Panduan Utama untuk Etiket SMS Bisnis

Jika Anda mengirim SMS untuk bisnis, Anda tidak sendirian. Pada tahun 2004, orang Amerika mengirim 56 miliar pesan teks, menurut Statista. Pada 2012, angka itu menjadi 2.109 miliar. Faktanya, orang Amerika rata-rata mengirim 460 pesan seluler sebulan – dan tidak semuanya untuk liburan.

Selama beberapa tahun sekarang, bisnis telah menggunakan pesan SMS untuk menjangkau pelanggan mereka, dan sekarang lebih umum untuk mengirim pesan teks ke bos, anggota tim, prospek, dan kolega Anda. Tapi ada masalah.

Mengirim SMS ke teman Anda adalah urusan biasa, ditandai dengan emoji dan singkatan. Itu tidak akan berhasil dalam pengaturan bisnis.

Jika Anda ingin menghindari kontak yang mengganggu atau menyebabkan pelanggaran, penting untuk mempelajari aturan etiket SMS bisnis. Panduan ini akan membantu Anda.

1. Hindari Singkatan

Saat Anda mengirim satu SMS, Anda hanya memiliki 160 karakter untuk menyampaikan pesan Anda. Mungkin itulah alasan kebanyakan orang menggunakan singkatan. Ada beberapa masalah dengan ini:

• Singkatan terlihat kasual dan tidak seperti bisnis
• Beberapa rekan (terutama jika mereka jauh lebih tua) mungkin tidak mengerti singkatannya
• Beberapa singkatan mungkin tidak melewati batas budaya, yang merupakan masalah jika Anda bekerja dengan tim multibahasa

Pada subjek yang sama, beberapa singkatan pasti tidak-tidak. Jika Anda tidak akan mengatakan WTF secara penuh dalam percakapan bisnis, jangan memasukkannya ke dalam pesan teks bisnis.

Dalam kebanyakan kasus, mengetik seluruh kata sama mudahnya, terutama jika Anda menggunakan keyboard seluler dengan fungsi pelengkapan otomatis yang baik.

2. Hindari Emoticon

Aturan kedua etiket SMS bisnis adalah untuk menghindari emoticon, yang sangat, sangat santai. Tentu, mereka dapat membantu melunakkan nada pesan teks (lebih lanjut tentang itu dalam beberapa saat), tetapi mereka tidak bersifat bisnis dan orang tidak akan menganggap Anda serius jika Anda menggunakannya. Kecuali Anda bekerja dengan sekelompok orang yang semuanya berusia remaja, tetap berpegang pada kata-kata lama yang sederhana.

3. Perhatikan Nada Anda

Masalah dengan pesan yang diketik adalah sulit untuk menyampaikan nada. Bahkan lebih sulit dengan SMS bisnis, di mana mudah terdengar singkat. Luangkan waktu untuk menyusun pesan Anda sehingga Anda mengatakan apa yang perlu Anda katakan tanpa menyinggung penerima.

Saat Anda melakukannya, hindari mengetik huruf besar semua. Seperti dalam email dan pesan sosial, ini dianggap sebagai teriakan dan hanya akan mengganggu penerima. Sama seperti Anda tidak akan meneriaki kontak bisnis secara langsung, jangan lakukan itu melalui teks.

4. Periksa Bahasa Anda

Saat menulis pesan teks untuk bisnis, perhatikan ejaan, tata bahasa, dan tanda baca Anda. Kata-kata yang salah eja dan tanda baca yang buruk menciptakan kesan yang buruk.

Koreksi pesan Anda untuk menghilangkan kesalahan sebelum Anda menekan kirim. Berikan perhatian khusus pada koreksi otomatis dan pelengkapan otomatis gagal. Perhatikan apa yang Anda ketik dan pastikan koreksi apa pun benar-benar mengatakan apa yang ingin Anda katakan.

Demikian pula, jika Anda mengirim pesan melalui suara, periksa pesan sebelum mengirim, karena tidak ada jaminan bahwa itu benar.

Garis bawah? Selalu berusaha untuk komunikasi bisnis yang bebas dari kesalahan, baik Anda menulis surat, email – atau pesan teks.

5. Periksa Penerima

Saya yakin saya bukan satu-satunya orang yang secara tidak sengaja mengirim SMS ke orang yang salah. Fungsi saran otomatis di ponsel Anda sangat bagus, tetapi dapat menyebabkan kebingungan jika kontak memiliki nama yang mirip. Periksa apakah pesan Anda ditujukan kepada orang atau orang yang tepat sebelum Anda mengirimkannya. Dengan begitu Anda tidak akan membuang waktu atau secara tidak sengaja mengirimkan informasi orang dalam kepada orang yang salah.

6. Tandatangani Pesan Anda

Dalam situasi SMS bisnis, Anda tidak dapat memastikan bahwa penerima memiliki detail kontak Anda. Jika mereka tidak tahu siapa Anda, mereka mungkin mengabaikan pesan tersebut. Jadi tambahkan nama atau inisial Anda di akhir pesan untuk memperjelas siapa pengirimnya.

7. Dapatkan Izin

Hanya 4% profesional bisnis yang lebih memilih teks daripada bentuk komunikasi lainnya, jadi pastikan mengirim SMS bisnis ke kontak Anda tidak masalah. Cukup minta izin dan kirimkan hanya kepada mereka yang senang menggunakan teks untuk komunikasi bisnis. (Petunjuk: jika Anda mengirim SMS ke kontak dan mereka merespons melalui email, maka itu pertanda bahwa mereka tidak suka mengirim SMS untuk bisnis, jadi berhentilah mengirim SMS kepada mereka.)

Ini juga berlaku untuk teks grup. Pesan grup dapat dengan cepat menjadi berisik dan mengganggu, jadi pastikan Anda memiliki izin untuk menambahkan orang ke grup kontak SEBELUM Anda mengirim teks pertama. Panduan untuk mengirim pesan grup di Huffington Post ini memiliki beberapa panduan berguna lainnya.

8. Kirim Pesan yang Tepat…

Meskipun kami suka berkirim pesan, itu tidak selalu merupakan cara yang tepat untuk menyampaikan informasi. Untuk bisnis khususnya, gunakan metode komunikasi yang paling tepat. Jika masalah tertentu memerlukan email, maka kirim email, yang akan memberi Anda catatan permanen tentang interaksi Anda. Dan jika lebih baik melakukan panggilan telepon, maka lakukan panggilan.

Ada juga beberapa jenis pesan yang tidak boleh Anda kirim melalui teks. Anda tidak akan putus dengan pasangan Anda melalui SMS (ya, saya tahu orang melakukannya, tapi itu cukup kasar), jadi jangan lakukan hal yang sama dalam bisnis.

Hindari menggunakan teks untuk berhenti dari pekerjaan Anda, memecat seseorang, memberikan ulasan kinerja, atau hal negatif lainnya. Umpan balik semacam itu paling baik diberikan secara tatap muka.

Business Insider menyarankan agar Anda menghindari penggunaan pesan teks untuk mengubah waktu atau tempat rapat. Perubahan itu mudah terlewatkan, terutama ketika beberapa rekan kerja tidak sering memeriksa ponsel mereka.

Konon, ada kalanya pesan teks adalah bentuk komunikasi yang sempurna. Jika ada keadaan darurat dan itu cara terbaik untuk menjangkau orang, kirim SMS.

9. … Pada Saat yang Tepat

Pernah menerima email kantor saat Anda sedang menikmati malam atau akhir pekan? Apakah itu membuat Anda kehilangan keseimbangan? Jika Anda menjawab ya, Anda tidak sendirian. Itulah mengapa penting untuk tetap mengirim SMS bisnis ke jam kantor.

Percayalah, jika notifikasi Anda tiba di tengah malam, tidak akan lama lagi kontak Anda memblokir nomor Anda.

Itu tidak akan membantu hubungan bisnis Anda.

10. Sekali Cukup

Saat Anda mengirim SMS, jangan terus mengirim ulang jika orang tersebut tidak segera merespons. Itu hanya berarti bahwa orang itu belum memeriksa ponselnya. Itu akan terjadi, dan itu adalah alasan lain untuk menghindari perubahan waktu rapat melalui teks. Berikan waktu yang cukup kepada penerima untuk menerima pesan sebelum Anda mulai khawatir. Dan jika ini terjadi secara teratur, lihat aturan 7: mungkin SMS bukan metode komunikasi yang tepat untuk rekan kerja ini.

11. Jangan Mengirim SMS Saat Rapat

Jangan mengirim pesan teks ketika Anda seharusnya memperhatikan apa yang terjadi di dalam ruangan. Baik Anda sedang rapat, mendiskusikan bisnis secara langsung, atau menonton presentasi, membungkuk di depan ponsel untuk mengirim pesan teks diam-diam adalah tindakan yang tidak sopan. Anda akan tersinggung jika orang melakukannya saat Anda sedang presentasi, jadi jangan lakukan itu kepada orang lain.

12. Tindakan Darurat

Terkadang Anda perlu memeriksa pesan Anda – hidup terjadi, bukan? Dalam hal ini, beri tahu orang-orang jika ada keadaan darurat yang mengharuskan Anda memeriksa telepon selama acara bisnis. Peringatan dini biasanya menghaluskan bulu yang acak-acakan dan menghentikan orang yang terkejut dengan getaran keras telepon Anda.

Ikuti aturan ini dan Anda akan memiliki awal yang baik dalam etiket bisnis SMS. Apa yang mengganggu Anda tentang SMS bisnis? Tips apa yang akan Anda tambahkan?