Menggunakan Integrasi untuk Membangun Sistem ERP QuickBooks

Diterbitkan: 2022-05-07

Dengan lebih dari enam juta pelanggan, QuickBooks adalah perangkat lunak akuntansi bisnis kecil paling populer di pasar, menarik bagi bisnis dari tingkat solopreneur hingga perusahaan dengan berbagai penawarannya.

Akibatnya, perangkat lunak harus cukup fleksibel untuk bergerak dan tumbuh bersama bisnis. Tidak ada gunanya membangun pelanggan yang lengket hanya untuk kehilangan mereka ketika mereka mencapai 50 karyawan.

Seperti penyedia perangkat lunak akuntansi lainnya—seperti Xero dan Sage—QuickBooks telah mencapai fleksibilitas, sebagian, melalui serangkaian integrasi yang kuat.

Hari ini, kita akan melihat perluasan QuickBooks ke ranah perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) melalui penawaran pasar perangkat lunak.

Meskipun ada banyak penawaran ERP sumber terbuka atau gratis di pasar, cakupan penawaran ini dan prospek meninggalkan keakraban QuickBooks sering terbukti cukup menakutkan untuk mencegah bisnis beralih ke teknologi baru ketika seharusnya.

Setiap perusahaan yang sedang berkembang yang menghindari implementasi ERP dapat menghadapi masalah efisiensi, perencanaan, dan keuangan saat mereka mencoba menyatukan bagian-bagian yang bergerak dari bisnis yang sedang berkembang.

Dengan menggabungkan fungsionalitas ERP ke QuickBooks, Anda dapat memperoleh kembali sebagian dari efisiensi itu tanpa harus menghabiskan banyak uang atau melakukan perubahan teknologi besar-besaran.

Apa itu perangkat lunak ERP, dan bagaimana cara membantunya?

Sebelum kita menyelami opsi dan jalur yang tersedia untuk bisnis kecil, mari kita bicara tentang ERP.

Perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan adalah rangkaian modul perangkat lunak yang menggabungkan fungsi keuangan, perencanaan, manufaktur, inventaris, dan SDM (antara lain) di satu tempat. Dengan mengandalkan kumpulan definisi data dan kumpulan data bersama, ERP memungkinkan bisnis yang kompleks untuk mendapatkan pandangan yang jelas tentang operasi mereka.

Bayangkan pengecer yang, setelah membuka, membuat dan menjual mobil mainan. Penjualan dan uang tunai dicatat, dan dunia terus berjalan.

Sekarang, bayangkan pengecer adalah bisnis global jutaan dolar dengan cabang manufaktur yang menghitung penjualan saat produk dibuat, operasi pergudangan yang menghitung penjualan saat produk dikirim, dan divisi penjualan yang menghitung penjualan saat pesanan dilakukan. Departemen akuntansi perusahaan hanya menghitung penjualan setelah cek dilunasi.

Sulit bagi bisnis seperti itu untuk menjawab pertanyaan, "Berapa banyak yang akan kita lakukan dalam penjualan kuartal berikutnya?" Biasanya, mesin keuangan bisnis mendorong adopsi ERP-nya (atau kekurangannya).

Takeaway utama: Perangkat lunak ERP menggabungkan operasi lintas divisi yang kompleks di satu tempat, dan dapat menciptakan sistem pelacakan penjualan. Perusahaan kemudian dapat memilih satu versi kebenaran—versi keuangan, misalnya—yang menerjemahkan definisi penjualan yang berbeda menjadi satu, memungkinkan pembuatan rencana dan laporan yang bermakna.

Membangun sistem ERP

Untuk membangun sistem ERP, kita membutuhkan tulang punggung keuangan dan database yang kuat.

Masukkan perangkat lunak akuntansi.

Di atas inti data keuangan Anda, Anda dapat melapisi modul ERP mana pun yang masuk akal untuk bisnis Anda. Sementara sistem ERP tradisional—yang sangat besar, seringkali sangat mahal—biasanya dikemas dengan modul tanpa memperhatikan kebutuhan, ERP modern bersifat modular dan fleksibel.

Jika Anda tidak membutuhkan modul manufaktur, tidak akan ada. Membangun ERP di atas sistem akuntansi dasar menciptakan kembali modularitas ini, tetapi menawarkan lebih banyak penyedia untuk penambahan di masa mendatang daripada ERP satu vendor klasik, semuanya dalam mengejar kebenaran finansial bisnis Anda.

File ERP: Kebenaran Ada di Luar Sana

ERP-File.

Koneksi QuickBooks

Ini membawa kita kembali ke QuickBooks (meskipun banyak sistem akuntansi yang dapat diperluas di pasar menawarkan fungsi yang sama). Untuk membangun setara ERP Anda sendiri, Anda harus memilih antara QuickBooks Online Plus dan Desktop Enterprise. Yang pertama meningkat dan dapat diakses di mana saja, tetapi tidak memiliki beberapa inventaris dan alat manufaktur.

Fundera melakukan ikhtisar online versus perusahaan yang bagus tentang perbedaan di antara keduanya. Untuk tujuan artikel ini, kami akan fokus pada Desktop Enterprise karena kekuatannya dalam menangani inventaris. Ini juga merupakan rasa pilihan untuk bisnis yang lebih besar.

Toko Aplikasi QuickBooks

QuickBooks menempatkan semua aplikasinya di satu tempat, QuickBooks App Store. Anda dapat mencari, memfilter, dan menemukan aplikasi mana yang Anda butuhkan untuk membangun ERP Anda.

Meskipun ada beberapa opsi gratis di toko, sebagian besar aplikasi adalah biaya yang harus Anda rencanakan. Misalnya: Fishbowl adalah salah satu integrasi manufaktur berperingkat teratas untuk QuickBooks, dan dimulai dari $10.095. Bahkan bisnis yang sukses tidak akan menjatuhkan uang tunai sebanyak itu begitu saja.

Sebelum Anda mulai membangun, baca penawaran toko aplikasi dan rasakan apa yang tersedia. QuickBooks mengumpulkan ulasan, dan banyak opsi yang tersedia juga telah ditinjau di Capterra.

Membangun tumpukan ERP Anda

Setelah Anda memilih rasa QuickBooks Anda, Anda dapat menyelami konstruksi ERP yang sebenarnya. Jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana, jangan khawatir.

Saya akan membahas dua aplikasi— HandiFox dan Metode: CRM—untuk membantu Anda menuju kesuksesan ERP. Kedua aplikasi berada di peringkat teratas dalam kategori QuickBooks App Store—inventaris dan CRM, masing-masing.

Ini akan memberi Anda gambaran tentang apa yang diperlukan untuk menjalankan dan menjalankan sistem ERP pada tulang punggung QuickBooks.

HandiFox: Mengintegrasikan manajemen inventaris dengan QuickBooks

HandiFox hadir dalam dua versi: Mulai dan Pro. Start berisi sebagian besar alat manajemen inventaris yang dikenal merek, sementara Pro menambahkan beberapa opsi pelanggan dan penagihan. Kami akan membahas Mulai di bawah.

HandiFox menghadirkan tampilan depan yang lebih baik ke QuickBooks untuk manajemen inventaris. Meskipun QuickBooks memiliki beberapa kemampuan pelacakan, berinteraksi dengan data Anda tidaklah mudah. HandiFox membuat data menarik secara visual dan dapat diakses dengan cara yang mendukung tugas inventaris harian.

Diagram sederhana HandiFox beraksi

HandiFox beraksi.

Alasan untuk menggunakannya:

  • HandiFox memungkinkan Anda memindai kode batang dengan ponsel. Jika Anda menerima, mengirim, atau mentransfer inventaris, Anda dapat melakukan semuanya menggunakan antarmuka seluler HandiFox. Data tersebut kemudian dimasukkan ke QuickBooks untuk memperbarui catatan keuangan Anda.
  • Ingat ketika saya menyebutkan memiliki satu versi kebenaran sebagai manfaat ERP utama? Dengan aplikasi manajemen inventaris yang terpasang di bagian depan sistem Anda, Anda dapat dengan mudah melacak, menilai, dan memanipulasi inventaris tanpa membuat beberapa versi dari apa yang Anda miliki. Catatan keuangan Anda kemudian akan mencerminkan catatan sistem manajemen inventaris Anda, memfasilitasi perkiraan permintaan dan pemahaman aset yang lebih baik.
  • Aplikasi manajemen inventaris seperti HandiFox memberi Anda akses ke lapisan tambahan data inventaris. Meskipun QuickBooks dapat menyimpan nilai dan menghitung data, QuickBooks tidak dirancang untuk melacak nomor lot atau lokasi bin sendiri. HandiFox melapisi ini semua di atas data Anda yang ada, memungkinkan Anda melacak dan memilih inventaris dengan lebih baik saat memperbarui QuickBooks dengan informasi yang relevan.
Takeaway utama: Yang penting di sini adalah satu versi kebenaran yang diberikan aplikasi manajemen inventaris kepada Anda. Seperti ERP yang lengkap, Anda memiliki akses ke banyak antarmuka—akuntansi dan inventaris—semuanya bertumpu pada satu kumpulan data.

Metode:CRM: Mengintegrasikan CRM dengan QuickBooks

Metode melakukan untuk orang-orang apa yang HandiFox lakukan untuk banyak hal. Sementara QuickBooks menyimpan beberapa informasi pelanggan di mana Anda dapat menjalankan beberapa laporan, itu adalah platform akuntansi, pertama dan terutama.

Dengan integrasi CRM, Anda menempatkan wajah mengkilap pada data pelanggan QuickBooks tanpa membuat kumpulan data baru dan sedikit berbeda seperti yang mungkin Anda lakukan dengan CRM mandiri.

Alasan untuk menggunakannya:

  • Metode:CRM menyinkronkan perubahan informasi pelanggan Anda dengan QuickBooks, mempertahankan satu versi kebenaran yang kami cari.
  • Seperti HandiFox, Metode juga melapisi tingkat data baru mengenai kontak, riwayat pembelian dan interaksi, dan kinerja kampanye pemasaran. Dibutuhkan data dasar yang memungkinkan QuickBooks berfungsi dan menempatkan data tambahan di atas yang akan membantu bisnis Anda berkembang.
  • Metode: CRM memungkinkan Anda menambahkan portal pembayaran ke situs web Anda, membuat kampanye pemasaran email menggunakan kontak QuickBook Anda, dan melacak calon pelanggan tanpa mengacaukan database Anda. Ini berarti tidak perlu lagi menggulir halaman klien yang telah Anda promosikan. Sebaliknya, pelanggan potensial ini tinggal di Metode sampai mereka menjadi pelanggan sebenarnya dan didorong ke QuickBooks.

Takeaway utama : Untuk mendapatkan hasil maksimal dari data keuangan Anda, Anda perlu menghubungkannya ke pelanggan Anda. Untuk mendapatkan hasil maksimal dari pelanggan Anda, Anda perlu menghubungkan mereka dengan keuangan mereka. CRM yang baik dapat membuat tautan tersebut mudah dipahami dan digunakan.

Menjaga QuickBooks ERP Anda berjalan dengan lancar

Jika Anda dapat menemukan integrasi yang tepat untuk bisnis Anda, Anda dapat membuat perusahaan Anda berputar di sekitar satu versi kebenaran. Tidak ada lagi bolak-balik tentang berapa banyak yang telah Anda jual, produk apa yang ada di mana, atau siapa yang dibayar berapa.

Integrasi yang akhirnya Anda pilih sebagian besar harus didasarkan pada jenis bisnis yang Anda jalankan. Saya pikir CRM adalah taruhan yang bagus untuk siapa saja, tetapi pilihan manufaktur, pergudangan, dan SDM Anda semuanya bergantung pada industri.

Jika ada aplikasi QuickBooks lain yang Anda gunakan dalam bisnis Anda, beri tahu semua orang di komentar di bawah. Jika sistem build-your-own tidak cocok untuk bisnis Anda, lihat direktori ERP Capterra, yang mencakup lebih dari 400 opsi perangkat lunak.