Cara Menyelenggarakan Acara Virtual Terbaik

Kami akan memandu Anda melalui panduan lengkap untuk menyelenggarakan acara virtual yang sukses dan bagaimana perangkat lunak acara virtual dapat membantu.

Merencanakan dan menyelenggarakan acara langsung cukup menegangkan, tetapi ketika menyangkut acara virtual, ada tekanan tambahan: Anda mungkin tidak tahu alat mana yang digunakan, atau bagaimana membuat acara Anda menarik bagi peserta.

Dalam artikel ini, kami akan membahas semua yang perlu Anda ketahui tentang acara virtual, termasuk:

• Manfaat acara virtual
• Jenis acara virtual
• Perangkat lunak acara virtual yang Anda butuhkan
• Berapa lama acara virtual Anda seharusnya
• Cara memasarkan acara virtual Anda
• Bagaimana membuat acara virtual Anda menyenangkan dan menarik bagi peserta

Baca terus untuk panduan lengkap untuk merencanakan acara virtual Anda berikutnya dan memastikannya sukses.

Apa manfaat dari acara virtual?

Salah satu keuntungan merencanakan acara virtual atau online adalah Anda tidak perlu memesan tempat fisik, yang berarti Anda juga menghemat uang. Anda juga tidak perlu menyiapkan meja, kursi, dan peralatan presentasi yang berat (hei, sistem A/V lama dari awal 2000-an, saya melihat Anda!), yang lebih menghemat uang dan waktu.

Anda juga dapat memperoleh manfaat dari data tambahan dan pelacakan audiens dari platform acara virtual Anda. Dengan analitik yang lebih baik seputar keterlibatan peserta—Berapa lama tamu mendengarkan sebelum berhenti? Sesi mana yang paling populer?—Anda dapat merencanakan acara berikutnya dengan lebih baik.

Manfaat lainnya adalah Anda memiliki potensi untuk memperluas jangkauan Anda ke lokasi baru dan berbagi dengan audiens yang lebih besar. Misalnya, audiens luas Anda mungkin termasuk orang yang tidak dapat hadir secara sinkron (acara sinkron mengharuskan orang untuk online pada waktu yang sama, berinteraksi secara real time), tetapi ingin menonton konten Anda secara asinkron (orang dapat berpartisipasi dalam acara yang sama acara sesuai keinginan mereka, pada waktu mereka sendiri—misalnya, saat berada di zona waktu yang berbeda).

Tentukan jenis acara virtual

Sama seperti peristiwa di dunia nyata, peristiwa virtual menjalankan keseluruhan dalam hal jenis, durasi, dan tujuan. Di bawah ini adalah beberapa jenis utama acara virtual.

• Konferensi virtual: Sebuah acara di mana Anda mungkin memiliki beberapa pembicara selama beberapa hari. Jadwal biasanya memiliki pidato utama yang lebih panjang sekali atau dua kali sehari, dan sesi per jam yang lebih pendek sepanjang hari. Sesi ini bekerja dengan baik dengan fungsionalitas webinar platform acara virtual.
• Pameran dagang virtual: Ini termasuk panelis dan pembicara bergaya webinar, tetapi juga stan peserta pameran. Mereka biasanya diarahkan pada industri tertentu. Dengan perangkat lunak acara virtual, Anda dapat mengatur stan virtual yang menyertakan aplikasi atau video interaktif untuk dijelajahi oleh peserta.
• Festival virtual: Selama pandemi, banyak festival memindahkan acara 2020 secara online, di mana mereka menyiarkan langsung acara ceramah atau pertunjukan musik. Ini dapat berkisar dari festival buku seperti Festival Buku Texas hingga festival seni dan budaya, seperti Festival New Yorker, dan bahkan festival musik.
• Acara jaringan virtual: Ini bisa menjadi acara yang berdiri sendiri, atau bagian dari acara lain seperti konferensi virtual atau acara berbicara. Peserta mengobrol satu sama lain secara informal melalui konferensi video atau pesan, sering kali sebelum atau sesudah presentasi yang lebih formal.
• Acara berbicara virtual: Acara berbicara virtual berkisar dari pembacaan penulis yang diselenggarakan oleh toko buku lokal hingga pertemuan pengembangan profesional. Ini sering dilakukan dengan menggunakan fungsi streaming langsung atau konferensi video dari perangkat lunak acara virtual.
• Rapat internal virtual: Apa yang dulunya merupakan pertemuan langsung di seluruh perusahaan atau di seluruh departemen sekarang dapat terjadi di lingkungan virtual. Ini juga dikenal sebagai pertemuan balai kota di mana peserta dapat berinteraksi dengan pembicara dan mengajukan pertanyaan.

Pilih alat yang tepat

Platform spesifik yang Anda butuhkan akan bergantung pada jenis acara virtual yang Anda selenggarakan. Misalnya, tergantung pada logistik acara Anda, Anda mungkin memerlukan fitur webinar, integrasi sesi obrolan atau breakout, lobi virtual atau ruang acara untuk mensimulasikan lingkungan pameran dagang, atau kemampuan streaming langsung.

Sangat penting untuk terlebih dahulu membuat rencana untuk acara Anda dan kemudian menemukan platform acara virtual dengan fitur yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan.

Bagaimana perangkat lunak acara virtual dapat membantu

Secara umum, alat perangkat lunak acara virtual memungkinkan Anda melakukan streaming acara online dan berkolaborasi dengan peserta. Fitur utama lainnya adalah dapat berbagi informasi dengan peserta melalui webinar.

Beberapa perangkat lunak acara virtual bahkan memungkinkan Anda untuk membuat lingkungan virtual lengkap dengan lobi acara, stan virtual, dan avatar peserta.

Lihat katalog perangkat lunak acara virtual kami untuk melihat perbandingan perangkat lunak populer dan menjelajahi fitur. Anda dapat menggunakan alat "filter yang direkomendasikan" Capterra yang tersedia di setiap direktori perangkat lunak untuk mempersempit pilihan sesuai fitur yang Anda butuhkan. Anda juga dapat membaca ulasan pengguna dari pemilik bisnis lain tentang bagaimana mereka menilai setiap platform.

Tentukan panjang yang tepat

Anda mungkin bertanya-tanya berapa lama acara virtual seharusnya. Sekali lagi, ini akan tergantung pada jenis acara yang Anda selenggarakan. Anda dapat menggunakan acara kehidupan nyata sebagai panduan, tetapi perlu diingat bahwa dengan lingkungan online, mungkin lebih sulit untuk membuat peserta tetap terlibat. Untuk alasan ini, Anda mungkin ingin menjaga hal-hal di sisi yang lebih pendek.

Untuk memberi Anda beberapa panduan, acara virtual profil yang lebih tinggi seperti festival virtual atau konferensi virtual dapat berlangsung selama satu hingga empat hari, tergantung pada jumlah pembicara dan peserta, dengan program resmi yang berlangsung sepanjang hari kerja. Acara pengembangan profesional virtual satu kali hanya dapat berlangsung selama 45 menit hingga satu jam. Anda juga dapat memberikan waktu 15 menit di akhir atau awal waktu yang dijadwalkan bagi para tamu untuk "berjejaring" melalui obrolan atau konferensi video.

Pasarkan acara Anda

Untuk membuat acara virtual Anda menonjol dari keramaian, Anda harus kreatif.

Berikut adalah beberapa ide untuk membuat proses berpikir kreatif Anda berjalan:

• Kirim gif animasi yang menyenangkan sebagai undangan acara.
• Tawarkan diskon kepada pelanggan email Anda untuk menghadiri acara virtual Anda.
• Buat T-shirt, tas jinjing, atau poster khusus yang mempromosikan acara Anda (semuanya tersedia melalui eCommerce di situs web acara Anda, tentu saja).
• Donasikan persentase penjualan tiket ke lembaga nonprofit yang terkait dengan acara Anda.

Buat itu menyenangkan

Setelah Anda berhasil memasarkan acara Anda, Anda harus mengirimkannya.

Tamu Anda ingin belajar dari Anda dan jaringan, tetapi mereka juga ingin bersenang-senang. Bahkan jika semuanya sepenuhnya virtual, Anda masih dapat membuat acara Anda menyenangkan menggunakan platform acara virtual Anda.

Selenggarakan acara virtual yang sukses dan buat tamu datang kembali untuk mendapatkan lebih banyak lagi

Meskipun mencoba sesuatu yang baru mungkin menakutkan, acara virtual Anda berikutnya bisa sama suksesnya dengan acara fisik.

Ingatlah bahwa jenis pengalaman virtual ini mungkin juga baru bagi tamu Anda, jadi Anda memiliki kesempatan untuk menonjol di antara pesaing Anda dengan menjaga hal-hal tetap segar dan mencoba cara-cara kreatif untuk membuat tamu Anda tetap terlibat.

Ingin menjelajahi perangkat lunak acara virtual? Lihat katalog perangkat lunak acara virtual kami.

Catatan: Aplikasi yang dipilih dalam artikel ini adalah contoh untuk menampilkan fitur dalam konteks dan tidak dimaksudkan sebagai dukungan atau rekomendasi. Mereka telah diperoleh dari sumber yang diyakini dapat diandalkan pada saat publikasi.