Melacak waktu saat melakukan pembukuan

Apakah Anda seorang akuntan atau CFO untuk sebuah perusahaan atau bisnis kecil Anda sendiri, pembukuan adalah pekerjaan besar. Pelacakan waktu hanyalah salah satu tanggung jawab, dan itu harus menjadi salah satu yang paling tidak Anda tekankan. Dengan nasihat sederhana ini, melacak waktu saat pembukuan dapat menjadi kebiasaan yang mulai Anda lakukan secara otomatis. Pada saat yang sama, itu akan menyatu dengan tanggung jawab lain, membuat pekerjaan Anda jauh lebih lancar dan mudah.

Rintangan terbesar bagi akuntan (dan mereka yang perlu menjadi akuntan)

Anda mungkin bertanya-tanya apa sebenarnya yang perlu Anda lacak. Atau Anda hanya membaca ini untuk memastikan Anda memiliki semua jalan tertutup.

Jawaban singkatnya adalah, tidak mengejutkan: semuanya.

Jawaban yang agak panjang adalah bahwa banyak pekerjaan masuk ke pembukuan dan akuntansi secara umum. Ada banyak dokumen, panggilan konsultasi, rapat, perjalanan bahkan, dalam beberapa kasus. Dan ketika bidang pekerjaan Anda menuntut keserbagunaan semacam ini, masuk akal jika Anda ingin mengawasi kemana waktu Anda pergi.

Dengan begitu, Anda akan tahu jika ada proses yang bisa dipersingkat, dihilangkan, atau membutuhkan lebih banyak waktu. Pelacakan waktu tidak hanya memberikan titik awal yang kuat untuk menganalisis dan meningkatkan alur kerja Anda, tetapi juga menunjukkan jika Anda cepat kewalahan.

Di bagian ini, kita akan melihat beberapa proses umum yang mungkin Anda tidak yakin apakah harus dilacak.

Mengerjakan beberapa proyek/dengan beberapa klien secara bersamaan

Bukan hal yang aneh bagi kantor akuntan atau perusahaan lain dengan jumlah klien yang lebih besar untuk menemukan diri mereka menangani lebih dari satu kasus sehari. Bekerja secara paralel pada kasus yang berbeda berarti menerima panggilan telepon klien yang tidak terduga, atau pertemuan darurat, masalah mendesak yang perlu dipecahkan sekarang.

Ketika datang ke jenis tugas ini, Anda akan ingin melacak tugas hanya karena mereka memberikan informasi yang sangat berharga tentang bagaimana otak Anda berperilaku ketika ada peralihan tugas. Mempersiapkan dokumen untuk audit menuntut satu jenis fokus, dan ketika pekerjaan itu terganggu dengan panggilan panik dari klien yang baru saja menerima email dari IRS, Anda perlu mengalihkan pikiran Anda ke jalur yang berbeda. Dan pergeseran itu saja membutuhkan banyak energi otak, percaya atau tidak. Juga dikenal dalam pengembangan tangkas sebagai pengalihan konteks. Jadi, mengetahui berapa banyak waktu yang Anda butuhkan untuk menyesuaikan diri dengan jenis tugas baru, Anda mencoba dan menemukan solusi untuk kasus mendesak seperti itu.

Menghabiskan banyak waktu untuk panggilan konsultasi

Ini adalah faktor besar bagi banyak akuntan. Sebagian besar dalam arti bahwa sebagian dari beban kerja mereka yang sebenarnya pergi untuk berkonsultasi dengan klien mapan atau sesekali yang hanya membutuhkan nasihat. Namun, pelacakan waktu adalah cara yang baik untuk menjaga agar penelepon tetap terkendali.

Di akhir bulan, Anda dapat melihat siapa yang paling sering menghubungi Anda, untuk alasan apa, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap panggilan. Clockify, misalnya, dapat membantu Anda menyimpan semua informasi yang Anda butuhkan untuk analisis di masa mendatang. Inilah prosesnya dalam beberapa langkah sederhana:

1. Saat klien menelepon, mulai penghitung waktu pada pelacak digital Anda;
2. Di bagian catatan, tambahkan informasi penting seperti nama, dan alasan awal menelepon;
3. Saat pertanyaan terkait muncul, Anda dapat menambahkannya sebagai poin berpoin;
4. Saat panggilan berakhir, cukup hentikan penghitung waktu, dan entri Anda selesai.
5. Setelah beberapa waktu, Anda dapat membuat label untuk mengkategorikan pertanyaan yang paling sering diajukan untuk pengarsipan yang lebih mudah.

Dengan cara ini, pelacak waktu digital seperti Clockify menghilangkan kebutuhan untuk program pencatat tambahan atau Google Documents yang dapat Anda lupakan. Dalam satu ruang yang ringkas, Anda dapat melihat siapa yang menelepon, berapa lama panggilan berlangsung, pertanyaan apa yang diajukan, dan berapa banyak Anda dapat menagih untuk panggilan tersebut.

“Klien melompat”

Beberapa orang hanya bekerja lebih baik ketika mereka menangani klien yang berbeda sepanjang hari. Dan kecuali jika mereka melacak waktu yang dihabiskan untuk setiap pembukuan klien, bisnis kecil, atau perusahaan, mereka dapat dengan mudah kehilangan akurasi ketika harus menagih layanan mereka. Ini pasti mengarah pada pembulatan waktu, yang sebagian besar bergantung pada tebakan.

Saat Anda memilih pelacak waktu digital, sebenarnya tidak banyak usaha dari Anda. Terutama yang terintegrasi dengan mudah dengan perangkat lunak yang mungkin sudah Anda gunakan, seperti Trello, Zoho, Quickbooks, dan bahkan sebagai ekstensi browser. Pelacakan waktu Anda dimulai dan diakhiri dengan satu klik. Dan sebagai imbalannya, tidak ada lagi tebak-tebakan.

Pergeseran antara klien dan proyek bisa menjadi lebih mudah.

Contoh bagaimana Clockify mengintegrasikan pengatur waktunya dengan kartu Trello

Menghabiskan waktu untuk pengiriman dokumen, notaris, dll.

Sementara banyak proses telah didigitalkan saat ini, kita tidak bisa melupakan negara-negara yang masih mengirimkan dokumen mereka secara langsung. Sebagian besar kantor akuntan akan memiliki karyawan yang tanggung jawabnya termasuk pergi ke kantor publik dan notaris untuk berbagai pekerjaan kontrak.

Jadi, sementara satu orang melacak waktu saat mereka menyiapkan kertas untuk persetujuan atau pemrosesan, yang lain perlu melacak waktu untuk pengiriman. Ini termasuk waktu yang dihabiskan dalam perjalanan, berpotensi menunggu dalam antrean, dan bahkan terjebak dalam lalu lintas. Pelacak tine dengan opsi GPS juga berfungsi dengan baik dalam kasus ini, karena menghilangkan langkah tambahan untuk memasukkan lokasi dan nama secara manual.

Melacak pembukuan dengan Clockify

Di bagian kedua, kami ingin merinci bagaimana pelacak waktu dapat membantu Anda dengan setiap aspek yang tercantum di atas.

Perlakukan setiap pekerjaan klien sebagai “proyek”

Dengan pelacak waktu digital seperti Clockify, Anda memiliki opsi untuk menyiapkan satu proyek untuk setiap klien. Dan karena perangkat lunak ini bertujuan untuk mengakomodasi perusahaan besar, pekerja lepas, dan usaha kecil dari berbagai industri, ia memiliki berbagai fitur. Ini saja memberikan banyak kebebasan dan fleksibilitas tentang bagaimana Anda dapat mendekati pelacakan waktu. Sebagai contoh:

• Anda dapat membuka proyek baru untuk setiap klien dan kemudian menambahkan klien ke halaman proyek;
• Anda dapat membuat template untuk proyek berulang, terutama untuk klien berulang;
• Setiap proyek dapat dipecah menjadi tugas dengan tenggat waktu mereka sendiri;
• Timesheet memastikan kemajuan harian terlihat oleh semua orang;
• Tag khusus membantu mengkategorikan tugas pada setiap proyek untuk pelaporan yang lebih mudah di kemudian hari.

Tetapkan perkiraan proyek, tenggat waktu, dan lacak status proyek

Aspek besar kedua dari pelacak waktu berkualitas adalah kemampuan untuk menetapkan perkiraan dan melacak kemajuan proyek secara keseluruhan.

Perkiraan proyek adalah cara yang bagus untuk melihat bagaimana produktivitas Anda bekerja dengan tugas-tugas tertentu. Jika Anda ingin menggunakan pelacak waktu untuk meningkatkan alur kerja Anda, ini adalah opsi yang bagus. Selain itu, Anda dapat menggunakan data untuk melihat apakah Anda menagih cukup untuk layanan Anda, atau jika Anda kurang menjual.

Clockify dapat menunjukkan kepada Anda berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk sebuah proyek, berapa banyak yang Anda peroleh sejauh ini, serta perkiraan anggaran. Untuk kutipan yang lebih baik, laporan ini dapat diekspor sebagai pdf dan diberikan kepada klien sebagai tampilan waktu Anda yang rapi.

Jika ada lebih banyak orang untuk setiap klien

Ketika Anda adalah firma akuntansi, pada dasarnya Anda akan memiliki orang-orang di bawah Anda dengan berbagai tanggung jawab. Secara alami, Anda tidak akan dapat memantau setiap tugas atau membaca setiap laporan akhir hari yang mungkin datang kepada Anda.

Untuk alasan itu, timesheets bisa menjadi berkah tersembunyi. Clockify memiliki sistem berbasis kepercayaan yang mapan yang tidak memantau aktivitas layar, melainkan memungkinkan pengguna bertanggung jawab atas entri waktu mereka sendiri. Namun, itu menciptakan transparansi dan mendukung tanggung jawab, karena admin proyek dapat mengatur lembar waktu agar terlihat oleh semua orang di proyek.

Ini berarti bahwa rekan kerja di proyek yang sama dapat melihat tugas satu sama lain, dan berapa banyak waktu yang mereka habiskan untuk itu.

Dengan menjaga satu sama lain, ini mengurangi banyak tekanan untuk memantau segala sesuatu untuk memastikan tugas dikirimkan tepat waktu.

Tarif dan tagihan per jam

Proyek yang berbeda, tim yang berbeda, mungkin memerlukan cara penagihan yang berbeda. Clockify memberikan pilihan untuk memilih tidak hanya tingkat tagihan Anda, tetapi juga bagaimana Anda akan menagih untuk setiap klien/proyek. Karena tidak setiap proyek atau tugas memiliki harga per jam yang sama, juga tidak setiap karyawan bekerja dengan bayaran yang sama.

Inilah sebabnya mengapa di Clockify Anda dapat memilih bagaimana Anda menagih untuk setiap proyek, setiap anggota tim, dan bahkan menetapkan tarif yang berbeda untuk biaya tenaga kerja.

Terakhir, ini memberi Anda opsi untuk mengalihkan tugas sebagai dapat ditagih atau tidak dapat ditagih, yang membantu pelaporan selanjutnya, pembuatan faktur yang lebih akurat, dan penganggaran.

Untuk mengetahui lebih lanjut, Anda dapat melihat bagian biaya dan keuntungan Tenaga Kerja atau tarif Per Jam di situs web kami.

Laporan

Last but not least, kami memiliki laporan.

Hubungan yang sehat dengan klien tidak akan terlalu bergantung pada daya tarik dan daya tarik seseorang, dan lebih pada profesionalisme mereka. Sebagian besar dari itu adalah memastikan mereka mendapatkan laporan yang bersih dan terperinci tentang layanan apa yang mereka bayar.

Laporan juga menjadi bahan rapat yang bagus jika mereka meminta perincian biaya yang lebih rinci, atau Anda ingin memberi tahu mereka secara spesifik tugas tertentu untuk referensi di masa mendatang. Saat ini Anda akan menemukan beberapa pelacak waktu yang tidak memiliki opsi ini di daftar fitur mereka.

Dengan Clockify, Anda dapat memilih apakah akan mengekspor laporan Ringkasan atau Terperinci.

Laporan ringkasan menunjukkan semua entri waktu, mengelompokkannya berdasarkan proyek, pengguna, atau klien dan bahkan menurut tag tertentu. Itu semua tergantung pada aspek waktu yang ingin Anda fokuskan.

Laporan terperinci pada dasarnya adalah laporan ringkasan dengan stempel waktu yang disertakan. Ini sangat berguna untuk analisis internal.

Bagaimana pelacakan waktu membantu pembukuan – laporan dari para profesional

Sebagai penutup, kami telah memutuskan untuk menyertakan beberapa umpan balik yang diterima dari pengguna kami yang berspesialisasi dalam akuntansi. Inilah yang mereka katakan tentang pelacakan waktu, dan bagaimana hal itu membantu mereka.

“ Saya memiliki firma akuntansi kecil dan khusus dengan satu karyawan yang berjarak tiga zona waktu. Dan sementara sebagian besar biaya saya tetap, kami sering mengambil "proyek" yang kami tagih per jam. Clockify memungkinkan saya melacak jam kami ke "sub-level" apa pun yang saya butuhkan. Ini sempurna bagi saya untuk melacak waktu admin saya juga, jadi saya tahu ketika semakin dekat dengan saya perlu mempekerjakan orang tambahan. Ini sempurna untuk apa yang saya butuhkan. ”

– Michael A, Rekonsiliasi Pembukuan dan Solusi Bisnis

“ Banyak orang tidak menyadari betapa efisien (atau lebih tepatnya – tidak efisien) mereka bekerja; kita kehilangan banyak waktu dalam rapat yang tidak perlu atau mengerjakan tugas yang tidak relevan. Saya menggunakan alat ini untuk menggambarkan tugas mana yang paling banyak menghabiskan waktu saya, yang menghasilkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti: misalnya, "menghabiskan lebih sedikit waktu untuk melakukan pekerjaan yang tidak penting", "mengalokasikan lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang kurang mendesak tetapi sangat penting", dll. alat yang hebat jika Anda peduli dengan produktivitas Anda dan ingin secara agresif mengontrol jadwal Anda sendiri. ”

– Heather A, magang Pra-MBA di bidang Keuangan

“ Mampu melihat laporan terperinci yang memberi tahu saya siapa yang bekerja pada klien mana untuk berapa lama selama minggu tertentu. Itu membuat penghitungan pembayaran kepada kontraktor lebih mudah dilakukan karena orang-orang dibayar untuk waktu yang mereka berikan jika ada yang mau. Ini dapat menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas yang berulang – yang bagus untuk memperkirakan berapa lama proyek akan memakan waktu “

– Tina H, Bisnis di Solusi Saldo

“ Saya bekerja sebagai freelancer untuk sementara waktu. Saya menggunakan perangkat lunak ini untuk melacak pekerjaan saya sehingga saya dapat melakukan penagihan yang akurat. Itu juga sangat membantu saya memahami di mana saya menghabiskan waktu saya dan untuk menyelaraskan diri saya lebih baik dengan kegiatan yang menghasilkan pendapatan. ”

– Arwa N, Tax Associate

“ Saya bekerja paruh waktu untuk klien yang bekerja sebagai asisten eksekutif dan pemegang bukunya. Saya membuat diri saya berantakan hanya dengan menggunakan lembar waktu yang dibuat di MS Excel dan ketika saya menemukan Clockify, saya sangat gembira. Saya membiarkan Clockify terbuka di latar belakang dan saya mengganti proyek ketika saya memulai pekerjaan dan ketika saya menyelesaikan pekerjaan. Saya dulu di bawah faktur untuk waktu saya dan kehilangan penghasilan tetapi sekarang saya dapat menagih untuk setiap detik saya mengerjakan proyeknya. Selain itu, ia memiliki fungsi pelaporan yang hebat dan dapat mencetak atau menyimpan sebagai PDF atau Excel, dll. Jadi saya tidak hanya menagih klien saya, tetapi saya juga mendapatkan data yang tepat untuk waktu saya melakukan setiap tugasnya (Proyek) .”

– Ruth M, Asisten Eksekutif dan Pemegang Buku