VoIP untuk Lembaga Nonprofit: Fitur & Manfaat Utama bagi LSM

Pemimpin organisasi nirlaba sering kali khawatir tentang cara mengembangkan hubungan dengan donor dan relawan, memenuhi misi mereka, dan mengendalikan biaya.

Salah satu keputusan paling berdampak yang dapat Anda ambil adalah sistem telepon Anda.

Sayangnya, layanan telepon tradisional tidak dirancang dengan mempertimbangkan organisasi nirlaba.

Di antara peralatan yang kikuk, perutean panggilan yang tidak fleksibel, dan kemampuan yang terbatas, sistem telepon rumah tradisional sering kali lebih menyulitkan daripada memberikan manfaat bagi organisasi yang mengandalkan anggaran terbatas dan dukungan sukarelawan.

Jika Anda sedang mempertimbangkan peningkatan sistem telepon tetapi tidak yakin harus mulai dari mana, Voice over Internet Protocol ( VoIP ) mungkin merupakan solusi ideal. Panggilan terhubung melalui cloud dan bukan melalui saluran telepon fisik untuk membuat dan menerima panggilan telepon. Yang Anda butuhkan hanyalah koneksi internet.

Baca terus dan temukan mengapa begitu banyak organisasi nirlaba yang beralih dari telepon jadul ke sistem VoIP.

Mengapa Lembaga Nonprofit Meninggalkan Sistem Telepon Tradisionalnya?

Sistem telepon yang ketinggalan jaman memiliki banyak keterbatasan yang menghambat produktivitas organisasi nirlaba dan hubungan klien. Berikut adalah beberapa alasan utama bagi organisasi untuk meningkatkan ke VoIP.

1. Biaya operasional yang tinggi

Investasi awal pada sistem PBX lokal, ditambah pemeliharaan dan pembaruan berkelanjutan, membuat sistem telepon tradisional jauh lebih mahal dibandingkan alternatif VoIP.

Membayar biaya bulanan untuk setiap telepon rumah juga menambah pengeluaran dengan cepat. Karena sebagian besar organisasi nirlaba beroperasi dengan anggaran yang sangat ketat, biaya berkelanjutan ini mengalihkan dana dari upaya aktual dan biaya operasional secara tidak perlu.

2. Kurangnya fleksibilitas & skalabilitas

Karena sistem telepon tradisional bergantung pada saluran telepon fisik dan perangkat keras, seiring berkembangnya lembaga nonprofit Anda, menambah atau menghapus ekstensi menjadi sulit.

Misalnya, jika Anda membuka kantor baru atau perlu segera menyiapkan telepon untuk penggalangan dana sementara, biaya pemasangan ulang kabel dan pembelian peralatan akan bertambah dengan cepat, sehingga membatasi skalabilitas.

3. Kapasitas penanganan panggilan terbatas

Sebagian besar sistem telepon lama bergantung pada jumlah saluran telepon fisik yang telah ditentukan. Jika semua saluran ini terisi dengan panggilan saat ini, panggilan masuk tambahan akan berada dalam antrian panjang, diblokir, dikirim ke pesan suara, atau terputus.

Hal ini menimbulkan masalah besar bagi usaha kecil dan LSM, karena hal ini sering kali mengakibatkan hilangnya donasi dan kekecewaan para pendukung inisiatif penting selama periode lalu lintas yang padat.

4. Integrasi yang buruk dengan CRM

Karena sistem komunikasi lama beroperasi secara terpisah dari sistem lain, data panggilan tidak secara otomatis mengisi CRM Anda atau sistem lainnya.

Tanpa integrasi bawaan, tim Anda harus melacak dan mencatat semua interaksi panggilan secara manual — sebuah proses yang tidak efisien dan rentan terhadap kesalahan manusia. Data berharga pasti akan hilang, sehingga menyebabkan pengalaman yang terputus-putus bagi para pendukungnya.

5. Masalah keamanan

Dengan layanan telepon lama, semua perangkat keras dan infrastruktur ada di kantor Anda, sehingga berpotensi sulit untuk dilindungi. Penyusup atau kecelakaan dapat membahayakan server, dan kegagalan memperbarui infrastruktur dapat membahayakan data sensitif pelanggan Anda.

Solusi VoIP menawarkan enkripsi panggilan untuk mencegah penyadapan komunikasi Anda yang tidak diinginkan. Hal ini sangat penting bagi organisasi yang berorientasi pada tujuan.

Artikel Terkait

Apakah VoIP Aman? Panduan Utama untuk Keamanan VoIP & Enkripsi Panggilan

6. Pelaporan & analisis yang terbatas

Sebagian besar sistem telepon jadul menyediakan sedikit atau bahkan tidak ada data panggilan, hanya log dasar panggilan masuk/keluar dan durasinya.

Tanpa wawasan yang terperinci – seperti waktu puncak panggilan, panggilan tidak terjawab, dan asal panggilan – hampir mustahil untuk mengidentifikasi bidang-bidang yang perlu ditingkatkan atau membuat keputusan berdasarkan data untuk meningkatkan penggalangan dana dan penjangkauan.

Layanan telepon berbasis cloud adalah pilihan yang lebih baik untuk organisasi nirlaba yang bertanggung jawab secara fiskal. Ia menawarkan banyak kemampuan dengan skalabilitas tak terbatas, penanganan panggilan yang ditingkatkan, dan integrasi yang kuat.

Manfaat VoIP untuk Organisasi Nirlaba

Dengan beralih ke sistem telepon VoIP untuk organisasi nirlaba , organisasi Anda dapat mengatasi tantangan ini sekaligus mendapatkan keuntungan yang mengubah permainan berikut ini.

Komunikasi yang terjangkau

Sistem telepon VoIP biasanya memiliki pengaturan dan biaya berkelanjutan yang lebih rendah dibandingkan saluran telepon tradisional, sehingga ideal untuk organisasi nirlaba dengan anggaran terbatas.

Tanpa memerlukan perangkat keras fisik atau pemasangan kabel yang ekstensif, organisasi nirlaba dapat menghemat biaya pemeliharaan dan infrastruktur.

Anda dapat menghindari investasi PBX yang mahal dan biaya per saluran, dan karena VoIP menggunakan koneksi internet , hanya jaringan yang ada yang diperlukan. Pengurangan biaya yang signifikan ini memberikan keringanan anggaran yang sangat dibutuhkan oleh organisasi nirlaba.

Kiat pro: Jika organisasi Anda bebas pajak , Anda dapat memenuhi syarat untuk mendapatkan lebih banyak penghematan. Tanyakan tentang bagaimana Anda dapat menghindari pembayaran pajak penjualan atau cukai yang terkait dengan layanan VoIP Anda.

Telepon siap pakai jarak jauh

Penyedia layanan VoIP mendukung tenaga kerja jarak jauh, memungkinkan anggota tim untuk tetap terhubung bahkan saat mereka berada di lapangan atau bekerja dari rumah.

Ini membebaskan pengguna dari telepon kantor fisik. Dan dengan fitur-fitur canggih seperti penerusan panggilan, ponsel lunak, dan aplikasi seluler, tim Anda dapat menghubungi satu sama lain jika diperlukan.

Peningkatan keterlibatan donor

Organisasi dapat menggunakan sistem VoIP untuk melakukan penjangkauan dan panggilan tindak lanjut, sehingga para donor tetap mendapat informasi dan terlibat dalam perjuangan mereka. Dengan akses instan ke profil penelepon selama panggilan, tim Anda dapat membina hubungan bermakna dengan pendukung Anda dengan lebih baik.

Nomor bebas pulsa telah terbukti meningkatkan kepercayaan konsumen, dan nomor ini memungkinkan donatur besar untuk berbicara dengan tim Anda tentang ke mana harus mengirim dana mereka.

Tindak lanjut disederhanakan dengan mencatat interaksi langsung ke CRM Anda, suatu tingkat personalisasi yang membantu mendorong loyalitas dan keamanan donor.

Menambahkan kemampuan pesan SMS

Demografi yang lebih muda lebih memilih mengirim SMS daripada menelepon, menjadikan pesan SMS sebagai alat yang efektif untuk melibatkan donor baru dan potensial.

Pesan SMS terintegrasi menjembatani kesenjangan komunikasi bagi para pendukung yang lebih menyukai pesan teks daripada panggilan dan email. SMS massal yang cepat dapat memberi tahu ribuan pendukung secara instan untuk mendorong tindakan segera, yang berguna untuk penggalangan dana di menit-menit terakhir atau pembaruan acara.

Kolaborasi tim yang ditingkatkan

Fitur seperti obrolan grup, konferensi video, dan berbagi file meningkatkan kolaborasi tim, sehingga menghasilkan manajemen proyek yang lebih efisien.

Dengan menggabungkan komunikasi suara, video, dan teks ke dalam satu platform, tim jarak jauh dapat bekerja sama secara kohesif dan fleksibel. Sistem terpadu menyatukan karyawan dan relawan, menyederhanakan kerja tim.

Beginilah cara Social Vocational Services of California, yang mendukung orang dewasa dengan disabilitas perkembangan atau intelektual, menggunakan sistem telepon bisnis untuk menghubungkan staf secara andal dan konsisten serta mengoordinasikan program dengan keluarga dan pengasuh di 80 lokasinya.

Baca Juga: Bagaimana Nextiva Membantu United Way Mengumpulkan $2,6 Juta dalam Telethon Virtual

10 Fitur VoIP Penting untuk Organisasi Nirlaba

Untuk benar-benar mengubah komunikasi nirlaba Anda, carilah sistem VoIP yang mencakup fitur-fitur utama berikut.

1. Penjawab otomatis

Resepsionis virtual otomatis menyambut penelepon masuk, menawarkan pilihan menu, seperti “Tekan 1 untuk Donasi,” dan mengarahkan panggilan dengan benar. Penjawab otomatis memberikan cakupan 24/7 dengan biaya tenaga kerja minimal, memastikan Anda tidak pernah melewatkan panggilan, bahkan setelah jam kerja atau saat kekurangan staf.

Alur panggilan Anda tidak harus rumit. Tim Anda dapat menyesuaikannya dengan jam ketersediaan Anda atau acara penggalangan dana khusus.

2. Perutean panggilan

Perutean panggilan cerdas menentukan ke mana panggilan harus diarahkan berdasarkan preferensi dan kebutuhan Anda.

Anda dapat mengirim panggilan tertentu ke pesan suara, mengarahkan donatur utama ke perwakilan akun, atau meneruskan pesan penting ke ponsel. Saat volume panggilan melonjak, Anda dapat menyesuaikan pengarahan panggilan dengan cepat atau menyiapkan aturan perutean untuk acara khusus.

3. Panggilan konferensi & rapat video

Pilih sistem telepon berbasis cloud yang memungkinkan konferensi audio atau video, berbagi layar, dan opsi lain untuk terhubung secara real-time, sehingga memungkinkan tim Anda berkolaborasi dari mana saja tanpa kesulitan logistik atau biaya perjalanan.

Dengan platform VoIP yang dihosting seperti Nextiva, Anda tidak perlu membayar untuk perangkat lunak rapat tambahan atau layanan panggilan konferensi — ini sudah termasuk.

4. Ponsel lunak seluler & desktop

Softphone memungkinkan staf dan relawan untuk menggunakan perangkat seluler mereka sebagai perpanjangan dari sistem VoIP, memastikan mereka tetap terhubung di mana pun mereka berada. Karyawan dapat menjadi produktif di mana pun mereka berada — di kantor, di rumah, atau di lapangan.

5. Pesan suara ke email

Transkripsi pesan suara menghilangkan kebutuhan untuk menelepon dan memeriksa pesan secara manual. Peringatan email memberi tahu staf tentang pesan suara baru, sementara konversi ucapan ke teks menyediakan konten tertulis langsung di kotak masuk Anda untuk ditinjau dengan cepat.

Ini membantu tim Anda merespons lebih cepat dan memastikan tidak ada pesan yang lolos.

6. Komunikasi SMS

SMS terintegrasi membuat hubungan dengan pendukung menjadi lebih lancar melalui saluran komunikasi pilihan mereka – telepon, email, atau SMS.

Jangkau khalayak yang lebih luas dengan mengirimkan SMS pengingat acara, konfirmasi donasi, atau pemberitahuan lainnya langsung dari sistem telepon bisnis Anda.

7. Respon suara interaktif (IVR)

Salah satu fitur utama sistem telepon VoIP adalah kemampuan untuk berinteraksi dengan penelepon melalui perintah suara atau input papan tombol, menyediakan opsi layanan mandiri untuk mengakses informasi atau menyelesaikan tugas tertentu.

Sesuaikan menu IVR Anda untuk menyederhanakan tugas, seperti:

• Meminta panggilan balik
• Mendapatkan petunjuk arah atau detail dukungan
• Belajar bagaimana menjadi sukarelawan
• Mendapatkan informasi pembayaran

Selain itu, IVR menyediakan opsi layanan mandiri 24/7 tanpa mengikat karyawan. Mengumpulkan informasi dasar di awal membantu mengarahkan penelepon ke perwakilan dengan lebih efisien, sehingga menyederhanakan pengalaman pelanggan Anda.

8. Analisis dan pelaporan panggilan

Analisis panggilan yang kuat memberikan visibilitas sekilas mengenai volume panggilan, waktu tunggu, panggilan yang ditinggalkan, sinyal sibuk, dan banyak lagi.

Laporan tren mengungkap pola penggunaan untuk menginformasikan perencanaan sumber daya yang lebih baik — mengetahui sumber panggilan mana yang memberikan ROI terbaik dan secara proaktif mengidentifikasi masalah sebelum masalah tersebut berdampak pada KPI.

9. Integrasi CRM

Menghubungkan CRM dan sistem telepon Anda memungkinkan pencatatan panggilan otomatis dan layar muncul untuk informasi penelepon, memberikan staf akses cepat ke profil penelepon selama panggilan.

CRM secara otomatis mencatat interaksi, menyimpan catatan yang terorganisir dalam satu solusi.

10. Rekaman panggilan dan transkripsi

Merekam panggilan menciptakan peluang berharga, seperti menyelesaikan perselisihan, merekrut karyawan baru lebih cepat dengan panggilan sampel, mengurangi risiko tanggung jawab, dan menyimpan catatan permanen atas pengumuman atau wawancara khusus.

Transkripsi membuat konten dapat dicari, sementara AI dapat menganalisis interaksi untuk meningkatkan kinerja tim.

Penyedia VoIP Nilai Tertinggi untuk Lembaga Nonprofit

Saat mengevaluasi solusi VoIP, pastikan untuk mempertimbangkan penyedia yang dirancang dengan mempertimbangkan organisasi nirlaba, seperti:

1. Berikutnya

Terkenal dengan keandalan dan solusi komunikasinya yang komprehensif, Nextiva adalah rangkaian alat lengkap yang mencakup integrasi suara, video, teks, pesan instan, dan CRM.

Nextiva menonjol sebagai penyedia terkemuka yang dibangun khusus untuk memberdayakan produktivitas organisasi nirlaba dan hubungan masyarakat . Platform industri terdepannya mengatasi keterbatasan komunikasi sebelumnya melalui fitur VoIP yang kuat, integrasi CRM yang mudah, skalabilitas tak terbatas, dan keandalan terbaik.

Sebagai platform berbasis cloud, Nextiva juga menghilangkan risiko keamanan dan biaya pemeliharaan yang mengganggu sistem lama. Skalabilitas yang sebenarnya berarti mudah beradaptasi terhadap kampanye atau lonjakan pertumbuhan tanpa gangguan layanan atau biaya yang tidak terduga.

Peringkat G2: 4,5 dari 5 (2.896 ulasan pelanggan)

2. Panggilan Krisp

Dikenal dengan antarmuka yang ramah pengguna dan harga terjangkau, KrispCall menyediakan platform terpadu untuk panggilan, SMS, dan integrasi CRM, menjadikannya pilihan serbaguna untuk organisasi nirlaba dengan beragam kebutuhan komunikasi.

Peringkat G2: 4,4 dari 5 (21 ulasan pelanggan)

3. Telzio

Telzio menawarkan solusi VoIP yang mudah dan terukur dengan penekanan pada kesederhanaan dan transparansi dalam harga, menyediakan sistem telepon berfitur lengkap dengan pengguna dan ekstensi tak terbatas.

Peringkat G2: 4,2 dari 5 (3 ulasan pelanggan)

4. Vonage

Vonage Business menggabungkan solusi UCaaS dengan fitur pusat kontak, yang bertujuan untuk meningkatkan hubungan antara organisasi dan pelanggan mereka. Lembaga nonprofit dapat memilih tingkat layanan berdasarkan jumlah pengguna, fitur panggilan yang diperlukan, dan persyaratan integrasinya.

Peringkat G2: 4,3 dari 5 (437 ulasan pelanggan)

5.8×8

8×8 memprioritaskan menjaga komunikasi tetap aman, patuh, dan tersedia dalam sistem UCaaS dan CCaaS yang terintegrasi. Lembaga nonprofit dapat memusatkan saluran keterlibatan sambil memanfaatkan analisis tingkat lanjut untuk memaksimalkan kinerja tim. Namun, 8×8 kekurangan sejumlah fitur yang ditawarkan Nextiva.

Peringkat G2: 4,1 dari 5 (656 ulasan pelanggan)

Nirlaba Anda Layak Mendapatkan Sistem Telepon yang Lebih Baik

Sistem telepon yang ketinggalan zaman merupakan sebuah masalah, terutama bagi organisasi nirlaba dan LSM yang kekurangan uang. Hal ini dapat menyebabkan hilangnya peluang pertumbuhan dan keterlibatan, sehingga menghambat dampak lingkungan dan kemanusiaan yang dapat ditimbulkan oleh organisasi nirlaba.

Namun, dengan meningkatkan ke penyedia komunikasi VoIP terpadu yang kaya fitur, organisasi mencapai penghematan biaya, fleksibilitas, mobilitas, dan kemampuan penanganan panggilan yang kuat.

Dengan berpindah ke Nextiva, organisasi nirlaba dapat memodernisasi komunikasi dan beroperasi dengan lebih efisien — dan perpindahannya mudah.

Layanan Nextiva yang andal memastikan tidak ada panggilan terputus atau kualitas panggilan tidak jelas — suatu keharusan untuk inisiatif penggalangan dana dan penjangkauan. Nextiva mendukung kebutuhan operasional ini dengan VoIP tingkat perusahaan , harga ramah anggaran, dan dukungan implementasi langsung.

Organisasi nirlaba beralih ke Nextiva untuk memperkuat hubungan yang bermakna. Menelepon dan mengirim SMS ke seluruh negeri tanpa batas membuat semua orang tetap terhubung di satu tempat.

Penanganan panggilan intuitif mengarahkan setiap interaksi secara cerdas agar sesuai dengan kebutuhan pelanggan, relawan, dan mitra. Setelah Anda memindahkan komunikasi ke cloud, Anda akan dapat menggunakan sumber daya Anda yang terbatas untuk memajukan misi Anda.

Dapatkan fitur tangguh, pengoperasian intuitif, dan keandalan luar biasa dengan harga terjangkau. Hilangkan masalah sistem telepon lama dengan merangkul masa depan dengan solusi VoIP Nextiva, yang dibuat khusus untuk organisasi nirlaba.

Intinya adalah Nextiva membantu organisasi nirlaba saat ini tumbuh dan mempertahankan diri. Organisasi, relawan, dan komunitas Anda akan berterima kasih.