Tingkat pemanfaatan: Apa itu dan bagaimana cara menghitungnya (+ tip untuk memperbaikinya)

Apakah Anda mengelola perusahaan jasa profesional, seperti firma pengembangan perangkat lunak, studio desain, atau perusahaan berbasis proyek lainnya?

Jika demikian, untuk beroperasi dengan sukses, Anda harus mengatur waktu dan mengalokasikan sumber daya secara efisien.

Manajemen waktu dan sumber daya yang tidak efektif dapat mengakibatkan kerugian finansial yang parah bagi bisnis.

Ini adalah saat tingkat pemanfaatan berperan.

Memeriksa tingkat pemanfaatan adalah cara terbaik untuk melacak kinerja perusahaan Anda.

Jika tingkat pemanfaatan baru bagi Anda, dan Anda ingin mempelajarinya lebih lanjut — bertahanlah, karena, dalam posting blog ini, Anda akan mendapatkan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Berapa tingkat pemanfaatannya?
• Bagaimana Anda menghitungnya?
• Apa manfaat memantau tingkat pemanfaatan?
• Apa itu laporan penggunaan bulanan?
• Bagaimana laporan pemanfaatan bulanan dapat membantu menentukan tingkat pemanfaatan?
• Apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan tingkat pemanfaatan?

Berapa tingkat pemanfaatannya?

Tingkat pemanfaatan mewakili persentase total jam kerja karyawan yang dapat ditagih, yang menjadikannya salah satu indikator kinerja utama untuk bisnis. Indikator Kinerja Utama (KPI) adalah jenis pengukuran kinerja yang mengevaluasi keberhasilan bisnis Anda. Mereka membantu anggota tim Anda fokus pada tugas-tugas penting dan mendukung strategi Anda. Oleh karena itu, memantau tingkat pemanfaatan membantu Anda mencapai tujuan untuk meningkatkan bisnis Anda dengan mengukur jam yang dapat ditagih secara akurat dan bertujuan untuk memaksimalkannya.

Jam yang dapat ditagih mencakup tugas yang terkait langsung dengan proyek, yang dapat Anda sertakan dalam faktur klien Anda. Beberapa tugas tersebut adalah:

• Perencanaan proyek,
• Riset,
• Eksekusi proyek,
• Komunikasi dengan klien, dan
• Revisi pekerjaan Anda.

Selain billable, ada juga non-billable hours, yang mencakup tugas-tugas yang tidak dapat ditagih ke klien. Jam yang tidak dapat ditagih mencakup tugas seperti rapat dan panggilan tim internal.

Ada sedikit kemungkinan bahwa karyawan biasa akan menyelesaikan 40 jam kerja yang dapat ditagih dalam seminggu, karena tugas mereka yang tidak dapat ditagih. Untuk tingkat pemanfaatan yang ideal, penting untuk mencapai keseimbangan yang tepat antara jam yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih.

Jika tingkat pemanfaatannya adalah:

• Terlalu rendah — Biasanya menandakan bahwa tim Anda perlu mendapatkan lebih banyak pekerjaan, atau
• Terlalu tinggi — Ini menunjukkan bahwa perusahaan Anda mengabaikan tugas-tugas internal yang penting, dan Anda mungkin membutuhkan lebih banyak karyawan yang berdedikasi.

Tingkat pemanfaatan paling sering digunakan dalam layanan profesional — meskipun bisnis lain dapat menggunakannya untuk mengevaluasi produktivitas tenaga kerja mereka saat ini.

Lagi pula, memastikan karyawan Anda menghabiskan waktu mereka secara efisien sangat penting untuk produktivitas.

Bagaimana Anda menghitung tingkat pemanfaatan?

Metode penghitungan tingkat pemanfaatan apa yang paling efisien?

Rumus tingkat pemanfaatan standar relatif mudah:

Total jam yang dapat ditagih / Total jam yang tersedia = Tingkat pemanfaatan

Misalnya, katakanlah seorang anggota tim memiliki 30 jam yang dapat ditagih dalam 40 jam kerja seminggu. Berikut perhitungannya:

30/40 = 0,75

Dengan demikian, tingkat pemanfaatannya akan menjadi 0,75, atau 75%.

Untuk mendapatkan pandangan kesuksesan bisnis yang lebih akurat, dan untuk menentukan keseluruhan profitabilitas bisnis Anda, pastikan Anda mengukur tingkat pemanfaatan untuk semua anggota tim.

Tingkat pemanfaatan karyawan Anda memengaruhi margin keuntungan secara keseluruhan. Margin laba menentukan profitabilitas perusahaan, produk, atau layanan. Semakin besar margin keuntungan, semakin sukses sebuah perusahaan. Ini berarti bahwa tingkat utilisasi dan margin keuntungan saling terkait erat.

Berapa tingkat pemanfaatan dan tingkat realisasi yang ideal?

Tingkat utilisasi yang ideal adalah tingkat utilisasi bisnis yang harus dicapai untuk mencapai margin keuntungan yang diinginkan.

Tingkat pemanfaatan yang ideal dapat dihitung dengan membagi biaya (yaitu biaya sumber daya dan overhead) dan laba bersih dengan jumlah total jam (yaitu kapasitas potensial) dan tarif yang dapat ditagih.

Berikut rumus untuk menghitung tingkat utilisasi yang ideal:

(Biaya + Keuntungan) / (Kapasitas potensial x Tarif yang dapat ditagih) x 100 = Tingkat pemanfaatan ideal

Sekarang, mari kita berterus terang — belum tentu benar bahwa semakin tinggi tingkat penggunaan, semakin baik.

Tingkat pemanfaatan yang mendekati 100% dapat mengindikasikan tenaga kerja yang terlalu banyak bekerja di ambang kelelahan.

Jika sebuah bisnis memiliki tingkat utilisasi di atas 100%, biasanya ini merupakan tanda persiapan yang tidak memadai atau terlalu banyak pekerjaan di luar ruang lingkup proyek.

Konsep penting lainnya yang perlu kami sebutkan adalah tingkat realisasi . Ini mewakili rasio jam yang dapat ditagih terhadap jumlah total yang dibebankan kepada pelanggan.

Inilah cara Anda menghitung tingkat realisasi:

(Total jam yang ditagih) / (Total Jam yang Dapat Ditagih) = Tarif realisasi

Variasi yang signifikan antara tingkat pemanfaatan dan realisasi menunjukkan bahwa tim Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk aktivitas yang tidak dapat ditagih, atau perlu ada lebih banyak pekerjaan dalam alur.

Apa manfaat memantau tingkat pemanfaatan?

Memantau tingkat pemanfaatan Anda memungkinkan melacak proyek secara real time.

Akibatnya, Anda jauh lebih kecil kemungkinannya untuk melewatkan informasi penting tentang proyek Anda, dan Anda menjadi lebih proaktif dalam melihat kesalahan sebelum berubah menjadi masalah serius.

Berikut ini adalah beberapa manfaat terpenting dari pelacakan tingkat pemanfaatan :

• Mengawasi biaya sumber daya,
• Menyesuaikan margin keuntungan,
• Mendukung pertumbuhan bisnis, dan
• Meningkatkan perencanaan proyek.

Manfaat #1: Mengawasi biaya sumber daya

Menghitung tingkat pemanfaatan membantu memastikan Anda tidak menggunakan sumber daya secara kurang atau berlebihan sekaligus tetap sesuai anggaran – karena Anda melacak kapan dan di mana sejumlah dana tertentu telah dibelanjakan.

Untuk melacak biaya sumber daya dengan lebih baik, Anda dapat bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apakah sumber daya tambahan digunakan, misalnya, untuk tugas yang tidak dapat ditagih?
• Apakah semua jam yang dapat ditagih secara teratur dilacak dan dicatat?

Manfaat #2: Menyesuaikan margin keuntungan

Untuk meningkatkan margin laba Anda dan menghasilkan lebih banyak uang, perhitungan tingkat utilisasi yang benar memastikan perusahaan Anda menagih klien untuk jumlah jam yang dapat ditagih yang sesuai.

Mungkin saja tingkat utilisasi Anda tinggi, tetapi margin keuntungan Anda buruk. Jika demikian, analisis produktivitas karyawan untuk mencari tahu bagaimana karyawan menghabiskan waktunya dan apa yang sedang mereka kerjakan saat ini. Selain itu, Anda harus menganalisis opex — yaitu biaya operasional Anda, yang diperlukan untuk menjalankan bisnis.

Manfaat #3: Meningkatkan pertumbuhan bisnis

Tingkat pemanfaatan juga dapat menunjukkan produk atau layanan apa yang paling menguntungkan. Ini mungkin membantu manajemen dalam menentukan area pertumbuhan potensial dan tempat di mana mereka dapat menambah staf.

Tingkat utilisasi yang tinggi seringkali menunjukkan layanan mana yang lebih kontributif dan berkorelasi dengan profitabilitas.

Pakar dalam pengembangan bisnis dan penjualan mungkin menganggap informasi ini bermanfaat. Ini dapat membantu mereka meluangkan waktu untuk prospek yang terkait dengan proyek yang diharapkan lebih menguntungkan.

Manfaat #4: Meningkatkan perencanaan proyek

Pemantauan tingkat pemanfaatan juga dapat membantu Anda mengoptimalkan perencanaan proyek dan distribusi sumber daya.

Misalnya, proyek pengembangan perangkat lunak dengan enam orang akan memiliki tingkat pemanfaatan yang buruk jika mereka hanya menggunakan 50% dari waktu kerja yang dialokasikan. Situasi seperti itu dapat menunjukkan bahwa terlalu banyak karyawan yang mengerjakan proyek yang sama, atau ada hal lain yang menyita perhatian mereka.

Apa itu laporan pemanfaatan?

Saat memantau tingkat pemanfaatan, ada satu hal yang pasti berguna - laporan pemanfaatan.

Laporan pemanfaatan membantu menentukan dengan tepat berapa banyak waktu yang dialokasikan untuk tim:

• Terjadwal,
• Tersedia, dan
• Dimanfaatkan secara efektif.

Laporan pemanfaatan terdiri dari beberapa kriteria berbeda yang menunjukkan tingkat pemanfaatan:

• Pemanfaatan yang dapat ditagih — Proporsi kemampuan seseorang yang digunakan untuk jam kerja yang dapat ditagih, dan
• Pemanfaatan yang tidak dapat ditagih — Proporsi kapasitas seseorang pada pekerjaan yang tidak dapat ditagih (rapat tim, pengembangan/pelatihan staf, jaringan dan menghadiri konferensi, dll.).

Keterampilan peramalan sangat berguna saat membuat laporan pemanfaatan. Untuk meningkatkan keterampilan peramalan mereka — yang membantu Anda mempertimbangkan beban kerja saat ini dan masa depan saat mendistribusikan proyek kepada karyawan Anda — seorang manajer dapat membandingkan beban kerja anggota tim mereka untuk jangka waktu tertentu dalam hitungan hari, minggu, atau bulan untuk mengevaluasi berapa banyak pekerjaan telah dijadwalkan.

Alih-alih membuat jadwal seperti itu secara manual, manajer dapat memilih aplikasi penjadwalan tim, seperti Clockify, untuk mendistribusikan beban kerja tim secara lebih efektif.

Itu semua yang perlu Anda ketahui tentang dasar-dasar laporan penggunaan.

Sekarang, kami akan menyebutkan manfaat memiliki laporan penggunaan bulanan.

Apa yang dapat dilakukan laporan pemanfaatan bulanan untuk bisnis?

Laporan pemanfaatan bulanan menampilkan tingkat pemanfaatan waktu nyata untuk sumber daya di seluruh bisnis. Karena itu, laporan penggunaan bulanan bermanfaat untuk membuat keputusan saat itu juga, seperti saat terjadi kemunduran atau kemacetan yang tidak terduga.

Merencanakan proyek yang akan datang dan pekerjaan lain menjadi lebih mudah dengan mengetahui berapa banyak kapasitas yang dimiliki anggota tim sebelumnya.

Memiliki gagasan yang jelas tentang seberapa besar kapasitas anggota tim juga membantu manajer mendistribusikan beban kerja dalam tim. Dengan begitu, karyawan akan lebih produktif dan tidak kewalahan dengan pekerjaan.

Setelah menginterpretasikan hasil dari laporan utilisasi, saatnya untuk meningkatkan tingkat utilisasi karyawan.

Tips untuk meningkatkan tingkat utilisasi karyawan

Manajer harus menemukan cara untuk meningkatkan produktivitas karyawan, dan akibatnya, meningkatkan tingkat pemanfaatan karyawan.

Jika Anda tidak yakin bagaimana melakukannya, tips berikut dapat membantu Anda.

Kiat #1: Secara teratur bandingkan waktu yang dapat ditagih dengan waktu yang tidak dapat ditagih

Anda perlu menyadari bagaimana waktu tim Anda didistribusikan untuk dapat membedakan antara waktu yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih.

Untuk mengetahui apakah karyawan Anda menghabiskan cukup waktu melakukan pekerjaan yang dapat ditagih ke klien dan memberi Anda keuntungan, sangat penting untuk menetapkan keseimbangan yang tepat antara pekerjaan yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih. Melakukan hal itu penting untuk perhitungan awal tingkat pemanfaatan karyawan.

Secara umum, meskipun hanya jam yang dapat ditagih yang mendatangkan keuntungan, jam yang tidak dapat ditagih sama pentingnya. Misalnya, Anda tidak dapat membebankan biaya kepada klien untuk tugas administrasi atau pelatihan karyawan, tetapi tugas yang tidak dapat ditagih ini sangat penting karena dapat meningkatkan kualitas bisnis Anda.

Rasio waktu yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih dapat bervariasi secara signifikan di seluruh proyek dan seiring berkembangnya perusahaan dan tim Anda.

Untuk mendapatkan ikhtisar yang lebih baik tentang jam yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih dalam tim, Anda harus membuat laporan pemanfaatan rutin dan memeriksa setiap periode waktu.

Tip #2: Pantau waktu aktual dan perkiraan

Sangat mudah untuk berasumsi bahwa Anda tahu berapa banyak waktu yang dibutuhkan seseorang untuk menyelesaikan tugas. Namun, begitu Anda mulai membandingkan ekspektasi dan real-time untuk semua yang dilakukan tim Anda, Anda mungkin akan berubah pikiran.

Anda dapat melebih-lebihkan atau meremehkan jumlah waktu sebenarnya yang dihabiskan tim Anda untuk tugas, dan keduanya merugikan:

• Meremehkan dapat mengakibatkan masalah proyek tidak terdeteksi dan penagihan tidak akurat, dan
• Perkiraan yang terlalu tinggi dapat mengakibatkan produktivitas rendah dan ekspansi perusahaan yang lamban.

Pelacakan perkiraan vs waktu nyata dapat menyoroti hilangnya beberapa menit yang tidak perlu di sana-sini, yang menambah jam penting di setiap langkah pekerjaan klien dan di setiap tingkat tanggung jawab tim.

Estimasi tugas dapat berguna saat Anda mencoba menentukan apakah Anda mengenakan biaya yang cukup untuk tugas. Estimasi juga dapat membantu Anda dalam meningkatkan keterampilan estimasi Anda untuk proyek yang akan datang.

Anda dapat menggunakan alat seperti Clockify, untuk perkiraan proyek. Di Clockify, Anda dapat mengukur seberapa baik kinerja tim Anda dengan:

• Memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek,
• Melacak kemajuan, dan
• Membandingkan waktu yang diharapkan dan aktual.

Tip #3: Tentukan dengan jelas tanggung jawab pekerjaan

Mungkin menantang untuk mencapai pemanfaatan optimal jika staf Anda kesulitan memahami peran mereka (termasuk tujuan dan tanggung jawab pekerjaan).

Untuk membantu mereka menghindari kebingungan dan berkomitmen untuk menyelesaikan pekerjaan mereka, seorang manajer harus memberikan rincian eksplisit tentang tugas dan penjelasan tugas pekerjaan yang jelas.

Peran dan tugas yang terdefinisi dengan baik juga dapat membantu Anda dalam menentukan apakah Anda memiliki masalah pemanfaatan, atau apakah sudah waktunya menambahkan anggota tim baru untuk menutupi kekurangan saat beban kerja Anda menjadi terlalu banyak.

Tip #4: Kumpulkan umpan balik karyawan

Meskipun data sangat penting, ada kalanya tidak ada jumlah laporan yang dapat mengungkapkan apakah staf Anda menggunakan waktu mereka secara produktif.

Meskipun tampaknya karyawan mengelola tugas mereka dengan baik, dan tingkat pemanfaatan meningkat, hal ini cenderung berubah karena berbagai keadaan. Misalnya, perubahan dalam tugas satu tim mungkin telah menyebabkan hambatan bagi tim lain, namun efeknya belum terlihat dalam laporan.

Manajer dapat dengan mudah menghindari situasi seperti itu dengan sering mengadakan pertemuan satu lawan satu antara staf dan pimpinan. Dengan cara ini, karyawan mungkin merasa lebih nyaman dan terdorong oleh check-in biasa. Itu juga dapat membantu mereka mempertahankan jadwal kerja yang konsisten.

Diskusi ini juga merupakan cara terbaik untuk menemukan masalah sebelum mulai merusak profitabilitas bisnis.

Tip #5: Dorong istirahat dan waktu istirahat yang teratur

Terlepas dari apa yang tampak kontradiktif, penelitian telah menunjukkan bahwa istirahat teratur meningkatkan produktivitas.

Karyawan tidak boleh menghabiskan waktu istirahat mereka untuk tugas-tugas tanpa tujuan, seperti menelusuri media sosial, tetapi gunakan waktu tersebut untuk beristirahat dan mengisi baterai mereka. Dengan cara ini, begitu mereka kembali bekerja setelah istirahat, mereka akan lebih bisa fokus dan efisien dalam menyelesaikan tugas.

Jika karyawan beristirahat secara teratur, mereka akan lebih produktif, yang pada gilirannya menghasilkan tingkat pemanfaatan yang lebih tinggi.

Selain itu, menggunakan cuti dari pekerjaan membuat karyawan tidak terlalu stres dan jauh lebih efektif di tempat kerja, yang juga meningkatkan tingkat pemanfaatan.

Kiat #6: Singkirkan tugas-tugas biasa atau buat tugas itu lebih bermakna

Jika memungkinkan, hindari menugaskan tugas kecil dan biasa ke tim Anda saat mereka mencoba berkonsentrasi pada tujuan yang lebih signifikan. Periksa jadwal harian tim untuk menentukan aktivitas apa pun yang dapat Anda hilangkan untuk membebaskan waktu anggota staf untuk mengerjakan tugas yang lebih penting.

Misalnya, tidak semua orang harus diundang ke semua pertemuan. Jadi, biasakan untuk hanya mengundang peserta yang diperlukan ke berbagai jenis rapat di organisasi Anda. Lagi pula, meskipun rapat harian Anda yang berfokus pada PR mungkin menarik bagi tim pengembangan Anda, rapat tersebut biasanya tidak penting bagi pekerjaan pengembang — jadi sebaiknya mereka tidak diwajibkan untuk menghadirinya.

Secara umum, setiap pekerjaan memiliki beberapa tugas berulang yang mungkin tampak tidak penting dan tidak perlu. Namun, beberapa dari tugas tersebut ada karena suatu alasan – menyelesaikannya mengarah pada pencapaian tujuan tingkat yang lebih tinggi. Manajer harus mempromosikan pembingkaian superordinat — konsep yang dijelaskan dalam satu studi HBR, yang mempromosikan gagasan untuk mengklarifikasi konteks tugas-tugas duniawi, untuk membuatnya lebih bermakna dan menyenangkan bagi karyawan.

Alih-alih menghabiskan terlalu banyak waktu untuk tugas-tugas yang hanya formalitas, sebaiknya Anda berfokus pada tugas-tugas yang menguntungkan bisnis.

Tip #7: Sesuaikan keterampilan karyawan dengan peran pekerjaan

Memahami kemampuan staf Anda, kepribadian tempat kerja, dan preferensi perilaku sangat penting untuk mendapatkan wawasan tentang cara mereka berfungsi dengan baik dan sebagai hasilnya meningkatkan produktivitas.

Misalnya, orang yang ekstrovert, imajinatif, dan kreatif jelas merupakan pilihan yang sangat baik untuk mempresentasikan ide kepada klien. Di sisi lain, jika karyawan seperti itu diberi tugas yang lebih padat aturan dan berorientasi pada detail, mereka mungkin kesulitan melakukannya.

Meminta staf Anda untuk unggul dalam segala hal tidak efektif dan kontraproduktif. Pertimbangkan setiap tugas dengan hati-hati dan tentukan apakah karyawan adalah pilihan yang tepat untuk melakukannya atau tidak. Jika tidak, carilah seseorang dengan sifat-sifat yang lebih sesuai dengan persyaratan tugas.

Tip #8: Rangkul bekerja dari rumah

Sekilas mungkin tampak tidak efisien untuk mengizinkan staf Anda bekerja dari rumah karena tidak ada cara untuk memastikan produktivitas berkelanjutan mereka saat tidak ada yang melihat.

Tapi, kenyataannya justru sebaliknya. Percaya atau tidak, penelitian menunjukkan bahwa karyawan jarak jauh lebih produktif daripada karyawan kantor. Jadi — jika jenis pekerjaannya memungkinkan — manajer harus mengizinkan karyawannya bekerja dari rumah.

Penutup: Profitabilitas jangka panjang akan meningkat saat Anda meningkatkan pemanfaatan karyawan

Jika Anda memutuskan untuk melacak tingkat pemanfaatan karyawan Anda, Anda akan dapat:

• Memantau biaya sumber daya,
• Sesuaikan margin keuntungan,
• Bantu bisnis Anda berkembang dan tumbuh, dan
• Meningkatkan perencanaan proyek.

Semakin Anda memantau tingkat pemanfaatan karyawan, semakin mudah untuk menemukan masalah, solusi, dan peluang untuk maju.

Melacak tingkat pemanfaatan akan meningkatkan produktivitas karyawan dan meningkatkan efisiensi bisnis Anda secara keseluruhan.

️ Apakah Anda memantau tingkat pemanfaatan karyawan Anda? Apakah Anda memiliki kiat lain untuk meningkatkan tingkat pemanfaatan? Menulis kepada kami di [email protected] untuk kesempatan ditampilkan dalam ini atau salah satu artikel kami yang akan datang. Juga, jika Anda menyukai artikel ini, bagikan dengan orang lain yang Anda kenal akan bermanfaat.