Cara Menulis Email Permintaan Liburan (+ Tips & Contoh)

Sebelum Anda memesan liburan berikutnya, jangan lupa bertanya kepada atasan Anda!

Duh - mungkin begitu.

Namun beberapa karyawan menghadapi kesulitan untuk meminta hari libur secara resmi kepada atasan mereka.

Nah, artikel ini memaparkan contoh, contoh, dan tips tentang cara:

• Tulis email permintaan liburan,
• Langsung ke pokok permasalahan dalam korespondensi Anda, dan
• Pertahankan nada profesional dalam surat cuti Anda.

Mari kita bahas.

• Email permintaan liburan adalah permintaan cuti tertulis yang ditujukan karyawan kepada atasan atau manajer mereka.
• Elemen kunci dari permintaan liburan profesional mencakup baris subjek yang ringkas, salam, penyebutan hari libur, CCing HR, menyatakan siapa yang akan mengambil alih beban kerja Anda saat Anda pergi, dan tanda tangan.
• Untuk membuat email permintaan liburan Anda lebih mungkin disetujui, pertahankan nada profesional, langsung pada intinya, dan gunakan contoh email permintaan liburan yang paling tepat.
• Permintaan liburan tidak terbatas pada satu hari atau minggu. Tergantung pada kebijakan perusahaan Anda, Anda dapat meminta libur setengah hari atau liburan lebih lama selama beberapa bulan.

Apa itu email permintaan liburan?

Email permintaan liburan adalah permintaan cuti formal dan tertulis yang dikirim ke atasan, supervisor, atau manajer Anda melalui email kantor Anda. Tergantung pada kebijakan perusahaan Anda, Anda perlu mengirimkan email permintaan cuti beberapa hari atau minggu sebelum waktu Anda ingin lepas landas.

Demikian pula, kebijakan perusahaan menentukan apakah pemberi kerja akan meminta karyawan tersebut menyebutkan alasan liburan mereka, seperti mengunjungi teman atau kerabat — atau alasan lainnya.

Di bagian berikut, kami akan memberi Anda semua contoh, contoh, langkah, dan tip agar meyakinkan dalam email permintaan cuti Anda berikutnya.

Sebab, ingatlah bahwa atasan Anda akan lebih mungkin menerima permintaan cuti Anda jika Anda menuliskannya sedemikian rupa sehingga memudahkan untuk mengatakan ya dan sulit untuk mengatakan tidak.

Apa saja elemen kunci dari email permintaan liburan?

Elemen kunci dari email permintaan liburan meliputi:

1. Baris subjek yang ringkas ,
2. Salam ditujukan kepada atasan anda,
3. Sebutan singkat tentang hari libur,
4. Penjelasan dari bagaimana beban kerja Anda akan dikelola saat Anda tidak ada,
5. Sign-off dan informasi kontak dengan judul, departemen, posisi, nama, nama keluarga, atau rincian relevan lainnya, dan
6. CC berisi email kerja HR dan rekan kerja terkait.

Selama Anda mencakup aspek-aspek ini, email permintaan liburan Anda akan tepat sasaran.

Cara menulis email permintaan liburan

Menulis untuk meminta cuti adalah keterampilan yang perlu kita kuasai cepat atau lambat.

Namun tidak semua perusahaan memiliki pendekatan yang sama dalam menulis permintaan liburan.

Bagian selanjutnya menawarkan panduan langkah demi langkah dalam menyusun email permintaan liburan Anda berikutnya.

Langkah #1: Tulis baris subjek yang ringkas

Anda ingin email Anda menonjol di kotak masuk atasan Anda. Jadi, buatlah baris subjek Anda sesingkat mungkin.

Sebagai ilustrasi, Anda dapat mencoba beberapa contoh berikut:

• Permintaan Waktu Istirahat — [Tanggal permintaan liburan + nama Anda],
• Permintaan Cuti Tahunan — [Tanggal permintaan liburan + nama Anda], atau
• Permintaan Liburan — [Tanggal permintaan liburan + nama Anda].

Jika Anda memiliki hubungan yang lebih formal dengan atasan Anda, kami menyarankan untuk memasukkan nama dan nama keluarga Anda ke dalam baris subjek.

Bagaimanapun, permintaan cuti yang bertele-tele atau tidak jelas dapat mengakibatkan atasan Anda melewatkannya, jadi berhati-hatilah!

Langkah #2: Sapa atasan Anda dengan baik

Segera setelah Anda menyelesaikan baris subjek singkat Anda, Anda harus menyapa atasan Anda dengan hormat.

Dalam hal ini, bisa formal atau informal — namun buatlah sederhana, seperti contoh berikut:

• “Yang terhormat [Nama Manajer]” — untuk sapaan yang lebih profesional, atau
• “Hai [Nama Manajer]” — untuk sapaan yang lebih informal.

Pokoknya, jangan terlalu lama memikirkan bagian ini. Selama Anda mengetahui nama manajer Anda, Anda memulai dengan baik!

Setelah itu, Anda bisa mengungkapkan sopan santun dalam beberapa kata, seperti:

• “Saya harap Anda baik-baik saja,”
• “Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik,”
• "Apa kabarmu?",
• “Selamat siang” atau ungkapan serupa.

Namun, mengutarakan bagian bagaimana kabar Anda ini bergantung pada jenis email Anda (lebih lanjut tentang itu sebentar lagi).

Langkah #3: Sebutkan hari libur Anda

Agar atasan Anda selalu mendapat informasi terbaru, sebutkan hari libur Anda di kalimat berikutnya dalam email permintaan liburan Anda setelah bagian salam.

Berikut adalah beberapa contoh yang telah dicoba dan diuji:

• “Saya ingin mengambil libur [Tanggal permintaan liburan].”
• “Saya ingin mendapatkan liburan tahunan pada [tanggal permintaan liburan].”
• “Saya ingin meminta cuti pada tanggal berikut: [Tanggal permintaan liburan].”

Selama email profesional Anda berisi tanggal sebenarnya yang ingin Anda berangkatkan, Anda mendekati akhir email permintaan liburan Anda.

Langkah #4: Nyatakan siapa yang akan mengambil alih beban kerja Anda saat Anda pergi

Untuk email permintaan liburan yang lebih panjang atau yang mendesak, Anda harus menjelaskan dalam satu atau dua kalimat bagaimana beban kerja Anda akan dikelola selama Anda tidak ada. Ini menunjukkan bahwa Anda berkomitmen terhadap pekerjaan Anda dan ingin menjaga segala sesuatunya berjalan lancar.

Berikut adalah beberapa contoh cara melakukan hal itu:

• “Saya ingin memberi tahu Anda bahwa [Nama dan nama belakang rekan kerja] akan mengambil sebagian dari beban kerja saya saat saya pergi, sehingga pelanggan kami tidak akan merasakan penurunan layanan.”
• “Mohon diperhatikan bahwa semua tugas saya saat ini telah dijadwal ulang hingga cuti saya berakhir dan saya akan terus mengerjakannya setelah saya kembali bekerja.”
• “[Nama dan nama belakang rekan kerja] akan menangani beberapa tugas saya saat saya sedang cuti.”

Biasanya, Anda tidak perlu menjelaskan alasan cuti Anda. Namun, jika Anda meminta liburan hanya satu atau dua hari sebelumnya, Anda mungkin ingin memberi tahu manajer Anda alasannya, karena hal ini dapat memengaruhi apakah permintaan Anda disetujui.

Langkah #5: Keluar secara profesional

Karena semua hal berhasil, hormati atasan Anda saat mengirim email permintaan liburan Anda.

Berikut beberapa cara untuk mengakhiri email Anda:

• “Terima kasih telah mempertimbangkan permintaanku. [Nama, nama keluarga, dan nomor telepon Anda]” — untuk email yang lebih formal, atau
• “Segera bicara dengan Anda [Nama dan nomor telepon Anda]” — untuk email yang tidak terlalu formal.

Anda harus selalu meninggalkan nomor telepon Anda jika manajer Anda ingin menghubungi Anda secara langsung mengenai email permintaan liburan Anda.

Langkah #6: Tempatkan HR (dan rekan kerja terkait lainnya) di CC

Terakhir, buatlah segala sesuatunya setransparan mungkin dengan memberi tahu departemen SDM Anda tentang permintaan Anda. Dengan begitu, meskipun atasan Anda melewatkan email Anda atau ada hal lain yang tidak beres, Anda masih memiliki email yang menunjukkan bahwa Anda meminta cuti tepat waktu .

Kami merekomendasikan CC untuk menghubungi spesialis SDM Anda yang paling senior atau personel terkait lainnya yang harus selalu Anda ikuti selama cuti liburan Anda.

Namun jangan lupa sertakan email kantornya, bukan email pribadinya. Anda mungkin mengenal beberapa dari mereka secara pribadi, sehingga Anda dapat dengan mudah mencampuradukkan alamat email kantor dan pribadi mereka.

Pada akhirnya, CCing adalah praktik terbaik ketika email Anda menyangkut orang lain.

Contoh dan contoh email permintaan liburan

Untuk menyatukan semua informasi ini, kita akan melihat 9 contoh dan contoh permintaan liburan profesional, ditambah dengan saran ahli baru.

Contoh #1: Email permintaan liburan sederhana

Email permintaan liburan sederhana memang seperti itu. Ini menyampaikan permintaan Anda dengan cepat dan sederhana, tidak lebih dari 4 kalimat.

Berikut ini contoh email jenis ini:

Direktur Sumber Daya Manusia di Grup Perusahaan TempPositions, Sally Ahmed, menjelaskan landasan email permintaan liburan sederhana, termasuk judul, salam, dan alasannya:

“Sapa manajer Anda seperti biasa, dan berikan tanggal yang Anda minta. Penting juga untuk mencatat persiapan profesional apa yang telah Anda lakukan sebelum perjalanan dan siapa saja di tim Anda yang siap membantu saat Anda tidak ada.”

Contoh #2: Email permintaan liburan informal

Jika Anda dan atasan Anda dekat karena Anda telah bekerja bersama selama bertahun-tahun, email permintaan liburan informal mungkin merupakan pilihan terbaik.

Berikut ini contoh email informal jenis ini:

CEO Z Branding, Kraig Kleeman, mengatakan bahwa Anda harus bersikap santai dalam email permintaan liburan informal:

“Masukkan kepribadian ke dalam permintaan Anda. Bagikan rencana Anda secara singkat, jadikan seperti percakapan santai dengan seorang teman. Jangan lupa untuk menentukan tanggalnya, pertahankan nada santai dan ramah.”

Contoh #3: Email permintaan liburan formal

Jika Anda tidak mengenal atasan Anda dengan baik, atau perusahaan Anda menganjurkan email formal, tulislah email permintaan liburan formal.

Berikut ini contoh email jenis ini:

Sally Ahmed percaya bahwa email permintaan liburan formal harus lebih resmi dibandingkan jenis lainnya:

“Pertahankan nada profesional yang langsung pada intinya saat Anda menguraikan hari-hari yang Anda minta. Sertakan persetujuan dengan hormat dan undang manajer Anda untuk menindaklanjuti pertanyaan tambahan apa pun.”

Contoh #4: Email permintaan cuti liburan

Email permintaan cuti liburan memadukan dua jenis permintaan sebelumnya — informal dan formal.

Inilah cara Anda melakukannya:

Baris subjek: Permintaan cuti liburan — [Tanggal permintaan liburan dan nama Anda]

Hai, [Nama Manajer],

Saya berencana memesan liburan ke luar kota, jadi saya ingin tahu apakah Anda dapat menyetujui [Tanggal permintaan liburan] sebagai hari libur untuk saya?

Saya harap Anda menyetujui permintaan saya sehingga saya dapat memesan liburan saya segera.

Bicaralah denganmu segera,

[Nama dan nomor telepon Anda]

Aturan praktisnya: Nada dalam surat permohonan cuti Anda bergantung pada kemampuan atasan Anda untuk didekati dan seberapa baik Anda berdua bergaul, jadi ingatlah untuk mempertimbangkan hal itu saat menyusun email Anda.

Contoh #5: email permintaan PTO

PTO dan liburan tidaklah sama, jadi Anda mungkin ingin menulis email permintaan PTO daripada email permintaan liburan suatu saat nanti. Singkatnya, PTO adalah singkatan dari waktu istirahat berbayar — cuti yang dibayar oleh pemberi kerja. Sebaliknya, liburan terkadang tidak dibayar.

Inilah tampilan email permintaan cuti kali ini:

Kraig Kleeman menyampaikan pentingnya mengikuti kebijakan organisasi terkait email permintaan PTO:

“Aktifkan kebijakan PTO perusahaan dengan lancar. Nyatakan permintaan PTO Anda dengan jelas, termasuk tanggal dan detail terkait lainnya. Kepatuhan sangat penting di sini, memastikan waktu istirahat Anda sejalan dengan pedoman organisasi.”

Contoh #6: Email permintaan hari libur

Terkadang, Anda hanya perlu satu hari untuk bersantai, mengurus beberapa urusan, atau menangani keadaan darurat. Dengan kata lain, beberapa perusahaan mengizinkan hari-hari pribadi — tetapi tanyakan kepada HR atau manajer Anda untuk berjaga-jaga.

Namun, dalam banyak kasus, permintaan hari libur melalui email adalah pilihan terbaik Anda.

Berikut ini contoh email permintaan hari libur:

Apa pun kasusnya, periksa kebijakan perusahaan Anda untuk mengetahui berapa hari sebelumnya Anda perlu meminta cuti. Misalnya, beberapa organisasi tidak mengizinkan permintaan di menit-menit terakhir.

Contoh #7: Email permintaan liburan yang lebih panjang

Di lain waktu, libur sehari atau seminggu tidak cukup. Di sinilah email permintaan liburan yang lebih panjang dapat membantu.

Saat Anda meminta perpanjangan liburan, ada baiknya memberikan alasan di balik permintaan Anda untuk meningkatkan kemungkinan waktu liburan Anda disetujui.

Berikut cara melakukannya:

Email permintaan liburan yang lebih panjang jarang terjadi tetapi terkadang diperlukan. Kraig Kleeman mengatakan bahwa Anda harus memikirkan apakah hari libur Anda dapat berdampak pada pekerjaan Anda dan bagaimana membuat segalanya lebih mudah bagi semua orang yang terlibat:

“Tingkatkan komunikasi Anda untuk istirahat yang lebih lama. Bagikan kegembiraan dengan rencana perjalanan yang mendetail, soroti tanggal yang diperpanjang, dan diskusikan secara transparan segala potensi dampak pekerjaan. Yakinkan tim Anda akan transisi yang lancar, memupuk pemahaman dan kolaborasi.”

Contoh #8: Email pengingat liburan

Email pengingat liburan berfungsi untuk mengingatkan supervisor Anda tentang liburan yang telah mereka setujui.

Berikut ini contoh email pengingat liburan:

Tergantung pada seberapa sibuknya mereka, manajer Anda mungkin lupa bahwa mereka telah menyetujui waktu istirahat Anda. Untuk memastikannya, kirimkan pengingat liburan beberapa hari sebelum liburan Anda yang disetujui dimulai.

Contoh #9: Permintaan hari libur sisa

Beberapa pemberi kerja mengizinkan karyawannya untuk memindahkan hari libur yang tidak terpakai dari tahun berjalan ke tahun berikutnya.

Dalam hal ini, Anda harus menulis permintaan hari libur sisa — dan berikut contoh sederhana yang dapat Anda gunakan:

Email yang meminta untuk menjadwal ulang liburan yang disetujui

Rencana tidak selalu berjalan sesuai keinginan kita.

Jadi, terkadang Anda perlu menjadwalkan ulang liburan Anda — dan segmen ini akan mengajari Anda cara melakukannya dengan sampel yang dapat Anda gunakan sekarang.

Meminta penjadwalan ulang karena rencana pribadi berubah

Jika rencana Anda berubah karena alasan pribadi, Anda dapat menggunakan contoh email permintaan cuti ini untuk menjadwal ulang cuti liburan Anda:

Meminta penjadwalan ulang karena komitmen kerja yang mendesak

Jika ada urusan pekerjaan yang mendesak saat Anda memesan penerbangan liburan, sebaiknya segera komunikasikan hal ini dengan atasan Anda.

Berikut ini contoh permintaan penjadwalan ulang:

Meminta penjadwalan ulang karena keadaan darurat

Apartemen Anda kebanjiran karena pipa berkarat, bocor, atau anak Anda sakit — ada banyak keadaan darurat yang dapat membuat Anda menjadwal ulang cuti liburan yang telah disetujui.

Agar ini berjalan lancar, gunakan contoh email penjadwalan ulang berikut:

Tips meminta waktu liburan

Beberapa orang lebih suka berbicara langsung dengan atasannya saat meminta liburan. Namun, manajer Anda mungkin melupakan permintaan cuti lisan Anda, sehingga secara tidak sengaja menimbulkan masalah bagi Anda.

Pilihan yang lebih aman adalah menulis email permintaan liburan. Berikut adalah beberapa tip yang telah diuji oleh para ahli untuk menyusun permintaan email Anda:

• Pertahankan nada profesional apa pun yang terjadi,
• Hindari menggunakan bahasa informal (kecuali Anda sudah mengenal atasan Anda dalam waktu yang sangat lama),
• Gunakan email permintaan cuti yang paling sesuai dengan situasi khusus Anda (misalnya, Permintaan hari libur, permintaan PTO, Permintaan liburan bawaan),
• Langsung pada inti permasalahan, jangan terlalu panjang dalam perkenalannya,
• Tulis baris subjek singkat yang menunjukkan isi email tersebut, dan
• Gunakan email kantor Anda saat mengirimkan permintaan cuti, bukan email pribadi Anda.

Direktur SDM Sally Ahmed mengatakan bahwa pengaturan tersebut tidak terlalu penting selama Anda memperhatikan orang lain saat menulisnya:

“Apa pun formatnya, hal utama yang perlu diingat adalah jelas, ringkas, dan mempertimbangkan beban kerja Anda saat Anda bepergian, sehingga sangat mudah bagi manajer Anda untuk mendoakan Anda baik-baik saja saat Anda keluar.”

FAQ tentang meminta liburan

Bagian ini membahas beberapa pertanyaan paling umum tentang permintaan cuti.

Mengapa menulis email permintaan liburan itu penting?

Menulis email permintaan liburan sangat penting karena meninggalkan jejak. Sederhananya, Anda, atasan Anda, dan tim HR akan mengetahui tentang cuti liburan tertulis Anda, sehingga tidak ada ruang untuk salah tafsir apakah Anda meminta cuti.

Seberapa jauh sebelumnya saya harus mengirimkan email permintaan liburan saya?

Aturan praktis yang baik adalah memeriksa kebijakan perusahaan Anda untuk menentukan berapa hari sebelumnya Anda perlu meminta cuti. Tapi misalkan Anda berencana mengambil cuti seminggu. Dalam hal ini, sebaiknya kirimkan permintaan liburan Anda 2-3 minggu sebelum rencana liburan Anda.

Bisakah saya mengirim email permintaan liburan untuk libur setengah hari?

Itu tergantung pada kebijakan waktu istirahat perusahaan Anda. Beberapa perusahaan mengizinkan mengambil cuti setengah hari, sementara yang lain tidak. Jadi, ada baiknya Anda berkonsultasi dengan HR atau atasan Anda.

Bagaimana jika email permintaan liburan saya ditolak?

Atasan Anda mungkin menolak hari libur Anda karena masa sibuk. Jika Anda merasa atasan Anda telah berbuat salah kepada Anda, Anda dapat meneruskan masalah tersebut ke HR. Namun jika Anda tidak menerima email permintaan liburan tepat waktu, mungkin itu kesalahan Anda karena manajer Anda tidak menerima permintaan Anda. Dalam kasus yang terakhir, tunggu saja kesempatan lain untuk cuti liburan dan kirimkan tepat waktu.

Cara membuat permintaan liburan dengan Clockify

Untuk membangkitkan semangat liburan dan memastikan waktu istirahat Anda berjalan sesuai rencana, Anda dapat menggunakan PTO dan pelacak liburan seperti Clockify.

Untuk meminta cuti di Clockify, Anda hanya perlu:

• Tandai apakah Anda mengambil cuti sakit, liburan, liburan, atau mendapatkan cuti,
• Pilih periode yang Anda rencanakan untuk lepas landas,
• Tambahkan catatan ke manajer Anda (opsional), dan
• Tekan Kirim.

Supervisor Anda akan langsung mendapatkan email untuk menyetujui permintaan liburan Anda.

Anda akan menerima pemberitahuan beserta detailnya segera setelah manajer Anda memutuskan apakah akan menyetujui permintaan cuti Anda.

Dengan cara ini, Anda dan perusahaan Anda menghemat banyak biaya bolak-balik untuk mengirim email. Selain itu, fitur Waktu Istirahat di Clockify memungkinkan Anda menyimpan semua hari libur terpakai dan tidak terpakai di satu tempat.

Mulai lacak waktu cuti berbayar Anda dan permintaan cuti lainnya dengan alat manajemen waktu — daftar ke Clockify hari ini!