Cara Mengatur Sistem Telepon Virtual Dalam 5 Langkah Mudah

Diterbitkan: 2023-11-13

Baik beralih dari telepon rumah tradisional atau PBX ke sistem telepon virtual, Anda memerlukan proses sederhana tanpa pusing kepala.

Kabar baiknya adalah Anda dapat menyiapkan layanan telepon virtual untuk bisnis Anda dalam hitungan menit. Yang Anda butuhkan hanyalah koneksi internet yang andal.

Kami akan memandu Anda melalui lima langkah mudah untuk mengatur sistem telepon virtual Anda dengan Nextiva.

Apa Itu Sistem Telepon Virtual?

Sistem telepon virtual menangani panggilan telepon bisnis masuk dan keluar melalui koneksi internet. Sistem berbasis cloud ini dapat digunakan di desktop, laptop, atau perangkat seluler.

Tom dari Nextiva menjelaskan sistem telepon virtual secara lebih mendalam di bawah ini:

Tip: Baca panduan terperinci kami tentang sistem telepon virtual untuk mengetahui lebih dalam manfaat dan fungsi intinya.

Sekarang, mari kita mulai menyiapkan sistem telepon virtual.

Cara Mengatur Perangkat Lunak Sistem Telepon Virtual

1) Pilih Paket Telepon Bisnis

Tangkapan layar Aplikasi Nextiva untuk desktop dan ponsel.

Kebanyakan perusahaan tidak mempunyai kebijakan yang universal. Layanan telepon Anda harus sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Kami mengemas banyak fitur ke dalam semua paket telepon bisnis kami. Anda dapat memilih antara paket penting, profesional, dan perusahaan berdasarkan ukuran dan kebutuhan komunikasi bisnis Anda.

Dapatkan sistem telepon virtual. Dalam menit.

Dapatkan telepon bisnis, pesan, rapat video, manajemen kontak, dan catatan Anda–terintegrasi dalam SATU aplikasi canggih.

Memulai

Ingatlah bahwa dengan Nextiva, Anda mendapatkan nomor bebas pulsa serta nomor telepon virtual (nomor yang tidak terikat pada lokasi tetap) di kode area mana pun. Bicara sebanyak yang Anda inginkan dengan panggilan tak terbatas ke seluruh negeri . Anda juga dapat mentransfer nomor telepon yang ada nanti.

Jika Anda tidak yakin paket mana yang harus dibeli, daftar uji coba gratis untuk menyiapkan akun Anda dan mulai menggunakan Nextiva. Pilih paket yang sesuai dengan bisnis Anda, dan kami akan memandu Anda dalam memilih nomor telepon virtual untuk sistem telepon Anda.

2) Tetapkan Ekstensi Telepon

Anda sekarang siap untuk menetapkan ekstensi ke anggota tim Anda.

Ekstensi telepon adalah cara pengguna melakukan panggilan satu sama lain, dan Anda dapat mengarahkan panggilan ke mereka. Nomor virtual ini dimaksudkan untuk digunakan secara internal, jadi Anda tidak perlu mengkhawatirkannya.

Masuk ke Portal Suara Nextiva . Di bawah menu Pengguna, pilih Pengaturan Suara untuk mengatur ekstensi bagi setiap pengguna untuk menerima panggilan telepon masuk.

Berikut video untuk membawa Anda langkah demi langkah.

Anda dapat mengubah setelan kapan saja, seperti penerusan panggilan, pesan suara, dan ID Penelepon .

Selanjutnya, Anda akan mengatur bagaimana sistem telepon Anda mengarahkan panggilan ke ekstensi ini. Tim Anda dapat menjawab panggilan bisnis di komputer, telepon meja, ponsel, atau perangkat seluler apa pun.

3) Rekam Ucapan Telepon Anda

Saat seseorang menelepon nomor bisnis Anda, mereka akan mendengar salam. Ini juga dikenal sebagai penjawab otomatis .

Di Portal Suara Nextiva, di bawah Pengaturan Suara, pilih Alur Panggilan . Dari sana, Anda dapat mengelola perutean panggilan perusahaan Anda di satu tempat.

Setelah memilih nomor telepon masuk utama, Anda dapat merekam atau mengunggah salam khusus untuk bisnis Anda.

Bagaimana mengelola salam Anda dari browser Anda

Di Portal Suara Nextiva , arahkan kursor ke Perutean Lanjutan dan pilih Penjawab Otomatis . Dari sana, Anda dapat mengelola perutean panggilan perusahaan Anda di satu tempat.

Setelah membuat penjawab otomatis pertama, Anda dapat mengunggah rekaman salam khusus untuk bisnis Anda.

Menyiapkan alur panggilan menjadi mudah dengan Nextiva. Berikut video untuk membantu Anda dengan langkah-langkahnya.

4) Mulailah Melakukan dan Menjawab Panggilan

Gambar yang mengilustrasikan menghubungkan panggilan dengan sistem telepon bisnis

Anda sekarang dapat mulai menggunakan sistem telepon baru Anda. Lakukan panggilan sebanyak yang Anda perlukan dan terima panggilan masuk dari lini bisnis Anda.

Nikmati kebebasan menelepon siapa pun dengan komputer Anda menggunakan aplikasi telepon bisnis gratis. Anda bahkan dapat menyelesaikan panggilan menggunakan ponsel pintar iOS atau Android Anda menggunakan aplikasi seluler NextivaONE.

Jika Anda perlu menjauh, cukup teruskan panggilan ke nomor mana pun yang Anda inginkan, termasuk ponsel pribadi Anda.

5) Latih Tim Anda untuk Peralihan yang Mulus

Setelah Anda menyiapkan sistem telepon virtual, latih tim Anda tentang cara menggunakannya untuk mendapatkan hasil maksimal. Layanan telepon bisnis Anda harus menyediakan sumber daya yang berguna, materi pelatihan, dan dukungan untuk kemudahan penggunaan dan penerapan yang lebih baik.

Dengan Nextiva, Anda tidak perlu memusingkan hal-hal kecil. Pusat Dukungan kami menawarkan portal pelatihan online mandiri dengan berbagai kursus interaktif tentang penggunaan layanan telepon virtual Nextiva untuk berbagai peran pengguna.

Nextiva juga menawarkan webinar langsung reguler untuk memulai, termasuk mengatur alur panggilan dan menggunakan alat analisis Nextiva.

Jika Anda tidak menemukan materi pelatihan yang tepat untuk tim Anda atau memerlukan pelatihan khusus yang lebih mendalam, Anda dapat menyesuaikan program pelatihan sesuai permintaan.

Memilih Layanan Telepon Bisnis Terbaik

Penyedia sistem telepon bisnis hadir dalam berbagai ukuran dan harga. Anda tidak ingin terjebak dengan platform komunikasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan Anda, menawarkan fungsionalitas yang tepat, atau menguras dompet Anda.

Sistem telepon tradisional, meskipun masih digunakan, tidak menawarkan fungsi panggilan yang sama seperti penyedia Voice over Internet Protocol (VoIP).

Layanan telepon bisnis yang andal hanyalah permulaan. Dari konferensi video tingkat lanjut, transkripsi pesan suara, IVR, dan rekaman panggilan hingga pesan teks, Nextiva menyediakan satu layanan telepon virtual yang kuat dengan waktu aktif 99,999 % .

Seiring pertumbuhan perusahaan Anda, cukup tambahkan nomor lokal, bebas pulsa, atau nomor faks. Berikan telepon meja VoIP yang dapat diandalkan kepada anggota tim Anda atau minta mereka mengunduh Aplikasi Nextiva di ponsel mereka untuk fungsionalitas yang lebih baik.

Jika Anda mengalami kebuntuan atau menginginkan opini kedua, Anda selalu dapat menghubungi dukungan pelanggan langsung kami. Tim dukungan kami yang ramah dapat menangani hampir semua pertanyaan tentang sistem telepon bisnis Anda mulai dari pemecahan masalah dan pelatihan hingga masalah yang lebih kompleks.

Pemilik usaha kecil, khususnya, mendapat manfaat dari penyedia layanan VoIP seperti Nextiva, yang siap mendukung mereka dalam setiap situasi bisnis.