SMS VoIP: Cara Kerja, Praktik Terbaik, & Penyedia Teratas

Saat Anda perlu menghubungi pelanggan yang tidak menjawab panggilan Anda, pasti ada cara yang lebih baik untuk menjangkau mereka. Demikian pula, Anda mungkin memerlukan rencana cadangan untuk tampil di hadapan calon pelanggan atau memberi tahu karyawan yang tidak atau tidak dapat mengangkat telepon.

Dalam situasi ini, SMS Voice over Internet Protocol (VoIP) berperan dengan sendirinya. Anda dapat mengirim pesan teks melalui layanan VoIP bisnis Anda, menyampaikan pesan ke orang yang tepat, dan tetap mematuhi kepatuhan.

Baca terus untuk mengetahui tentang mengirim SMS dari nomor VoIP Anda, cara kerjanya, dan bagaimana Anda dapat menggunakannya.

Apa itu SMS VoIP?

SMS VoIP adalah metode mengirim dan menerima pesan SMS melalui nomor telepon Anda yang disediakan oleh penyedia VoIP. Ini mungkin nomor telepon rumah atau bebas pulsa. Anda dapat menggunakan layanan VoIP yang ada (atau baru) untuk mengirim dan menerima pesan teks pada sistem yang sama dengan panggilan telepon bisnis Anda.

Tidak perlu membawa perangkat seluler atau memiliki telepon seluler bisnis khusus. Anda hanya perlu fitur SMS dan MMS yang diaktifkan oleh layanan VoIP bisnis Anda.

Cara kerja SMS VoIP

SMS VoIP berfungsi menggunakan nomor telepon virtual. Anda dapat menetapkan nomor ini ke pengguna atau sekelompok pengguna dan mengaktifkan pesan teks melalui koneksi internet, seperti Wi-Fi.

Saat pengguna perlu mengirim pesan teks, mereka cukup membuka aplikasi obrolan tim dan menambahkan nomor telepon atau memilih kontak yang ada. Saat seseorang membalas, pengguna atau grup pengguna yang sama akan diberi tahu.

Di balik layar, sistem VoIP Anda menggunakan teknologi yang sama dengan yang digunakan untuk melakukan panggilan telepon atau mengirim pesan instan. Paket informasi (pesan teks, gambar, video, dll.) dirutekan dari sistem cloud Anda ke nomor ponsel penerima.

Ingin mempelajari lebih lanjut tentang teknologi di balik SMS VoIP?

Terkait: Apa itu VoIP? Panduan Pemula untuk Voice over IP

Perbedaan SMS dan MMS

Layanan Pesan Singkat (SMS): Fungsi pesan teks yang telah ada sejak tahun 1992 untuk pesan teks biasa hingga 160 karakter yang dikirimkan ke pengguna ponsel. Ketika kebanyakan orang paling sering merujuk pada pesan teks, yang mereka maksud adalah pesan berbasis SMS.

️ Layanan Pesan Multimedia (MMS): MMS diperkenalkan pada tahun 2002, memanfaatkan kemampuan SMS dengan memungkinkan pengguna ponsel mengirim gambar, klip audio, video, dan batas karakter yang lebih besar dalam pesan mereka. MMS mendukung file kecil hingga 300KB di hampir semua ponsel cerdas saat ini.

Cara Menggunakan VoIP & SMS Bersama

Ada banyak cara Anda dapat menggunakan SMS VoIP, dan tidak ada aturan tegas tentang kapan Anda tidak dapat menggunakan layanan ini. Kami telah menyoroti skenario umum di mana Anda bisa mendapatkan keuntungan dari fungsi SMS VoIP.

1. Dukungan pelanggan

Saat Anda membutuhkan pelanggan untuk memberikan foto atau informasi tambahan untuk kasus dukungan, meminta mereka mengambil foto, mengirimkannya ke email, mendownloadnya, dan mengunggahnya ke link dukungan adalah proses yang memakan waktu. Pelanggan yang meminta bantuan sekarang melakukan semua pekerjaan berat dan menjadi frustrasi. Sebagai gantinya, Anda dapat mengirimkan tautan melalui SMS sehingga mereka dapat langsung mengunggah fotonya.

Fasilitas SMS VoIP ini menggunakan teknologi yang sama dengan panggilan yang Anda sambungkan, memastikan pengalaman yang lancar bagi pelanggan Anda.

Ada juga keuntungan besar karena bisa mengirim foto melalui pesan MMS. Ketika teknisi lapangan, misalnya, berada di lokasi bersama pelanggan, mereka dapat mengirimkan foto langsung ke teknisi teknis untuk mendiagnosis masalah, menghilangkan kebutuhan untuk membawa peralatan kembali ke kantor dan mempersingkat waktu perbaikan secara keseluruhan.

2. Prospek tindak lanjut

Tingkat respons rata-rata untuk pemasaran SMS adalah sebesar 45%. Itu signifikan dibandingkan dengan tingkat respons untuk pemasaran email sebesar 6% dan konversi panggilan dingin sebesar 2%.

Setelah Anda berbicara dengan calon pelanggan atau ketika pengunjung web mengunduh aset, kirimkan pesan teks kepada mereka alih-alih mengangkat telepon atau menambahkan mereka ke kampanye email Anda berikutnya. Saat Anda menutup telepon setelah panggilan telepon, pilih kontak dari buku alamat Anda dan mulailah mengetik pesan teks khusus Anda. Tidak diperlukan perangkat lunak khusus — cukup aplikasi VoIP Anda.

Hal ini tidak hanya akan menghasilkan tingkat keterbukaan yang lebih tinggi (bagaimanapun juga, kami membaca semua teks kami), tetapi Anda juga memberi penerima opsi untuk mengeklik tautan untuk mempelajari lebih lanjut tentang penawaran atau layanan Anda.

3. Pengingat janji temu

Jika Anda mempunyai kekuatan untuk mengurangi jumlah janji temu yang terlewat, Anda akan menyambutnya dengan tangan terbuka, bukan?

Pelanggan atau pasien yang membuat janji temu adalah satu hal, namun kehadiran mereka adalah hal lain. Anda dapat menggunakan SMS VoIP untuk otomatisasi atau mengirim pengingat manual seminggu, hari, atau jam sebelum janji temu, sehingga mengurangi kemungkinan ketidakhadiran.

Saat Anda melakukan panggilan langsung dengan pasien dan membuat janji temu berikutnya, kurangi kemungkinan mereka mencatat waktu atau tanggal yang salah dengan mengirimkan SMS saat sedang menelepon.

Demikian pula, Anda dapat menyederhanakan langkah-langkah untuk membuat janji temu berulang. Ketika pasien perlu membuat janji temu baru secara rutin, Anda dapat mengirimi mereka tautan melalui SMS sehingga mereka dapat memilih waktu janji temu. Anda menghemat waktu dalam melakukan panggilan yang tidak tersambung, dan pasien dapat menjadwalkan janji temu sesuai waktu mereka sendiri.

4. Kirim SMS kembali setelah panggilan tidak terjawab

Berapa kali Anda menerima pemberitahuan panggilan tidak terjawab hanya untuk menelepon kembali dan tidak ada yang menjawab? Tag telepon atau pesan suara – apa pun sebutannya – tidak produktif.

Mungkin juga Anda tidak tahu dari siapa panggilan tak terjawab itu. Jadi, Anda membalas teleponnya, tidak ada yang menjawab, dan Anda tidak lebih bijaksana.

Sebagai gantinya, Anda dapat mengirim SMS yang menyatakan bahwa Anda melewatkan panggilan tersebut dan mengundang penelepon untuk menelepon kembali pada waktu yang disarankan. Anda mungkin memiliki jeda antara jam 1 siang dan 2 siang, atau Anda mungkin hanya dapat dihubungi pada shift malam.

Atau, jika Anda sedang sibuk dengan panggilan lain, kirim SMS yang menyatakan bahwa Anda sedang bertunangan dan akan menelepon mereka kembali segera setelah Anda mendapat kesempatan. Anda bahkan dapat mengatur balasan otomatis sehingga ketika Anda melewatkan panggilan, penelepon secara otomatis menerima pesan teks.

Batasan Penggunaan Pesan SMS Dengan Nomor VoIP

Seperti semua teknologi, ada beberapa batasan yang harus Anda waspadai.

Berikut enam hal yang perlu dipertimbangkan ketika memutuskan apakah SMS VoIP tepat untuk bisnis kecil atau perusahaan Anda:

• Batas kecepatan SMS : Anda tidak dapat mengirim pesan teks dalam jumlah tidak terbatas.
• Fungsi SMS: Tidak semua penyedia layanan VoIP mendukung fungsi SMS.
• Ukuran file besar: Gambar atau video besar yang lebih besar dari 1 MB tidak didukung.
• Batasan karakter: Pesan yang melebihi 160 karakter akan dipecah menjadi beberapa pesan.
• Kode pendek SMS: Kode pendek SMS mungkin tidak selalu didukung.
• Persetujuan penerima: Bisnis harus menyimpan catatan persetujuan untuk mengirim pesan teks untuk tujuan komersial, seperti kampanye pemasaran.

Manfaat SMS VoIP

Meskipun mungkin ada beberapa batasan dalam menggunakan pesan SMS dengan nomor VoIP, manfaatnya lebih besar daripada manfaatnya.

Keuntungan utamanya mencakup memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik dan lebih personal serta memperkenalkan pendekatan multisaluran pada proses penjualan dan dukungan Anda. Pada saat yang sama, Anda memperoleh peningkatan produktivitas dengan mencapai hasil yang sama atau lebih baik dalam lebih sedikit panggilan dan klik.

• Kepuasan pelanggan yang lebih tinggi : Menindaklanjuti dan menyederhanakan proses dukungan, penjualan, dan janji temu dengan memperkenalkan format tertulis di samping saluran komunikasi verbal.
• SMS grup yang disederhanakan ke staf : Kirim pesan satu ke banyak alih-alih memberi tahu kolega tentang masalah atau penawaran satu per satu.
• Layanan pelanggan yang dipersonalisasi : Integrasikan dengan CRM, sistem tiket, atau perangkat lunak apa pun dengan API terbuka untuk menyesuaikan penawaran dan menggunakan informasi seperti nama pelanggan, nama perusahaan, dan produk yang ada dalam pesan.
• Peningkatan keterlibatan penjualan : Mulai pencarian calon pembeli keluar dengan tingkat keterlibatan yang tinggi.
• Biaya komunikasi lebih rendah : Kirim pesan secara massal untuk mencapai hasil yang sama seperti beberapa panggilan yang dilakukan ke individu.

Cara Mengatur SMS VoIP

Ikuti empat langkah berikut untuk mulai mengirim SMS dari nomor telepon bisnis Anda:

Langkah 1. Pilih penyedia VoIP.

Pertama, Anda harus memilih penyedia layanan telepon VoIP. Pastikan mereka memiliki pengalaman dengan pelanggan yang menggunakan sistem telepon VoIP dan fasilitas SMS. Jika Anda sudah memiliki penyedia VoIP, tanyakan apakah mereka memiliki contoh pelanggan yang juga menggunakan opsi SMS.

Jika Anda tidak memiliki penyedia VoIP dan sedang mempertimbangkan untuk beralih dari sistem telepon tradisional ke cloud, inilah saat yang tepat untuk memastikan Anda beralih ke satu penyedia untuk kebutuhan panggilan dan SMS Anda.

Langkah 2. Dapatkan nomor baru, atau pertahankan nomor yang sudah ada.

Setelah Anda memilih penyedia, sekarang saatnya memikirkan nomor telepon. Anda memiliki dua pilihan di sini:

1. Gunakan nomor virtual baru : Dapatkan saluran telepon baru untuk kampanye keluar Anda.
2. Transfer nomor telepon Anda yang ada : Simpan nomor Anda saat ini dengan memindahkannya antar jaringan (penyiapan mungkin memerlukan waktu beberapa minggu).

Porting nomor melibatkan permintaan penyedia lama Anda untuk melepaskan nomor dari infrastruktur mereka dan penyedia baru Anda untuk memigrasikannya ke infrastruktur mereka. Tergantung pada riwayat nomor telepon Anda dan lokasi nomor tersebut saat ini, hal ini mungkin mempercepat atau menunda proses. Pastikan Anda berbicara dengan penyedia baru Anda saat bersiap untuk menyimpan nomor yang sudah ada.

Langkah 3. Selesaikan pendaftaran 10DLC.

Langkah selanjutnya adalah menyelesaikan pendaftaran 10DLC. Ini adalah kode panjang 10 digit yang mengacu pada 10 digit nomor telepon pribadi yang ditujukan untuk aplikasi komunikasi bisnis dan pesan teks.

Namun, penggunaan nomor tersebut harus mematuhi peraturan kepatuhan. Bisnis harus mendapatkan persetujuan dari The Campaign Registry sebelum mereka dapat mengirim pesan. Proses pendaftaran 10DLC memiliki dua bagian:

• Pendaftaran merek : Bisnis harus mengidentifikasi diri mereka ke jaringan operator.
• Pendaftaran kampanye : Bisnis harus memberikan contoh pesan yang mereka kirimkan dan menunjukkan bukti bahwa konsumen memilih untuk menerima pesan teks mereka.

Saat Anda sudah menyiapkan 10DLC, Anda dapat mulai mengirim SMS dari saluran VoIP Anda.

Langkah 4. Mulai mengirim teks dari sistem VoIP Anda.

Di aplikasi Nextiva, navigasikan ke Pesan dan ikuti petunjuk berikut:

• Ketuk SMS, lalu + .
• Pilih kontak dari daftar kontak atau masukkan nomor telepon di kolom Kepada .
• Tambahkan beberapa penerima untuk membuat pesan SMS grup.
• Tekan ikon klip kertas di sebelah kiri kolom teks untuk mengirim gambar (JPG, PNG, BMP, atau GIF kurang dari 1 MB) atau file audio (.mp3, .wav, atau .mp4).
• Masukkan pesan Anda dan tekan Kirim .

Rasakan Penyedia VoIP Terbaik Untuk Bisnis

Apakah Anda ingin meningkatkan layanan pelanggan atau menurunkan tingkat janji temu yang terlewat, SMS VoIP adalah solusi sempurna untuk usaha kecil dan perusahaan.

Saat mencari penyedia SMS VoIP, Anda memerlukan seseorang yang pernah ke sana dan melakukan itu. Nextiva memiliki hubungan dengan semua penyedia layanan telepon utama, sehingga pesan teks dikirimkan dengan andal dan dari antarmuka yang sederhana.

Saat Anda memilih Nextiva untuk SMS bisnis dan VoIP, Anda mendapatkan keuntungan dari:

• Transkripsi pesan suara : Dapatkan email atau pesan SMS dengan transkrip pesan suara yang akurat.
• Pesan teks bisnis : Bertukar pesan teks SMS dengan pelanggan dan anggota tim dari desktop atau aplikasi seluler Anda.
• Integrasi aplikasi : Sinkronkan komunikasi bisnis Anda dengan CRM populer, dukungan pelanggan, dan alat kolaborasi tim.

Dengan cara ini, seluruh tenaga kerja bisa mendapatkan nomor telepon yang mendukung SMS dan bertukar SMS menggunakan aplikasi seluler, web, dan desktop NextivaONE.

FAQ