Apa Itu Jembatan Konferensi & Bagaimana Cara Memilihnya?

Dengan semakin maraknya pekerjaan jarak jauh dan hybrid, menjaga tim dan karyawan tetap terhubung menjadi hal yang sangat penting.

Jembatan konferensi menonjol sebagai fitur panggilan penting untuk meningkatkan komunikasi dan produktivitas dalam bisnis kecil, menjadikan kolaborasi tim semudah mengobrol dengan tetangga kantor Anda.

Artikel ini membahas jembatan konferensi secara mendetail dan memandu Anda dalam memilih penyedia jembatan konferensi yang sempurna untuk tim Anda.

Apa Itu Jembatan Konferensi?

Jembatan konferensi adalah nomor telepon khusus yang mendukung sekelompok orang yang menelepon dari lokasi berbeda untuk mendiskusikan suatu topik.

Peserta dapat menghadiri konferensi dari nomor telepon mana pun menggunakan ponsel, browser web, atau telepon meja mereka.

Sifat khusus dari jembatan panggilan konferensi menjadikannya solusi tepat untuk konferensi audio, sehingga memudahkan kolaborasi produktif untuk tim jarak jauh dan hybrid.

Bagaimana Cara Kerja Jembatan Konferensi?

Sistem konferensi menggunakan teknologi Voice over Internet Protocol (VoIP) untuk membangun ruang pertemuan pribadi. Biasanya, ruangan ini juga memiliki moderator yang dapat membisukan peserta, mengubah PIN, atau menghubungi nomor telepon tertentu.

Cara menggunakan jembatan konferensi

1. Penyelenggara pertemuan memberi peserta nomor telepon untuk menghubungi konferensi.
2. Peserta menghubungi nomor telepon yang disediakan dari telepon mana pun atau mengikuti tautan yang disediakan.
3. Saat diminta, peserta memberikan ID rapat, biasanya sepanjang 10 digit.
4. Peserta bergabung dengan ruang konferensi virtual.
5. Peserta mungkin mendengar bunyi bip ketika peserta lain bergabung dalam panggilan konferensi.

Jembatan konferensi menghubungkan beberapa penelepon secara bersamaan, sehingga “menjembatani” panggilan-panggilan ini menjadi satu jalur di mana peserta dapat berbicara dan berinteraksi.

Bagaimana Tim Hibrid & Jarak Jauh Menggunakan Conference Bridging

Ada banyak cara di mana tenaga kerja hybrid dan jarak jauh dapat memanfaatkan jembatan konferensi.

Pertemuan virtual

Penelepon menikmati konferensi audio sejernih kristal dan berbagi konten tanpa hambatan dalam rapat virtual.

Jembatan konferensi khusus menciptakan lingkungan pertemuan virtual yang memfasilitasi koneksi dan kolaborasi yang lebih dalam antar anggota tim, yang berarti pertemuan ini bisa berdampak dan produktif seolah-olah semua peserta berkumpul di meja yang sama.

Kolaborasi waktu nyata

Jembatan konferensi memungkinkan brainstorming instan, kolaborasi proyek, dan berbagi wawasan. Apa pun perbedaan zona waktunya, alat ini memastikan bahwa setiap anggota tim selaras dan terlibat.

Pelatihan dan orientasi

Dalam hal pelatihan dan orientasi, jembatan konferensi sangat cocok untuk sesi sepanjang hari. Mereka memungkinkan Anda terhubung dan melatih bakat dari mana saja di dunia.

Sistem telepon bisnis ini menjadikan pengalaman belajar menjadi kenyataan, menawarkan awal yang menarik bagi karyawan baru, terlepas dari lokasi fisik mereka.

Skalabilitas

Alat komunikasi Anda harus mengikuti perkembangan organisasi Anda dan menerapkan pengaturan kerja yang lebih fleksibel. Di sinilah skalabilitas layanan panggilan konferensi benar-benar menonjol dengan melayani diskusi tim kecil dan acara seluruh perusahaan.

Dari perusahaan rintisan yang sedang naik daun hingga perusahaan mapan, sistem komunikasi jembatan konferensi dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan Anda.

10 Fitur Jembatan Konferensi Paling Populer

1. Konferensi video: Menawarkan video opsional untuk melengkapi panggilan audio, membantu hubungan pribadi dengan anggota tim.
2. Obrolan dan perpesanan: Memfasilitasi dialog teks waktu nyata tanpa mengganggu percakapan audio yang sedang berlangsung.
3. Berbagi layar: Menampilkan layar selama panggilan untuk menampilkan dokumen atau slide.
4. Penjadwalan rapat: Menyederhanakan pengaturan panggilan dengan integrasi kalender dan pengingat tepat waktu.
5. Transkripsi panggilan: Mengubah konten lisan menjadi bentuk tertulis, yang berguna untuk pencatatan dan bagi mereka yang tidak dapat hadir.
6. Rekaman: Memungkinkan pemutaran rapat untuk referensi atau bagi mereka yang melewatkan panggilan aslinya.
7. Kontrol penyelenggara: Menyediakan alat moderasi kepada penyelenggara rapat untuk memandu alur rapat dan mengatasi masalah yang tidak terduga, seperti saat mikrofon seseorang tiba-tiba berbunyi.
8. Fitur keamanan: Sertakan langkah-langkah seperti enkripsi untuk memastikan percakapan pribadi dan aman.
9. Nomor panggilan masuk: Memungkinkan peserta untuk bergabung dalam panggilan melalui nomor telepon lokal atau saluran bebas pulsa, sehingga menawarkan alternatif bagi mereka yang tidak memiliki akses Internet.
10. Integrasi: Memungkinkan sinkronisasi dengan alat bisnis lainnya (misalnya CRM, email, atau meja bantuan) untuk pengalaman alur kerja yang kohesif.

Apa yang Harus Diperhatikan dalam Layanan Conference Bridge

Memilih layanan jembatan konferensi yang tepat adalah langkah pertama dalam meningkatkan komunikasi dan efisiensi tim Anda.

Berikut ini adalah rincian hal-hal penting, lengkap dengan contoh praktis, untuk membantu Anda menemukan layanan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

• Kemudahan penggunaan: Kami merekomendasikan platform yang membuat atau bergabung dalam rapat semudah mengklik tombol . Mengakses jembatan konferensi harus bebas stres bagi semua pengguna, artinya antarmuka yang ramah pengguna sangat penting ketika memilih jembatan konferensi.
• Kompatibilitas: Jembatan konferensi ideal Anda harus dikonfigurasikan dengan baik dengan pengaturan teknologi yang ada. Mengintegrasikan sistem telepon Anda dengan klien email Anda dan menawarkan aplikasi softphone yang bekerja dengan lancar di iOS dan Android. Hal ini menghasilkan komunikasi yang lancar antara perangkat dan sistem operasi.
• Skalabilitas: Seiring pertumbuhan bisnis Anda, layanan konferensi Anda juga harus berkembang. Anda ingin alat komunikasi Anda menangani pertemuan klien dan karyawan dalam segala ukuran, jadi memilih jembatan konferensi yang dapat diskalakan sejak awal adalah keputusan bisnis yang bijaksana. Menambahkan saluran telepon konferensi untuk tim yang berbeda seharusnya mudah.
• Fitur: Fitur yang tepat dalam perangkat lunak komunikasi Anda akan meningkatkan kualitas pertemuan Anda. Misalnya, tim pemasaran bisa mendapatkan keuntungan dari fitur interaktif, seperti papan tulis atau jajak pendapat untuk keterlibatan. Mengetahui fungsi mana yang Anda perlukan sejak awal proses membantu Anda membuat keputusan yang tepat.
• Audio dan video HD: Audio dan video berkualitas premium tidak dapat dinegosiasikan di lingkungan kerja saat ini. Pertimbangkan seorang anggota tim yang mengajukan penawaran kepada klien utama: video definisi tinggi dan audio sejernih kristal dapat meninggalkan kesan profesionalisme yang mendalam. Sebaiknya uji bagaimana solusi konferensi Anda menangani situasi bandwidth rendah untuk meminimalkan jitter atau masalah konektivitas lainnya.
• Dukungan dan keandalan: Dukungan dan keandalan jembatan konferensi sama pentingnya dengan fitur-fiturnya. Dukungan pelanggan yang dapat diandalkan, seperti tim layanan dan dukungan Nextiva yang memenangkan penghargaan, berarti menyediakan bantuan selama pertemuan penting. Demikian pula, layanan dengan keandalan tinggi berarti rapat Anda akan tersedia untuk semua peserta.
• Penetapan Harga: Ada baiknya untuk memikirkan cara mengelola biaya Anda sebagai sebuah bisnis. Dengan solusi komunikasi bisnis seperti Nextiva, Anda tidak perlu mengeluarkan lebih dari apa yang Anda miliki untuk memberikan ruang pertemuan virtual khusus kepada tim Anda sebagai bagian dari sistem telepon VoIP-nya. Pikirkan seperti ini — jembatan konferensi Anda terbayar sendiri dari biaya perjalanan satu pertemuan perusahaan saja.

Solusi Jembatan Konferensi Teratas

Memilih solusi jembatan konferensi yang tepat untuk bisnis Anda dapat menjadi tantangan. Dengan mengingat hal ini, kami telah memilih empat opsi menonjol yang menurut banyak perusahaan sangat bermanfaat.

1) Berikutnya

Nextiva menonjol sebagai platform ramah pengguna yang memungkinkan pengguna menyederhanakan komunikasi tim dalam satu platform yang mudah dan kuat.

Layanan VoIP yang terdepan di industri dan pemenang penghargaan, Nextiva menawarkan alat konferensi audio dan video serta dukungan pelanggan terbaik, dan layanan konferensi rapat bergabung sekali klik menjadikannya salah satu penyedia layanan telepon terbaik.

2) Rapat Pergi ke

Sebagai perusahaan terkenal dalam konferensi video, GoTo Meeting menghadirkan keahliannya pada jembatan konferensi untuk panggilan audio multipihak.

Dikenal karena kesederhanaannya, video berkualitas tinggi, dan audio yang dapat diandalkan, ia menawarkan berbagai fitur seperti berbagi layar, rekaman rapat, dan dukungan seluler. Ini adalah pilihan tepat bagi bisnis yang membutuhkan alat konferensi video pertama.

3) Celana Jeans Biru

BlueJeans adalah layanan jembatan konferensi yang populer untuk perusahaan pasar menengah dan universitas.

Keunggulannya mencakup kualitas video dan audio yang bagus, protokol keamanan yang ketat, dan penanganan pertemuan besar yang efisien. Setelah diakuisisi oleh Verizon, BlueJeans akan tenggelam pada awal tahun 2024.

4) Papan tombol (sebelumnya UberConference)

UberConference , diakuisisi oleh Dialpad pada tahun 2023, adalah jembatan konferensi yang populer.

Gratis hingga 45 menit dan 10 peserta untuk panggilan pribadi. Ia menawarkan nomor dial-in berbasis web dan telepon. Ini paling baik digunakan untuk rapat singkat daripada jembatan suara khusus sebagai bagian dari sistem telepon.

Tingkatkan Komunikasi Anda Dengan Platform yang Tepat

Mengintegrasikan jembatan konferensi ke dalam strategi komunikasi bisnis Anda adalah kuncinya, mengingat meningkatnya prevalensi tenaga kerja jarak jauh dan hibrida.

Ketika Anda mempertimbangkan faktor-faktor seperti kemudahan penggunaan, kompatibilitas, dukungan, keandalan, dan keamanan, Anda akan siap memutuskan solusi jembatan konferensi mana yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Nextiva lebih dari sekadar solusi konferensi — ini adalah platform komunikasi bisnis . Dengan fitur tingkat perusahaan, antarmuka yang ramah pengguna, dukungan ramah, dan banyak lagi, ini adalah cara sempurna untuk meningkatkan kolaborasi tim dan mendorong bisnis Anda lebih jauh.

Siap mencoba Nextiva? Bicaralah dengan pakar Nextiva.