Bagaimana Cara Menggunakan Nomor Telepon Virtual Untuk Bisnis Anda?

Dengan kemajuan teknologi, tuntutan dan kebutuhan dunia bisnis untuk mengefektifkan komunikasi bisnisnya pun berubah. Oleh karena itu, sebagai pendekatan yang fleksibel dan terjangkau, mereka kini mengandalkan nomor telepon virtual, dan mengucapkan selamat tinggal pada saluran telepon tradisional.

Jadi, apa itu nomor telepon virtual? Itu adalah nomor telepon berbasis cloud yang tidak terikat pada suatu tempat atau perangkat. Mereka beroperasi melalui internet dan memungkinkan bisnis membuat dan menerima panggilan dari mana saja dan perangkat apa saja.

Nomor berbasis cloud memberikan banyak manfaat bagi perusahaan; tidak peduli seberapa besar atau jenis perusahaannya.

Jika Anda ingin mengetahui manfaat menggunakan nomor telepon virtual dan cara menggunakannya agar bisnis Anda mendapatkan manfaat yang maksimal, lanjutkan membaca blog ini.

Fitur Nomor Telepon Virtual

Nomor telepon virtual memiliki beragam fitur yang berkontribusi untuk menyederhanakan komunikasi dan proses bisnis.

Beberapa fitur paling umum yang tersedia di nomor telepon virtual meliputi:

1. Respon Suara Interaktif (IVR)

IVR adalah opsi layanan mandiri untuk penelepon. Hal ini memungkinkan penelepon untuk berinteraksi dengan sistem telepon otomatis/terkomputerisasi menggunakan tombol pada papan telepon atau perintah suara dan mengalihkan panggilan mereka ke departemen dan orang yang tepat. Ini adalah alat yang hebat untuk mendapatkan jawaban tanpa perlu berbicara dengan agen langsung.

2. Penerusan Panggilan

Fitur keren lainnya dari nomor telepon virtual adalah penerusan panggilan. Membantu mentransfer panggilan telepon masuk ke saluran atau gadget lain. Dengan demikian, Anda tidak akan melewatkan panggilan lagi. Fitur ini juga memastikan panggilan pelanggan dialihkan ke tangan yang tepat.

3. Kotak Panggilan Terpadu

Fitur ini memberikan tampilan terpadu riwayat panggilan, pesan, dan pesan suara dalam satu dasbor, sehingga memudahkan pengelolaan semua komunikasi.

4. Hubungi Analisis

Fitur ini memberikan wawasan tentang berbagai aspek panggilan seperti volume, status, serta panggilan tidak terjawab dan diterima. Informasi ini membantu bisnis dalam memahami pola panggilan mereka dan merencanakan cara untuk memajukan komunikasi mereka.

5. Manajemen Panggilan

Fitur seperti pemblokiran panggilan, penyaringan panggilan, perutean panggilan, dan antrian panggilan disertakan di sebagian besar nomor virtual. Ini membantu pengguna mengontrol panggilan keluar dan masuk dengan lancar.

6. Distribusi Panggilan Otomatis (ACD)

ACD mendistribusikan panggilan masuk ke agen atau departemen yang paling sesuai berdasarkan kriteria seperti ketersediaan dan keterampilan agen. ACD meningkatkan manajemen panggilan yang efisien dan meningkatkan layanan pelanggan.

7. Pemantauan Panggilan

Pemantauan panggilan memungkinkan supervisor atau administrator untuk mendengarkan panggilan langsung antara agen dan pelanggan dengan atau tanpa mereka sadari. Hal ini membantu supervisor memberikan pelatihan yang dipersonalisasi kepada staf mereka dan memberikan umpan balik mengenai bidang-bidang yang memerlukan perbaikan. Fitur ini sangat berguna dalam lingkungan layanan pelanggan atau pusat panggilan.

8. Pesan suara ke email

Fitur ini mengubah pesan suara menjadi lampiran email dan mengirimkannya langsung ke alamat email yang ditentukan. Dengan demikian, pengguna dapat dengan mudah mengakses pesan suara melalui kotak masuk email mereka.

9. Integrasi dengan Alat Bisnis lainnya

Anda dapat mengintegrasikan nomor telepon virtual dengan alat komunikasi bisnis lain yang ada, seperti sistem CRM, email, dan platform kolaborasi. Ini membantu bisnis menyederhanakan proses komunikasi mereka.

Manfaat Menggunakan Nomor Telepon Virtual untuk Bisnis Anda

Nomor telepon virtual menawarkan beberapa manfaat bagi bisnis Anda, yaitu sebagai berikut:

1. Hemat biaya dibandingkan dengan sistem telepon tradisional

Nomor virtual berbasis cloud relatif lebih murah dibandingkan sistem telepon tradisional. Mereka beroperasi melalui VoIP (Voice over Internet Protocol), sehingga mengurangi kebutuhan akan perangkat keras dan peralatan lainnya yang mahal.

Selain itu, melakukan panggilan internasional atau jarak jauh melalui nomor virtual jauh lebih murah dibandingkan menelepon melalui saluran telepon tradisional. Ditambah lagi, paket berlangganan sistem telepon virtual ini terjangkau.

2. Meningkatkan profesionalisme dengan nomor bebas pulsa, batil, dan lokal

Anda bisa mendapatkan nomor telepon virtual AS dari KrispCall . Selain itu, Anda bisa mendapatkan nomor virtual lokal, bebas pulsa, dan cantik, yang membantu menciptakan citra profesional bisnis Anda. Anda dapat menyesuaikan nomor meja rias Anda dengan mencantumkan nama merek Anda di nomor tersebut, misalnya 1-800-DOMINOS, sehingga lebih mudah diingat oleh pelanggan.

Demikian pula, mendapatkan nomor bebas pulsa memungkinkan prospek Anda menelepon bisnis Anda secara gratis tanpa perlu khawatir membayar biaya panggilan. Hal ini menciptakan kesan di antara pelanggan bahwa Anda sangat mementingkan dukungan khusus dan bersedia mendengarkan masalah dan pertanyaan mereka, sehingga menciptakan citra profesional.

Demikian pula, Anda bisa mendapatkan nomor lokal dengan kode area jika pelanggan Anda tersebar secara geografis. Pelanggan akan merasa lebih nyaman ketika menelepon nomor lokal karena mereka yakin sedang berhadapan dengan bisnis lokal.

3. Meningkatkan aksesibilitas bagi pelanggan internasional

Nomor telepon virtual memainkan peran penting dalam membangun kepercayaan, keakraban, dan komunikasi efektif dengan basis pelanggan internasional. Nomor virtual lokal membantu menciptakan kehadiran lokal di area tertentu, mendorong pelanggan untuk menghubungi bisnis. Selain itu, nomor bebas pulsa memungkinkan pelanggan menghubungi Anda tanpa membayar biaya panggilan.

Selain itu, ketersediaan sistem telepon virtual 24/7 memastikan pelanggan dapat menghubungi bisnis kapan pun mereka mau. Nomor virtual memiliki fitur seperti meneruskan panggilan ke lokasi mana pun dan dukungan multibahasa. Ini berkontribusi pada pengalaman pelanggan yang lancar dan lebih baik.

4. Menyediakan konektivitas 24/7 dengan klien

Bisnis dapat menghubungi pelanggan mereka 24/7 melalui sistem telepon virtual. Nomor telepon virtual dapat diakses dari mana saja di dunia setelah Anda memiliki koneksi internet. Oleh karena itu, tidak masalah di mana Anda berada; Anda akan selalu ada untuk pelanggan Anda sepanjang waktu. Selain itu, fitur seperti penerusan panggilan dan pesan suara memastikan panggilan atau pesan penting tidak pernah terlewatkan, bahkan setelah jam kerja.

5. Menjaga kehidupan bisnis dan kehidupan pribadi Anda

Salah satu kelebihan nomor telepon adalah membantu menjaga garis yang jelas antara komunikasi pribadi dan bisnis. Memiliki nomor bisnis khusus yang terpisah dari nomor pribadi memungkinkan Anda mengelola panggilan terkait pekerjaan secara mandiri, sehingga mencapai keseimbangan antara kehidupan profesional dan pribadi Anda.

6. Bekerja dari mana saja dengan wifi.

Nomor telepon virtual memungkinkan karyawan untuk bekerja online dari mana saja, sehingga menghilangkan kebutuhan untuk terikat pada satu lokasi tertentu. Ini memastikan bahwa karyawan tetap terhubung meskipun tidak hadir secara fisik di kantor. Fleksibilitas ini bermanfaat bagi perusahaan yang memiliki karyawan yang tersebar secara geografis.

Bagaimana cara menggunakan nomor telepon virtual untuk bisnis Anda?

Nomor telepon virtual bermanfaat bagi bisnis Anda karena memberikan sejumlah manfaat mulai dari penghematan biaya hingga fleksibilitas kerja jarak jauh. Namun, untuk memanfaatkan sepenuhnya manfaatnya, dunia usaha perlu mempertimbangkan beberapa pertimbangan strategis.

Berikut beberapa tip tentang cara menggunakan nomor telepon virtual untuk bisnis Anda untuk berbagai tujuan bisnis:

1. Membangun penampilan profesional dalam Bisnis

Anda harus menggunakan nomor telepon virtual untuk membangun citra bisnis profesional di berbagai wilayah geografis. Untuk melakukan ini, Anda perlu mendapatkan nomor telepon virtual lokal dengan kode area atau nomor bebas pulsa.

Nomor telepon lokal membantu menciptakan kehadiran lokal bagi perusahaan Anda, meskipun bisnis Anda tidak berlokasi secara fisik di sana. Pada saat yang sama, nomor bebas pulsa menunjukkan perusahaan Anda sebagai perusahaan yang andal dan mapan.

2. Menargetkan wilayah tertentu tanpa kehadiran fisik

Seperti yang telah dibahas, nomor telepon lokal membantu menciptakan kehadiran lokal perusahaan Anda di wilayah tertentu, meskipun bisnis Anda tidak memiliki lokasi fisik di sana. Ini bermanfaat bagi bisnis yang berencana menargetkan pasar dan pelanggan internasional.

3. Kelola panggilan bervolume tinggi.

Sistem telepon virtual terdiri dari fitur-fitur seperti distribusi panggilan otomatis (ACD), respons suara interaktif (IVR), perutean panggilan, dll., yang membantu mengelola panggilan telepon bervolume tinggi secara efisien tanpa campur tangan manusia. Oleh karena itu, manfaatkan sepenuhnya fitur-fitur ini dalam jam kerja harian Anda.

4. Menghemat biaya telepon.

Nomor telepon virtual adalah alat yang sangat baik untuk menghemat biaya telepon. Pertama, mereka beroperasi melalui koneksi internet, sehingga menghilangkan pengeluaran banyak uang untuk kabel telepon dan kabel. Kedua, penyedia layanan VoIP memungkinkan Anda menyesuaikan paket harga berdasarkan kebutuhan dan anggaran bisnis Anda. Dan yang terakhir, melakukan panggilan internasional dengan nomor virtual lebih murah dibandingkan sambungan telepon rumah tradisional. Dalam kebanyakan kasus, melakukan panggilan internasional dengan nomor virtual tidak dipungut biaya.

5. Membuat fleksibilitas pada Pelacakan Panggilan Kerja dan menganalisis

Sistem telepon virtual menawarkan alat pelacakan dan analisis panggilan komprehensif yang memberikan wawasan tentang volume panggilan, interaksi pelanggan, dan kinerja tim. Dengan memanfaatkan informasi ini, bisnis dapat mengoptimalkan strategi penanganan panggilan mereka, meningkatkan hubungan layanan pelanggan, dan mengidentifikasi area pertumbuhan.

6. Skalabilitas dan Ekspansi

Seiring berkembangnya bisnis Anda, sistem telepon virtual beradaptasi dengan lancar untuk memenuhi kebutuhan Anda yang terus berkembang. Anda dapat dengan mudah menghapus nomor, menyesuaikan aturan penerusan panggilan, dan mengubah rencana Anda untuk mengakomodasi anggota tim baru atau kantor tambahan. Fleksibilitas ini memastikan sistem telepon Anda tetap skalabel untuk pertumbuhan.

7. Integrasi dengan CRM

Anda dapat mengintegrasikan nomor telepon virtual Anda dengan perangkat lunak CRM (Manajemen Hubungan Pelanggan) yang ada seperti HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Microsoft Dynamics, dll. Ini memungkinkan Anda untuk mengelola dan melihat semua interaksi pelanggan dan riwayat masa lalu dari satu dasbor tanpa harus beralih antara aplikasi dan sistem.

Kesimpulan

Kesimpulannya, nomor telepon virtual menawarkan manfaat bagi bisnis. Mereka membantu membangun citra profesional dengan basis pelanggan yang besar, mengelola volume panggilan yang tinggi secara efisien, mengurangi biaya, dan memungkinkan karyawan bekerja dari mana saja menggunakan perangkat apa pun.

Namun, untuk memaksimalkan keuntungan angka secara efektif, penting untuk mempertimbangkan strategi utama. Misalnya, menggunakan nomor lokal dapat menciptakan kehadiran lokal di area tertentu dan menargetkan pelanggan dari lokasi tersebut. Demikian pula, penggunaan nomor tol memungkinkan pelanggan menghubungi Anda tanpa dikenakan biaya panggilan apa pun.

FAQ

1. Bisakah nomor virtual dilacak?
   
   Ya, nomor virtual dapat dilacak. Meskipun nomor virtual tidak bergantung pada alamat fisik dan perangkat tertentu, nomor tersebut dapat dilacak oleh beberapa individu dan teknologi, seperti lembaga penegak hukum dan investigasi Open-Source Intelligence (OSINT).
   
   
2. Bagaimana cara mendapatkan nomor virtual untuk WhatsApp?
   
   Untuk mendapatkan nomor virtual WhatsApp dari KrispCall, ikuti langkah-langkah berikut:
   
   ● Buat akun jika Anda baru mengenal platform ini.
   ● Login dengan kredensial yang benar.
   ● Pilih negara dan nomor telepon dari daftar.
   ● Pilih paket harga dan lakukan pembayaran.
   ● Kirimkan dokumen jika diperlukan.
   
   
3. Bagaimana Anda tahu kalau itu nomor virtual?
   
   Ada beberapa ciri-ciri bilangan maya yang akan membantu Anda membedakan bilangan maya dengan bilangan tradisional. Beberapa ciri-ciri tersebut adalah sebagai berikut:
   
   ● Tidak perlu memasukkan kartu SIM ke perangkat Anda.
   ● Nomor virtual beroperasi melalui koneksi internet.
   ● Anda dapat mengoperasikannya dari mana saja selama perangkat Anda terhubung ke internet.
   ● Mereka tidak bergantung pada alamat fisik dan perangkat.
   
   
4. Mengapa menggunakan nomor virtual?
   
   Anda sebaiknya menggunakan nomor virtual karena ada beberapa manfaat menggunakan nomor virtual, seperti penghematan biaya, membangun citra profesional, menargetkan wilayah tertentu, meningkatkan layanan pelanggan, fleksibilitas untuk bekerja dari mana saja, konektivitas 24/7, skalabilitas, dan banyak lagi .
   
   
5. Siapa yang menggunakan nomor virtual?
   
   Bisnis dari semua ukuran dan jenis dan bahkan individu menggunakan nomor virtual.