Memahami dan Meningkatkan Proses Order-to-Cash (O2C).

Menerima pesanan pelanggan, memenuhinya, dan mendapatkan bayaran adalah dasar dari sebagian besar operasi bisnis.

Arus kas, sumber daya internal, dan layanan pelanggan Anda bergantung pada proses yang terlibat untuk menjadi efisien dan andal.

Inilah mengapa penting untuk memahami dan mengoptimalkan proses order-to-cash (O2C) .

Apa itu order-to-cash (O2C)?

Order-to-cash (sering disebut sebagai O2C atau OTC ) adalah istilah bisnis yang digunakan untuk menjelaskan proses seputar pemenuhan pesanan pelanggan.

Ini pada dasarnya dimulai ketika pelanggan Anda melakukan pemesanan dan selesai ketika Anda telah mencatat pesanan yang telah selesai dan dibayar di akun.

Di antaranya, beberapa langkah terjadi (lihat di bawah, 'Langkah-langkah siklus order-to-cash'). Dan setelah itu, analisis data dan penerapan praktik terbaik dapat membantu Anda dengan pengoptimalan berkelanjutan dari proses order-to-cash Anda.

Proses order-to-cash juga berada di antara dan tumpang tindih dengan beberapa proses lainnya. Misalnya, proses marketing to lead (M2L) , procure-to-pay (P2P) , dan aktivitas corong top-of-the-sales lainnya.

Seperti O2C, istilah ini digunakan oleh tim Anda secara internal untuk tujuan pelaporan dan penyusunan strategi.

Mengapa disebut proses 'order-to-cash'?

Ungkapan order-to-cash digunakan karena secara singkat merangkum proses dari pesanan pelanggan Anda hingga bisnis Anda menerima uang tunai .

Apa perbedaan antara proses order-to-cash, quote-to-cash (QTC), dan lead-to-cash?

Perbedaan utama antara proses order-to-cash , quote-to-cash (QTC), dan lead-to-cash adalah bahwa yang kedua melibatkan pembuatan kuotasi kepada pelanggan sebelum pesanan masuk dan yang ketiga melibatkan penjualan dan pemasaran sampai titik tertentu. dari kutipan atau pesanan.

Proses kutipan-ke-tunai (QTC) memungkinkan pelanggan untuk memahami pembelian mereka dengan lebih baik sebelum membuatnya. Ini juga berguna ketika harga atau volume pesanan yang ditentukan sebelumnya tidak tersedia untuk produk atau layanan tertentu.

Lead to cash digunakan untuk menggambarkan proses yang lebih lengkap daripada QTC dan O2C. Ini berguna untuk menganalisis hubungan antara penjualan awal dan proses pemasaran dan proses O2C atau QTC.

Perbedaan antara masing-masing proses terletak terutama pada rentang proses yang tepat yang mereka fokuskan. Masing-masing mungkin melibatkan departemen yang berbeda, perangkat lunak, langkah-langkah pengoptimalan, dll.

Mengapa proses order-to-cash itu penting

Proses order-to-cash penting untuk dua area utama bisnis Anda:

• Internal: Ini terkait dengan efisiensi arus kas, sumber daya internal, manajemen rantai pasokan, dan analitik Anda
• Eksternal: Semakin lancar, semakin baik pengalaman pelanggan Anda. Ini membantu hubungan dan retensi pelanggan Anda dalam jangka pendek dan panjang

Banyak proses bisnis yang saling terkait. Proses O2C tidak terkecuali.

Kesalahan pada salah satu tahapan yang terlibat (lihat di bawah, 'Langkah-langkah pesanan untuk siklus kas') dapat berdampak tidak langsung pada fungsi bisnis Anda yang lain.

Misalnya, keterlambatan pembayaran atau pemrosesan faktur yang lambat dapat mengurangi modal kerja Anda. Hal ini, pada gilirannya, dapat mencegah pembelian bahan atau peralatan penting.

Seperti banyak proses bisnis lainnya, otomatisasi dapat mempercepat dan mengurangi jumlah kesalahan dalam proses order-to-cash. Namun, untuk proses yang benar-benar optimal, pengawasan dan keterlibatan manusia juga penting.

Apa alasan Anda mungkin ingin meningkatkan proses O2C Anda?

Anda mungkin ingin meningkatkan proses order-to-cash Anda karena memiliki dampak negatif akut (yaitu, langsung) atau kronis (yaitu, terus-menerus dan jangka panjang) pada bisnis Anda.

Alasan untuk kedua kategori masalah tersebut mungkin berbeda atau bahkan tumpang tindih.

Misalnya, Anda mungkin tiba-tiba kekuranganarus kas.Ini dapat segera membawa konsekuensi negatif, seperti ketidakmampuan untuk membayar staf atau menutupi biaya penting lainnya.

Atau mungkin memiliki efek negatif yang lebih halus dari waktu ke waktu dengan menambahkan ketidakpastian pada perkiraan bisnis Anda , mengurangi kemungkinan Anda menargetkan atau mengambil proyek tertentu, dll.

6 langkah siklus order-to-cash

Bahkan sebelum proses O2C dimulai, ada beberapa poin penting. Ini termasuk manajemen inventaris, integrasi sistem POS, orientasi pelanggan, dan banyak lagi.

Setelah ini di tempat, langkah-langkah berikut terjadi.

1. Anda menerima pesanan pelanggan

Saat pelanggan Anda melakukan pemesanan, proses O2C secara resmi dimulai.

Pemesanan dapat dilakukan secara online melalui formulir atau email, melalui telepon, atau bahkan secara langsung.

Untuk membuat langkah ini seefisien mungkin, memantau saluran pesanan dan segera membalas – atau bahkan mengotomatiskan – konfirmasi pesanan sangat penting.

Perhatian terhadap detail berkontribusi pada kepuasan pelanggan pada tahap ini. Misalnya, konfirmasi awal tidak boleh dikirim jika persediaan tidak ada, hanya untuk ditindaklanjuti dengan pembatalan pesanan.

Sistem manajemen pesanan membantu mengoptimalkan tahap ini dan tahap selanjutnya dari proses O2C.

Tahap ini mungkin juga melibatkan diskon faktur atau anjak faktur di banyak industri.

2. Anda memenuhi pesanan pelanggan

Memenuhi pesanan melibatkan pemrosesannya (termasuk memeriksa spesifikasi pesanan, pemeriksaan inventaris, dan pendelegasian) dan mengatur pengiriman atau pengapalannya .

Komunikasi lebih lanjut tentang perkiraan waktu pengiriman mungkin berguna di sini, terutama jika ada kemungkinan penundaan.

Memiliki data real-time yang melacak proses pemenuhan membantu memastikan seluruh tim Anda berada di halaman yang sama. Hal ini mengurangi kemungkinan pesanan terlambat, terlewat, atau berulang.

3. Produk Anda dikirimkan, atau layanan diberikan kepada pelanggan

Pengiriman adalah frasa yang digunakan untuk mendeskripsikan produk yang meninggalkan gudang Anda dan melakukan perjalanan ke pelanggan Anda. Itu tidak harus melibatkan kapal yang sebenarnya, tetapi sering dilakukan untuk pesanan internasional.

Untuk layanan, langkah ini melibatkan pemberian layanan fisik atau pemberian akses ke perangkat lunak atau platform. Juga penting bahwa layanan disampaikan atau disediakan dengan cepat dan mudah.

4. Anda menerbitkan faktur kepada pelanggan

Segera menerbitkan faktur kepada pelanggan Anda meningkatkan peluang Anda untuk dibayar tepat waktu.

Anda perlu memastikan bahwa rincian tagihan Anda sudah benar. Ini termasuk nilai, nomor faktur, detail pesanan, ketentuan pembayaran, dll.

Mengintegrasikan sistem manajemen pesanan Anda dengan CRM yang diperbarui akan membantu memastikan faktur dan pengingat berikutnya dikirim ke orang yang tepat.

5. Anda menagih pembayaran pelanggan

Koleksi pembayaran adalah bagian besar dari manajemen kredit, yang merupakan bagian penting dari kesehatan setiap bisnis.

Pembayaran yang terlambat sering terjadi di banyak industri. 1 dari 6 bisnis kecil melaporkan terlambat dibayar, misalnya.

Kemungkinan Anda dibayar tepat waktu ditingkatkan dengan menerapkan praktik terbaik untuk penagihan. Ini dapat mencakup pengoptimalan atau otomatisasi praktik seperti menipu atau menggunakan alat khusus untuk manajemen piutang.

6. Anda mencatat pembayaran

Setelah pesanan dikirim dan dibayar, mencatat pembayaran di buku besar secara akurat membantu Anda mengikuti akuntansi dan manajemen data.

Kesalahan dalam pelaporan pada tahap ini dapat menimbulkan masalah bagi berbagai pihak dalam bisnis Anda, seperti bagian penjualan, piutang, dan departemen akuntansi.

Perangkat lunak manajemen faktur dapat membantu Anda mempertahankan catatan akuntansi yang lengkap dan terkini. Ini juga membantu Anda dengan manajemen data.

Generasi berikutnya dari sistem dan teknologi order-to-cash

Data dan teknologi memimpin inovasi dalam proses O2C.

Integrasi dengan teknologi pihak ketiga dapat membantu dengan mengalihdayakan penawaran penjaminan emisi dan pembiayaan.

Misalnya, menggunakan perangkat lunak manajemen faktur dapat meningkatkan proses pembuatan faktur Anda. Mengintegrasikan dengan CRM Anda, juga membantu menjaga semua departemen yang terlibat dalam proses O2C pada halaman yang sama.

Seperti yang kami jelaskan dalam buku putih kami 'The Innovating Order to Cash Playbook: Menempatkan Produsen dan Distributor dalam Kendali Arus Kas Mereka':

[Produk O2C] yang dipasangkan dengan layanan CRM dapat menawarkan wawasan yang dibutuhkan produsen untuk mengidentifikasi peluang pertumbuhan tambahan dan menjangkau basis pelanggan yang lebih luas, yang berarti integrasi yang tepat dapat membantu mereka benar-benar fokus pada upaya ekspansi mereka.

Kesimpulan

Siklus order-to-cash melibatkan beberapa proses yang saling berhubungan.

Ini dimulai dengan menerima pesanan pelanggan dan diakhiri dengan pengumpulan pembayaran. Di antaranya, proses manajemen pesanan Anda harus mendelegasikan dan mencatat beberapa langkah, termasuk pemenuhan pesanan, pengiriman, dan penerbitan faktur.

Langkah pertama dari proses O2C adalah menerima pesanan . Menanggapi permintaan ini dengan cepat dan akurat memerlukan pemantauan saluran komunikasi dan manajemen inventaris.

Proses ini juga dapat mencakup opsi pembiayaan, seperti pembiayaan faktur atau kredit perdagangan.

Selanjutnya, pemenuhan pesanan perlu dilakukan. Ini dibuat lebih efektif dengan komunikasi internal dan dengan pelanggan.

Setelah Anda mengirimkan pesanan, memberikan layanan, atau akses ke layanan, Anda perlu menerbitkan faktur .

Setelah pembayaran dikumpulkan , Anda perlu mencatatnya di buku besar.

Mengoptimalkan setiap bagian dari proses O2C akan membantu meningkatkan arus kas Anda, kinerja sumber daya Anda, dan kepuasan pelanggan.