3 Cara Mengumpulkan Umpan Balik pada Pencarian Perangkat Lunak Anda

Umpan balik rekan kerja adalah kunci untuk memilih perangkat lunak bisnis yang tepat—pelajari cara mengumpulkan umpan balik itu dengan kiat-kiat ini.

Organisasi mengadopsi perangkat lunak baru untuk memecahkan masalah. Agar itu terjadi, Anda perlu menemukan perangkat lunak yang tepat untuk memenuhi kebutuhan Anda. Namun perubahan dalam perangkat lunak akan mempengaruhi banyak orang di organisasi Anda, bukan hanya pengguna langsung. Jadi, penting untuk mendapatkan umpan balik saat mencari produk yang tepat.

Meskipun Anda mungkin sudah memiliki daftar pilihan perangkat lunak, jangan lewatkan untuk mendapatkan umpan balik dari kolega Anda. Dengan mendapatkan masukan di awal proses, kemungkinan besar Anda akan menemukan produk yang tepat. Dan pada akhirnya, Anda akan merasa lebih percaya diri dan puas dengan pembelian perangkat lunak Anda.

Pelajari cara mendapatkan umpan balik rekan kerja tentang pencarian perangkat lunak Anda dengan kiat-kiat ini.

3 cara untuk menyertakan rekan kerja dalam pencarian perangkat lunak Anda

1. Perlakukan pemilihan perangkat lunak seperti olahraga tim

Penting untuk mengidentifikasi semua tim yang akan terpengaruh oleh perubahan perangkat lunak dan menyertakan rekan kerja dari kelompok tersebut dalam proses pengambilan keputusan.

Ini mungkin tampak seperti langkah hambatan dalam proses di mana kepemimpinan—atau siapa pun yang bertanggung jawab atas keputusan pembelian akhir—pada akhirnya dapat membuat keputusan tanpa masukan dari luar. Tetapi jika Anda tidak mengumpulkan masukan tim, Anda berisiko memilih perangkat lunak yang salah atau menghadapi perjuangan berat dalam adopsi.

Paling tidak, Anda memerlukan sampel individu yang akan menggunakan perangkat lunak setiap hari, orang keuangan, seseorang dari kepemimpinan, seseorang dengan keahlian teknis, dan seseorang dari tim hukum Anda. Kami akan berbicara lebih banyak di bawah tentang apa yang dapat dibawa oleh masing-masing peran ini ke dalam percakapan.

2. Tetap berpegang pada 3 hingga 5 opsi perangkat lunak untuk menghindari kelebihan beban

Ada fenomena yang dikenal sebagai "kelumpuhan pilihan", yang bermuara pada: Jangan memberi orang terlalu banyak pilihan atau mereka akan melepaskan diri dan tidak memilih apa pun. Prinsip yang sama berlaku untuk mendapatkan umpan balik perangkat lunak dari tim Anda.

Beri mereka antara tiga dan lima pilihan, bukan 20. Anda akan menghindari kelumpuhan pilihan, dan memiliki keputusan lebih cepat daripada nanti. Anda juga kemungkinan akan mendapatkan umpan balik yang lebih kaya, karena tim Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk mengomentari secara mendalam beberapa opsi daripada banyak opsi lainnya.

Untuk mulai membuat daftar pendek Anda, masuk ke Capterra dan simpan produk favorit Anda dari direktori perangkat lunak kami.

Jika Anda kesulitan mempersempit daftar Anda, coba fitur perbandingan kami: Temukan kategori perangkat lunak Anda di Capterra, klik kotak centang “Tambahkan ke Bandingkan” pada produk tertentu yang Anda pertimbangkan, lalu klik “Bandingkan Sekarang” untuk mendapatkan gambaran umum gabungan untuk perbandingan produk yang lebih efisien.

3. Sesuaikan diskusi Anda untuk setiap audiens

Orang-orang dari tim yang berbeda memerlukan informasi yang berbeda tentang setiap opsi perangkat lunak yang berkaitan dengan peran mereka. Dan karena tim yang berbeda membawa keahlian mereka sendiri, Anda ingin perspektif ini terwakili dalam umpan balik yang Anda kumpulkan.

Berikut adalah rincian tentang apa yang mungkin ingin diketahui oleh kelompok yang berbeda dan apa yang dapat mereka tawarkan:

Keuangan akan menanyakan berapa biaya perangkat lunak, dan berapa biaya pemeliharaan yang terkait dengan setiap opsi. Mereka dapat berbagi wawasan tentang anggaran perangkat lunak untuk jangka pendek dan panjang.

• Apa yang harus dibagikan: Sebutkan harga setiap opsi perangkat lunak, biaya pemeliharaan atau potensi peningkatan, jumlah pengguna berbayar untuk perangkat lunak, dan biaya lain yang mungkin dihadapi bisnis Anda dalam mengadopsi setiap opsi.
• Yang perlu ditanyakan: Pastikan Anda meninggalkan diskusi ini dengan pemahaman yang jelas tentang anggaran yang tersedia untuk perangkat lunak sekarang dan apakah anggaran itu kemungkinan akan berubah dalam beberapa tahun mendatang. Anda juga harus menanyakan keuangan tentang preferensi pembayaran mereka (misalnya apakah mereka ingin Anda membayar setiap tahun, yang dapat berarti bahwa Anda mendapatkan diskon dari vendor perangkat lunak, atau bulanan untuk membagi biaya dari waktu ke waktu).

Legal ingin mengetahui apakah perangkat lunak tersebut memiliki rekam jejak kepatuhan keamanan data dan menghormati kontrak pelanggan. Mereka dapat menyoroti bahasa apa pun yang harus diperhatikan selama negosiasi kontrak.

• Apa yang harus dibagikan: Bawa perincian tentang bagaimana perangkat lunak berinteraksi dengan dan menyimpan data, apa standar keamanan datanya, dan apakah itu sesuai dengan peraturan negara bagian AS dan GDPR di Inggris (di antara undang-undang terkait lainnya).
• Apa yang harus ditanyakan: Tim ini dapat membantu Anda mempersiapkan apa yang akan ditanyakan vendor selama negosiasi kontrak. Mereka juga dapat memberikan wawasan tentang tanda bahaya yang mereka cari dalam kontrak.

Kepemimpinan akan menanyakan apakah opsi perangkat lunak terpilih Anda akan merampingkan proses, membuat pekerjaan lebih efisien, membantu memenuhi tujuan bisnis, dan memecahkan masalah tertentu.

• Apa yang harus dibagikan: Pastikan pimpinan memahami apa yang dapat dan tidak dapat dilakukan oleh opsi perangkat lunak yang Anda pilih. Jangan membuat mereka mengarungi informasi: Beri mereka pro dan kontra tingkat tinggi, biaya, dan potensi peningkatan bisnis yang dihasilkan.
• Yang perlu ditanyakan: Kepemimpinan dapat membantu Anda memahami prioritas mereka untuk perangkat lunak baru, yang dapat membantu Anda mempersempit daftar pendek dan akhirnya memilih pilihan utama Anda. Anda harus bertanya apakah mereka lebih peduli tentang biaya atau fitur, serta versi jangka panjang mereka untuk teknologi di perusahaan.

Pengguna akan ingin tahu bagaimana opsi perangkat lunak ini akan membantu mereka melakukan pekerjaan mereka, serta bagaimana proses saat ini akan berubah. Mereka dapat memberikan wawasan tentang fitur mana yang penting dan fitur mana yang mereka inginkan dalam perangkat lunak Anda saat ini.

• Apa yang harus dibagikan: Bawa daftar pro dan kontra untuk berbagai fitur yang tersedia dengan setiap solusi, dipasangkan dengan informasi tentang bagaimana fitur memfasilitasi produktivitas.
• Yang perlu ditanyakan: Pelajari tentang masalah apa pun yang dihadapi tim Anda saat ini, baik karena Anda tidak memiliki perangkat lunak atau karena perangkat lunak Anda saat ini tidak cocok. Minta pengguna untuk membagikan apa yang ingin mereka dapatkan dari solusi baru. Untuk pertanyaan spesifik yang dapat diajukan kepada tim Anda saat membandingkan perangkat lunak, ikuti panduan percakapan ini.

Pakar teknis dapat berbicara tentang masalah yang terkait dengan kompatibilitas, integrasi, dan implementasi. Mereka juga dapat memberikan wawasan tentang spesifikasi teknis opsi perangkat lunak.

• Apa yang harus dibagikan: Bawa informasi tentang integrasi yang harus dimiliki untuk perangkat lunak lain yang saat ini Anda gunakan. Anda juga harus menjelaskan apakah opsi perangkat lunak yang Anda pertimbangkan berbasis cloud atau lokal.
• Apa yang harus ditanyakan: Jika Anda tidak berpengalaman dalam detail teknis opsi perangkat lunak, mintalah ringkasan informasi teknis utama. Anda juga harus bertanya tentang masalah implementasi apa pun yang mereka perkirakan.

Mengumpulkan umpan balik yang berarti dari tim Anda mengarah pada keputusan pembelian perangkat lunak yang lebih baik

Membeli perangkat lunak, meskipun merupakan pencapaian besar, bukanlah garis akhir. Tujuan sebenarnya adalah transisi yang sukses untuk menerapkan dan menggunakan perangkat lunak baru.

Agar transisi itu berhasil, penting untuk mendapatkan dukungan tim sebelum Anda membeli perangkat lunak. Mendapatkan umpan balik awal di awal proses, menggunakan tiga tip ini, akan membuat pembelian dan adopsi perangkat lunak lebih mudah di kemudian hari.