Bagaimana menemukan gudang terbaik untuk bisnis e-niaga Anda

Diterbitkan: 2022-08-30

Selamat datang di Chez Stephen! Apakah Anda memiliki reservasi untuk malam ini? Silakan nikmati minuman di area bar — kami akan menyiapkan rak dan tempat sampah untuk Anda dalam waktu singkat.

Hotel memiliki peringkat. Restoran memiliki Panduan Michelin. Tapi tidak ada yang menulis buku tentang standar gudang. Anda tidak dapat membolak-balik halaman Good Warehouse Guide dan langsung merasakan apa yang diharapkan.

Ini serampangan. Ini tidak konsisten. Ini sangat bervariasi. Akibatnya, tidak ada rute tunggal untuk menemukan gudang terbaik. Ini tentang melacak opsi yang paling dekat dengan lokasi, layanan, dan harga yang Anda inginkan.

Jadi, di mana Anda bahkan mulai? Itulah dilema yang saya hadapi ketika saya memulai pencarian saya, dan yang disimpulkan dengan rapi dengan menabrakkan mobil sewaan saya di tengah hutan Swedia dalam perjalanan ke satu gudang (lebih lanjut tentang itu nanti).

Jauh lebih banyak daripada gudang besar

Anda mendengar 'gudang' dan berpikir: 'gudang besar. Menerima barang. Menyimpan barang. Mengirim barang. Mudah.' Saya segera menyadari bahwa pengetahuan gudang saya sangat kurang.

Seperti halnya bisnis di semua sektor, banyak gudang yang resisten terhadap perubahan dan, untuk menjaga semuanya berjalan lancar, tetap berpegang pada aturan yang sangat kaku. Untuk dropshipping (yang awalnya saya pikir akan saya lakukan) dan kustomisasi, itu harus menjadi gudang yang sangat fleksibel dan berpikiran maju.

Tanpa sumber rekomendasi yang tepercaya, Anda harus mengambil pendekatan yang nantinya terbukti proaktif atau pencar. Itu hanya tergantung pada seberapa baik itu berjalan.

Seperti seorang detektif yang tidak menemukan apa pun yang menarik di TKP, saya mulai bersandar pada jaringan saya untuk mencari petunjuk potensial. Saya juga membuat diri saya mudah dihubungi melalui media sosial dengan harapan bahwa setiap jiwa yang sama proaktif dan berpikiran digital di industri pergudangan akan menemukan jalan mereka kepada saya.

Bagaimana membangun pengetahuan Anda dan memulai penelitian Anda

  • Mulailah menghabiskan 30 menit setiap hari untuk mengatasi pembelian ruang gudang dan apa yang Anda butuhkan dari gudang
  • Luncurkan ke dalam suksesi pencarian Google yang tak terhindarkan
  • Jangkau kolega atau rekan kerja — buat grup Slack sebagai papan suara
  • Buka DM Anda di LinkedIn dan acara sosial bisnis Anda dan beri tahu orang-orang apa yang Anda cari
  • Gunakan grup Facebook, forum bisnis, dan grup kewirausahaan lokal untuk memperluas pencarian Anda dan mendapatkan saran

Membuat kontak dengan gudang

Anda tahu di film ketika Anda melihat karakter yang dirangkai oleh minat cinta dan Anda bertanya-tanya mengapa mereka tidak mengambil petunjuk? Saya tidak ingin gudang yang sulit didapat.

Saya mulai mengirim email ke beberapa gudang untuk melihat apakah mereka akan merespons dan berapa lama waktu yang dibutuhkan. Jika sebuah gudang memberi saya nomor telepon di mana saya bisa menghubungi mereka untuk mengobrol, itu terasa seperti pertanda positif bahwa mereka akan mudah dihubungi jika ada yang tidak beres di telepon. Ini semua adalah bagian dari proses audisi, bahkan jika mereka tidak mengetahuinya atau tidak peduli! Ketika gudang menjawab, saya akan mengatur panggilan.

Satu gudang terlambat lebih dari 30 menit untuk diskusi awal kami. Orang itu meminta maaf dan mengatakan semua hal yang benar, tetapi pertemuan awal itu membentuk opini saya. Jika perusahaan logistik mengizinkan seseorang terlambat 30 menit untuk rapat, bagaimana saya bisa yakin bahwa pengiriman saya akan ditangani tepat waktu?

Beberapa gudang sangat bagus, tetapi cara pengoperasiannya tidak sesuai dengan yang saya butuhkan. Hanya sedikit yang menanyakan jenis pertanyaan yang menciptakan kesan bahwa mereka benar-benar tertarik untuk membuat layanan mereka bekerja untuk saya. Sepasang suami istri menindaklanjuti telepon kami melalui email meskipun kami menyadari bahwa kami tidak cocok untuk kesempatan ini, yang saya hargai.

Panggilan awal Anda dengan gudang

Selain menciptakan kesan pertama, panggilan awal Anda dengan gudang adalah tentang mendapatkan informasi sebanyak mungkin dalam waktu sesingkat-singkatnya. Satu hal yang tidak pernah saya hargai sebelum memulai proses ini adalah tidak ada orang yang menempatkan apa yang tidak dapat atau tidak akan mereka lakukan di situs web mereka. Jadi bahkan jika Anda menyukai semua yang Anda lihat tentang gudang tertentu, selalu dapatkan konfirmasi mengenai hal-hal yang Anda butuhkan.

Bagi saya, ini sering terkait dengan pertanyaan tentang kemasan. Bisakah saya memiliki kemasan bermerek? Apa itu 'kemasan'? Apakah hanya kasetnya saja? Apakah itu kotak yang sebenarnya?

Saya juga memiliki kurva belajar yang curam dengan Incoterms – serangkaian istilah komersial standar yang menentukan siapa yang bertanggung jawab atas apa pada setiap tahap proses pengiriman. Saya tidak tahu bagaimana mereka bekerja.

Ketika saya menyadari bahwa Incoterms dapat membuat perusahaan pengiriman bertanggung jawab atas risiko apa pun hingga ke pintu gudang, dan asuransi saya hanya akan mencakup di dalam gudang, saya bermimpi buruk tentang produk yang basah kuyup di luar gudang sepanjang akhir pekan. Pada saat itu, saya membuat semua gudang menjelaskan penggunaan Incoterms kepada saya dengan tingkat kerumitan yang mungkin mereka pilih ketika mendiskusikannya dengan anak berusia lima tahun.

8 hal yang perlu Anda ketahui tentang gudang apa pun

Dari pengalaman saya sejauh ini, untuk mendapatkan gambaran langsung dari gudang mana pun untuk perbandingan suka-untuk-suka yang berguna, jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini akan berguna:

  1. Apa yang Anda bayar?

Tidak ada paket layanan gudang standar, jadi apa yang Anda dapatkan?

  1. Di manakah lokasi gudang?

Periksa ulang ini karena ini bisa berdampak pada pajak dan logistik Anda.

  1. Apa broker pengiriman dan pengaturan impor?

Cari tahu apakah Anda atau gudang bertanggung jawab atas hal ini. Jika itu gudang, mintalah kartu tarif.

  1. Incoterms mana yang digunakan?

Di bawah Incoterms mana inventaris Anda akan dikirim, dan apa yang terjadi jika terjadi masalah dengan pengiriman? Baca dan baca ulang Incoterms Anda.

  1. Bagaimana cara menghitung harga penyimpanan?

Beberapa gudang mengenakan biaya per bin, beberapa per sq ft, dan beberapa harga per palet. Cari tahu bagaimana penyimpanan Anda akan ditagih.

  1. Bagaimana biaya untuk kitting, memetik, dan mengemas produk Anda dihitung?

Kapan dan bagaimana Anda akan dikenakan biaya untuk memindahkan setiap produk di sekitar dan di luar gudang?

  1. Apa persyaratan kode batang?

Apa yang dibutuhkan gudang untuk menyimpan dan memilih produk Anda, dan apakah ini cocok dengan pendekatan kode batang Anda?

  1. Pengaturan layanan pelanggan apa yang ada?

Apakah gudang memelihara jalur komunikasi yang terbuka, dan bagaimana perselisihan diselesaikan?

Kunjungi gudang mana pun yang Anda pertimbangkan

Saat Anda menjalankan toko e-niaga dengan tumpukan teknologi, iklan digital, komunitas online, dan logistik pihak ketiga, mudah untuk melupakan bahwa bisnis Anda tidak hanya ada melalui layar.

Pergudangan adalah area di mana bisnis Anda bergantung pada orang-orang nyata yang melakukan pekerjaan mereka dengan baik. Ada baiknya menginvestasikan biaya perjalanan untuk memastikan gudang terlihat dan beroperasi seperti tempat yang Anda inginkan untuk bertanggung jawab atas produk Anda.

Sayangnya, dalam salah satu kunjungan ini saya bertengkar dengan trotoar di jalan belakang Swedia yang indah dalam perjalanan ke Valhall Logistik yang sangat menakutkan. Mobil sewaan saya menelepon layanan darurat, tetapi untungnya saya muncul tanpa cedera untuk mengunjungi gudang. Seperti banyak dewa Norse, saya (hampir) mati dan pergi ke Valhalla.

Terlepas dari pengalaman hampir mati saya, perjalanan itu bermanfaat (Valhall sekarang menjadi gudang UE saya). Membangun hubungan dengan orang-orang yang akan menyimpan barang Anda sangat penting.

Bila Anda memiliki daftar gudang sendiri, atur untuk mengunjunginya dan perhatikan baik-baik:

  • Kondisi kerja — apakah staf senang, dan apakah mereka memiliki akses ke pencahayaan, ventilasi, dan fasilitas kebersihan yang memadai?
  • Keamanan — apakah gudang memenuhi janji keamanannya, dan dapatkah gudang menyediakan dokumentasi yang membuktikan perlindungan ini?
  • Manajemen — berbicara langsung dengan staf senior untuk mendapatkan jawaban atas pertanyaan Anda dan merasakan bagaimana mereka melakukan bisnis

Beri peringkat pada pesaing

Sekarang Anda dapat mulai mempersempit pencarian Anda. Anda dapat melakukan daftar pro dan kontra sederhana atau membuat spreadsheet. Pendekatan saya adalah menggunakan sistem lampu lalu lintas, menilai setiap aspek gudang sebagai merah, kuning, atau hijau terhadap persyaratan saya.

Hijau

Semua sistem pergi! Saya tidak yakin ada gudang yang memberikan hijau di seluruh papan. Jika Anda menemukannya, tinjau dengan cermat karena saya akan sangat curiga. Dalam pengalaman saya, gudang dengan beberapa kekurangan yang diakui sendiri mungkin lebih asli.

Kuning

Sebuah peringatan. Ada yang tidak beres. Mungkin ada kekurangan teknologi yang digunakan. Mungkin gudang tidak bisa melakukan branded packaging. Pada tiga kuning, saya akan tahu ini bukan gudang yang tepat untuk bisnis saya dan melanjutkan.

Merah

Terlambat setengah jam. Fasilitas yang buruk. Staf yang tidak puas. Produk yang disimpan dengan buruk. Tidak ada keamanan. Tidak ada pelanggan lain! Setiap hal yang mengkhawatirkan yang membawa Anda langsung ke 'tidak' mendapatkan merah.

Baca dan baca ulang sewa gudang Anda sebelum menandatangani

Ketika Anda merasa telah menemukan gudang Anda dan Anda siap untuk menandatangani kontrak, bacalah. Kemudian membacanya lagi. Dan untuk terakhir kalinya untuk memastikan.

Ini bukan pop-up cookie atau kontrak telepon 12 bulan. Ini adalah dokumen yang menetapkan kewajiban roda penggerak penting dalam bisnis e-niaga Anda (dan kewajiban Anda kepada mereka). Jangan menandatangani secara default.

  1. Telusuri dan soroti apa pun yang tidak Anda mengerti
  2. Baca lagi secara lebih mendalam — tanyakan gudang untuk klarifikasi tentang apa pun yang masih belum Anda dapatkan
  3. Baca untuk ketiga kalinya dengan manfaat klarifikasi dan konteks ekstra

Jika sesuatu dalam kontrak berbeda dari apa yang telah dibahas atau dari apa yang Anda butuhkan, inilah saatnya untuk mengangkatnya. Anda dapat menegosiasikan persyaratan kontrak. Gudang bebas untuk mengatakan ya atau tidak; Anda bebas untuk mengambil inventaris Anda di tempat lain.

Jika Anda puas dengan perjanjian gudang, selalu mintalah nasihat hukum profesional sebelum menandatangani.

Bersiaplah untuk masuk dengan gudang

Itu proses yang saya ikuti. Anda sekarang siap untuk mulai menemukan gudang tempat Anda akan menyimpan barang-barang Anda! Ingat:

  • Lakukan riset Anda — bangun pengetahuan Anda, buat koneksi, dan mulailah mengajukan pertanyaan
  • Kunjungi gudang — tidak ada pengganti untuk melihat gudang beroperasi dan merasakan tempat itu
  • Perhatikan kontrak dengan serius — pastikan layanan yang Anda harapkan dari gudang Anda ada dalam dokumen
  • Percayai naluri Anda — intuisi itu penting
  • Simpan catatan Anda — Anda akan menghemat banyak waktu jika Anda membutuhkan gudang baru atau tambahan di masa mendatang

Apa bendera merah gudang terbesar yang pernah Anda temui? Apa pertimbangan utama Anda dalam mencari gudang? Beri tahu saya dengan mengirimkan email ke [email protected].