Apa itu Nomor Telepon Virtual & Bagaimana Cara Kerjanya?

Sistem telepon lama Anda tidak lagi memotongnya hari ini. Dengan lonjakan orang yang bekerja dari jarak jauh, sambungan telepon rumah tradisional tidak dapat memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

Pasti ada cara yang lebih baik untuk mengelola komunikasi bisnis Anda, bukan? Ada!

Kami akan menjelaskan semua seluk beluk nomor telepon virtual untuk perusahaan Anda dan apa yang harus Anda ketahui tentang cara kerjanya.

• Apa itu Nomor Telepon Virtual?
• Bagaimana Cara Kerja Nomor Virtual?
• Cara Mendapatkan Nomor Telepon Virtual
• Perbedaan Antara Nomor Telepon Virtual & Reguler
• Manfaat Nomor Virtual

Apa itu nomor telepon virtual?

Nomor telepon virtual adalah nomor telepon yang tidak terikat ke lokasi fisik. Nomor virtual dapat digunakan untuk membuat atau menerima panggilan di telepon apa pun, seperti telepon meja VoIP, telepon seluler, atau telepon lunak. Sangat cocok untuk karyawan di kantor, atau mereka yang bekerja di rumah.

Anda dapat memilih perangkat mana yang menerima panggilan dari nomor telepon virtual, dan mengubahnya bila diperlukan. Nomor telepon virtual juga memberikan peningkatan anonimitas atas sambungan telepon rumah Anda, yang dapat ditemukan orang di direktori online.

Nomor telepon virtual sangat penting untuk menerima panggilan dari pelanggan di seluruh dunia, di mana pun kantor mereka berada. Ini memberi mereka jalur komunikasi yang mulus dengan pelanggan mereka. Mereka tidak dapat membedakan antara nomor telepon virtual dan standar.

Bagaimana cara kerja nomor virtual?

Nomor telepon virtual tidak memerlukan kartu SIM atau alamat fisik. Sebaliknya, nomor virtual menerima panggilan melalui Voice Over Internet Protocol (VoIP). Pada dasarnya, ini adalah teknologi terbukti yang sama yang digunakan untuk melakukan panggilan dan pesan teks melalui iMessage, WhatsApp, atau Google Voice.

Panggilan telepon Anda didigitalkan dan terhubung melalui internet dan di seluruh jaringan telepon tradisional. Kami menggunakan proses yang disebut porting nomor untuk memastikan Anda dapat membawa nomor telepon bisnis Anda terlepas dari penyedia VoIP Anda.

Hasilnya, yang Anda butuhkan hanyalah koneksi data yang cepat dan andal — 4G LTE atau Wi-Fi — untuk melakukan panggilan. Ini adalah bagaimana nomor telepon virtual memungkinkan Anda untuk menerima panggilan dari ponsel Anda.

Cara mendapatkan nomor telepon virtual

Tidak ada keraguan bahwa nomor telepon virtual lebih bermanfaat daripada nomor telepon rumah tradisional. Mereka bekerja untuk usaha kecil dengan staf jarak jauh serta perusahaan besar yang perlu mengelola komunikasi di pusat panggilan mereka.

Ada 3 jenis nomor telepon Virtual:

1. Nomor telepon lokal – Nomor ini berbasis di wilayah geografis tertentu, juga dikenal sebagai pusat tarif atau kode area.
2. Nomor bebas pulsa – Ini adalah nomor khusus yang dimulai dengan 800, 888, 866, dan lain-lain yang memungkinkan orang untuk meneleponnya tanpa pulsa atau biaya apa pun.
3. Angka kesombongan – Angka-angka ini adalah angka yang menarik dan mudah diingat seperti 1-800-BUNGA. Anda ingin membeli ini dan memasukkannya.

Ingat, Anda dapat menyimpan nomor telepon yang ada dan membawanya ke sistem telepon virtual. Saat perusahaan Anda berkembang, Anda dapat memilih nomor baru atau menukar nomor lain kapan pun Anda mau.

Setelah Anda menginstal sistem telepon virtual Anda, Anda akan berharap Anda memilikinya lebih cepat. Tim Anda akan menikmati kebebasan, fleksibilitas, dan penghematan yang disediakan oleh nomor telepon virtual.

Setelah Anda memutuskan jenis nomor telepon virtual yang Anda inginkan, Anda dapat membeli nomor telepon virtual dari penyedia VoIP, seperti Nextiva.

Apa perbedaan antara nomor telepon virtual dan biasa?

Nomor telepon tradisional biasanya dipasang dan disediakan oleh perusahaan telepon lokal. Kebanyakan orang tidak tahu bahwa mereka pemilik nomor itu, bukan perusahaan teleponnya. Perusahaan telepon biasanya menetapkan saluran telepon ke alamat jalan tempat pemasangannya.

Saluran telepon tradisional membutuhkan saluran telepon untuk berjalan di seluruh gedung ke setiap telepon meja. Memasang saluran telekomunikasi tidak selalu mudah dan tidak mungkin dilakukan di setiap kantor.

Namun, nomor telepon virtual bersifat agnostik lokasi, dan tidak terikat pada satu lokasi. Ini berfungsi untuk karyawan di dalam dan di luar kantor karena mereka berbagi PBX cloud yang sama.

Itu berarti tim internal atau virtual Anda dapat menerima panggilan dari nomor virtual di kantor, di rumah, atau di ponsel mereka. Dan, Anda dapat memilih siapa yang menerima panggilan masuk dari nomor telepon virtual tergantung pada ketersediaan staf Anda.

Manfaat nomor virtual

Sekarang setelah Anda memiliki gagasan yang lebih baik tentang jenis nomor telepon ini, inilah saatnya untuk memutuskan apakah bisnis Anda membutuhkannya.
Berikut adalah beberapa manfaat berguna yang harus Anda ketahui tentang nomor telepon virtual.

1) Hilangkan biaya tambahan dan biaya yang mahal dengan nomor telepon lokal

Orang dapat menggunakan sistem telepon virtual Anda dari mana saja di dunia tanpa membayar biaya panggilan yang mahal. Anda dapat menawarkan nomor telepon bebas pulsa atau nomor telepon lokal berdiskon yang mungkin dihargai oleh penelepon global.
Mari kita praktikkan dan katakanlah Anda menjalankan kampanye pemasaran di seluruh Amerika Serikat. Anda dapat meminta pelanggan untuk menghubungi nomor bebas pulsa Anda — nomor telepon virtual yang tidak dikenakan biaya tambahan untuk melakukan panggilan.
Direct Inward Dialing (DID) akan mengarahkan mereka ke orang tertentu yang perlu mereka ajak bicara dengan menghubungi nomor virtual yang Anda buat untuk kota atau negara mereka. Mereka akan diarahkan ke tim penjualan Anda, terlepas dari apakah mereka berada di negara yang berbeda. Dan, bagian terbaiknya: prospek Anda tidak akan melihat perbedaan apa pun.
Pro-tip: Jika Anda menelepon prospek di area metro utama seperti Washington, DC, Phoenix, Los Angeles, atau Seattle, Anda mungkin ingin mengambil nomor virtual lokal.

2) Tingkatkan kepuasan penelepon dengan penjawab otomatis

Penyedia layanan telepon cloud seperti Nextiva menyertakan penjawab otomatis. Petugas otomatis menyapa penelepon dan menyediakan menu langsung untuk menjangkau orang yang tepat. Fitur ini memastikan bahwa penelepon tidak membuang waktu untuk menjelaskan masalah mereka kepada orang yang salah.
Misalnya, jika seseorang menelepon nomor virtual Anda untuk mendapatkan bantuan terkait pertanyaan penagihan, panggilan mereka akan diarahkan ke agen di tim keuangan Anda. Mereka tidak perlu melewati beberapa orang untuk mencapai agen dengan perlengkapan terbaik untuk membantu mereka.
Sistem telepon tradisional tidak menyertakan fitur perutean panggilan yang canggih ini. Dengan sistem telepon lawas, Anda mungkin memerlukan PBX lokal yang mahal, manajer TI, dan banyak kerja keras hanya untuk menarik pelanggan. Ini tidak menyenangkan bagi siapa pun.
Cloud PBX, bersama dengan nomor telepon virtual, adalah cara yang tepat.

3) Bebaskan diri dari kantor plus pesan suara modern

Nomor telepon tradisional terhubung ke satu telepon meja. Apa yang terjadi ketika orang di meja itu keluar dari kantor? Anda tidak punya pilihan selain mengirimnya ke pesan suara. Beberapa penelitian menunjukkan bahwa pelanggan tidak akan menelepon Anda kembali jika mereka mencapai pesan suara Anda.
Angka virtual memecahkan masalah itu. Anda dapat mematikan koneksi telepon meja mereka dan meminta agen lain menjawab panggilan di ponsel mereka, atau meneruskan ke agen lain yang tersedia. Kemampuan ini mengurangi kemungkinan penelepon menjadi korban pesan suara dan tidak pernah terdengar lagi.
Tetapi jika mereka masih mendarat di kotak pesan suara, masih ada harapan. Sistem telepon virtual menyalin pesan dan mengirimkannya melalui email kepada Anda dalam hitungan detik. Apakah itu robocaller atau panggilan sekolah anak Anda? Dengan pesan suara ke email, Anda akan tahu.
Terkait: 35 Fitur Sistem Telepon Kantor Penting: Panduan Pembeli 2020

4) Karyawan dapat memisahkan bisnis dari telepon pribadi mereka

Bukan hanya panggilan masuk, nomor telepon virtual juga berguna. Anda dapat menggunakan nomor yang sama untuk melakukan panggilan keluar—baik itu ke pelanggan atau rekan kerja Anda. Dan, itu menyembunyikan ID penelepon Anda saat Anda melakukannya.
Fitur baru ini membuat nomor telepon virtual ideal untuk pekerja jarak jauh. Lebih dari 38% perusahaan memiliki anggota tim yang bekerja dari jarak jauh; ada pergeseran tetap dari pekerjaan kantor.

Staf jarak jauh tidak perlu memasang telepon meja di kantor rumah mereka, atau menggunakan telepon seluler mereka untuk menerima panggilan bisnis. Nomor telepon virtual menutupi ID penelepon mereka, yang memberi mereka kontrol dan ketenangan pikiran yang lebih besar saat menelepon kontak.
Mereka tidak perlu khawatir bahwa pelanggan mengetahui nomor pribadi Anda. Anda dapat memilih jam kerja untuk nomor telepon virtual untuk menerima panggilan masuk atau mengalihkannya ke pesan suara.