Apa itu Sistem Telepon Virtual & Bagaimana Cara Kerjanya?

Sebagai majikan pindah untuk merangkul kerja jarak jauh, salah satu hambatan terbesar adalah sistem telepon bisnis mereka. Sistem telepon kuno tidak kompatibel dengan normal baru ini. Anggota tim tidak berada di kantor untuk menerima panggilan, mereka juga tidak memiliki akses ke telepon meja.

Pergeseran ke pekerjaan jarak jauh dan terdistribusi berarti bahwa bisnis memerlukan sistem telepon virtual sehingga mereka tidak terikat oleh telepon rumah fisik

Jadi, bisakah Anda menjalankan bisnis Anda dari sistem telepon virtual? Apakah terlalu sulit untuk mengaturnya? Fitur apa yang harus saya cari? Kami akan membahas semua ini dan lebih banyak lagi dalam panduan komprehensif ini.

• Apa itu sistem telepon virtual?
• Bagaimana cara kerja sistem telepon virtual ?
• Apa perbedaan antara sistem telepon virtual & PBX?
• Manfaat menggunakan sistem telepon virtual
• Daftar periksa pembeli untuk sistem telepon virtual Anda berikutnya
• FAQ sistem telepon virtual

Apa itu sistem telepon virtual?

Sistem telepon virtual adalah platform komunikasi yang memungkinkan Anda melakukan dan menerima panggilan melalui internet dan cloud, bukan melalui telepon rumah fisik. Sistem telepon virtual memungkinkan pengguna melakukan dan menerima panggilan di aplikasi desktop, ponsel, atau telepon meja, semua dari satu nomor telepon bisnis.

Alasan terbesar mengapa perusahaan memindahkan sistem telepon mereka ke cloud adalah untuk memanfaatkan fitur-fitur canggih yang hanya dapat disediakan oleh sistem telepon virtual. Ini memungkinkan perusahaan dari semua ukuran untuk meningkatkan produktivitas dan mengembangkan tim mereka.

Penyedia sistem telepon virtual memelihara infrastruktur komunikasi yang terukur bagi pengguna. Penyedia ini memelihara infrastruktur komunikasi yang terukur bagi pengguna. Selain layanan telepon VoIP itu sendiri, mereka menerapkan fitur-fitur canggih seperti pesan teks SMS, nomor telepon bisnis, dan transkripsi pesan suara.

Sederhananya, sistem telepon virtual adalah cara hemat biaya untuk membuat seluruh tim Anda tetap terhubung. Penelitian baru menunjukkan bahwa hampir 40% perusahaan memiliki anggota tim yang bekerja dari jarak jauh. Anda akan memerlukan sistem telepon yang berfungsi di dalam dan di luar kantor.

Bagaimana cara kerja sistem telepon virtual?

Sistem telepon virtual menghubungkan panggilan antara nomor telepon bebas pulsa dan lokal serta pengguna . Sebelum telepon Anda berdering, ada banyak keajaiban teknologi yang terjadi. Tetapi yang paling penting untuk diingat adalah bahwa perusahaan Anda tidak harus memelihara saluran atau switchboard — penyedia sistem telepon virtual yang melakukannya untuk Anda!

Sistem telepon virtual ini bekerja dengan mengelola semua infrastruktur telekomunikasi dan hubungan dengan Jaringan Telepon Beralih Publik, yang lebih dikenal sebagai PSTN. Itu hanya untuk konektivitas.

Sistem telepon virtual Anda bekerja menggunakan Voice over Internet Protocol (VoIP ), yang berarti sambungan telepon terjadi melalui sambungan internet, bukan saluran telepon kabel. Ini mengubah panggilan telepon Anda dari suara analog dengan codec VoIP untuk mencapai kualitas panggilan yang superior. Ada inti dari sistem telepon virtual — tidak peduli jenis telepon apa yang Anda panggil sejak itu.

Untuk kinerja yang optimal, penyedia VoIP menyiapkan jaringan pusat data yang berlebihan. Jika terjadi cuaca buruk, komunikasi secara otomatis akan dialihkan ke server lain tanpa henti.

Demikian juga, sistem telepon virtual tidak berhenti di gedung Anda. Itu ada di internet. Anda dapat meneruskan panggilan dari telepon kantor ke ponsel Anda dengan mudah. Anda dapat bekerja dari kedai kopi dan menerima panggilan di komputer Anda. Jika Anda mengambil cuti, Anda dapat mengarahkan panggilan ke kolega lain atau bahkan menerima pesan suara Anda dalam email.

Di front-end, pengguna mendapatkan banyak kemampuan baru untuk bekerja dan berkolaborasi secara efektif. Dari saat panggilan masuk tiba, Anda dapat mengarahkannya ke penjawab otomatis, yang terkadang disebut pohon telepon. Mereka juga dapat bertukar pesan teks dengan pelanggan dari platform yang sama dengan layanan telepon bisnis mereka.

Telepon rumah bekerja jauh berbeda. Anda dibatasi di mana pun perusahaan telepon memasangnya. Konektivitas hanya dapat dibuat melalui koneksi kabel. Anda juga tidak bisa mengabaikan kenaikan tol dan biaya bulanan. VoIP memungkinkan Anda melakukan panggilan di mana pun Anda memiliki akses internet — ini berfungsi baik dengan sinyal Wi-Fi yang kuat.

Sistem telepon virtual memungkinkan Anda dan tim Anda memanfaatkan peningkatan keandalan, kualitas panggilan yang lebih baik, dan banyak fitur canggih untuk bekerja lebih baik.

Apa perbedaan antara sistem telepon virtual dan PBX?

Jika Anda belum menggunakan sistem telepon virtual, Anda mungkin menggunakan pengaturan Private Branch Exchange (PBX). Itu tidak mewah, tetapi berhasil.

Private Branch Exchange (PBX) adalah sistem telepon tradisional yang menggunakan sinyal analog. Sistem telepon virtual mengubah sinyal analog menjadi digital dan mengirimkannya melalui internet. Keduanya menyediakan fungsionalitas telepon, tetapi dengan cara yang berbeda.

Manfaat menggunakan sistem telepon virtual

Tidak semua sistem telepon bisnis dibuat sama. Anda membutuhkan lebih dari layanan telepon standar. Inilah mengapa sistem telepon virtual adalah pilihan yang lebih disukai untuk usaha kecil dan perusahaan.

1. Pengaturan yang mudah

Salah satu keuntungan utama dari sistem telepon virtual adalah mudah diatur dan digunakan.

Sistem telepon tradisional sulit dikonfigurasi. Anda perlu menunggu penginstal menjalankan kabel dan membuat lubang di sekitar kantor. Selama waktu ini, tim Anda tidak akan dapat melakukan atau menerima panggilan telepon. Bisakah Anda menghentikan bisnis?

Sistem telepon virtual berfungsi di mana pun Anda memiliki koneksi internet berkecepatan tinggi. Karena perangkat keras telepon bersifat opsional, Anda dapat segera memulai. Dan saat Anda mendapatkan telepon VoIP, yang perlu Anda lakukan hanyalah mencolokkannya. Itu saja.

Layanan telepon VoIP Nextiva sangat ideal untuk karyawan jarak jauh dan di kantor. Anda dapat mengaturnya sendiri tanpa memerlukan TI — semudah itu.

2. Biaya lebih rendah

Terlalu sering, bisnis membayar untuk solusi dan tidak menggunakannya secara maksimal. Hal ini mengakibatkan banyak sampah. Sistem telepon virtual memungkinkan Anda memilih kombinasi yang tepat dari fitur dan saluran yang sesuai untuk Anda.

Baik Anda memerlukan sistem telepon kantor lengkap atau paket telepon bisnis kecil , Anda mendapatkan nilai maksimal dengan menggunakan virtual.

Sistem telepon virtual Nextiva menyediakan pengganti langsung untuk beberapa aplikasi bisnis sejak hari pertama. Jangan lupa bahwa Anda akan menghemat hingga 65% dibandingkan dengan sistem telepon tradisional. Fitur bawaan lebih menghemat. Anda akan menurunkan biaya Anda dengan fitur-fitur premium ini termasuk:

• Penjawab otomatis dan salam khusus
• Tahan musik dan pesan kenyamanan
• Perutean panggilan otomatis berdasarkan jam kerja
• Penerusan panggilan ke ekstensi dan lokasi telepon yang berbeda
• Log panggilan terperinci, tren panggilan masuk dan keluar
• ID penelepon terkelola untuk merahasiakan nomor ponsel Anda
• Rekaman panggilan untuk pelatihan staf
• Panggilan internasional yang terjangkau

Semua fitur ini menjadikan sistem telepon virtual pilihan yang luar biasa untuk setiap bisnis. Ini adalah pilihan yang ramah anggaran untuk usaha kecil. Plus, ini berisi setiap fitur panggilan yang telah dinikmati perusahaan selama bertahun-tahun.

Terkait: 9 Alternatif VoIP untuk Bisnis untuk Dicoba

3. Nomor telepon sesuai permintaan

Jika Anda memiliki tim jarak jauh, kemungkinan nomor telepon mereka semua memiliki kode area yang berbeda dan awalan yang tidak konsisten, membuat komunikasi menjadi rintangan. Jika itu tantangan bagi Anda, bayangkan saja bagaimana bagi pelanggan Anda.

Sistem telepon virtual memberi tim Anda identitas profesional untuk meningkatkan percakapan mereka. Anda memiliki pilihan untuk menggunakan nomor bebas pulsa, memilih nomor lokal, atau bahkan tanpa nomor sambungan langsung sama sekali. Semua terserah padamu.

Jika Anda perlu mengatur nomor telepon yang berfokus secara regional, Anda bisa. Ini adalah cara yang bagus untuk membuat kampanye panggilan Anda lebih berhasil.

Apa pun kasus penggunaannya, tim Anda selalu dapat menggunakan nomor telepon pilihan. Perutean panggilan lanjutan dapat mengarahkan panggilan ke perangkat seluler, pesan suara, atau orang lain jika diinginkan.

Privasi adalah inti dari sistem telepon virtual. Karyawan Anda dapat menyembunyikan ID penelepon mereka untuk melakukan dan menerima panggilan bisnis tanpa mengungkapkan nomor ponsel. Plus, itu mengenkripsi panggilan telepon untuk keamanan VoIP maksimum.

4. Opsi perangkat yang fleksibel

Sistem telepon kabel mengharuskan tim Anda untuk menerima panggilan melalui telepon meja. Itu dia. Dengan Voice over IP, tim Anda dapat berkomunikasi dari berbagai perangkat.

Sistem telepon virtual mengadopsi standar universal yang terbuka. Interoperabilitas ini berarti Anda dapat menerima panggilan dari perangkat berbasis IP apa pun, bukan hanya telepon meja. Contoh perangkat meliputi:

• Perangkat lunak desktop atau laptop
• iPad dan Tablet
• Telepon konferensi
• Aplikasi Android atau iOS
• Telepon VoIP nirkabel

Standar ini memungkinkan Anda memadupadankan perangkat keras yang tepat untuk individu Anda. Seorang eksekutif memiliki kebutuhan yang berbeda dari perwakilan dukungan. Perangkat ini mengandalkan Session Initiation Protocol ( SIP ) untuk panggilan bisnis yang andal.

Bagian terbaik? Penelitian kami menunjukkan bahwa 59% profesional bisnis sudah menggunakan setidaknya tiga perangkat saat bekerja. Anda tidak perlu membeli peralatan tambahan. Ini berfungsi dengan perangkat komunikasi yang sudah Anda gunakan.

5. Perutean panggilan cerdas

Tangani panggilan telepon masuk dengan mudah dan arahkan ke orang yang tepat. Jika tim Anda hanya dapat diakses melalui ponsel, Anda sudah tahu betapa frustasinya mentransfer panggilan. Penyedia layanan telepon virtual menghilangkan kerumitan ini.

Pertama, Anda dapat mengarahkan panggilan telepon bisnis ke nomor utama Anda melalui penjawab otomatis. Fungsi ini memungkinkan penelepon memilih departemen atau orang yang ingin mereka jangkau. Setiap bisnis harus memiliki pengaturan ini.

Kedua, Anda dapat mengatur penerusan panggilan otomatis berdasarkan jam kerja. Jika Anda memiliki layanan penjawab, Anda dapat menyesuaikan ini pada jadwal Anda dari antarmuka yang ramah dan langsung.

Ketiga, tim Anda mengendalikan ketersediaan mereka. Pengguna dapat menyesuaikan penerusan mereka atau mengirim penelepon ke pesan suara. Kontrol halus atas layanan telepon ini meningkatkan kepuasan dan penjualan pelanggan.

Untuk kebutuhan bisnis yang lebih besar, tidak perlu mencari yang lain selain pusat panggilan berbasis cloud . Ini memungkinkan Anda memanfaatkan fitur-fitur canggih seperti perutean berbasis keterampilan, kecerdasan buatan, antrian panggilan, dan respons suara interaktif (IVR) untuk menangani volume panggilan apa pun. Semuanya juga virtual!

Baca selengkapnya: Teknologi Telekomunikasi: Perangkat Penting untuk Pekerjaan Jarak Jauh

6. Analisis dan pelaporan yang kuat

Hari apa dalam seminggu yang paling sibuk? Seperti apa volume panggilan selama liburan? Apakah kita perlu mempekerjakan lebih banyak agen? Pertanyaan-pertanyaan ini hanya dapat dijawab dengan analisis dan pelaporan panggilan real-time.

Dasbor ini dapat membantu Anda mengelola volume panggilan dan mengaitkannya dengan hasil bisnis. Secara historis, hanya organisasi berukuran perusahaan yang memiliki kemampuan ini. Sekarang, bisnis kecil dapat menggunakan analitik untuk menskalakan.

Sistem telepon virtual membuat data ini mudah dan dapat diakses. Ini penting jika Anda mengelola agen pusat panggilan. Anda dapat meningkatkan ulasan kinerja tim satu lawan satu . Anda tidak perlu secara manual melacak waktu mereka atau mengatur waktu mereka di telepon.

Dan, bagian terbaiknya: Anda dapat melihat laporan waktu nyata dan analitik panggilan melalui koneksi internet di perangkat apa pun. Anda dan tim Anda akan berada di halaman yang sama.

Terkait: Teknologi dan Tren Call Center yang Harus Diketahui Setiap Pemimpin Bisnis di tahun 2020

7. Peningkatan kerjasama tim

Di sinilah karet bertemu jalan untuk tim jarak jauh. Tim jarak jauh Anda perlu menjawab pertanyaan dengan segera. Anda tidak dapat membiarkan proyek tertunda karena gangguan komunikasi.

Alih-alih menyulap beberapa aplikasi perpesanan dan komunikasi, Anda memilikinya. Alih-alih menghubungi rekan kerja, Anda dapat mengirimi mereka pesan teks singkat. Ini kurang formal daripada email dan juga lebih cepat. Plus, itu tidak melakukan ping ke semua orang di aplikasi manajemen proyek Anda.

Konferensi audio dan video adalah pokok dari setiap sistem telepon virtual. Anda dapat menyatukan tim Anda dalam satu klik dan menyediakan panggilan masuk bagi mereka yang tidak memiliki koneksi VoIP yang kuat. Untuk peningkatan produktivitas lebih lanjut, Anda dapat memusatkan proyek dan kolaborasi tim Anda dalam Cospace .

Ini bukan hanya untuk tim internal Anda. Anda dapat mengatur jalur konferensi khusus untuk klien Anda sehingga mereka bisa mendapatkan keterlibatan langsung yang mereka butuhkan. Ruang kerja virtual ini mempromosikan pendekatan kolaboratif untuk komunikasi bisnis.

Daftar periksa pembeli untuk sistem telepon virtual Anda berikutnya

Memikirkan tentang mengupgrade sistem telepon Anda mungkin agak berlebihan. Ini lebih mudah dari yang Anda pikirkan. Berikut adalah rekomendasi kami untuk membantu memilih sistem telepon yang tepat.

• Akreditasi - Apakah sistem telepon bisnis memenuhi standar industri? PCI, HIPAA, dan SOC 2 adalah contoh akreditasi tepercaya.
• Keandalan - Apakah ada waktu henti baru-baru ini dalam satu atau dua tahun terakhir? Periksa halaman status mereka serta Downdetector untuk panduan tentang waktu aktif dunia nyata. Cari waktu aktif 99,999% atau lebih baik.
• Fungsionalitas - Ini yang besar. Identifikasi fitur mana yang Anda butuhkan versus inginkan. Ada ratusan fitur VoIP yang tersedia. Antisipasi kebutuhan Anda selama beberapa tahun ke depan.
• Pengaturan - Tentukan apakah Anda dapat mengatur layanan telepon Anda sendiri atau Anda memerlukan penginstal? Bisakah Anda bangun dan berjalan tanpa berdampak pada operasi rutin?
• Dukungan - Apa ketersediaan dan biaya tambahan dukungan. Bagaimana Anda bisa mendapatkan bantuan (telepon, email, chat)?
• Reputasi - Lihat ulasan online mereka. GetVoIP dan G2 adalah sumber yang bagus untuk diperiksa. Apakah sebagian besar pengguna menikmati layanan telepon virtual mereka?
• Biaya - Biaya hampir selalu menjadi faktor, jadi jelaskan tentang biaya bulanan, biaya satu kali, dan tambahan. Pertimbangkan penghematan biaya dari membuang PBX di tempat Anda juga.
• Perangkat Keras - Dapatkah Anda memilih telepon VoIP yang siap pakai dan mengirimkannya ke tim Anda? Apakah dari produsen terkemuka?

Untuk menghemat waktu Anda, dapatkan penawaran pribadi untuk layanan telepon bisnis dari Nextiva. Penawaran harga terperinci ini membantu Anda mendapatkan informasi untuk membuat pilihan yang tepat.

Kita sudah tahu bahwa sistem virtual menawarkan lebih banyak manfaat daripada sambungan telepon rumah. Dengan mengikuti daftar periksa ini, Anda dapat fokus melayani pelanggan di mana pun tim Anda bekerja.

FAQ sistem telepon virtual

Kami telah menjawab pertanyaan paling umum tentang sistem telepon virtual di bawah ini. Tentu saja, jika Anda memiliki pertanyaan yang lebih spesifik, beri tahu kami !

Apa sistem telepon virtual terbaik?

Dari sembilan sistem telepon virtual, US News & World Report memberi peringkat pada Nextiva #1. Nextiva mencetak skor tertinggi dalam kinerja, keandalan, berbagai fitur, dan dukungan pelanggan. Selain itu, Nextiva adalah sistem telepon berperingkat terbaik yang terdaftar di GetVoIP dari lebih dari 1.600 ulasan pelanggan.

Lihat ulasan lebih lanjut tentang Nextiva . Tidak mengherankan itu dinilai yang terbaik.

Bagaimana cara mengatur sistem telepon virtual?

Anda dapat mengatur sistem telepon virtual hanya dalam empat langkah:

1. Pilih paket telepon bisnis.
2. Tetapkan nomor telepon Anda.
3. Rekam salam telepon Anda.
4. Mulailah menempatkan dan menjawab panggilan.

Untuk informasi lebih lanjut, baca panduan kami untuk mengatur layanan telepon virtual Anda .

Nomor telepon mana yang dapat saya gunakan pada sistem telepon virtual?

Sistem telepon virtual mendukung semua nomor telepon yang Anda miliki. Untuk menggunakan nomor telepon bisnis yang ada, Anda harus mentransfernya melalui proses yang dikenal sebagai porting . Dibutuhkan sekitar 1-4 minggu, tergantung pada penyedia layanan telepon Anda saat ini.

Anda juga dapat memilih nomor telepon virtual saat menambahkan atau mengubah ekstensi telepon. Demikian juga, Anda dapat menggunakan atau menjatuhkan nomor telepon ini jika Anda tidak menginginkannya lagi.

Anda juga dapat menggunakan nomor bebas pulsa dengan sistem telepon virtual, tetapi mentransfernya membutuhkan waktu sedikit lebih lama. Hubungi penyedia VoIP Anda untuk persyaratan porting.

Berapa biaya sistem telepon virtual?

Biaya sistem telepon virtual berkisar dari $17 hingga $80 per bulan per pengguna, tergantung pada fiturnya. Telepon meja VoIP berharga antara $75 dan $350 masing-masing berdasarkan kemampuannya.

Tidak seperti sistem telepon tradisional, tidak ada kontrak layanan, biaya TI, pemadaman cuaca, dan pemeliharaan perangkat keras usang. Perusahaan dapat menghemat hingga 65% pada biaya komunikasi bisnis mereka.

Apa saja fitur utama dari sistem telepon virtual?

Ada ratusan fitur dalam sistem telepon virtual, tetapi berikut adalah fitur teratas untuk pengguna bisnis:

1. Aplikasi seluler dan desktop
2. Manajemen panggilan tingkat lanjut
3. Perutean panggilan dinamis
4. Penolakan Panggilan Anonim
5. Penjawab otomatis
6. Pesan teks
7. Analisis panggilan
8. Meneruskan panggilan
9. Konferensi sekali klik
10. Kesetiaan E911

Lihat daftar 40+ fitur VoIP yang harus Anda ketahui.

Bisakah sistem telepon virtual digunakan di rumah?

Sistem telepon virtual dapat digunakan dari rumah dan di kantor tanpa perangkat keras yang harus disiapkan. Yang Anda butuhkan hanyalah koneksi internet untuk melakukan dan menerima panggilan telepon dari lini bisnis Anda. Hampir semua koneksi kabel dan DSL dapat mendukung kebutuhan sistem telepon VoIP modern.

Sistem telepon virtual memberi karyawan jarak jauh kebebasan untuk bekerja di mana saja hanya dengan menggunakan laptop, perangkat seluler, atau telepon meja mereka. Pelanggan dan rekan kerja tidak akan melihat perbedaan. Pasangkan dengan CRM Anda untuk meningkatkan produktivitas dan alur kerja Anda.

Ikuti panduan praktis kami tentang cara mengatur VoIP untuk melihat betapa mudahnya itu.

Bisakah startup menggunakan sistem telepon virtual?

Perusahaan tahap awal akan mendapat manfaat paling besar dari sistem telepon virtual. Saat Anda menambahkan peran penjualan dan layanan, Anda perlu memastikan tim Anda dapat diakses dan tersedia untuk ngerumpi tim. Startup dapat menambahkan dan menyesuaikan fitur agar sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka seperti penerusan panggilan, pelacakan panggilan, dan perekaman panggilan.

Ingin tahu berapa banyak saluran telepon yang Anda butuhkan ? Ini lebih dari yang mungkin Anda pikirkan.

Sistem telepon virtual terbaik ada di sini

Cara kami bekerja telah berubah. Bahkan ketika semua orang kembali ke kantor, apakah Anda benar-benar ingin kembali ke sistem telepon yang terbatas dan usang? Tidak mungkin.

Tim Anda siap untuk Anda memilih sistem telepon yang dibuat untuk karyawan jarak jauh. Anda tidak punya waktu untuk bermain game atau berbagi GIF. Anda membutuhkannya untuk menangani panggilan masuk dengan keandalan tertinggi. Itu juga harus sangat sederhana untuk digunakan semua orang.

Nextiva telah menjadi yang terdepan sejak 2008. Itu sebabnya US News memberi kami peringkat #1 layanan telepon nasional. Kami menyediakan perusahaan dengan platform komunikasi all-in-one yang tumbuh bersama mereka.

Harga sistem telepon virtual dapat dijangkau untuk hampir semua bisnis, mulai dari $17,95. Sekarang Anda dapat memulai dan menjalankan dengan aplikasi seluler berfitur lengkap. Sistem telepon virtual terbaik ada di sini — ini Nextiva.