering untuk setiap kontak, dll.

16) Tombol lunak

Tombol-tombol ini akan berubah fungsi berdasarkan konteks dari apa yang sedang Anda lakukan. Biasanya tampilan akan memberi tahu Anda apa yang dapat dilakukannya untuk Anda.

Berikut adalah daftar opsi yang tersedia secara umum yang mungkin Anda lihat di layar untuk tombol lunak.

Opsi-opsi ini ditampilkan saat telepon aktif (saat telepon tidak terhubung atau sedang melakukan panggilan).

• Transfer
• transfer buta
• Pertemuan
• Taman
• panggil ulang
• Direktori
• Panggilan cepat

Ini ditampilkan saat telepon dalam keadaan diam (saat telepon dalam keadaan siap pakai).

• panggil ulang
• Direktori
• Panggilan Pickup
• Pengalihan Panggilan Aktifkan / Nonaktifkan
• Jangan ganggu
• Panggilan Terakhir Diterima
• Panggilan tidak terjawab
• Panggilan cepat
• Tombol lunak bersifat dinamis. Mereka dapat diprogram untuk melakukan fungsi yang berbeda jika Anda sedang menelepon vs jika panggilan tidak digunakan

17) Slot Keamanan

Memungkinkan Anda memasang kabel pengaman dan mengunci perangkat ke meja (di sisi belakang telepon).

18) Layar

Ini akan bervariasi antar model; sekarang ada banyak perangkat dengan layar sentuh penuh warna.

• Layar telepon VoIP biasanya menampilkan semua info yang dibutuhkan pengguna. Ini dapat mencakup hal-hal seperti waktu, tanggal, tombol lunak, pesan global, panggilan terparkir, dll. (Semua yang menurut ponsel ingin Anda ketahui.)
• Ponsel kelas atas menggunakan layar sentuh seperti smartphone yang dapat menggantikan beberapa atau semua tombol pada perangkat.

19) Indikator menunggu pesan

Lampu sederhana untuk memberi tahu Anda "Anda mendapat surat"

Terkait: 12 Blog VoIP untuk Bookmark (Berita, Tren, dan Lainnya)

Pengaturan telepon

Alih-alih konektor telepon RJ-11 6-pin, telepon VoIP dihubungkan ke jack RJ-45 8-pin. Nomor RJ ini bukan nama droid tetapi sebenarnya adalah konektor yang digunakan komputer Anda untuk terhubung ke internet.

Baik RJ-11 dan RJ-45 terlihat sangat mirip. Untuk rata-rata orang, konektor ini hanya akan disebut 'jack telepon' atau 'kabel ethernet'. Namun pada kenyataannya, mereka melayani dua tujuan yang berbeda.

RJ-11 dirancang untuk menghubungkan telepon analog, sedangkan RJ-45 dirancang untuk menghubungkan jaringan. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang perbedaan antara analog dan VoIP, baca posting blog kami tentang VoIP vs. PSTN .

Kebanyakan telepon VoIP hanya membutuhkan koneksi jaringan atau router . Beberapa model yang lebih baru mungkin tidak memerlukan kabel sama sekali dan dapat terhubung ke jaringan Anda hanya melalui WiFi.

Lihat bagian bawah ponsel ini! Tidak ada misteri di sini. Colokkan kabel jaringan, colokan listrik, dan selesai!

Sekarang bonusnya. Lihatlah port kedua. Anda dapat menyambungkan telepon lain dan menyambungkan dua telepon pada soket dinding jaringan yang sama. Ini berarti Anda tidak perlu berurusan dengan bundel kabel besar yang berantakan yang berjalan ke router di bawah meja Anda.

Pastikan Anda menggunakan kabel yang benar, sehingga Anda bisa mendapatkan kecepatan koneksi yang memadai.

Untuk spesifikasi pasti dari berbagai kabel yang tersedia, lihat tabel di bawah ini.

Perbandingan Spesifikasi Kabel Jaringan

Itu adalah praktik luas untuk menggunakan kabel CAT-5 standar lama ketika revolusi komputer dimulai, tetapi sekarang kabel yang lebih tua itu tidak dapat menangani kecepatan yang lebih cepat. Meningkatkan ke minimum CAT-5e—atau lebih baik lagi CAT-6—akan memperbaikinya.

Baca kategori penunjukan di sisi kabel untuk mengetahui apakah kabel dan jumper Anda memadai untuk infrastruktur Anda saat ini.

Bandingkan Telepon VoIP

Sekarang setelah Anda lebih memahami cara kerja VoIP dan apa yang dapat mereka lakukan untuk meningkatkan komunikasi bisnis Anda, inilah saatnya untuk memilih model telepon.

Ini sering menjadi tugas yang menakutkan ketika Anda menyadari bahwa ada ratusan perangkat untuk dipilih dan lebih dari selusin merek.

Untuk mempermudah proses pengambilan keputusan, Nextiva telah menyusun bagan yang menunjukkan ponsel paling populer di pasar. Semua model ini telah diuji dan ditinjau, dan masing-masing telah mengacu pada standar industri tertinggi.

Namun, ingatlah bahwa ada banyak model lain yang tersedia (beberapa dengan fitur yang lebih canggih atau jalur tambahan). Berikut adalah daftar telepon VoIP bisnis terbaik yang lebih lengkap.

Perhatikan bahwa jika Anda memerlukan telepon konferensi bisnis, itu akan ditangani di bagian berikutnya.

Ulasan video Nextiva X-885

Bandingkan Telepon Konferensi VoIP

Telepon konferensi berbeda dari telepon desktop karena dioptimalkan untuk mendengar dan mengirim audio dengan kualitas terbaik dalam pengaturan grup (seperti meja ruang konferensi).

Telepon konferensi dirancang dengan konfigurasi mikrofon omni-directional.

Namun, tidak ada perbedaan fungsional yang besar antara telepon desktop dan telepon konferensi. Jika Anda mempelajari cara menggunakan satu, Anda dapat dengan mudah menggunakan yang lain.

Model yang ditunjukkan di bawah ini adalah yang paling populer di pasar. Masing-masing dilengkapi dengan fitur standar seperti speakerphone dan panggilan cepat. Untuk informasi tentang fitur dan kemampuan tambahan, lihat bagan di bawah ini.

Jenis telepon VoIP apa yang dibutuhkan bisnis saya?

Pada akhirnya, Anda tidak bisa salah dengan salah satu perangkat populer ini. Anda akan melihat bahwa masing-masing menawarkan fitur yang Anda harapkan dari sistem telepon.

Berikut adalah persyaratan utama yang perlu dipertimbangkan sebelum memilih perangkat:

1. Lihatlah merek-mereknya. Apakah ada nama yang Anda percayai lebih dari yang lain? Pikirkan tentang umur panjang dan kinerja masa lalu.
   • Poly adalah pemimpin global dalam hal keterlibatan yang produktif dan efektif dengan kolega, mitra, pelanggan, dan prospek. Anda tidak dapat melihat solusi VoIP yang serius tanpa menyertakan lini produk mereka dalam proses pengambilan keputusan Anda.
   • Cisco adalah nama besar dalam jaringan bisnis dan infrastruktur internet dan pemain utama lainnya di bidang perangkat keras VoIP .
   • Panasonic adalah salah satu inovator terkemuka di dunia dalam sistem bisnis telepon VoIP. Reputasi mereka untuk membuat perangkat elektronik berkualitas kembali beberapa dekade.
   • VTech adalah produsen telepon nirkabel terbesar di dunia dan terkenal dengan mainan edukatif elektroniknya.
2. Cari jumlah tampilan garis. Berapa banyak jalur yang harus dapat ditangani oleh setiap perangkat dalam bisnis Anda? Beberapa anggota tim akan membutuhkan lebih dari dua baris.
3. Apakah Anda menggunakan headset? Apa jenis konektor yang mereka miliki? RJ-9 adalah jenis konektor yang sudah dikenal untuk telepon, tetapi kurang populer. Headset saat ini menggunakan USB untuk konektivitas. Jika Anda membutuhkan Bluetooth, pastikan perangkat Anda mendukungnya. Beberapa perangkat memerlukan dongle USB-ke-Bluetooth yang mungkin tidak disertakan.
4. Siap untuk Power over Ethernet (PoE)? Sebagian besar perangkat sekarang mendukung PoE, tetapi pastikan Anda memiliki adaptor daya karena sebagian besar karyawan yang bekerja dari rumah tidak memiliki peralatan jaringan yang mendukung PoE.
5. Jangan lupa tentang keandalan. Apakah ponsel menerima pembaruan keamanan reguler? Telepon VoIP yang menerima pembaruan ini cenderung menyediakan layanan telepon VoIP yang jauh lebih andal daripada perangkat yang memerlukan firmware yang dikirimkan secara manual. (Petunjuk: Banyak, banyak perangkat yang terhubung ke internet tidak pernah diperbarui.)

Karena telepon konferensi VoIP memiliki tujuan dan fungsi yang sedikit berbeda di kantor, ada beberapa faktor tambahan yang perlu dipertimbangkan mengenai telepon konferensi:

1. Perhatikan opsi untuk menggunakan nirkabel. Banyak ruang konferensi tidak memiliki soket jaringan di tengah meja. Jika Anda ingin menghindari menjalankan kabel lain, ini bisa menjadi pilihan penting untuk perangkat Anda.
2. Bluetooth mungkin juga penting. Terutama jika Anda perlu meningkatkan suara untuk seseorang dengan gangguan pendengaran dan tidak membuatnya terlalu keras untuk orang lain di dalam ruangan.
3. Layar lebih jauh dari pengguna, sehingga layar yang dapat dibaca dengan cahaya terang dapat membuat perbedaan.
4. Yang penting, perhatikan reputasi kualitas yang diwakili setiap merek dan lihat peringkat layanan pelanggan mereka.
5. Terakhir, opsi pembuat kopi/espreso belum tersedia pada model apa pun. Mungkin kita harus mulai menulis dalam kampanye?

Kesimpulan

Ada banyak pilihan saat membeli dan mengkonfigurasi layanan VoIP bisnis Anda. Memastikan Anda memiliki penyedia, telepon, dan fitur VoIP terbaik, memberi Anda lebih banyak kepercayaan diri untuk menjalankan bisnis Anda.

Tidak harus sulit. Sebenarnya, menyiapkan sistem telepon virtual sangat mudah, Anda dapat mengaturnya sendiri.

Kabar baiknya adalah Anda tidak sendirian dalam perjalanan ini, dan ada para profesional yang akan memandu Anda sepanjang perjalanan. Biarkan spesialis VoIP Nextiva membantu Anda memilih sistem telepon yang sempurna untuk perusahaan Anda. Juga, lihat apa yang pelanggan kami katakan tentang layanan telepon VoIP kami.