10 Tanda Saatnya Upgrade Sistem Telepon Bisnis Anda

Jika Anda sedang mempertimbangkan peningkatan sistem telepon, Anda memiliki beberapa pertanyaan penting yang perlu Anda jawab.
Apakah ini saat yang tepat untuk meningkatkan? Akankah peningkatan bahkan membuat perbedaan bagi bisnis saya? Apakah upaya itu akan sia-sia? Apakah saya benar-benar kehilangan banyak hal jika saya tidak meningkatkan?
Panduan ini untuk Anda jika Anda ingin mengganti sistem telepon lawas Anda dengan yang modern. Kami akan membawa Anda melalui 10 tanda ini saatnya untuk meningkatkan sistem telepon bisnis Anda:

1. Biaya sistem telepon Anda terlalu mahal
2. Sistem telepon Anda menjadi usang
3. Sistem telepon Anda tidak dapat tumbuh bersama bisnis Anda
4. Sistem telepon Anda kekurangan fitur-fitur penting
5. Sistem telepon Anda rentan terhadap gangguan
6. Sistem telepon Anda memiliki kerentanan keamanan
7. Kualitas dan keandalan panggilan Anda semakin buruk
8. Sistem telepon Anda tidak dapat mendukung karyawan jarak jauh
9. Bisnis Anda membutuhkan komunikasi terpadu
10. Sistem telepon Anda sangat penting untuk bisnis Anda

1. Biaya sistem telepon Anda terlalu mahal

Apakah tagihan telepon Anda tinggi dan tidak dapat diprediksi? Jika demikian, memutakhirkan sistem telepon Anda ke Voice over IP (VoIP) adalah kemenangan yang mudah dan hemat biaya. Biaya sistem telepon lama bertambah dengan cepat karena peralatan di tempat, lisensi, pemeliharaan, saluran telepon baru, teknisi, dan panggilan internasional.

Beralih ke sistem telepon cloud dapat menghemat hingga 60% dari tagihan telepon Anda. Ini memungkinkan Anda untuk:

• Gunakan koneksi broadband Anda yang sudah ada, bukan perangkat keras dan kabel yang mahal.
• Hemat biaya panggilan berkat tarif panggilan lokal dan internasional gratis tanpa batas.
• Kelola sistem telepon Anda dari dasbor yang mudah digunakan dan biarkan penyedia VoIP Anda menangani sisanya.
• Tambahkan saluran telepon baru, serta seluruh lokasi baru, dengan biaya minimal.

Sederhana saja, sistem telepon darat dikenakan biaya sekitar $50 per saluran setiap bulan dan biasanya hanya mencakup panggilan lokal dengan tarif tersebut. Bergantung pada kebutuhan Anda dan penyedia yang Anda pilih, sistem telepon VoIP biasanya akan dikenakan biaya kurang dari $25 per saluran dan Anda akan tahu persis berapa tagihan Anda setiap bulan.
Terkait: Cara Beralih ke VoIP dan Hemat Hingga 60% dari Telepon Rumah

2. Sistem telepon Anda menjadi usang

Tidak hanya mahal perawatannya, tetapi juga mengandalkan teknologi yang pada akhirnya akan ketinggalan zaman. Setiap kali peralatan Anda rusak, akan semakin sulit bagi Anda untuk menemukan suku cadang pengganti dan teknisi yang dapat menangani perbaikannya.
Anda juga akan semakin sulit untuk mendapatkan solusi teknologi baru yang ditambahkan ke tumpukan teknologi Anda jika sistem ponsel Anda tertinggal satu dekade atau lebih. Mereka tidak akan cocok dan itu akan membuat Anda lebih frustrasi daripada keuntungan.
Ingin menambahkan CRM, telepon kantor baru dengan fitur canggih, atau alat kolaborasi internal ke penyiapan Anda? Pertimbangkan peningkatan sistem telepon pada saat yang bersamaan.

3. Sistem telepon Anda tidak dapat tumbuh bersama bisnis Anda

Apakah perusahaan Anda berkembang pesat dan/atau memperluas ke lokasi baru?
Apakah rumit dan mahal bagi Anda untuk menambah saluran telepon baru dan/atau membuka kantor baru?
Jika Anda menjawab 'ya' untuk salah satu pertanyaan di atas, Anda siap untuk sistem telepon bisnis baru. Tidak masuk akal untuk mempertahankan sistem telepon yang menunda pertumbuhan Anda atau mencegahnya sama sekali.
Skala VoIP dengan bisnis Anda saat tumbuh dan berkembang. Menambahkan saluran telepon baru dan pengguna dapat dilakukan dengan beberapa klik. Anda juga dapat menambahkan fitur menelepon untuk mengakomodasi musim yang lebih sibuk. Anda tidak akan mendapatkan skalabilitas dan fleksibilitas ini dengan sistem lawas.

4. Sistem telepon Anda kekurangan fitur-fitur penting

Anda mungkin sangat puas dengan fungsionalitas sistem telepon Anda saat ini. Lagi pula, ini semua tentang membuat dan menerima panggilan telepon, dan itu berfungsi dengan baik, bukan?
Pikirkan lagi.
Fitur yang disertakan dengan telepon cloud dapat meningkatkan produktivitas semua orang. Ini bukan hanya tentang panggilan telepon itu sendiri, tetapi juga tentang segala sesuatu yang terjadi di sekitar mereka.
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang dapat Anda tanyakan pada diri sendiri tentang proses komunikasi bisnis Anda saat ini:

• Siapa yang menjawab panggilan pelanggan? Apakah panggilan dialihkan berdasarkan jenis, masalah, dan tujuan pelanggan, atau apakah panggilan tersebut berakhir dengan agen yang tersedia?
• Apakah pelanggan Anda harus mengantre lama sebelum berbicara dengan agen?
• Bisakah Anda memantau kualitas panggilan Anda?
• Apakah karyawan Anda perlu menyalin pesan suara yang mereka terima secara manual?

Jika pertanyaan ini menunjukkan bahwa Anda dapat memiliki alur kerja yang jauh lebih efisien, Anda memerlukan fitur baru. Memutakhirkan sistem telepon Anda akan memberi Anda akses perutean panggilan, penjawab otomatis, rekaman panggilan, pesan suara ke teks, dan banyak fitur lain yang akan mengubah cara Anda berkomunikasi.

5. Sistem telepon Anda rentan padam

Jika sistem telepon Anda mati, dapatkah Anda tetap bekerja? Bisakah pelanggan Anda tetap mendapatkan apa yang mereka butuhkan dari Anda dengan mudah?
Jika jawaban Anda adalah 'tidak', itu berarti bahwa setiap pemadaman sistem telepon membuat pelanggan Anda frustrasi dan menghentikan penjualan (dan arus kas) Anda.
Bencana alam seperti banjir, angin topan, dan gempa bumi, infrastruktur yang ketinggalan zaman, dan peralatan yang sudah tua semuanya dapat membuat sistem telepon tradisional Anda keluar dari permainan. Pemadaman mahal tidak hanya untuk diperbaiki secara fisik, tetapi juga karena dapat menyebabkan hilangnya penjualan dan bahkan merusak reputasi Anda dalam jangka panjang.
Saat Anda meng-upgrade sistem telepon Anda, inilah cara Anda terlindung dari risiko ini:

• Saluran telepon melewati internet, jadi faktor seperti cuaca buruk tidak akan mengganggu layanan Anda
• Jika ada gangguan pada layanan, panggilan masuk Anda dapat dialihkan secara otomatis ke nomor lain, seperti perangkat seluler
• Jika terjadi masalah, penyedia layanan Anda dapat memecahkan masalah dan memperbaikinya dari jarak jauh

VoIP menawarkan tingkat kemampuan pemulihan bencana yang tidak dapat ditandingi oleh sistem telepon lawas. Dan dengan penyedia seperti Nextiva, Anda akan memiliki waktu aktif 99,999% berkat berbagai pusat data, generator cadangan, dan pemantauan 24/7 kami.

6. Sistem telepon Anda memiliki kerentanan keamanan

Apakah Anda seorang bisnis kecil atau perusahaan besar, keamanan tidak pernah sepele.
Jika Anda menggunakan sistem telepon tradisional, juga dikenal sebagai Plain Old Telephone System (POTS), panggilan Anda ditransmisikan menggunakan sinyal audio yang dapat disadap dengan mudah oleh penyerang—risiko yang terlalu besar untuk diambil.
Sistem telepon VoIP, di sisi lain, menawarkan keamanan, keandalan, dan privasi yang lebih tinggi untuk bisnis. Penyedia VoIP yang disegani berinvestasi dalam keamanan tingkat militer menggunakan Session Border Controllers (SBC). SBC bertindak sebagai firewall yang mempertahankan kinerja dan perutean panggilan logis, sehingga data Anda tidak pernah jatuh ke tangan yang salah.
Tergantung pada industri Anda, Anda mungkin juga perlu mencari akreditasi ini di penyedia VoIP Anda:

• Kepatuhan HIPAA jika Anda adalah penyedia layanan kesehatan
• Kepatuhan PCI jika Anda menerima pembayaran kartu kredit
• ISO/IEC 20071 sebagai standar global untuk menilai ancaman keamanan
• Kepatuhan SOC 2 dalam privasi, keamanan, ketersediaan, dan integritas data

Sistem telepon cloud memenuhi standar keamanan yang paling ketat. Jangan membuat keamanan sistem ponsel Anda dan renungan dan menunggu sampai terlambat.
Terkait: Apakah VoIP Andal? Sembilan Tips Bermanfaat yang Harus Anda Ketahui

7. Kualitas dan keandalan panggilan Anda semakin buruk

Salah satu cara tercepat untuk terlihat tidak profesional di depan pelanggan adalah melalui telepon yang terputus-putus atau terputus-putus.
Kualitas audio yang buruk akan memaksa Anda untuk mengulang, atau meminta penelepon Anda untuk melakukannya, mengatasi kebisingan latar belakang, dan menjalankan rapat panggilan konferensi yang tidak efisien.
Jika ini adalah kenyataan Anda saat ini, saatnya untuk meningkatkan ke solusi VoIP.
Panggilan berkualitas tinggi dimungkinkan pada VoIP berkat codec suara HD yang memampatkan dan mendekompresi audio untuk transmisi cepat melalui internet. Teknologi ini bekerja dengan lancar melalui telepon VoIP dan aplikasi softphone.
Kemajuan dalam kualitas suara pada VoIP akan membuat Anda merasa seolah-olah berada di ruangan yang sama dengan penelepon Anda.
Bagian terbaik? Setelah Anda memiliki sistem telepon cloud, telepon meja VoIP yang kompatibel atau aplikasi telepon seluler, dan bandwidth yang memadai, Anda tidak perlu melakukan apa pun untuk menikmati suara HD. Cukup minta penyedia layanan telepon Anda untuk memastikan suara HD diaktifkan untuk akun Anda.

8. Sistem telepon Anda tidak dapat mendukung karyawan jarak jauh

Lebih dari 38% perusahaan saat ini memiliki karyawan jarak jauh. Apakah perusahaan Anda salah satunya? Jika tidak, apa yang menahan Anda? Kemungkinan jawabannya ada di sepanjang baris "Kami hanya tidak tahu bagaimana mewujudkannya dengan sistem telepon kami saat ini."

Jika karyawan Anda melakukan dan menerima banyak panggilan dan sering berkolaborasi, ini adalah tantangan yang masuk akal. Jika Anda ingin menambahkan saluran telepon yang tidak tersambung ke telepon kantor, sistem telepon lawas Anda akan menahan Anda. Jika seorang karyawan pindah lokasi, mereka tidak dapat dengan mudah memindahkan nomor telepon mereka.
Dengan VoIP, karyawan Anda bisa lebih mobile dan fleksibel.
Saat Anda memindahkan sistem telepon ke cloud, karyawan Anda tidak perlu terhubung ke jaringan saluran telepon fisik yang sama. Mereka dapat membawa pulang nomor telepon dan semua fitur telepon mereka melalui softphone atau telepon meja VoIP.
Peningkatan ini akan membuat seluruh tenaga kerja Anda tetap terhubung sekaligus menyimpan semua komunikasi Anda pada satu sistem telepon yang mudah dikelola. Tim jarak jauh Anda dapat tetap teratur, fokus, dan fleksibel di hari kerja mereka.

9. Bisnis Anda membutuhkan komunikasi terpadu

Kelemahan lain dari sistem telepon tradisional adalah sistem itu ada di luar sistem komunikasi bisnis Anda yang lain. Jika Anda menggunakan apa pun selain panggilan telepon dan pesan suara—termasuk email, obrolan, pesan teks, dan panggilan konferensi web, audio, dan video—Anda tidak dapat mengintegrasikan ponsel Anda dengan yang lain.
Komunikasi terpadu menyatukan semua saluran komunikasi Anda. Ini merampingkan komunikasi internal dan eksternal Anda.
Unified Communications as a Service (UCaaS) adalah model komunikasi terpadu yang memungkinkan Anda menjalankan semua sistem dan alat dari solusi perangkat lunak yang sama.
UCaaS untuk komunikasi internal berarti Anda membawa rapat, panggilan, berbagi file, obrolan, tugas, dan semua kolaborasi internal ke satu tempat dan dapat diakses dari mana saja.
Ini juga mendorong retensi dan loyalitas pelanggan karena memungkinkan pelanggan Anda memilih saluran yang dapat mereka gunakan untuk menghubungi Anda sehingga Anda dapat melayani mereka dengan lebih baik. Jika seseorang menghubungi Anda melalui email, telepon, dan obrolan situs web, UCaaS memungkinkan untuk melacak semua interaksi ini di satu tempat.
Hasil akhirnya? Konektivitas utama. Anda akan bekerja dengan tim yang sangat fokus dan memberikan layanan pelanggan yang luar biasa kepada pelanggan Anda, semuanya dari satu tempat.
Terkait: Pasar UCaaS Akan Tumbuh menjadi $140 Miliar pada tahun 2025 [Data Baru]

10. Sistem telepon Anda sangat penting untuk bisnis Anda

Inilah pertanyaan terakhir untuk Anda: pada skala 1 sampai 10, seberapa pentingkah sistem telepon Anda untuk kesuksesan bisnis Anda? Jika Anda menggunakannya untuk menyediakan layanan pelanggan, menyenangkan pelanggan Anda, berbicara dengan prospek, menutup penjualan, dan berkolaborasi dengan rekan kerja, Anda hampir mencapai 10.
Dengan kata lain, sistem telepon Anda adalah yang membuat atau menghancurkan produktivitas Anda, loyalitas pelanggan Anda, dan peluang Anda untuk mendatangkan pendapatan baru.
Jika Anda tidak dapat bekerja tanpa sistem telepon Anda, Anda memerlukan sistem yang dapat Anda andalkan dalam setiap keadaan. Dan jika yang Anda miliki saat ini tidak memberi Anda itu, saatnya untuk meningkatkan.

Anda berhak mendapatkan sistem telepon bisnis yang lebih baik

Saatnya untuk mendapatkan sistem telepon baru—sistem yang memberi Anda fleksibilitas, skalabilitas, harga, fitur, dan keandalan untuk mendukung kebutuhan dan pertumbuhan Anda.
Itulah yang akan Anda dapatkan dengan sistem VoIP bisnis kecil Nextiva. Ini memungkinkan Anda bekerja dari mana saja, menyesuaikan layanan telepon saat bisnis Anda berubah, dan tetap terhubung dengan pelanggan, karyawan, dan mitra Anda.
Setelah Anda meningkatkan sistem telepon Anda, Anda tidak akan pernah melihat ke belakang.