Kalkulator Anggaran Pelatihan: Inilah Yang Harus Anda Habiskan untuk Pelatihan Karyawan

Musim penganggaran telah tiba—berapa banyak yang telah Anda alokasikan untuk pelatihan karyawan?

Itu pertanyaan besarnya, bukan? Sebagai kepala SDM untuk usaha kecil atau menengah (UKM), Anda sudah tahu bahwa pelatihan karyawan membutuhkan banyak dukungan keuangan.

Anda sudah tahu bahwa para pekerja sangat menginginkan lebih banyak pelatihan dari majikan mereka, bahwa pembelajaran dan pengembangan adalah komponen penting dari pengalaman karyawan, dan bahwa, secara historis, perusahaan yang berinvestasi lebih banyak dalam pelatihan karyawan menuai imbalan dalam bentuk pendapatan dan margin keuntungan yang lebih tinggi. .

Apa yang Anda tidak tahu adalah bagaimana mengubah kebutuhan ini menjadi nomor tertentu. Itulah tantangannya.

Pikiran untuk meninggalkan segalanya untuk menulis proposal anggaran bisa cukup menakutkan untuk meyakinkan Anda untuk menghindari tugas itu sama sekali. Tidak seperti anggaran pelatihan yang terperinci adalah wajib untuk menjalankan bisnis, bukan?

Tapi inilah mengapa Anda tetap harus melakukannya: UKM yang tidak membuat anggaran pelatihan item baris hanya akan menghabiskan pelatihan ketika mereka memiliki surplus, menyebabkan mereka kurang berinvestasi dibandingkan dengan apa yang dibutuhkan untuk melibatkan dan mempertahankan talenta terbaik.

Menempatkan uang Anda di mana mulut Anda, sehingga untuk berbicara, akan memastikan bisnis Anda tetap berkomitmen secara finansial untuk pembelajaran dan pengembangan karyawan untuk mempertahankan pekerja terbaik Anda dan meningkatkan keterlibatan dan produktivitas mereka.

Dalam artikel ini, kami akan membahas kategori biaya utama yang harus diperhitungkan oleh setiap anggaran pelatihan karyawan dan menawarkan dua alat sederhana yang dapat Anda gunakan untuk menghitung anggaran pelatihan cepat dan kotor sekarang . Kami akan mengakhiri dengan tip tentang bagaimana Anda dapat menghemat uang untuk pelatihan karyawan.

4 kategori biaya utama yang harus diperhitungkan oleh setiap anggaran pelatihan:

Untuk UKM, pelatihan karyawan tidak lagi hanya tentang memeriksa kotak kepatuhan. Semakin banyak, pelatihan dipandang sebagai pengungkit strategis yang dapat mereka tarik untuk tidak hanya mengembangkan keterampilan penting dan melibatkan pekerja dalam keseharian mereka, tetapi juga untuk menarik talenta terbaik yang tertarik pada organisasi dengan fokus pengembangan.

Akibatnya, biaya pelatihan karyawan meroket tahun lalu:

Data dari Laporan Industri Pelatihan Tahunan Majalah Pelatihan. Usaha kecil didefinisikan memiliki antara 100 dan 1.000 karyawan (Sumber)

Jika Anda adalah UKM yang sadar biaya, angka itu bisa mengejutkan. Untuk apa semua uang itu?

Jawaban itu akan bervariasi dari bisnis ke bisnis, tetapi, secara umum, berikut adalah empat jenis biaya yang harus Anda perhitungkan dalam anggaran pelatihan karyawan Anda:

1. Staf pelatihan (~50% dari anggaran Anda)

Apakah Anda memutuskan untuk mengalihdayakan kebutuhan staf pelatihan Anda atau mempekerjakan orang secara internal, Anda memerlukan orang untuk memiliki lengan pelatihan karyawan di organisasi Anda.

Tim ini bertugas mengembangkan materi pelatihan, menyampaikan kursus kepada peserta didik, (baik secara langsung atau melalui teknologi pelatihan), dan melaporkan hasilnya kepada pimpinan.

Tidak ada rasio pelatih-untuk-karyawan yang berlaku untuk setiap perusahaan, tetapi memiliki satu pelatih perusahaan untuk setiap 50 pekerja adalah titik awal yang baik. Tambahkan personel apa pun untuk tujuan TI atau dukungan, dan biaya staf Anda akan dengan cepat menghabiskan setengah dari anggaran pelatihan Anda.

2. Alat dan teknologi pelatihan (~25% dari anggaran Anda)

Bagaimana Anda memberikan pelatihan kepada pekerja Anda?

Jika berada di ruang kelas, Anda perlu menyewakan fasilitas yang layak atau membuatnya sendiri dengan barang-barang seperti meja, papan tulis, dan proyektor. Jika Anda melatih pekerja jarak jauh, Anda memerlukan semacam platform kelas virtual. Jika Anda berlatih melalui kursus online, Anda memerlukan komputer, sistem manajemen pembelajaran (LMS), dan alat pembuatan kursus.

Jika Anda termasuk di antara 42% bisnis kecil yang memanfaatkan pembelajaran campuran dengan elemen pelatihan tatap muka dan mandiri—yang telah terbukti menjadi metode pelatihan paling efektif—Anda harus mempertimbangkan biaya alat untuk mendukung keduanya .

Jika tahun depan adalah tahun Anda akhirnya akan membeli LMS, atau keluar untuk upgrade yang sangat dibutuhkan dari sistem yang Anda miliki, ada banyak opsi terjangkau yang dibangun dengan mempertimbangkan anggaran bisnis kecil. Pastikan untuk memperhitungkan hal-hal seperti dukungan dan pemeliharaan sistem.

3. Konten pelatihan (~20% dari anggaran Anda)

Kursus pelatihan tanpa konten pelatihan seperti mobil tanpa mesin—apa pun itu, Anda tidak akan kemana-mana.

Saat menganggarkan konten pelatihan, Anda perlu menilai dengan cermat semua topik yang Anda liput di tahun mendatang. Kemudian Anda harus memutuskan apakah lebih baik membuat konten untuk setiap topik secara internal (yang lebih mahal, tetapi juga lebih personal), atau membelinya yang sudah jadi dari sumber eksternal (yang lebih murah, tetapi juga lebih umum).

Untuk pelatihan di kelas, konten pelatihan dapat berupa materi makalah dan penilaian, presentasi slideshow, video, atau ceramah dari pakar materi (UKM) luar.

Untuk pelatihan online, kursus eLearning harus dibuat dari awal atau dibeli dari vendor pihak ketiga.

Di sini juga Anda harus memperhitungkan biaya untuk konten dan penilaian yang diperlukan untuk tetap berada di puncak sertifikasi industri.

4. Lain-lain (~5% dari anggaran Anda)

Bucket anggaran terakhir ini mencakup hal-hal yang mungkin muncul sepanjang tahun seperti:

• Biaya perjalanan dan per diem untuk lokakarya dan konferensi
• Penggantian biaya kuliah
• Biaya konsultasi

Anda mungkin juga memiliki biaya terjemahan atau pelokalan jika Anda menjalankan bisnis multinasional. Itulah keindahan kategori lain-lain: Anda dapat menyesuaikan item baris di sini dengan situasi unik perusahaan Anda.

2 metode untuk menghitung anggaran pelatihan cepat dan kotor

Sekarang setelah Anda memahami berbagai biaya yang perlu Anda perhitungkan dalam anggaran pelatihan Anda, inilah saatnya untuk menghitung jumlahnya.

Jika perusahaan Anda telah menyiapkan anggaran pelatihan di masa lalu, Anda sudah memiliki template yang bagus untuk bekerja. Cukup bandingkan biaya tahun-ke-tanggal dengan anggaran yang telah ditentukan, dan sesuaikan naik atau turun untuk tahun depan yang sesuai.

Tetapi bagaimana jika Anda memulai sepenuhnya dari awal? Jangan khawatir. Kami sedang melihat dua metode yang dapat Anda gunakan untuk menghitung anggaran pelatihan cepat dan kotor sekarang.*

*Alat ini dimaksudkan untuk memberikan angka dasar. Perkiraan apa pun harus disesuaikan dengan keadaan dan kebutuhan unik Anda.

Metode 1: Menggunakan total gaji

Aturan praktis yang baik adalah bahwa perusahaan harus menghabiskan 1 hingga 5% dari total biaya gaji mereka untuk pelatihan, tergantung pada seberapa besar mereka ingin menekankan pelatihan di organisasi mereka.

Jadi, jika Anda memiliki perkiraan kasar untuk berapa total biaya gaji Anda tahun depan, Anda dapat membuat perkiraan itikad baik untuk anggaran pelatihan Anda.

KELEBIHAN DENGAN METODE INI: Mengaitkan anggaran pelatihan Anda dengan biaya gaji Anda akan memastikan bahwa Anda tidak mengeluarkan terlalu banyak uang untuk pelatihan dibandingkan dengan gaji. Metode ini juga memberi Anda lebih banyak fleksibilitas untuk membuang anggaran pada kelompok yang membutuhkan lebih banyak pelatihan daripada yang lain.

KONTRA DENGAN METODE INI: Ketika total biaya gaji Anda mencapai jutaan, perbedaan antara berinvestasi 1% dan 5% dalam pelatihan bisa sangat besar. Selama masa perputaran yang berat, mungkin sulit untuk memperkirakan total biaya gaji.

Gunakan alat kalkulator kami untuk mencoba metode ini sekarang:

Metode #2: Menggunakan jumlah karyawan

Dengan Laporan Industri Pelatihan tahunan Training Magazine, Anda dapat melihat rata-rata biaya pelatihan per peserta tahun lalu untuk ukuran bisnis Anda dan mengalikannya dengan jumlah karyawan yang Anda harapkan untuk dilatih tahun depan untuk mencapai jumlah anggaran total.

Pada tahun 2017, usaha kecil menghabiskan $1.886 per pelajar untuk pelatihan.

KELEBIHAN DENGAN METODE INI: Jika Anda ingin memastikan bahwa tidak ada pelajar yang tertinggal, metode ini secara efektif mengikat jumlah dolar tertentu untuk setiap karyawan. Berbeda dengan total gaji, Anda dapat memperkirakan jumlah karyawan Anda untuk tahun depan dengan cukup percaya diri.

KONTRA DENGAN METODE INI: Metode ini mengasumsikan bahwa semua karyawan harus diinvestasikan secara setara, padahal tidak demikian (misalnya, lebih banyak uang harus digunakan untuk karyawan baru atau mereka yang menerima pelatihan untuk keterampilan khusus). Biaya per pelajar juga menurun seiring pertumbuhan perusahaan, sehingga perkiraan ini akan membelok lebih tinggi dari yang diperlukan untuk perusahaan besar.

Gunakan alat kalkulator kami untuk mencoba metode ini sekarang:

Bagaimana cara menghemat uang untuk pelatihan karyawan

Terlepas dari upaya terbaik Anda dan argumen Anda yang berapi-api, Anda sudah tahu apa yang kemungkinan besar akan terjadi selanjutnya: CFO Anda akan melihat proposal anggaran pelatihan Anda dan memberi tahu Anda bahwa itu terlalu tinggi, dan bahwa Anda perlu melakukan beberapa pemotongan.

Bahkan jika C-suite secara ajaib menandatangani anggaran Anda pada langkah pertama, penting untuk mengidentifikasi area dalam anggaran Anda untuk potensi penghematan biaya dan peningkatan efisiensi. Ini akan memberi Anda fleksibilitas di masa depan ketika kebutuhan atau prioritas lain muncul.

Dengan mengingat hal itu, mari kita lihat beberapa peluang di mana Anda berpotensi menghemat pelatihan karyawan:

• Manfaatkan konten buatan pengguna (UGC). Karyawan Anda sendiri memiliki banyak pengetahuan yang dapat bermanfaat bagi seluruh organisasi Anda. Memanfaatkan apa yang mereka ketahui untuk kursus pelatihan yang dapat digunakan kembali tidak hanya akan memberdayakan pekerja terbaik Anda, tetapi juga akan menghemat uang Anda untuk biaya pembuatan konten. Pelajari lebih lanjut di sini.

• Mulai program bimbingan. Munculnya program bimbingan dalam bisnis besar dan kecil bukan hanya cerita yang menyenangkan. Bimbingan menyediakan media untuk memberikan pelatihan informal yang hemat biaya dan sekaligus mengembangkan keterampilan kepemimpinan yang penting.

• Pelatihan, sekarang di iPhone. Menurut Gartner, pada tahun 2022, lebih dari 75% smartphone yang digunakan dalam bisnis akan dimiliki oleh karyawan (penelitian lengkap tersedia untuk klien Gartner). Manfaatkan dengan membuat pelatihan dengan mempertimbangkan perangkat seluler sehingga pekerja dapat berlatih di rumah dan Anda dapat menghemat uang untuk biaya teknologi.