Esensi Kontrak Vendor

Apa itu kontrak vendor?

Kontrak vendor adalah dokumen bisnis legal yang dimaksudkan untuk mengatur pertukaran barang atau jasa dengan imbalan kompensasi. Ini menetapkan kondisi di mana vendor menyediakan barang dan/atau jasa kepada pembeli dan sangat penting jika Anda ingin melindungi diri dari perselisihan di jalan.

Kontrak vendor membantu penjual (vendor) menentukan pendapatan dan juga membantu melacak anggaran untuk startup. Kontrak ini menetapkan kondisi hubungan bisnis antara pihak-pihak yang terlibat, dan mencakup rincian kewajiban masing-masing pihak berdasarkan kontrak.

Bagaimana cara kerja kontrak vendor?

Tujuan dari kontrak vendor adalah untuk secara jelas mendefinisikan kewajiban vendor dan pihak-pihak yang akan berinteraksi dengannya dalam melayani pembeli.

Ini berlaku untuk setiap fase transaksi, mulai dari kualitas produk atau layanan yang dibeli hingga akibat jika standar tersebut tidak terpenuhi. Bisnis harus membuat kontrak di awal setiap hubungan vendor untuk membantu mereka menghindari komplikasi hukum di kemudian hari.

Seperti apa kontrak vendor yang buruk ?

Cara terbaik untuk menghindari konflik dalam hubungan vendor adalah memastikan Anda tahu apa yang Anda hadapi sejak awal. Mari kita bahas kesalahan terburuk dalam kontrak vendor yang baru terlihat setelah Anda mengalami masalah.

Kontrak vendor yang buruk…

…tidak termasuk strategi keluar.

Kurangnya segmen penghentian yang dipikirkan dengan matang dan strategi keluar yang tepat adalah kesalahan besar. Banyak pendiri startup menemukan diri mereka terjebak dalam kontrak yang tidak mereka pahami, sampai mereka menyadari bahwa kontrak mereka akan diperpanjang tanpa persetujuan mereka atau mengandung persyaratan yang tidak menguntungkan bagi bisnis mereka. Jika Anda ingin mengakhiri kemitraan tetapi tidak tahu apa langkah Anda selanjutnya, Anda akan membuang waktu dan energi (dan sering kali, uang) untuk mencoba mencari tahu.

…tidak melindungi pemangku kepentingan Anda.

Jebakan umum lainnya dalam kontrak vendor adalah ketika sebuah perjanjian dirancang yang tidak melindungi semua pihak secara memadai, atau tidak jelas tentang bagaimana kedua pihak akan bekerja sama untuk memenuhi tugas kontraktual mereka.

…tidak melindungi informasi rahasia

Saat memilih vendor untuk hubungan bisnis, ada baiknya untuk memahami bagaimana vendor tersebut akan menangani data sensitif setelah kemitraan berakhir. Sangat penting untuk mengonfirmasi apa yang terjadi ketika kontrak Anda dengan vendor berakhir.

…menggunakan bahasa yang tidak jelas.

Sebuah kontrak harus jelas dan tepat. Sebuah kontrak dengan bahasa yang tidak jelas dan ambigu di sekitar elemen-elemen penting hanya mengarah pada kebingungan dan frustrasi di telepon.

… terburu-buru.

Bergegas melalui kontrak atau kesepakatan dengan vendor adalah kesalahan umum yang dilakukan pendiri. Kisah-kisah mengerikan berlimpah di mana para pendiri, dengan niat terbaik, mencoba menandatangani kontrak generik satu ukuran untuk semua dengan vendor tanpa menganalisisnya secara menyeluruh terlebih dahulu.

Seperti apa kontrak vendor yang baik?

Vendor dan pelanggan mencapai kesepakatan dengan berbagai cara, tetapi sebagian besar kontrak vendor tertulis mencakup ketentuan yang sama dan biasanya disajikan dalam urutan yang sama.

1. Lingkup pekerjaan yang didefinisikan dengan jelas.

Kontrak vendor biasanya menguraikan produk dan layanan yang akan diberikan serta bagaimana mereka akan dikirimkan. Potensi kesalahan dapat sangat dikurangi dengan menguraikan dengan jelas apa yang diharapkan masing-masing pihak yang terlibat dari pihak lain.

2. Garis waktu dan tenggat waktu dibagikan dan dipahami.

Kontrak yang baik merinci dengan tepat kapan vendor akan diberi kompensasi, kapan produk/jasa akan dikirimkan, dan kapan pengaturan bisnis akan dimulai dan diakhiri. Ini tidak meninggalkan ruang untuk perselisihan atau kebingungan selama hubungan.

3. Harga dan pembayaran jelas.

Jumlah dan metode pembayaran untuk kompensasi vendor, baik dalam bentuk uang tunai, kontribusi dalam bentuk barang, keringanan hutang, atau jenis perjanjian keuangan lainnya, harus dinyatakan secara eksplisit dalam semua kontrak vendor.

4. Spesifikasi pemutusan kontrak (saat kontrak berakhir) sudah jelas.

Kontrak vendor harus menentukan kapan dan bagaimana perikatan berakhir, serta tindakan apa pun yang dapat diambil oleh kedua belah pihak jika pekerjaan yang ditentukan dalam kontrak tidak diselesaikan tepat waktu.

5. Jika tidak berhasil, inilah yang terjadi.

Sayangnya, terkadang hubungan vendor yang buruk tidak dapat dihindari. Kontrak antara vendor dan klien harus mengatasi potensi konflik dan menguraikan langkah-langkah dan dampak jika konflik muncul. Kontrak vendor juga mencakup hukuman karena gagal memenuhi berbagai kewajiban.

Contoh Luar Biasa dari Kontrak Vendor yang Diusulkan

Kabar baiknya adalah, Anda tidak harus memulai dari awal. Buat diri Anda lebih mudah—mulai dengan template. Dan kebetulan, di Proposify, membuat dan mengelola kontrak yang dekat adalah keahlian kami.

Selain menghemat sakit kepala, dimulai dengan template juga:

• Memastikan Anda tidak melewatkan bagian penting apa pun.

• Memberi Anda titik awal berdasarkan standar industri.

• Membantu mencegah masalah hukum dengan memasukkan semua ketentuan yang diperlukan oleh hukum.

Tempat yang bagus untuk memulai adalah dengan melihat template Pernyataan Kerja Proposify di sini. Gunakan ini sebagai panduan umum, dan libatkan pengacara sebelum membuat pekerjaan Anda resmi.

Jangan hanya membuat kontrak vendor terbaik—kelola.

Membuat kontrak vendor bukan satu-satunya hal yang dilakukan Proposify. (Klik di sini untuk melihat dokumen keren lainnya yang dapat Anda buat dengan Proposify yang bukan proposal). Dengan platform kami, Anda juga dapat mengelola kontrak Anda.

Apa artinya? Ini berarti bahwa setelah Anda membuat kontrak vendor Anda di Proposify, Anda dapat dengan mudah melacaknya dari inisiasi hingga persetujuan hingga kedaluwarsa. Anda bahkan dapat menerima notifikasi saat peristiwa tertentu terjadi—seperti saat perpanjangan jatuh tempo atau saat seseorang telah menandatanganinya.

Anda juga dapat membuat pengingat untuk diri sendiri dan pengguna lain sehingga semua orang tahu siapa yang bertanggung jawab atas apa pada tahap yang berbeda dalam prosesnya. Dan jika Anda perlu memperbarui kontrak, yang harus Anda lakukan hanyalah mengklik tombol edit, buat perubahan, dan tekan kirim lagi!

Ini sangat mudah.

Apa yang kami lihat adalah bahwa proses ini menghemat waktu dan uang Anda dengan merampingkan proses seputar kontrak vendor. Dan bukan hanya Anda, pengguna Anda (dan vendor!) juga— Proposify dirancang agar ramah pengguna dan mudah digunakan sehingga siapa pun dapat menggunakannya tanpa perlu pelatihan. Pelajari lebih lanjut tentang kami di sini, dan semoga berhasil menulis kontrak vendor tersebut!