28 Fitur & Manfaat UCaaS yang Harus Dimiliki

Unified Communications as a Service (UCaaS) akan tetap ada, yang diperkirakan analis akan meningkat tiga kali lipat sebagai pasar dalam lima tahun.
Ini tidak mengherankan karena pekerjaan jarak jauh dan fleksibel meledak pada tahun 2020. Semua perusahaan rintisan dan perusahaan besar yang menyadari solusi komunikasi lokal gagal melakukannya.
Saat karyawan bergantung pada lusinan alat kolaborasi untuk berinteraksi dengan rekan kerja dan pelanggan, rentang perhatian mereka akan berkurang. Sekarang saatnya untuk merampingkan alat komunikasi bisnis dan menurunkan biaya.
Panduan ini membawa Anda melalui fitur UCaaS teratas, apa itu, dan mengapa itu penting.

• 1) konektivitas PSTN
• 2) Nomor bebas pulsa
• 3) Petugas otomatis
• 4) Nomor telepon langsung
• 5) Rekaman panggilan
• 6) Analisis panggilan
• 7) Aplikasi seluler
• 8) Aplikasi desktop
• 9) Awan PBX
• 10) Konferensi audio
• 11) Konferensi video
• 12) Kehadiran tim
• 13) Obrolan situs web
• 14) Konferensi web
• 15) Arus panggilan
• 16) Respon suara interaktif
• 17) Layar muncul
• 18) Panggil antrian
• 19) Dukungan multisaluran
• 20) Panggilan balik antrian
• 21) Klien kurus
• 22) Pesan suara terpadu
• 23) Manajemen pusat
• 24) Pesan tim
• 25) Faks online
• 26) Ruang kerja virtual
• 27) Penyimpanan file cloud
• 28) Integrasi API pihak ketiga

Layanan telepon bisnis

Fitur sistem telepon ini sangat penting untuk platform UCaaS apa pun. Fungsi suara bisnis ini menghubungkan tim Anda ke dunia luar dan sebaliknya. Banyak penyedia layanan UCaaS menawarkan ini dengan harga lengkap atau add-on a la carte.

1) konektivitas PSTN

Menghubungkan ke Public Switched Telephone Network (PSTN) adalah suatu keharusan untuk menjangkau orang-orang di luar kantor.
Tanpa itu, telepon meja pengguna hanya dapat menjangkau orang lain pada sistem komunikasi yang sama. Sistem telepon cloud menawarkan konektivitas suara internal dan eksternal melalui internet.
Anda tidak akan kehilangan fungsionalitas apa pun yang mungkin Anda nikmati di telepon analog klasik. Teknologi VoIP bisnis mengubah paket data menjadi sinyal audio antara PSTN dengan mulus.

2) Nomor bebas pulsa

Nomor bebas pulsa adalah nomor telepon yang memungkinkan telepon rumah menghubungi Anda tanpa biaya. Lebih khusus lagi, ini memberi perusahaan Anda kehadiran nasional. Penyedia layanan UCaaS mempertahankan logika perutean panggilan yang terkait dengan nomor telepon ini.
Nomor-nomor ini dimulai dengan 800, 888, 877, 866, 855, 844, atau 833. Penelepon tidak perlu menekan 1 di dialpad mereka sebelum nomor tersebut karena semua panggilan nomor.
Bisnis kecil menggunakan nomor bebas pulsa untuk mendapatkan kepercayaan, melacak panggilan dari kampanye iklan, dan merutekan panggilan ke tim khusus.

3) Petugas otomatis

Kami menganggap petugas otomatis sebagai underdog dari sistem telepon komersial. Tugasnya sederhana — menghubungkan penelepon ke departemen yang tepat.
Jika Anda pernah mendengar “Tekan 1 untuk mencapai penjualan”, Anda telah menggunakan penjawab otomatis . Fitur telepon ini adalah kesan pertama dari merek Anda. Itu mengarahkan penelepon berdasarkan input numerik pada dialpad mereka.
Banyak penyedia UCaaS mengintimidasi untuk menyiapkan penjawab otomatis. Pengalaman pengguna sangat bervariasi, jadi pastikan Anda merasa nyaman memperbaruinya.

4) Nomor telepon langsung

Nomor telepon Direct Inward Dial (DID) adalah nomor telepon yang masuk ke ekstensi telepon di perusahaan Anda.
Nomor panggilan langsung memungkinkan orang memanggil pengguna tanpa melalui penjawab otomatis. Nomor DID memberikan pengalaman pelanggan yang lebih menarik dan ramah.
Katakanlah Anda memiliki agen yang menerima panggilan di pusat kontak. Platform komunikasi terpadu mendistribusikan panggilan tidak peduli DID mana yang dihubungi oleh penelepon.

5) Rekaman panggilan

Kebutuhan untuk merekam panggilan dan menyimpannya dengan aman di cloud terus meningkat. Perusahaan mendambakan visibilitas lengkap ke panggilan pelanggan sehingga mereka dapat meninjaunya nanti.
Solusi UCaaS saat ini menawarkan berbagai kemampuan perekaman panggilan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Fitur ini mendorong akuntabilitas jauh melampaui lingkungan call center.

6) Analisis panggilan

Akses analitik panggilan yang bermanfaat seperti waktu pegangan, kecepatan menjawab, pengabaian, dan lainnya.
Di sinilah janji komunikasi terpadu sesuai dengan namanya. Akses tren dalam hitungan detik daripada memilah-milah log panggilan dan menghabiskan sepanjang hari di Excel.
Tingkatkan hasil Anda dengan data historis dan waktu nyata. Papan dinding, gamifikasi, dan dasbor yang tampak tajam meningkatkan kinerja individu dan tim.

7) Aplikasi seluler

Aplikasi seluler terintegrasi tetap menjadi fitur Komunikasi Terpadu sebagai Layanan yang populer. Vendor biasanya menyertakan kemampuan ini pada paket harga yang lebih tinggi, tetapi sekarang menjadi andalan UCaaS.
Karyawan dapat melakukan panggilan dan tetap terhubung menggunakan smartphone iOS dan Android mereka. Jawab panggilan, hadiri rapat video, lihat layar, dan kirim pesan chat dalam beberapa ketukan.
Jenis aplikasi seluler ini juga dikenal sebagai softphone. Beberapa fitur UCaaS bawaannya termasuk penerusan panggilan, pembalikan panggilan , dan pesan suara visual.

8) Aplikasi desktop

Softphone VoIP juga bekerja dengan baik pada laptop dan desktop. Penyedia UCaaS menyertakan aplikasi desktop sehingga pengguna dapat berkomunikasi di workstation mereka.
Aplikasi desktop terpadu memungkinkan pengguna melakukan, menerima, dan mentransfer panggilan, mengelola kontak, dan menyetel ketersediaannya. Pengguna juga dapat berkolaborasi dengan rekan kerja melalui pesan obrolan, suara, dan panggilan video.

9) Awan PBX

PBX yang dihosting di cloud memungkinkan Anda menjalankan seluruh sistem telepon perusahaan Anda dengan koneksi internet.
Ini menghilangkan kebutuhan akan ruang kantor sewaan atau peralatan telepon IP khusus. Telepon cloud memudahkan penambahan lokasi dan melengkapi pekerja jarak jauh.
Cloud PBX menawarkan skalabilitas yang tak tertandingi karena dikirim dari beberapa pusat data.

Fitur rapat dan konferensi

Dalam lingkungan hybrid di mana perusahaan memiliki pekerja di kantor dan pekerja jarak jauh, platform pertemuan sangat penting. Manfaat menggunakan fitur ini dalam solusi UCaaS adalah Anda dapat menurunkan biaya dan meningkatkan produktivitas di seluruh tim.

10) Konferensi audio

Selenggarakan rapat jarak jauh dengan konferensi audio HD . Panggilan konferensi mudah digabungkan dari perangkat seluler atau komputer, berkat fleksibilitas VoIP.
Privasi sangat penting untuk bisnis saat ini. Pastikan rapat audio aman dengan jembatan konferensi yang memerlukan kode sandi. Menggabungkan konferensi audio Anda dengan solusi UCaaS memungkinkan pengguna bergabung ke rapat dalam satu klik. Para tamu juga dapat berpartisipasi dengan menghubungi nomor telepon khusus yang terkait dengannya.
Administrator juga memerlukan fitur moderasi yang bermanfaat seperti mematikan, merekam, dan mode kuliah.

11) Konferensi video

Jalankan video call satu-satu dan multi-orang yang produktif . Mereka mudah diatur dan menyediakan audio real-time, obrolan, berbagi layar, dan video langsung.
Penyedia UCaaS yang komprehensif memungkinkan Anda juga merekam rapat video tetapi mungkin tersedia dengan biaya tambahan.

12) Kehadiran tim

Fokus yang mendalam sangat berharga, dan kehadiran tim memungkinkan. Platform perpesanan terpadu menampilkan status seseorang, seperti apakah mereka sedang menelepon, sibuk, pergi, atau tersedia.
Kehadiran tim menghemat waktu, mengurangi interupsi, dan menetapkan ekspektasi yang tepat di antara rekan kerja.

13) Obrolan situs web

Obrolan situs web langsung membantu Anda membantu pengunjung dan pelanggan Anda dengan cepat dan efisien. Ini adalah saluran yang kuat dan berkembang: tingkat kepuasan pelanggan (CSAT) untuk live chat hampir 86% pada tahun 2020 — tertinggi sepanjang masa.
Ciptakan pengalaman yang tak terlupakan dengan riwayat obrolan, ketersediaan, dan solusi cepat untuk pelanggan Anda.

14) Konferensi web

Selenggarakan lokakarya, streaming langsung, webinar, dan konferensi online untuk tamu yang tidak menggunakan platform UCaaS Anda. Tidak perlu mengunduh perangkat lunak atau menggunakan pengaturan teknologi yang rumit.
Ajak pelanggan dan mitra Anda untuk bergabung sehingga Anda dapat melakukan presentasi dengan mudah. Alat konferensi web yang aman ini biasanya mencakup berbagi layar, obrolan, dan berbagi file. Lagi pula, konferensi web perlu memberikan pengalaman yang menyenangkan bagi semua orang yang terlibat.

Kemampuan pusat kontak

Kebutuhan untuk melengkapi tim penjualan dan dukungan dengan suara dan pesan tingkat profesional menjadi perlu untuk ditingkatkan. Pusat kontak yang dihosting adalah pusat panggilan generasi mendatang yang mengintegrasikan banyak saluran seperti suara, email, dan media sosial menjadi satu.

15) Arus panggilan

Alur panggilan adalah metode untuk merancang bagaimana platform UCaaS menangani panggilan masuk. Hasilnya, mereka lebih mumpuni dan lebih mudah disiapkan, bahkan untuk pengguna non-teknis. Selain penjawab otomatis, administrator dapat menyesuaikan grup dering, jam kerja, dan perutean panggilan semuanya dalam satu layar.
Alur panggilan mengakhiri ketidakpastian tentang apa yang terjadi saat pelanggan menghubungi bisnis Anda. Yang terpenting, ini sederhana dan merampingkan pengaturan sistem telepon.

16) Respon suara interaktif

Interactive voice response ( IVR ) memungkinkan pelanggan berinteraksi dengan sistem telepon menggunakan suara mereka. Banyak pusat panggilan menggunakannya untuk merutekan panggilan masuk ke orang yang tepat atau untuk membelokkan.
IVR masa kini dapat merespons dengan info akun real-time dan juga dapat melakukan verifikasi. Mayoritas organisasi menggunakan IVR untuk merutekan penelepon ke departemen yang paling bisa membantu.
Ringankan beban agen Anda, tingkatkan produktivitas, dan tingkatkan kredibilitas Anda.

17) Layar muncul

Salah satu cara untuk mengurangi waktu penanganan adalah dengan menampilkan informasi penelepon sebelum menjawab panggilan. Munculan layar menarik data dari CRM Anda sehingga agen dapat melihat nilai akun, pembelian terbaru, dan kepuasan.
Fitur UCaaS ini membantu mereka menyesuaikan jawaban dan menyenangkan pelanggan dalam setiap interaksi. Solusi komunikasi terpadu menawarkan fungsi ini menggunakan integrasi CRM atau pihak ketiga.

18) Panggil antrian

Panggilan hilang terlalu sering? Antrean panggilan membantu pusat kontak Anda menangani volume panggilan yang tinggi secara efisien. Misalnya, jika Anda menerima lebih banyak panggilan daripada agen yang tersedia, antrean panggilan menempatkan mereka dalam antrean untuk dialihkan ke agen.
Menanggapi lonjakan panggilan tanpa mengurangi pengalaman pelanggan. Antrean panggilan adalah cara ideal untuk memberikan pengumuman dan bahkan undangan panggilan balik.
Terkait: Pusat Kontak vs. Pusat Panggilan: Apa yang Dibutuhkan Bisnis Saya?

19) Dukungan multisaluran

Alih-alih memaksa pelanggan untuk menggunakan satu metode kontak, dukung mereka di beberapa saluran. Tambahkan email, obrolan, SMS, dan media sosial ke campuran saluran kontak Anda.
Solusi Multisaluran memberi Anda akses mudah ke semua informasi pelanggan dan interaksi sebelumnya. Dengan cara ini, pelanggan tidak perlu mengulang sendiri ke agen yang berbeda. Dan dengan konteks ini, tim Anda bekerja secara asinkron dan memberikan pengalaman pelanggan terbaik.
Beberapa Komunikasi Terpadu sebagai penyedia Layanan menawarkan alat layanan pelanggan di luar suara. Nextiva melakukannya.

20) Panggilan balik antrian

Kenyataannya adalah kebanyakan orang tidak mau menunggu terus. Jadi bagaimana Anda bisa memberikan pengalaman yang lebih baik bagi mereka? Jawabannya adalah menawarkan opsi panggilan balik antrian. Bergantung pada kecepatan jawaban rata-rata, sistem telepon Anda dapat menawarkan alternatif untuk mendapatkan panggilan balik dari agen berikutnya yang tersedia.
Ini adalah taktik yang sangat berharga untuk dipertimbangkan oleh pusat kontak untuk menangani volume panggilan yang tinggi. Ini akan mengurangi frustrasi waktu tunggu yang lama dan dengan cepat menyelesaikan masalah pelanggan.

21) Klien kurus

Pusat panggilan sering meminta anggaran TI yang besar dan kuat untuk server PBX, perangkat keras telepon berpemilik, dan pengaturan trunking. Hari-hari itu hampir di belakang kita karena VoIP bisnis berbasis cloud.
Thin client adalah aplikasi pusat kontak berfitur lengkap yang hanya membutuhkan browser web. Aplikasi ini menawarkan fitur UCaaS yang lebih baik daripada middleware setengah matang yang mungkin pernah Anda tangani sebelumnya.
Saat mempertimbangkan calon penyedia UCaaS, pastikan untuk menghadiri demo langsung sehingga Anda dapat melihatnya secara langsung.
Terkait: Contact Center as a Service: Definisi, Manfaat, & Lainnya

Berbagi, kolaborasi, dan administrasi

Fitur yang kurang dikenal dari solusi komunikasi terpadu mencakup fungsi kolaborasi dan administrasinya. Ini bervariasi antara sistem telepon bisnis, sehingga membantu mempersempit fungsi mana yang penting.

22) Pesan suara terpadu

Mengelola pesan suara tidak harus menjadi pekerjaan rumah. Saat Anda tidak dapat menjawab panggilan, biarkan penelepon meninggalkan pesan suara — tetapi terima pesan kapan pun dan di mana pun Anda mau. Pesan suara ke email tetap menjadi favorit di kalangan pengguna bisnis.
Fitur ini bekerja bergandengan tangan dengan telepon IP, jadi pesan juga tidak hilang. Pengguna dapat mendengarkannya saat dalam perjalanan, di meja, atau di komputer.
Perpesanan pesan suara terpadu memungkinkan Anda menerima pesan di perangkat lain, di email, atau bahkan ditranskripsi menjadi teks. Fitur ini memberikan kejelasan dan fleksibilitas kepada pengguna untuk mengambil tindakan dengan cepat.

23) Manajemen pusat

Kelola fungsi sistem telepon Anda dari satu portal yang mudah digunakan. Tambahkan atau kelola pengguna, edit fitur, sesuaikan lisensi, kelola izin, buat alur panggilan, dan lainnya.
Masalah dengan alat komunikasi terpisah adalah Anda perlu mengelolanya secara terpisah. Ini menghasilkan kesalahan manusia yang mahal. Portal admin terpusat membantu Anda membuat perubahan tanpa ketidakpastian.
Layanan telepon komersial Nextiva tidak memerlukan keterampilan teknis untuk menyiapkan dan memelihara.

24) Pesan tim

Buat tim Anda tetap terhubung dan efisien menggunakan obrolan tim . Alih-alih memisahkan aplikasi untuk perpesanan instan dan konferensi, sederhanakan keduanya menjadi satu aplikasi.
Fitur ini berarti semua orang berkolaborasi, tetap teratur, dan bertemu di satu tempat. Ini ideal ketika orang bekerja di kantor atau dari rumah.

25) Faks online

Jika Anda perlu mengirim dan menerima faks tetapi tidak menginginkan mesin yang mahal di kantor Anda, Anda akan menyukai faks online . Ini aman dan tersedia di mana saja, di perangkat apa saja.
Karena UCaaS menggunakan VoIP, sering kali mengakibatkan terputusnya mesin faks Anda demi faks online. Fitur UCaaS ini memungkinkan pengguna bertukar dokumen faks seperti email.
Saat menerima faks, Anda mendapatkan dokumen digital langsung di kotak masuk Anda.

26) Ruang kerja virtual

Ruang kerja virtual seperti kantor, tetapi ada secara online. Di sinilah semua file, rapat, tugas, tanggal jatuh tempo, dan percakapan terjadi. Ini menghilangkan kebutuhan akan lusinan aplikasi — dan notifikasi yang menyertainya — dan memberi karyawan lebih banyak fokus.
Ruang kerja virtual dapat ada di sekitar kelompok kerja, proyek, atau unit bisnis.
Semua tautan, file, dan percakapan mudah ditemukan, sehingga Anda tidak perlu membuang waktu yang berharga untuk mencari informasi penting.

27) Penyimpanan file cloud

Penyimpanan file yang aman sangat penting untuk menjaga kepercayaan saat bekerja. Beberapa platform komunikasi bisnis memungkinkan pengguna menyinkronkan file dari Dropbox atau Google Drive.
Karena berbasis cloud, Anda tidak perlu mencampuri penyimpanan yang terhubung ke jaringan atau server lokal. Hasilnya, fitur UCaaS ini cocok untuk pekerja jarak jauh dan karyawan di kantor.
Fungsi ini memudahkan untuk berbagi file, yang memastikan pengguna resmi dapat mengakses informasi perusahaan.

28) Integrasi pihak ketiga

Karena Komunikasi Terpadu sebagai Layanan mencakup banyak aplikasi tempat kerja, integrasi API menjadi penting. Berikut adalah jenis integrasi UCaaS yang harus dicari dan mengapa integrasi tersebut penting.

Surel

Mengintegrasikan platform komunikasi Anda dengan penyedia email Anda menawarkan manfaat yang bagus.
Bergantung pada jumlah pengguna, cari kompatibilitas dengan Gmail, Microsoft Outlook, dan Google Workspace.
Dengan cara ini, pengguna dapat berbagi informasi kehadiran, menyinkronkan kalender, dan melakukan panggilan dari buku alamat mereka. Ini akan mengurangi gesekan saat beralih antar aplikasi untuk menyelesaikan pekerjaan secara efisien.

CRM

Mengapa bisnis harus menghubungkan CRM-nya ke sistem telepon? Mungkin tidak jelas; ini akan membantu tenaga penjualan menutup prospek lebih cepat. Selain itu, Anda akan mendapatkan wawasan pelanggan yang lebih dalam dari setiap interaksi.
Integrasi CRM menjembatani kesenjangan antara sistem telepon Anda dan data pelanggan Anda. Integrasikan ponsel Anda dengan Salesforce, Zoho, HubSpot, Keap, atau Pipedrive.
Integrasi ini juga memasukkan data ke pusat kontak yang didukung AI dan analitik pusat panggilan.

Autentikasi

Izin, akses, dan keamanan dapat menjadi sulit untuk dikelola seiring bertambahnya jumlah pengguna. Antara mempekerjakan, keluar, dan mengurangi ancaman, sulit untuk mengikutinya.
Integrasikan sistem telepon Anda dengan platform manajemen akses seperti Active Directory atau Okta. Dengan masuk tunggal, Anda dapat merampingkan akses di seluruh papan.

Manfaat bisnis teratas dari UCaaS

Manfaat UCaaS yang paling menonjol untuk bisnis meliputi:

• Biaya lebih rendah
• Pengalaman pengguna yang lebih baik
• Peningkatan skalabilitas
• Keamanan yang kuat

1) Harga kompetitif

Sebenarnya sebagian besar solusi UCaaS menggantikan beberapa aplikasi bisnis yang Anda gunakan dan bayar.
Ini termasuk VoIP bisnis, obrolan tim, konferensi video, helpdesk, dan banyak lagi. Daripada menghabiskan ratusan dolar per pengguna, kurang dari $60/bulan memberi Anda segalanya.
UCaaS juga menyederhanakan kerumitan mengelola selusin layanan yang berbeda. Nextiva menawarkan nilai dan fitur terbaik yang benar-benar dibutuhkan bisnis.

2) Pengalaman pengguna yang lebih baik

Platform komunikasi all-in-one berarti itu menjadi satu sumber kebenaran. Sebuah laporan mengejutkan dari Okta mengungkapkan bahwa karyawan saat ini menggunakan rata-rata 88 aplikasi .
Alih-alih bekerja dari aplikasi yang terputus-putus, semua orang bertindak berdasarkan pandangan pelanggan yang sama.
Dengan data real-time di ujung jari semua orang, mereka dapat memberikan pengalaman pelanggan yang mulus.

3) Peningkatan skalabilitas

Orientasi karyawan baru memakan waktu. Lebih sulit lagi jika Anda melakukannya dari jarak jauh.
Unified Communications mengubah permainan untuk perusahaan yang ingin berkembang. Anda memerlukan sumber daya teknologi minimal untuk konektivitas karyawan. Unduh aplikasi seluler atau desktop, masuk, dan semuanya siap.
Saat jumlah karyawan Anda meningkat, Anda tidak perlu menambahkan infrastruktur telepon yang mahal. Dengan cara ini, sumber daya Anda berfokus pada pendapatan, bukan memasang server di tempat. Penyedia UCaaS menangani sisanya.

4) Keamanan yang kuat

Keamanan data adalah perhatian yang sah, terutama saat pindah ke cloud. Platform UCaaS menawarkan pemantauan dan enkripsi 24/7 untuk menjaga keamanan data.
Admin akun dapat mengelola pengaturan pengguna dan melihat log penggunaan terperinci, sehingga Anda selalu memegang kendali penuh.
Periksa apakah vendor UCaaS memiliki sertifikasi industri untuk memenuhi kebutuhan Anda. Pastikan mereka menyediakan alat komunikasi yang mematuhi HIPAA, PCI, dan SOC 2.

Fitur UCaaS terbaik ada dalam jangkauan Anda

Intinya adalah bahwa perusahaan memiliki banyak alasan untuk meningkatkan ke UCaaS.
Bagi sebagian orang, ini adalah cara untuk menjaga karyawan dan pelanggan tetap pada halaman yang sama. Bagi yang lain, ini adalah cara untuk merampingkan beberapa aplikasi komunikasi menjadi satu. Bagi banyak orang, ini bisa menjadi kecepatan penerapan di seluruh perusahaan.
Satu hal yang disetujui semua orang adalah bahwa UCaaS memiliki lebih banyak fungsi daripada sistem telepon tradisional . Lewatlah sudah hari-hari membiarkan teknologi mendikte cara Anda bekerja. Komunikasi Terpadu sebagai Layanan bukanlah masa depan — sekarang.
Menonjol dari pesaing karena Anda dapat bekerja lebih cepat dan menanggapi kebutuhan pelanggan dengan cepat.
Jika Anda siap meningkatkan komunikasi, lihat sistem telepon cloud Nextiva . Bergabunglah dengan 100.000+ tim, UKM, dan perusahaan yang berkembang pesat yang telah melakukan lompatan.
Terkait: UCaaS: Panduan Definitif untuk Komunikasi Terpadu