Panduan Pemula untuk Email Transaksional

Email transaksional adalah email yang dikirim oleh bisnis ke satu penerima, biasanya setelah transaksi atau tindakan tertentu dilakukan oleh penerima tersebut.

Perusahaan menggunakan email transaksional untuk mengirim informasi penting kepada pengguna dan pelanggan di berbagai tahap perjalanan pembeli.

Dalam panduan pemula ini, kita akan melihat email transaksional dan menjelajahi berbagai jenis yang digunakan perusahaan sukses untuk memberikan pengalaman pelanggan yang luar biasa.

Email transaksional dan email pemasaran — apa bedanya?

Sebelum kita mendalami jenis email transaksional, mari kita jelaskan bagaimana mereka dibandingkan dengan email pemasaran tradisional atau email promosi.

Tidak seperti buletin dan email massal, email transaksional selalu dipicu oleh tindakan penerima individu, biasanya terkait dengan pemberitahuan akun, aktivitas produk, atau transaksi komersial. Misalnya, tindakan ini dapat berupa pembelian di toko online, meminta pengaturan ulang kata sandi, undangan anggota tim, atau yang lainnya.

Email transaksional diperlukan untuk memfasilitasi transaksi penting atau berbagi informasi penting yang diminta penerima. Oleh karena itu, bisnis tidak perlu mendapatkan persetujuan untuk mengirim email transaksional.

Sebaliknya, Anda harus selalu mendapatkan persetujuan untuk mengirim email pemasaran kepada audiens Anda. Mengirim email pemasaran kepada orang-orang yang tidak secara eksplisit setuju untuk menerima pesan promosi dari Anda dianggap sebagai pesan yang tidak diminta, dan itu melanggar sebagian besar undang-undang email di luar sana seperti CAN-SPAM dan GDPR.

Oleh karena itu, Anda tidak diperbolehkan untuk menjual atau mempromosikan produk atau layanan Anda di email transaksional Anda. Email yang dikirim dengan tujuan mempromosikan bisnis Anda atau menghasilkan pendapatan dianggap sebagai email pemasaran.

Sebagai aturan praktis, yang terbaik adalah selalu memisahkan email transaksional Anda dari email pemasaran Anda. Itu sebabnya ketika Anda membuat akun dengan Encharge, Anda akan melihat bahwa dua kategori email default adalah "Email pemasaran" dan "Email transaksional":

Google bahkan mengambil pemisahan ini satu langkah lebih jauh dan merekomendasikan penggunaan alamat email dan domain yang berbeda untuk setiap jenis email.

Perbedaan penting lainnya yang perlu dipertimbangkan adalah, tidak seperti email promosi, email transaksional tidak memerlukan tautan berhenti berlangganan. Namun, ada beberapa peringatan untuk ini yang akan kami bahas menjelang akhir posting ini. Jadi teruslah membaca.

Jenis email transaksional

Sekarang kita memiliki pemahaman yang baik tentang email transaksional, terutama jika dibandingkan dengan email pemasaran, saatnya untuk melihat beberapa contoh.

Peringatan penggunaan akun

Bagi banyak bisnis, langganan mereka terbatas pada penggunaan, tergantung pada tingkatannya. Misalnya, jika Anda memiliki alat verifikasi email, mungkin tingkat pemula hanya memungkinkan 250 email untuk diverifikasi.

Ketika ambang batas itu tercapai, cara termudah untuk memberi tahu pengguna adalah melalui email peringatan akun — sesuatu seperti contoh ini.

Tentu saja, ini hanya salah satu contoh. Ada banyak alasan Anda mungkin ingin mengirim pemberitahuan tentang sebuah akun. Misalnya, ada beberapa pengguna yang terikat pada satu akun, dan admin mengubah kredensial masuk. Mengirim email transaksional yang dipicu oleh perubahan ini ke pengguna lainnya adalah cara cepat dan mudah untuk membuat semua orang tetap diperbarui.

Email keranjang terbengkalai

Email keranjang yang ditinggalkan mungkin terdengar sedikit promosional, dan sejujurnya, memang demikian. Tapi, mereka juga dipicu oleh tindakan pengguna. Atau kurangnya tindakan selama waktu tertentu, sebagai gantinya.

Email keranjang terbengkalai adalah contoh email transaksional yang bagus karena telah membantu bisnis menargetkan ulang pelanggan dan menyelesaikan konversi.

Lihatlah email keranjang yang ditinggalkan ini dari Pacsun. Ini memberi tahu pelanggan bahwa masih ada barang di keranjang online mereka dan bahkan memberi tahu mereka bahwa barang yang mereka inginkan mungkin tidak ada di sana selamanya. Ini mendesak pelanggan untuk menyelesaikan pembelian.

Catatan penting: Bergantung pada yurisdiksi lokal Anda, email pengabaian keranjang mungkin dianggap sebagai email pemasaran, jadi pastikan untuk memeriksa ulang ini jika Anda bermaksud menghindari tautan berhenti berlangganan atau mengirim email pengabaian keranjang ke kontak yang tidak diminta.

Email konfirmasi

Salah satu, jika bukan email transaksional yang paling umum di luar sana adalah email konfirmasi. Ide di balik email ini relatif sederhana. Ini adalah pesan konfirmasi yang dikirim langsung ke kotak masuk penerima setelah mereka mengambil tindakan.

Misalnya, email konfirmasi dapat dikirim ke pelanggan baru setelah mendaftar untuk buletin Anda.

Lihatlah contoh ini. Saat pengguna mendaftar ke buletin BuzzFeed untuk kucing, mereka menerima email konfirmasi ini.

Ini adalah contoh bagus mengapa email seperti ini sangat membantu. Anda dapat melihat tombol CTA besar berwarna merah, tepat di tengah, memungkinkan pengguna untuk mengonfirmasi bahwa mereka adalah orang yang nyata. Ini berguna untuk BuzzFeed dalam hal ini karena mereka tidak akan membuang waktu dan uang untuk mengirim buletin mereka ke akun palsu atau tidak aktif.

Selain itu, email konfirmasi seperti ini memungkinkan pengguna untuk menghindari penipuan. Jika seseorang mendaftar untuk buletin ini tanpa sepengetahuan pemilik akun, ini adalah cara tercepat dan termudah bagi mereka untuk mengetahuinya.

Jika Anda melanjutkan untuk mengirim email yang tidak diminta pengguna sebenarnya tanpa konfirmasi, maka kemungkinan besar email Anda hanya akan berakhir di folder spam. Semakin banyak orang yang menambahkan Anda ke folder spam mereka, semakin tinggi tingkat keluhan spam Anda. Semakin tinggi tingkat keluhan spam, semakin besar kemungkinan email Anda akan memicu filter spam, dan lingkaran setan terus berlanjut. Pesan moralnya, kirim email konfirmasi sesekali.

Email perubahan kata sandi

Kita semua pernah ke sana. Anda perlu mengubah kata sandi Anda untuk alasan apa pun, Anda membuat permintaan, dan email dikirim ke kotak masuk Anda.

Ini adalah email transaksional yang khas. Ini membutuhkan prompt dari pengguna untuk dikirim, dan itu tidak secara langsung promosi.

Jika Anda melihat sekilas email dari Airbnb ini, Anda akan melihat sesuatu yang penting. Pesan pengaturan ulang kata sandi ini memberikan semua informasi yang dibutuhkan pengguna sejak awal.

Jika seseorang atau sesuatu mencoba meretas akun Anda, ini akan memberi tahu Anda segalanya dan memberi Anda opsi untuk meninjau akun Anda untuk aktivitas yang mencurigakan.

Akan mudah untuk membiarkan siapa pun mengubah kata sandi mereka langsung di situs web utama, tetapi itu tidak akan terlalu aman. Email pengaturan ulang kata sandi memberikan lapisan perlindungan tambahan bagi pengguna, semuanya tanpa merepotkan. Faktanya, ini adalah standar untuk setiap perubahan terkait kata sandi untuk sebagian besar bisnis.

Email konfirmasi pesanan

Pesan email konfirmasi pesanan adalah hal yang umum di dunia eCommerce, tetapi mereka juga menjadi cara bagi toko fisik untuk mengurangi pengeluaran mereka dengan mengurangi biaya kertas.

Email konfirmasi pesanan lebih dari sekadar tanda terima digital. Dalam kebanyakan kasus, mereka memberikan informasi pengiriman, pesan terima kasih, dan kadang-kadang bahkan bagian untuk upselling jika itu berlaku.

Email konfirmasi pesanan oleh Chewy ini adalah contoh yang bagus. Singkatnya, mereka memberikan ringkasan terperinci dari semua yang dipesan, informasi pengiriman, nomor dukungan pelanggan, dan bahkan beberapa GIF kreatif dengan nama perusahaan mereka.

Sangat penting untuk meletakkan semuanya secara koheren dan jelas sehingga pelanggan tidak bingung atau kewalahan dengan cara apa pun. Untuk umur panjang interaksi ini, email ini akan berfungsi sebagai referensi. Buatlah yang bagus!

Email umpan balik

Email umpan balik tidak selalu diperlukan tetapi mungkin terbukti penting untuk pertumbuhan Anda.

Pikirkan tentang terakhir kali Anda memiliki pengalaman yang baik atau buruk dengan sebuah merek. Anda ingin memberi tahu mereka, bukan? Email umpan balik menyediakan platform itu untuk pengguna.

Airbnb sebagai bisnis berkembang dari umpan balik pengguna. Jika tamu rumah buruk, pemilik properti dapat menulis ulasan dan mencegah penyewa menjadi buruk di tempat lain. Demikian juga, jika pemilik properti buruk, penyewa dapat menulis ulasan sehingga penyewa potensial lainnya tahu apa yang mereka hadapi.

Contoh spesifik ini meminta penerima email untuk mengisi survei untuk meningkatkan layanan mereka.

Ada 2 elemen penting di sini.

• Emailnya pendek dan manis.
• Ajakan bertindak mudah terlihat dan jelas.

Saat Anda meminta seseorang untuk memberikan ulasan atau umpan balik dalam bentuk apa pun, penting untuk menghindari segala jenis gesekan. Jelaskan niat Anda (mungkin bahkan dari baris subjek), terima kasih atas dukungan mereka, dan berikan cara cepat dan mudah bagi mereka untuk menyelesaikannya.

Jika Anda tidak puas dengan tingkat penyelesaian survei Anda, Anda dapat mencoba menghindari kata-kata mematikan seperti "survei" dan "umpan balik". Inilah yang dilakukan copywriter yang didorong oleh konversi, Momoko Price, untuk Petdoors.com untuk meningkatkan tingkat respons survei mereka.

Email pengaktifan kembali

Terkadang, kami kehilangan pelanggan, dan terkadang mereka kembali. Seringkali yang diperlukan hanyalah pengaktifan ulang cepat (atau dorongan) daripada memasukkannya dari langkah 1.

Lihatlah contoh pengaktifan kembali ini dari Duolingo.

Anda mungkin berpikir bahwa ini adalah email pemasaran umum yang dikirim dalam jumlah besar, dan kenyataannya memang demikian. Tapi, itu juga memenuhi persyaratan untuk menjadi email transaksional.

Bagaimana Anda tahu jika akun tidak aktif? Ini dipicu oleh jumlah waktu yang telah atau belum dihabiskan seseorang menggunakan platform atau jenis aktivitas lainnya (atau karena itu, kurangnya). Anda dapat menggunakan Encharge untuk membuat segmen pengguna yang tidak aktif dan secara otomatis mengirim email pengaktifan ulang segera setelah seseorang memasuki segmen tersebut.

Manfaat paling signifikan dari menggunakan email seperti ini adalah membuat merek Anda selalu diingat oleh pengguna. Jika mereka menghabiskan terlalu banyak waktu, mereka bisa melupakan Anda. Kecuali, tentu saja, Anda melanjutkan siklus pengasuhan dengan email pengaktifan ulang.

Bagian terbaiknya adalah Anda tidak perlu membatasi diri pada email. Anda dapat mengaktifkan kembali pelanggan pasif dengan iklan Facebook dan bahkan pesan SMS. Dalam alur contoh di bawah ini, kami menambahkan orang yang tidak aktif ke audiens penargetan ulang Facebook jika mereka gagal membuka email pengaktifan ulang Anda (dan menghapusnya dari audiens, segera setelah mereka aktif kembali):

Email keikutsertaan ganda

Pilihan ganda terjadi ketika pengguna mendaftar, katakanlah, buletin email. Ini mengharuskan mereka untuk mengisi informasi situs untuk mengirim buletin kepada mereka, biasanya, nama dan alamat email.

Pilihan ganda ikut berperan saat Anda mengirim email ke pengguna tersebut untuk meminta konfirmasi tambahan, seperti contoh di bawah ini.

Ini mirip dengan email konfirmasi tetapi secara eksplisit mengharuskan pengguna untuk mengonfirmasi langganan dua kali.

Ini menguntungkan karena dua alasan. Satu, seperti banyak email lain dalam daftar ini, ini memberikan lapisan keamanan ekstra. Tapi alasan kedua mungkin tidak begitu jelas.

Alasan kedua dan mungkin terbesar bisnis menggunakan email double opt-in adalah karena memungkinkan perusahaan yang mengirim buletin mengetahui bahwa pengguna tertarik.

Pikirkan tentang pesan-pesan menjengkelkan yang Anda dapatkan ketika Anda ingin menghapus file di komputer Anda. Mereka selalu bertanya apakah Anda yakin karena ini memberikan momen refleksi sehingga Anda dapat memutuskan apakah Anda benar-benar ingin menghapus file itu atau itu kecelakaan.

Pemberitahuan aktivitas aplikasi

Jika Anda menggunakan alat obrolan seperti Slack atau Discord, Anda mungkin telah menerima email yang memberi tahu Anda tentang semua pesan terbaru yang Anda lewatkan saat jauh dari komputer.

Pemberitahuan semacam itu berguna untuk memastikan bahwa Anda mengetahui percakapan penting seperti pesan tim.

Sebagian besar aplikasi ini memungkinkan Anda memilih notifikasi email yang akan diterima. Misalnya, Anda mungkin ingin mendapatkan pemberitahuan hanya ketika seseorang menyebut Anda.

Peringatan dan laporan

Beberapa produk dan layanan memungkinkan Anda untuk berlangganan peringatan tertentu atau laporan berulang.

Ini adalah intisari harian yang saya terima dari Asana, dengan mudah mengingatkan saya tentang semua tugas yang harus diselesaikan untuk hari itu:

Contoh hebat lainnya datang dari alat SEO populer Ahrefs. Alat ini memungkinkan Anda untuk mengatur berbagai jenis peringatan yang terkait dengan kesehatan dan pertumbuhan lalu lintas organik Anda. Dalam contoh di bawah ini, Ahrefs memberi tahu saya tentang backlink yang baru diperoleh ke situs kami:

Faktur dan email tanda terima

Perusahaan mengirim tanda terima dan faktur melalui email. Email transaksional ini memberi tahu pelanggan tentang pembayaran yang jatuh tempo atau pembayaran yang berhasil. Biasanya, email dilengkapi dengan faktur terlampir atau tautan yang mengarah ke halaman faktur yang dapat dicetak untuk keperluan perpajakan.

Apakah email transaksional memerlukan opsi berhenti berlangganan?

Tautan berhenti berlangganan menyediakan cara cepat dan mudah bagi penerima email untuk berhenti menerima email yang tidak mereka inginkan. Meskipun demikian, apakah fungsi seperti itu diperlukan untuk email transaksional?

Pertama-tama mari kita jelajahi apa yang dikatakan undang-undang email tentang ini.

Tidak seperti email pemasaran, email transaksional dikecualikan dari CAN-SPAM.

UU CAN-SPAM secara eksplisit menyatakan bahwa:

“Jika pesan hanya berisi konten komersial, tujuan utamanya adalah komersial, dan harus memenuhi persyaratan CAN-SPAM. Jika hanya berisi konten transaksional atau hubungan, tujuan utamanya adalah transaksional atau hubungan. Dalam hal ini, mungkin tidak berisi informasi perutean yang salah atau menyesatkan, tetapi sebaliknya dibebaskan dari sebagian besar ketentuan Undang-Undang CAN-SPAM.”

Dalam hal GDPR dan email transaksional, aturannya kurang jelas:

Dengan GDPR, Anda dapat mengirim email transaksional tanpa persetujuan jika ada kepentingan yang sah dalam mengirim email . Misalnya, jika Anda menggunakan email Anda untuk menyampaikan informasi penting kepada pengguna dan pelanggan Anda, itu berarti Anda memiliki kepentingan yang sah.

Dengan kata lain, menurut undang-undang email, email transaksional Anda tidak memerlukan tautan berhenti berlangganan.

Karena itu, apakah merupakan ide yang baik untuk menyertakan tautan berhenti berlangganan di email transaksional Anda?

Jawaban singkatnya adalah TIDAK kecuali Anda benar-benar tahu apa yang Anda lakukan. Mari kita jelaskan alasannya:

Pengguna dan pelanggan dapat melewatkan informasi penting

Jika Anda mengizinkan pengguna Anda untuk berhenti berlangganan dari email transaksional, Anda mungkin akan merusak pengalaman pelanggan secara keseluruhan.

Bayangkan seseorang berhenti berlangganan dari email transaksional Anda dan kembali ke situs web Anda untuk meminta pengaturan ulang kata sandi beberapa hari kemudian. Sayangnya, mereka tidak dapat menyetel ulang sandi. Itu sebabnya kami biasanya tidak menyarankan untuk menyertakan tautan berhenti berlangganan dalam email transaksional.

Di Encharge, secara default, orang tidak dapat berhenti berlangganan email transaksional Anda. Jadi jika Anda ingin mengirim email transaksional dengan tautan berhenti berlangganan, Anda harus menambahkan email transaksional di bawah kategori email yang berbeda.

Memberikan tautan berhenti berlangganan di email transaksional dapat membingungkan orang

Beberapa email transaksional seperti pengaturan ulang kata sandi dan konfirmasi berisi ajakan bertindak yang penting. Menyertakan tautan berhenti berlangganan di email yang sama dapat mengalihkan perhatian penerima dan membingungkan mereka tentang apa yang diminta dari mereka.

Karena itu, mungkin ada beberapa alasan mengapa Anda secara khusus ingin menambahkan tombol berhenti berlangganan ke email transaksional Anda. Namun, sekali lagi, lakukan hanya jika Anda yakin bahwa ini tidak akan memengaruhi operasi pengguna penting Anda.

Anda dapat menurunkan tingkat spam Anda

Dimasukkan ke dalam folder spam adalah masalah besar. Semakin tinggi tingkat spam Anda, semakin besar kemungkinan Anda akan berakhir di spam semua orang, terlepas dari apakah mereka memindahkan Anda ke sana atau tidak secara manual. Menyediakan cara cepat dan mudah untuk berhenti berlangganan dapat membantu menurunkan keluhan spam Anda.

Hindari frustrasi pelanggan

Selain dikurung di penjara spam, mengirim email terkadang justru membuat orang gila. Bahkan jika mereka tidak mengirim laporan spam, email dapat meninggalkan rasa tidak enak di mulut penerima.

Daripada menyertakan tombol berhenti berlangganan yang mencegah penerima menerima email apa pun dari Anda, Anda dapat menggunakan pusat preferensi email yang memungkinkan mereka berhenti berlangganan dari jenis email transaksional tertentu. Dengan begitu, membuat komunikasi lebih relevan dan mengurangi frustrasi.

Ini adalah cara untuk menerima umpan balik

Mungkin sulit untuk memikirkan seseorang yang ingin tidak pernah mendengar kabar dari Anda lagi sebagai umpan balik, tetapi memang demikian. Jika Anda memiliki tingkat unsubscriber yang sangat besar, mungkin inilah saatnya untuk mencari tahu alasannya. Mungkin email Anda tidak membantu? Mungkin mereka membingungkan? Ada begitu banyak alasan orang ingin berhenti berlangganan. Sekali lagi, pusat preferensi berhenti berlangganan dapat berguna di sini — Anda dapat memantau kategori email mana yang lebih sering digunakan orang untuk berhenti berlangganan.

Kesimpulan dan takeaway

Jika Anda baru mengenal email transaksional atau pemasaran email secara umum, saya harap panduan pemula ini bermanfaat bagi Anda. Namun, jika Anda tidak baru mengenal topik ini dan masih menemukan diri Anda di sini, saya sangat menganjurkan Anda untuk mempertimbangkan semua yang dibahas di atas.

Dengan email transaksional, kuncinya bukan promosi. Tentu, email sangat cocok untuk upselling, cross-selling, dan memberikan diskon jika diperlukan, tetapi semua itu dibuang begitu saja ketika kita berbicara tentang email transaksional.

Email transaksional masih memberikan peran penting dalam memberikan pengalaman pengguna yang luar biasa, jadi pastikan untuk memanfaatkannya sebanyak mungkin.

Dengan Encharge, Anda dapat mengatur kampanye pemasaran email Anda secara otomatis, termasuk email transaksional. Daftar untuk uji coba gratis hari ini, dan lihat apa yang Anda lewatkan.

Baca selanjutnya: 11 Praktik Terbaik untuk Pemasaran Email Transaksional