Siap untuk VoIP? Keuntungan & Kerugian untuk Membuat Pilihan yang Tepat

Diterbitkan: 2022-12-15
Keuntungan dan Kerugian VoIP

Kami menulis panduan lengkap menimbang kelebihan dan kekurangan sistem telepon VoIP. Jika Anda ingin melompat langsung ke tabel ringkasan, klik di sini.

Keuntungan dan Kerugian VoIP: Gambaran Umum

  • Mendefinisikan VoIP
  • VoIP: Keuntungan
  • VoIP: Kerugian
  • Menggunakan Layanan VoIP di Rumah
  • Telepon IP untuk Bisnis
  • Cara Beralih ke VoIP

Tidak ingin membaca? Tonton video tiga menit kami tentang pro dan kontra VoIP di bawah ini:

VoIP: Keuntungan

Menjadi penyedia VoIP sendiri di Nextiva, akan adil untuk mengatakan bahwa kami mengetahui satu atau dua hal tentang VoIP. Berikut panduan terperinci tentang pro dan kontra:

  • Biaya lebih rendah
  • Peningkatan aksesibilitas
  • Portabilitas lengkap
  • Skalabilitas lebih tinggi
  • Fitur lanjutan untuk tim kecil dan besar
  • Kualitas suara lebih jernih
  • Mendukung multitugas
  • Lebih banyak fleksibilitas dengan softphone

1) Biaya Lebih Rendah

Intinya sangat penting untuk setiap bisnis, besar atau kecil. Jadi, Anda harus mempertimbangkan setiap peluang penghematan biaya. Salah satu cara perusahaan dapat mewujudkan penghematan biaya yang signifikan adalah dengan mengadopsi sistem telepon VoIP.
Pertimbangkan ini:
Rata-rata, sistem telepon darat (POTS) membebani bisnis $50 per saluran setiap bulan. Tarif ini hanya mencakup panggilan lokal (dan terkadang domestik). Paket VoIP, sebaliknya, tersedia dengan harga kurang dari $20 per baris.
Tunggu apa?
Betul sekali. Dengan angka-angka ini berarti, VoIP dapat menurunkan tagihan telepon Anda lebih dari setengah dari sekarang.
Penting untuk diperhatikan bahwa beralih ke VoIP bukanlah jaminan bahwa biaya telepon Anda akan turun drastis. Bisnis berbeda, begitu pula kebutuhan mereka.
Tapi yang bisa Anda yakini adalah bahwa beralih ke VoIP akan menghasilkan penghematan biaya yang cukup besar. Penghematan biaya dalam VoIP datang dalam dua cara: langsung dan tidak langsung.

Penghematan Biaya Langsung

Ketika datang ke layanan telepon tradisional, bisnis mengeluarkan biaya awal yang sangat besar. Terutama atas nama telepon bisnis dan perangkat keras PBX.

a) Biaya PBX

PBX (pertukaran cabang pribadi) adalah perangkat keras fisik di tempat. Ini menghubungkan banyak telepon rumah di kantor dan dapat menghabiskan banyak uang. Kami berbicara tentang puluhan ribu dolar — jumlah yang dapat Anda amortisasi selama beberapa tahun.
Anda mungkin berpendapat bahwa telepon analog harganya hampir sama dengan telepon IP. Harga pastinya akan berbeda berdasarkan fitur yang diinginkan.
Namun, instalasi PBX di tempat adalah pekerjaan modal yang mahal. Harganya bisa berkisar antara $500 dan $2.000 per pengguna. Jadi, bahkan bisnis kecil dengan sedikit karyawan perlu berinvestasi dalam perangkat keras fisik.
Jaringan VoIP menghilangkan kebutuhan akan perangkat keras tambahan ini karena koneksi broadband mendukung layanan tersebut.
Untuk memudahkan transisi dalam pemutakhiran sistem telepon mereka, organisasi semacam itu dapat menggunakan Protokol yang Diprakarsai Sesi, yang dikenal sebagai Batang SIP. Batang SIP bertindak sebagai jalur digital untuk layanan suara Anda sambil mempertahankan perangkat keras telepon yang ada di kantor Anda. Manfaat utama SIP Trunking termasuk biaya lebih rendah, lebih mudah dikelola, dan Anda dapat mengaktifkan layanan secara instan.
Pemimpin teknologi menggunakan penyedia trunking SIP untuk menambahkan kemampuan suara baru ke sistem telepon yang ada.

b) Biaya Kabel Tembaga

Koneksi broadband juga menghilangkan kabel tambahan karena jaringan VoIP memungkinkan suara dan data pada saluran yang sama. Di kalangan IT dan telekomunikasi, kata yang tepat untuk ini adalah full-duplex. Ini adalah kemampuan untuk mengirim dan menerima suara dan data secara bersamaan. Sebagian besar telepon meja VoIP hanya memerlukan satu Ethernet untuk dihubungkan.
Power over Ethernet (PoE) memungkinkan kantor menjadi lebih modular dengan staf kantor mereka. Selain itu, kantor-kantor tersebut tidak perlu melakukan perubahan pada kabel listrik gedung.
Menjadi sepenuhnya nirkabel? Layanan VoIP profesional juga tersedia sebagai aplikasi di komputer atau smartphone Anda. Fleksibilitas VoIP adalah kemenangan besar bagi pengusaha dan perusahaan.

c) Biaya Panggilan

Biaya langsung juga datang dalam bentuk biaya menelepon. Panggilan VoIP lebih murah dibandingkan dengan Public Switched Telephone Network (PSTN) atau jaringan telepon circuit-switched tradisional.
Sebagian besar dari ini berkaitan dengan penurunan drastis dalam biaya pengangkutan data. Awalnya, harga data di luar jangkauan sebagian besar bisnis kecil.
Bahkan untuk organisasi besar, pengguna harus bersaing dengan pembatasan bandwidth internet dan broadband perusahaan. Hari ini, bagaimanapun, kecepatan internet telah meningkat sementara biaya data telah menukik tajam.
Statistik mengungkapkan bahwa usaha kecil yang menggunakan VoIP dapat mengurangi tagihan telepon perusahaan mereka hingga 60%. Mereka juga dapat menghemat hingga 90% untuk panggilan internasional.
Terkait: Cara Berhenti Membayar Lebih Tagihan Telepon Bisnis Anda
Itu angka yang substansial yang kita bicarakan pada tahun tertentu.
Penghematan ini kembali ke pengabaian antarmuka tarif utama ISDN (singkatan dari Integrated Service Digital Network) yang mahal. Atau bahkan jalur khusus yang terkait dengan sistem POTS yang mendukung layanan VoIP. Perusahaan yang melakukan panggilan jarak jauh di luar Amerika Serikat menikmati biaya VoIP yang lebih rendah.
Biaya layanan telepon tradisional kira-kira dua kali lipat dibandingkan dengan VoIP. VoIP menawarkan keuntungan yang signifikan bagi bisnis yang beroperasi secara global.

d) Biaya Berulang

Layanan VoIP juga memungkinkan bisnis untuk memangkas pengeluaran berkelanjutan lainnya seperti pajak, biaya perbaikan dan pemeliharaan. Penyedia VoIP biasanya memasukkan biaya ini ke dalam paket berlangganan yang, seperti dalam kasus Nextiva, dapat menelan biaya paling sedikit $5 per pengguna per bulan.
Semua biaya ini, digabungkan, menjadikan layanan VoIP sebagai proposisi yang menarik untuk pertumbuhan startup dan UKM.

Penghematan Biaya Tidak Langsung

Penghematan tidak langsung lebih sulit dihitung, tetapi itu tidak membuatnya kurang penting untuk bisnis Anda. Di bawah ini adalah beberapa area paling umum di mana organisasi menghemat uang dalam jangka panjang.

a) Penghematan dengan Kerja Jarak Jauh

Beralih ke VoIP memungkinkan karyawan tetap terhubung ke sistem telepon perusahaan saat bekerja dari jarak jauh. Ini berkat daftar panjang fitur telepon VoIP seperti panggilan tunggu, penjawab otomatis, panggilan video instan, panggilan konferensi, dan lainnya yang tidak disediakan oleh telepon tradisional.
Studi menunjukkan bahwa ini tidak hanya dapat meningkatkan produktivitas karyawan, tetapi juga dapat mengurangi utilitas dan ruang kantor.
Bisnis biasa dapat menghemat $11.000 per orang per tahun hanya dengan membiarkan mereka bekerja dari rumah 50% dari waktu, menurut analisis terbaru oleh b) Fitur Tambahan Tanpa Biaya Tambahan

Anda mungkin dengan cepat menunjukkan bahwa bahkan PBX tradisional mendukung kerja jarak jauh melalui fungsi seperti transfer panggilan, dering grup, antrian panggilan, dan sebagainya.
Intinya, fitur-fitur ini tidak melekat pada sistem PBX standar. Sebaliknya, itu adalah fitur tambahan yang harus Anda bayar secara terpisah.
Sebagai perbandingan, layanan telepon VoIP menyertakan banyak fitur ini tanpa biaya tambahan. Tidak perlu membayar ekstra untuk fitur apa pun yang menurut Anda berguna untuk bisnis Anda.

c) Repurposed Tenaga Kerja

Jika bisnis Anda mengandalkan sekretaris untuk menangani panggilan telepon dan menerima pesan, fitur penjawab otomatis memungkinkan Anda menggunakan kembali peran tersebut tanpa biaya tambahan. (Seorang sekretaris internal yang dipekerjakan secara penuh waktu mengantongi sekitar $45K setahun, yang tidak murah.)
Tentu saja, seorang sekretaris memang masuk akal bagi perusahaan yang menerima walk-in dalam jumlah besar atau perusahaan besar dengan anggaran yang cukup besar.
Namun, usaha kecil mungkin merasa sulit untuk membenarkan gaji semacam ini. Namun dengan fitur penjawab otomatis dengan sekali klik, Anda baru saja membebaskan biaya ini.

2) Peningkatan Aksesibilitas

Selain efisiensi biaya, aksesibilitas adalah salah satu manfaat terbesar VoIP untuk bisnis. Satu keuntungan berbeda yang ditawarkan layanan VoIP berbasis cloud adalah kemampuan untuk melakukan panggilan dari mana saja.
Jika Anda memiliki koneksi data yang layak, Anda dapat melakukan dan menerima panggilan untuk bisnis Anda. Dan ketika Anda tidak dapat menjawab panggilan, Anda dapat mengarahkan panggilan ke orang lain atau mengirim pesan suara melalui email kepada Anda. Manfaat penting dari VoIP adalah kemampuan untuk membawa telepon bisnis Anda hanya dengan aplikasi softphone.
Dalam tenaga kerja yang semakin mobile, aksesibilitas jarak jauh memungkinkan bisnis Anda menjadi fleksibel. Karyawan seluler dapat tetap produktif di mana pun lokasinya.
Terlebih lagi: VoIP beradaptasi berdasarkan cara kerja karyawan Anda. Karyawan tidak perlu hadir secara fisik di kantor. Mereka dapat bekerja di smartphone dan tablet mereka dari mana saja.
[Laporan Produktivitas Pekerjaan mengungkapkan 3) Portabilitas Lengkap

Nomor VoIP, juga dikenal sebagai nomor virtual , sepenuhnya portabel. Ini berarti Anda dapat menggunakan nomor yang sama ke mana pun Anda pergi.
Bagi orang yang sering bepergian, ini seharusnya lebih dari sekadar kabar baik. Lebih baik lagi, jika bisnis Anda mengubah alamat, Anda dapat mempertahankan nomor VoIP yang sama.

Kami telah melakukan penelitian untuk Anda. Unduh Panduan Pembeli Sistem Telepon VoIP yang sarat dengan praktik dan rekomendasi terbaik.
Mendapatkan

4) Skalabilitas Lebih Tinggi

Skalabilitas adalah salah satu dari banyak keuntungan VoIP yang menjadikannya proposisi yang menarik untuk bisnis yang sedang berkembang. Meskipun ini adalah aspek VoIP yang sering dibicarakan, apa sebenarnya artinya?
Diberi pilihan, setiap pemilik bisnis akan lebih memilih sistem telepon yang tumbuh sejalan dengan bisnis mereka.
Solusi VoIP tidak perlu membeli perangkat keras yang mahal atau saluran khusus saat Anda tumbuh. Pikirkan semua kemungkinan skenario di sini seperti Anda:

  • Mempersiapkan lonjakan permintaan selama liburan
  • Pembukaan kantor cabang baru

Apa pun skenarionya, alihkan preferensi Anda secara instan tanpa harus membeli saluran tambahan atau perangkat keras khusus.

5) Fitur Lanjutan untuk Tim Kecil dan Besar

Dengan fitur canggih seperti penjawab otomatis dan transfer panggilan, VoIP bahkan memungkinkan operasi satu orang untuk memproyeksikan citra perusahaan yang lebih besar.
Di sisi lain, ini dapat membuat perusahaan besar merasa lebih mudah didekati. Ini semua tentang memanfaatkan semua fitur yang tersedia sebaik-baiknya.
Katakanlah Anda memiliki bisnis yang berbasis di Charlotte, tetapi Anda juga melayani klien di negara bagian yang jauh seperti Oregon.
Dengan mendaftar ke penyedia seperti Nextiva, Anda mendapatkan nomor telepon VoIP dengan kode area Oregon , meskipun Anda berbasis di North Carolina. Ini membuat pelanggan menganggap Anda sebagai orang lokal, padahal sebenarnya tidak.
Demikian pula, fitur penjawab otomatis dapat membuat Anda terlihat lebih besar dari sebenarnya. Misalnya, Anda bisa menjadi pemilik tunggal tetapi tetap menyiapkan penjawab otomatis agar terdengar seperti Anda adalah perusahaan dengan banyak departemen.
VoIP menawarkan keunggulan dibandingkan sistem telepon tradisional dengan kemampuan panggilan multi-pihaknya. Organisasi besar dan kecil sering membutuhkan penyedia panggilan konferensi terpisah yang memungkinkan banyak orang untuk bergabung dalam panggilan yang sama.
Penyedia VoIP bisnis menyertakan fitur panggilan konferensi yang kuat yang dibangun langsung ke dalam layanan mereka.

6) Kualitas Suara Lebih Jernih

Ketika layanan VoIP pertama kali diluncurkan, salah satu kelemahannya yang paling signifikan adalah kualitas panggilannya yang lemah. Panggilan akan terputus tanpa alasan, kualitas suaranya sendiri palsu, dan latensi adalah urutan hari ini.
Saat ini, selama Anda memiliki koneksi Internet yang cepat dan stabil, kualitas suara seharusnya tidak menjadi masalah. Panggilan VoIP cenderung tajam dan jelas, tanpa masalah latensi, kelambatan, atau terputusnya panggilan. Kita semua pernah mengalami konferensi suara dan video yang menyedihkan sebelumnya.
Kunci kualitas panggilan VoIP adalah koneksi yang kuat dengan bandwidth yang baik. Tanpa ini, ini bisa menjadi mimpi buruk, terutama jika Anda sering mendapati kantor Anda melakukan panggilan bersamaan. Selalu ada seseorang yang menelepon dengan ponsel, dan semua orang menderita gema, penundaan, dan kebisingan latar belakang.
Telepon VoIP mengakhiri interupsi tersebut sehingga Anda dapat fokus pada agenda rapat. Inovasi seperti mikrofon peredam bising dan kompresi audio tingkat lanjut memungkinkan telepon VoIP mencapai kualitas suara yang superior.

7) Mendukung Multitasking

Seiring dengan panggilan telepon tradisional, VoIP memungkinkan Anda mengirim dokumen, gambar, dan video sekaligus terlibat dalam percakapan. Jadi, Anda dapat mengadakan rapat yang lebih terintegrasi dengan lancar dengan klien atau staf dari penjuru dunia lainnya.

8) Lebih Banyak Fleksibilitas dengan Softphones

Terlepas dari namanya, softphone bukanlah perangkat keras . Sebaliknya, itu adalah program yang diinstal di komputer atau perangkat pintar lainnya seperti tablet atau smartphone. Contoh yang bagus adalah Skype, meskipun penyedia VoIP perusahaan seperti Nextiva memiliki aplikasi yang dirancang khusus untuk bisnis.
Keuntungan memiliki softphone untuk komunikasi bisnis Anda bermacam-macam:

  • Membebaskan ruang meja
  • Memotong biaya peralatan tambahan
  • Memungkinkan portabilitas yang lebih besar
  • Memungkinkan tenaga kerja yang selalu terhubung

Lebih dari itu, softphone memungkinkan Anda bersikap fleksibel. Mereka memberi Anda akses ke fitur yang mendukung gaya kerja jarak jauh Anda.

9) Peningkatan Keamanan

Kebanyakan orang tidak peduli menghabiskan lebih banyak waktu daripada memikirkan tentang keamanan sistem telepon mereka. Keamanan sistem telepon adalah masalah besar, terutama untuk bisnis. Permintaan untuk informasi identitas pribadi (PII) tidak pernah setinggi ini.
Titik masuk tipikal adalah mengelabui staf melalui panggilan telepon penipuan, biasanya dikenal sebagai rekayasa sosial.
VoIP dapat mengurangi ancaman keamanan tersebut dengan memanfaatkan kemajuan yang dibuat dalam teknologi IP termasuk enkripsi dan peningkatan manajemen identitas. Penyedia VoIP yang dihosting bekerja sepanjang waktu untuk melindungi jaringan mereka, jadi Anda tidak perlu melakukannya.
Mengamankan sistem VoIP Anda berarti Anda harus bekerja dengan penyedia VoIP tepercaya yang menjalani audit keamanan independen, memastikan staf mempraktikkan kebiasaan kata sandi yang sehat, dan mengonfigurasi peringatan otomatis untuk perilaku panggilan yang dipertanyakan.
Selain itu, selalu disarankan untuk menyelesaikan pembaruan sistem operasi secara konsisten untuk memastikan bisnis Anda tidak berisiko melalui kerentanan yang lebih baru.

VoIP: Kerugian

Segala sesuatu yang memiliki kelebihan pasti ada kekurangannya. Telepon VoIP tidak dikecualikan dari aturan ini.
Berikut adalah kerugian yang terkait dengan layanan VoIP yang perlu Anda waspadai:

  • Diperlukan Koneksi Internet yang Handal
  • Latensi dan Jitter
  • Tidak ada pelacakan lokasi untuk panggilan darurat

1) Diperlukan Koneksi Internet yang Handal

Sebagai permulaan, layanan VoIP Anda hanya sebaik koneksi internet Anda. Jika bandwidth jaringan Anda rendah, layanan ini pasti akan menderita.
VoIP tidak menggunakan bandwidth sebanyak yang Anda harapkan. Perangkat VoIP harus menerima latensi rendah di jaringan Anda. Setiap perangkat harus memiliki kecepatan unggah minimal 100 kbps. Koneksi yang baik memiliki ping dan jitter kurang dari 70ms, yang mengukur latensi dan stabilitas koneksi internet Anda.
Bandwidth yang dibutuhkan bisnis Anda akan tergantung pada jumlah panggilan bersamaan yang Anda rencanakan. Cara terbaik untuk menentukan ini adalah dengan menjalankan tes bandwidth pada jaringan Anda saat ini.
Terkait: Apakah VoIP Andal? Sembilan Tips Bermanfaat yang Wajib Anda Ketahui

2) Latensi dan Jitter

Selain kecepatan, ada masalah koneksi lain yang dapat dihadapi oleh teknologi berbasis internet: latensi dan jitter.
Saat berkomunikasi secara online, setiap pesan (apakah itu email, video, atau audio) dipecah menjadi bit data yang disebut "paket data". Paket-paket ini kemudian dipasang kembali di tujuan yang dimaksudkan untuk membuat pesan asli.
Latensi dan jitter adalah saat paket data ini mengalami penundaan dalam transmisi atau dirakit ulang secara tidak benar. Masalah ini bahkan mungkin tidak ada pada jaringan Anda; tulang punggung internet utama memodifikasi rute data untuk mengirimkan lalu lintas dengan andal, jalur tercepat ke tujuan. Perubahan ini terjadi secara otomatis tanpa keterlibatan Anda.

Mengapa latensi dan jitter terjadi

  • Koneksi Internet yang buruk — VoIP membutuhkan lebih banyak bandwidth daripada penjelajahan web biasa. Jadi, jika Anda menginginkan kecepatan Internet, mungkin ini saat yang tepat untuk melakukan percakapan yang jujur ​​​​dengan ISP Anda.
  • Router yang tidak memadai – Agar layanan VoIP berjalan dengan lancar, diperlukan router VoIP khusus. Ini adalah router yang dikonfigurasi untuk prioritas paket sehingga memberikan prioritas lebih tinggi untuk lalu lintas suara melalui data.
  • Kabel tidak mencukupi – Kabel Ethernet tersedia dalam berbagai kategori atau tingkat daya. Untuk VoIP, sebaiknya gunakan kabel Ethernet Cat-5e atau lebih tinggi. Kabel yang lebih rendah mungkin tidak dapat beroperasi pada kecepatan yang cukup tinggi.

Cara memperbaiki masalah latensi dan jitter

  • Aktifkan jitter buffering — Ini mudah diatur dan telah diaktifkan sebelumnya dengan banyak perangkat Nextiva.
  • Pilih Internet berkecepatan tinggi — Hubungi penyedia internet Anda tentang opsi bandwidth yang tersedia.
  • Tingkatkan kabel ethernet — Gunakan kabel Ethernet CAT-5e atau CAT-6 di semua perangkat VoIP.

Terkait: Platform Nextiva dirancang untuk meminimalkan jumlah jitter pada panggilan. Cobalah di sini.

3) Pelacakan Lokasi Terbatas untuk Panggilan Darurat

Pelacakan lokasi adalah tipuan terakhir dari VoIP. Karena portabilitas dan aksesibilitas VoIP, sulit bagi pihak ketiga untuk menentukan asal panggilan.
Panggilan berasal dari alamat IP tanpa data GPS atau informasi menara seluler untuk dilacak. Meskipun 99% penelepon tidak memerlukan informasi ini, hal ini menimbulkan masalah bagi layanan darurat seperti 911. Anda harus berkomunikasi di mana Anda berada dalam keadaan darurat.

Menggunakan Layanan VoIP di Rumah

Anda memerlukan telepon VoIP untuk terhubung ke penyedia layanan VoIP. Anda dapat melakukan ini melalui salah satu dari tiga cara berikut:

  • Hubungkan VoIP khusus ke ethernet kabel WiFi Anda
  • Gunakan telepon analog konvensional Anda tetapi dengan adaptor telepon analog
  • Instal aplikasi softphone di komputer Anda dengan mikrofon dan speaker, atau headset.

Layanan VoIP untuk Bisnis

Bisnis cenderung bermigrasi dari sistem telepon kabel tembaga tradisional ke sistem VoIP karena dua alasan:

  • efisiensi bandwidth
  • Mengurangi biaya

Karena VoIP memungkinkan suara dan data berjalan melalui jaringan yang sama dan karena bekerja dengan perangkat keras Anda yang ada, ini merupakan alternatif yang menarik untuk bisnis . Bahkan jika Anda memperpanjang jalur VoIP Anda, itu masih lebih terjangkau dibandingkan dengan jalur Private Branch Exchange (PBX) .
Saat ini, VoIP untuk bisnis meliputi yang berikut ini dan disebut Komunikasi Terpadu :

  • Panggilan telepon
  • Faks
  • Pesan suara
  • Surel
  • Konferensi web dan banyak lagi

Dengan demikian, VoIP dapat memacu pertumbuhan baik di perusahaan maupun UKM, tanpa banyak anggaran untuk dikerjakan.

Beralih ke VoIP Hari Ini

Pro Kontra
• Biaya lebih rendah • Diperlukan koneksi internet yang andal
• Peningkatan aksesibilitas • Latensi dan jitter
• Portabilitas lengkap • Tidak ada pelacakan lokasi untuk panggilan darurat
• skalabilitas yang lebih tinggi
• Fitur lanjutan untuk tim kecil dan besar
• Kualitas suara lebih jernih
• Mendukung multitugas
• Lebih banyak fleksibilitas dengan softphone

Melihat pro dan kontra di atas, jelas bahwa manfaat VoIP jauh lebih besar daripada kekurangannya. Di Nextiva, kami telah membantu transisi bisnis dari sistem telepon tradisional ke solusi komunikasi terpadu.
Kami akan meninggalkan Anda untuk fokus pada aspek bisnis penting lainnya saat kami menyiapkan Anda untuk sistem telepon baru, dengan gangguan minimal.
Untuk mempelajari lebih lanjut tentang produk kami dan apa yang dapat kami lakukan untuk membantu bisnis Anda, lihat layanan telepon komersial kami.

Potong tagihan telepon perusahaan Anda hingga 65%
Minta penawaran gratis tanpa kewajiban Anda hari ini.
Mendapatkan