Menggunakan Excel untuk Akuntansi Usaha Kecil
Diterbitkan: 2022-05-07Temukan bagaimana Excel dapat membantu mengubah akuntansi bisnis kecil Anda.
Setelah kalkulator, spreadsheet adalah teman terbaik akuntan dalam hal mengelola tugas akuntansi dasar (pikirkan buku besar dan neraca). Tetapi apakah Microsoft Excel masih memenuhi hype di era teknologi inovatif seperti AI dan blockchain ini?
Ya, tergantung pada apa persyaratan akuntansi dan keuangan Anda.
Jika Anda memerlukan bantuan untuk menstandardisasi proses dan mempercepat tugas Anda, Excel adalah alat untuk Anda.
Excel dapat membantu dengan sebagian besar yang dasar (misalnya, pembukuan, manajemen faktur), tetapi jika Anda mencari bantuan dengan fungsi akuntansi tingkat lanjut seperti arus kas dan manajemen pajak, Anda mungkin ingin mempertimbangkan perangkat lunak akuntansi.
Sederhanakan pencarian perangkat lunak Anda dengan panduan Daftar Pendek kami
Temukan alat yang tepat dengan cepat dengan snapshot Software Akuntansi paling populer ini
Dalam artikel ini, kita akan melihat beberapa tren, manfaat, dan fitur utama penggunaan Excel, templat Excel gratis, dan kapan sebaiknya Anda mempertimbangkan Excel untuk akuntansi bisnis kecil Anda.
Tren penggunaan Excel untuk akuntansi bisnis kecil
Sebelum kita menyelami fitur dan manfaat Excel, penting untuk memahami bagaimana penggunaan Excel untuk akuntansi bisnis kecil telah berubah selama beberapa tahun terakhir.
Excel terus menjadi salah satu alat akuntansi paling populer yang digunakan oleh manajer keuangan usaha kecil. Bisnis yang lebih kecil cenderung memiliki dan menggunakan lebih sedikit data keuangan jika dibandingkan dengan perusahaan, dan Excel memungkinkan bisnis tersebut untuk fokus pada tugas akuntansi dasar, seperti perencanaan dan perkiraan anggaran.
Berikut adalah rincian alat akuntansi yang digunakan oleh bisnis AS:
Rincian alat akuntansi yang digunakan oleh bisnis AS (Sumber)
Terlepas dari popularitas Excel, penggunaannya dalam akuntansi semakin menurun di antara bisnis dari semua ukuran, seperti yang ditunjukkan pada grafik di bawah ini.
Salah satu kemungkinan penyebab penurunan ini adalah penurunan harga perangkat lunak ERP dan alat akuntansi berbasis cloud yang secara khusus menargetkan fungsi dasar seperti manajemen faktur.
Penggunaan Excel untuk akuntansi bisnis telah menurun sejak 2017(Sumber)
Manfaat menggunakan Excel untuk akuntansi usaha kecil
- Bandingkan kumpulan data : Membantu membandingkan kumpulan data keuangan seperti total hutang usaha versus piutang untuk menghitung volume arus kas dalam periode tertentu. Anda dapat melacak biaya berulang untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang ke mana perginya uang Anda, dan (jika berlaku) membagi pelanggan ke dalam grup berdasarkan ukuran, lokasi, atau pembelian untuk melihat grup mana yang menghasilkan pendapatan paling banyak untuk bisnis Anda.
- Hasilkan laporan yang dapat disesuaikan: Buat laporan berbasis template (termasuk tabel dan bagan) yang dapat digunakan kembali untuk tugas-tugas seperti manajemen faktur dan memperkirakan volume arus kas. Laporan ini dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan untuk menambahkan lebih banyak poin data (seperti tarif pajak penjualan beberapa negara bagian/berbeda) tanpa harus membuat template baru dari awal.
- Mengotomatiskan entri data: Makro Excel membantu mengotomatiskan tugas entri data keuangan berulang (misalnya, menyalin data dari sumber utama ke lembar Excel). Misalnya, Anda dapat membuat makro untuk mengekspor data terkait faktur dari file CSV dan mengisi template manajemen faktur yang relevan di lembar Excel Anda.
Fitur utama Excel yang dapat digunakan untuk akuntansi usaha kecil
Tabel pivot: Terletak di menu "Sisipkan" Excel, tabel pivot adalah format tabel tingkat lanjut yang merangkum kumpulan data kompleks berdasarkan rentang sel yang dipilih. Dari sana, pengguna dapat memfilter data yang dipilih di jendela terpisah.
Tabel pivot sangat baik untuk meringkas data akuntansi mentah dan mengurutkannya ke dalam kategori yang berbeda. Katakanlah Anda harus memilah-milah rencana perjalanan untuk manajemen pengeluaran. Anda dapat menggunakan tabel pivot untuk menyaring kumpulan data yang kompleks dan meringkas pengeluaran berdasarkan kategori.
Analisis bagaimana-jika: Terletak di menu "Data" Excel, analisis bagaimana-jika membantu Anda memperkirakan hasil dengan mengubah kumpulan data dalam rumus. Dengan kata lain, fitur ini memungkinkan pengguna menguji hasil baru dengan memodifikasi data tanpa menghapus atau mengubah kumpulan data utama.
Fitur ini sangat ideal untuk manajemen arus kas dan keseluruhan anggaran dan proses perkiraan. Fitur ini memungkinkan pengguna untuk menguji berbagai perkiraan anggaran dalam format grafik (garis tren atau grafik batang) dan mengubah perkiraan untuk perkiraan ini berdasarkan modifikasi yang dilakukan pengguna pada data anggaran.
Lembar perkiraan: Fitur ini terletak di menu yang sama dengan "analisis bagaimana-jika", dan membantu pengguna memperkirakan tren data berdasarkan nilai historis. Fitur ini memprediksi tren dalam format grafis, bukan hanya mengubah nilai data dalam sel.
Fitur ini hanya relevan jika Anda memiliki data historis yang mencakup beberapa tahun. Misalnya, jika Anda memiliki data arus kas dari tahun-tahun sebelumnya, Anda dapat memasukkan data tersebut ke dalam tabel dan menggunakan fitur ini untuk membuat lembar kerja baru dengan grafik yang memperkirakan tren masa depan dalam volume arus kas Anda.
Template akuntansi Excel gratis
Excel hadir dengan template siap pakai untuk semua jenis fungsi akuntansi, seperti faktur, penganggaran, dan lainnya.
Anda bisa mendapatkan lembar rekonsiliasi bank, buku besar, templat faktur, dan pelacak keuangan pribadi langsung dari Microsoft. Dari sana, ada sejumlah sumber daya online untuk membantu Anda menyiapkan template akuntansi Excel gratis, seperti video YouTube yang memandu pemirsa melalui berbagai template termasuk pemformatan dan rumus, bersama dengan kiat tentang cara terbaik menggunakan jenis lembar ini setelah Anda ' sudah mengaturnya.
4 rekomendasi untuk menggunakan Excel untuk akuntansi usaha kecil
Berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat jika Anda menggunakan (atau mempertimbangkan untuk menggunakan) Excel untuk akuntansi di bisnis kecil Anda.
- Pastikan program yang Anda inginkan benar-benar Excel . Jika artikel ini terdengar terlalu banyak untuk dipelajari atau tidak sesuai dengan apa yang Anda cari, jangan lupa bahwa Anda dapat menjelajahi opsi perangkat lunak akuntansi dan spreadsheet lainnya. Berikut daftar opsi perangkat lunak akuntansi sumber terbuka dan gratis teratas kami untuk memulai.
- Biasakan diri Anda dengan template yang ditawarkan oleh Microsoft . Cari template akuntansi dan pembukuan online untuk menentukan apakah penawaran Microsoft memenuhi kebutuhan Anda. Klik di sini untuk melihat lembar Excel yang telah dikustomisasi oleh Microsoft. Setelah Anda membiasakan diri dengan template, Anda dapat menyesuaikannya berdasarkan kebutuhan unik Anda (misalnya, memperkirakan anggaran bulanan vs. triwulanan, menambahkan tabel pivot, termasuk logo Anda).
- Ikuti proses pembuatan template menggunakan sumber online . Cari artikel atau video online yang memandu Anda dalam membuat dan/atau menggunakan template dari awal hingga akhir. Ini akan membantu Anda memahami antarmuka Excel, memperkenalkan Anda ke fungsi tambahan yang mungkin ingin Anda gunakan, dan memberi Anda praktik langsung sebelum menggunakan data Anda sendiri.
- Fokus pada pembelajaran dari set data yang telah diisi sebelumnya. Latihan membuat sempurna. Ini berlaku untuk menggunakan Excel untuk tugas akuntansi apa pun, seperti manajemen arus kas. Setelah Anda menyelesaikan template, Anda dapat berlatih menggunakannya dengan set data yang telah diisi sebelumnya untuk memastikan Anda memahami cara menggunakannya sebelum memasukkan data Anda sendiri.
Langkah selanjutnya dan sumber daya akuntansi tambahan
Jika Anda sudah menggunakan Excel dan siap untuk memutakhirkan, lihat direktori perangkat lunak akuntansi kami di mana Anda dapat memfilter menurut fitur yang diinginkan untuk membuat daftar pendek.
Berikut adalah beberapa sumber daya Capterra tambahan untuk membantu Anda memenuhi kebutuhan akuntansi bisnis Anda:
|