Apa Itu Nota Kredit (& Bagaimana Cara Kerjanya)?

Catatan kredit adalah bagian penting dari faktur. Di banyak negara, mereka juga merupakan persyaratan hukum.

Di dunia yang ideal, tidak akan ada kesalahan atau masalah dengan pesanan dan faktur…

Tapi seperti yang kita semua tahu, dalam bisnis, keadaan dan pesanan banyak berubah. Catatan kredit membantu kami mengelola ini dan memelihara catatan pembukuan yang jelas.

Apa itu nota kredit?

Catatan kredit (kadang-kadang dikenal sebagai memo kredit ) adalah dokumen seperti tanda terima yang diterbitkan ketika faktur atau pesanan mengalami kesalahan atau hanya perlu diubah.

Ini dapat digunakan untuk seluruh atau sebagian nilai faktur. Tujuannya adalah untuk memperbaiki catatan kredit antar pihak tanpa menghapus faktur yang ada dan membuat yang baru.

Ini membantu menjaga urutan faktur dan jejak audit yang akurat.

Apakah nota kredit dapat dikembalikan?

Nota kredit mirip dengan – tetapi tidak persis sama dengan – pengembalian uang. Catatan kredit adalah pengakuan dan bukti kredit yang terutang, sedangkan pengembalian uang adalah pembayaran kembali kredit secara langsung.

Catatan kredit juga lebih mungkin secara implisit menandakan transaksi lebih lanjut antara kedua pihak, sedangkan pengembalian uang tidak.

Nota kredit diterbitkan untuk berbagai alasan praktis. Ini tidak selalu terkait dengan masalah kualitas, meskipun mungkin termasuk mereka. Pengembalian dana umumnya dikeluarkan untuk alasan ketidakpuasan yang lebih sederhana dengan layanan atau barang.

Apa perbedaan antara nota kredit dan nota debit?

Catatan kredit dan debit serupa tetapi tidak sama. Perbedaan utamanya adalah nota kredit diterbitkan oleh penjual, sedangkan nota debet (kadang disebut nota debet ) diterbitkan oleh pembeli.

Nota debet biasanya dikirim sebelum invoice diterima, sedangkan nota kredit dikirim karena invoice sudah diterima.

Yang pertama juga merupakan permintaan resmi untuk kredit kepada penjual (yang mungkin belum membantahnya), tetapi yang terakhir menandakan pengakuan penjual atas kredit yang terutang.

Mengapa dan kapan nota kredit digunakan?

Nota kredit dapat diterbitkan sebelum atau setelah pembayaran dilakukan. Waktunya mencerminkan titik mana dalam proses faktur masalah muncul.

Biasanya dikeluarkan karena salah satu alasan berikut:

kesalahan faktur

Ini bisa berupa harga yang salah yang tercantum pada faktur, produk atau pesanan yang salah, atau kesalahan yang terkait dengan diskon atau PPN.

Kesalahan pemesanan

Jika pesanan pelanggan rusak atau salah. Ini dapat bervariasi dari urutan yang benar-benar salah hingga hanya beberapa masalah kecil dengannya.

Perubahan urutan

Baik karena alasan internal (misalnya, keputusan manajemen) atau eksternal (misalnya, keputusan pelanggan pembeli), pembeli dapat mengubah atau membatalkan pesanan yang sudah dibayar atau dilakukan.

Ketidakpuasan pelanggan

Harapan pelanggan mungkin tidak sesuai dengan apa yang mereka terima. Mungkin suatu produk salah dicantumkan atau dijelaskan oleh penjual, atau tidak memenuhi harapan kualitas.

Contoh skenario penerbitan nota kredit

Construction Co. baru saja memesan tiga truk flatbed besar dari pemasok reguler mereka, Truck Ltd. Faktur otomatis sejumlah $ 150.000 dikeluarkan oleh Truck Ltd dan dikirim ke Construction Co.

Sayangnya, jumlah faktur tidak mencantumkan diskon 10% yang dijanjikan oleh staf penjualan Truck Ltd.

Sebelum ada yang mendeteksi kesalahan, pembayaran berhasil dilakukan oleh tim akuntansi Construction Co. (yang tidak mengetahui masalah diskon). Truck Ltd. menyadari kesalahan mereka segera setelah itu dan mengeluarkan nota kredit untuk jumlah yang lebih dibayar oleh Construction Co ($15.000).

Nota kredit juga dicatat oleh kedua belah pihak secara internal sehingga akun mereka seimbang. Saat berikutnya Construction Co melakukan pembelian dari Truck Ltd., nota kredit ditebus dengan faktur – $15.000 dikurangi dari total kredit.

Bagaimana cara menerbitkan nota kredit?

Nota kredit diterbitkan oleh dan untuk departemen akuntansi – yaitu, sepanjang saluran yang sama, faktur reguler diterbitkan.

Mereka biasanya terkait langsung dengan faktur tertentu, jadi yang terbaik adalah menyimpannya dalam rantai email yang sama dengan itu (jika perangkat lunak akuntansi Anda memungkinkan ini).

Terkadang mereka dapat ditautkan ke faktur mendatang (seperti pada contoh di atas). Skenario terakhir dimainkan ketika lebih nyaman karena banyak transaksi antara pihak-pihak secara teratur terjadi.

Catatan kredit dalam akuntansi

Bagaimana tepatnya Anda memasukkan nota kredit ke akun Anda tergantung pada sistem pembukuan yang Anda gunakan.

Dalam pembukuan single-entry, nilai nota kredit cukup dimasukkan ke rekening pelanggan. Dalam pembukuan double-entry, itu dimasukkan baik sebagai kredit di bawah piutang dan debit di bawah pendapatan.

Informasi apa yang harus Anda sertakan pada nota kredit?

Informasi pada nota kredit harus serupa dengan yang tercantum pada faktur. Ini termasuk:

• Rincian kontak
• Detail tanggal
• Nomor faktur terkait
• Syarat & ketentuan pembayaran

Bisakah nota kredit memiliki tanggal kedaluwarsa?

Catatan kredit memang memiliki tanggal kedaluwarsa. Ini akan tercantum dalam persyaratan pembayaran mereka. Penerima biasanya memiliki waktu 12 bulan untuk menggunakan saldo kredit.

Kesimpulan

Nota kredit adalah alat penting untuk menjaga proses pembukuan perusahaan Anda tetap jelas.

Tanpa itu, faktur asli harus dihapus dan faktur lain dikeluarkan sebagai gantinya ketika masalah muncul. Ini akan menciptakan kebingungan dalam proses akuntansi dan audit.

Nota kredit diterbitkan karena beberapa alasan. Ini berkisar dari kesalahan pada jumlah faktur yang tercantum hingga ketidakpuasan pelanggan dengan pembelian mereka.

Mereka adalah bukti yang sering diminta oleh otoritas perilaku keuangan (termasuk di Inggris Raya). Mereka juga mewakili jaminan penting bahwa dana pembeli akan dipulihkan.

Sebagai dokumen, mereka tidak berbeda dengan faktur. Salah satu perbedaannya adalah bahwa mereka dapat diterbitkan sebelum atau setelah pembayaran diproses.