Apakah Resepsionis Virtual Tepat untuk Bisnis Anda? (+ 7 Kasus Penggunaan)

Pemilik bisnis tahu lebih baik daripada siapa pun bahwa begitu Anda aktif dan menjalankannya, telepon sepertinya tidak pernah berhenti berdering. Ini adalah masalah yang bagus untuk dihadapi — Anda sukses, berkembang, dan melayani pelanggan — jadi apa masalahnya?

Panggilan masuk seringkali sangat melelahkan, menghabiskan banyak waktu dan sumber daya bahkan jika Anda mengalihdayakan beberapa panggilan tersebut ke pusat kontak. Kembali ke masyarakat bisa terasa seperti sebuah tugas.

Tidak mengherankan, bisnis dari semua ukuran semakin beralih ke perangkat lunak layanan penjawab 24/7 untuk melakukan panggilan lapangan dan menyelesaikan pertanyaan umum, sehingga menghemat waktu dan uang.

Resepsionis virtual memungkinkan Anda menawarkan dukungan sepanjang waktu. Ini bisa menjadi cara yang mudah dan hemat biaya untuk membuat pelanggan Anda senang. Dan pada postingan kali ini kami akan menjelaskan caranya.

Apa Itu Resepsionis Virtual?

Resepsionis virtual adalah solusi perangkat lunak yang menjawab dan mengarahkan panggilan masuk, memastikan tidak ada panggilan yang tidak terjawab. Itu dapat mentransfer panggilan ke departemen yang tepat, menyelesaikan kebutuhan dasar pelanggan, memberikan informasi akun, dan menjawab pertanyaan umum seperti jam kerja atau lokasi perusahaan.

Resepsionis virtual terkadang disebut penjawab otomatis , menu telepon audio, atau sistem respons suara interaktif (IVR), dan pohon telepon .

Bagaimana cara kerja resepsionis virtual?

Resepsionis virtual menjawab panggilan masuk dan memberikan bantuan untuk kebutuhan dasar, seperti menjadwalkan janji temu atau berbagi informasi akun.

Jika resepsionis virtual tidak dapat menangani kebutuhan klien secara langsung, maka ia akan mengarahkan panggilan ke orang atau departemen yang tepat.

Misalnya, layanan resepsionis virtual untuk lembaga keuangan dapat mencari nomor rekening penelepon dan memberi tahu mereka saldo rekening atau tanggal jatuh tempo pembayaran berikutnya.

Namun, perusahaan tersebut mungkin tidak dapat memproses keluhan tagihan penipuan sehingga akan menghubungkan pelanggan ke departemen penipuan.

Dalam kedua kasus tersebut, resepsionis virtual telah menghemat waktu bagi pelanggan dan tim Anda. Jika itu dapat menyelesaikan pertanyaan klien tanpa mengharuskan anggota tim untuk menjawab panggilan, bagus; bahwa pengurangan volume panggilan berarti lebih sedikit beban pada tim dukungan dan waktu tunggu yang lebih singkat bagi mereka yang membutuhkan agen dukungan pelanggan untuk membantu mereka.

Dan jika pelanggan membutuhkan bantuan, mereka tidak akan menunggu hanya untuk mendengar bahwa mereka perlu ditransfer lagi; penjawab otomatis akan segera mengirimkannya ke departemen yang benar.

Perusahaan pengelola properti dapat menggunakan resepsionis virtual sebagai layanan 24/7 setelah jam kerja sehingga penyewa dapat melaporkan masalah mendesak. Kantor dokter dapat menggunakannya sehingga pasien dapat menghubungi perawat yang siap dipanggil.

Resepsionis virtual vs. agen langsung

Saat memilih antara resepsionis virtual dan langsung, ada beberapa hal yang perlu diingat.

• Keterjangkauan: Volume panggilan dapat berfluktuasi secara signifikan tanpa perlu mempekerjakan karyawan baru, dan harga perangkat lunak resepsionis virtual hanya sebagian kecil dari gaji resepsionis langsung. Minimal, secara otomatis dapat menghubungkan panggilan ke agen yang tepat.
• Efektivitas: Penelepon disambut oleh petugas otomatis dan segera dibantu atau diarahkan ke departemen yang tepat; tidak perlu menunggu karena resepsionis menerima banyak panggilan telepon. Inilah salah satu alasan mengapa resepsionis virtual merupakan fitur pusat panggilan yang populer.
• Kepribadian . Resepsionis otomatis dapat memberikan kesan pertama yang ramah dengan sapaan yang profesional dan menyenangkan. Namun, resepsionis langsung mungkin mengenali penelepon berdasarkan ID peneleponnya dan paling cocok untuk menangani masalah mendesak.

Kabar baiknya adalah bisnis dapat (dan sering kali) memanfaatkan resepsionis virtual dan langsung.

Penjawab otomatis dapat menyapa penelepon dan mengarahkan mereka ke departemen yang tepat atau menerima panggilan setelah jam kerja dan saat resepsionis tidak ada. Selama jam kerja, penjawab otomatis dapat memberikan pilihan kepada penelepon untuk berbicara dengan operator dengan menekan nomor nol kapan saja.

Berapa Biaya Resepsionis Virtual?

Biaya resepsionis virtual bervariasi tergantung pada perangkat lunak yang Anda gunakan dan paket yang Anda pilih. Mereka sering kali disertakan dalam sistem VoIP, jadi Anda tidak perlu membayar ekstra seperti yang Anda lakukan dengan sistem telepon rumah.

Penjawab otomatis termasuk dalam paket layanan telepon bisnis Nextiva, mulai dari $18,95 per bulan. Info lebih lanjut tentang harga sistem telepon tercakup dalam video di bawah ini.

Mengapa Bisnis Menggunakan Resepsionis Virtual?

Bisnis menggunakan resepsionis virtual karena beberapa alasan, termasuk meningkatkan pengalaman pelanggan dan mengurangi beban kerja tim dukungan pelanggan atau pusat kontak mereka.

Sesuaikan dengan kebutuhan merek Anda

Resepsionis virtual memungkinkan Anda menyesuaikan layanan penjawab berdasarkan kebutuhan bisnis Anda, termasuk:

• Menyiapkan salam khusus dalam suara merek Anda untuk berterima kasih kepada pelanggan karena telah menelepon, memastikan pengalaman yang konsisten.
• Membuat menu navigasi yang mudah untuk mentransfer panggilan ke departemen yang tepat.
• Menerapkan penerusan panggilan berdasarkan preferensi dan kebutuhan bisnis.

Optimalkan alur kerja

Layanan penjawab panggilan dapat mengoptimalkan alur kerja Anda dengan menangani aspek “pekerjaan sibuk” dalam manajemen dan penerusan panggilan, termasuk:

• Menjawab pertanyaan umum.
• Menangani kebutuhan pelanggan sederhana, seperti pelacakan pesanan atau penjadwalan janji temu.
• Berbagi informasi, seperti nama perusahaan Anda, lokasi, dan jam kerja.
• Merutekan panggilan secara otomatis ke departemen yang benar.

Memberikan pengalaman pelanggan yang konsisten

Saat Anda menggunakan resepsionis virtual, Anda dapat memberikan pengalaman pelanggan yang konsisten dan berkualitas tinggi yang memberikan kesan luar biasa pada klien baru dan membantu mempertahankan klien yang sudah ada.

Penjawab otomatis dapat meningkatkan pengalaman pelanggan dengan cara berikut:

• Pelanggan tahu apa yang diharapkan setiap kali mereka menelepon.
• Resepsionis virtual mengurangi jumlah waktu yang diperlukan untuk berbicara dengan orang yang tepat.
• Beberapa pertanyaan pelanggan dapat dijawab kapan saja, meskipun mereka menelepon saat pusat dukungan pelanggan Anda tutup.

Meningkatkan kepercayaan pelanggan

Saat pelanggan menelepon saluran telepon bisnis Anda, Anda ingin mereka mendapatkan pengalaman positif yang membangun kepercayaan pada bisnis Anda.

Menggunakan salam profesional dengan penjawab otomatis dan penerusan panggilan otomatis dapat membantu bisnis Anda terlihat mapan dan profesional. Usaha kecil yang ingin membangun kepercayaan dengan pelanggan baru dapat menggunakan resepsionis virtual.

Proses skala

Resepsionis virtual dapat menjawab beberapa panggilan telepon secara bersamaan, yang tidak dapat dilakukan oleh resepsionis langsung. Ini dapat membantu penerusan panggilan dan transfer panggilan, menjawab pertanyaan klien, dan secara bersamaan memberikan informasi bisnis inti kepada pengguna yang berbeda.

Dengan sistem otomatis, setiap panggilan dialihkan ke tempat yang benar. Anda bahkan dapat menetapkan aturan untuk memastikan bahwa panggilan diarahkan ke anggota tim selama jam kerja dan ke pesan suara atau pusat kontak setelah jam kerja.

Jenis Bisnis Apa yang Menggunakan Resepsionis Virtual?

Resepsionis virtual digunakan di banyak industri dan oleh perusahaan dari semua ukuran. Bisnis apa pun yang memiliki panggilan masuk — baik menanganinya secara internal atau mengalihkannya ke pusat panggilan — dapat memperoleh manfaat dari layanan penjawab langsung. Namun, beberapa industri sering menggunakan resepsionis virtual untuk tujuan tertentu.

Firma hukum dan praktik hukum

Firma hukum dan praktik hukum sering menggunakan resepsionis virtual untuk kegunaan berikut:

• Berbagi jam operasional dengan penelepon.
• Memberikan ekstensi untuk anggota tim.
• Merutekan penelepon ke anggota tim yang benar atau pesan suara mereka.
• Mengizinkan pengiriman permintaan rekaman.
• Menjadwalkan konsultasi dengan klien.

Lembaga keuangan

Lembaga keuangan seperti bank, perusahaan kartu kredit, petugas pinjaman swasta, dan konsultan keuangan, biasanya menggunakan layanan resepsionis online karena alasan berikut:

• Melacak status pembayaran atau saldo akun.
• Memproses pembayaran melalui telepon.
• Mengaktifkan kartu kredit.
• Memberikan informasi akun.
• Berbagi jam kerja.
• Mengarahkan penelepon ke tim yang benar.

Kesehatan

Resepsionis virtual banyak digunakan dalam industri kesehatan untuk tujuan berikut:

• Menjadwalkan janji temu
• Meminta catatan
• Mengkonfirmasi isi ulang resep.
• Menyediakan penelepon dengan nomor faks, jam kerja, dan lokasi.
• Mengarahkan penelepon ke dokter atau perawat triase yang benar.
• Mengarahkan panggilan darurat setelah jam kerja ke praktisi panggilan

Nextiva membantu Veterans Home Care mempersiapkan pertumbuhan bisnis yang signifikan dengan layanan penjawab langsung kami. Lihat bagaimana:

“Kami berencana menggandakan bisnis kami dalam beberapa tahun ke depan. Ada banyak orang yang bisa diajak bicara. Kami berencana memanfaatkan teknologi IVR untuk memprioritaskan di mana kita menghabiskan waktu dan dengan siapa kita berbicara.”

~ David Laiderman, Wakil Presiden Perawatan Rumah Veteran

Ritel dan E-niaga

Bisnis ritel dan E-niaga sering kali dibanjiri panggilan dan menggunakan resepsionis virtual untuk tujuan berikut:

• Pembaruan status pesanan, termasuk nomor pelacakan
• Memberikan pembaruan status pengembalian
• Mengarahkan penelepon ke dukungan pelanggan atau anggota tim penjualan

Perumahan

Agen penjual perorangan biasanya tidak menggunakan resepsionis virtual; mereka lebih cenderung memiliki resepsionis langsung atau asisten sambil mengandalkan fitur VoIP lain seperti pesan teks .

Namun, pialang dan agensi real estat secara teratur menggunakan resepsionis virtual untuk menangani volume panggilan yang tinggi. Mereka mungkin menggunakan penjawab otomatis untuk memastikan distribusi yang adil untuk prospek baru atau mengirim calon klien ke agen real estat yang tepat berdasarkan lokasi dan pengalaman.

Lebih umum melihat agen real estate memanfaatkan penerusan panggilan bisnis untuk mendapatkan listing berdasarkan kontrak kapan saja, siang (atau malam).

Artikel Terkait

SMS VoIP: Cara Kerja, Praktik Terbaik, & Penyedia Teratas

Perjalanan dan keramahtamahan

Maskapai penerbangan, hotel, dan agen persewaan mobil sering menggunakan resepsionis virtual untuk tujuan berikut:

• Membantu pemesanan, termasuk penjadwalan ulang, memperbarui informasi, atau pembatalan.
• Memberikan dukungan pelanggan.
• Menjawab pertanyaan umum tentang kebijakan atau proses perusahaan.

Agensi pemerintahan

Saat Anda menelepon lembaga pemerintah, Anda dapat mengharapkan resepsionis virtual untuk menjawab panggilan. Organisasi pemerintah sering kali memiliki resepsionis virtual karena alasan berikut:

• Berbagi pengumuman publik dengan penelepon.
• Mengizinkan penelepon meminta dokumen atau informasi menggunakan opsi layanan mandiri.
• Memberikan informasi dimana penelepon dapat mengakses informasi lebih lanjut jika diperlukan.
• Berbagi informasi kontak penting, termasuk jam kerja.
• Menawarkan pengumuman bilingual kepada penelepon masuk

Siapkan Resepsionis Virtual Dengan Nextiva

Jika Anda siap menyiapkan resepsionis virtual, Nextiva siap membantu.

Nextiva menawarkan salah satu layanan resepsionis virtual terbaik di pasar dengan semua paket VoIP kami. Artinya, penjawab otomatis hanyalah salah satu fitur yang Anda peroleh, selain manfaat lain seperti nomor telepon bebas pulsa atau lokal, pesan SMS, transkripsi pesan suara, dan integrasi dengan beberapa CRM.

Ketika datang ke layanan resepsionis virtual kami, Anda dapat mengandalkan manfaat berikut:

• Keandalan: 99,999% waktu aktif yang dapat diandalkan dan dapat Anda percayai.
• Kualitas panggilan: Pusat data berkinerja tinggi dan teknologi HD Voice menghasilkan kualitas panggilan masuk dan keluar yang unggul.
• Kemudahan penggunaan: Siapa pun dapat mengatur dan menggunakan sistem Nextiva, bukan hanya staf teknis.
• Fitur lanjutan: Ubah preferensi perutean panggilan dan rekaman panggilan Anda, ubah pengaturan Anda dalam hitungan menit.
• Keamanan: Nextiva mematuhi HIPAA dan SOC-2, sehingga cocok bahkan untuk bisnis di industri dengan regulasi ketat.
• Layanan luar biasa : Tim internal kami menawarkan dukungan langsung 24/7 dengan semua paket harga.