Mengapa Anda harus melacak jam kerja (baik sebagai majikan dan karyawan)

Tahun demi tahun, pelacakan waktu terbukti semakin penting bagi bisnis untuk lebih dari sekadar penggajian. Seiring dengan berkembangnya pekerjaan dan tenaga kerja, begitu pula kebutuhan untuk melacak jam kerja, karena menurut kami ini membantu manajemen proyek, membuat perkiraan, menganalisis kemajuan karyawan, dan kebiasaan kerja.

Itulah sebabnya, dalam artikel ini, kami berusaha membuktikan mengapa pelacakan waktu sangat diperlukan di tempat kerja modern. Anda dapat membaca tentang perubahan keseluruhan dalam kebutuhan pelacak waktu, dan apa manfaatnya bagi pemberi kerja dan karyawan masing-masing.

Pentingnya pelacakan waktu

Bekerja dari rumah mungkin juga menjadi kenyataan bagi populasi yang lebih besar, mengingat bagaimana pandemi Covid-19 tiba-tiba mengubah lanskap pada awal tahun 2020. Ekonom Stanford Nicholas Bloom melihat ini sebagai masalah yang meningkat, dengan mengatakan itu akan “menciptakan bencana produktivitas bagi perusahaan. ”. Kedengarannya tidak menyenangkan, tetapi solusi sederhana, seperti pelacakan waktu, dapat meredam pukulan itu.

Tampaknya praktik kerja jarak jauh akan tetap ada, setidaknya untuk sementara waktu. Yang berarti bahwa produktivitas akan menderita, dengan satu atau lain cara. Akan ada lebih banyak lembur, tumpang tindih dengan manajemen tenaga kerja, pencurian waktu, jam terbuang, dan banyak lagi. Jadi, untuk menghindari bencana produktivitas, CEO dan karyawan bersama-sama perlu membiasakan diri melacak waktu.

Di sini, di Clockify , kami telah menyusun daftar alasan mengapa Anda secara khusus harus melacak waktu, dan beberapa metode untuk membantu Anda memulai.

Alasan untuk melacak waktu sebagai pemberi kerja

Ketika majikan melacak waktu, mereka kebanyakan melakukannya karena dua alasan:

• Kompensasi, dan
• Manajemen tenaga kerja

Pertama, kita akan membahas mengapa pelacakan jam kerja penting dalam hal membayar karyawan Anda. Setelah itu, kita akan melihat bagaimana ini membantu produktivitas, manajemen proyek, manajemen beban kerja, dll.

Melacak waktu untuk gaji dan lembur

Alasan besar pertama untuk pelacakan waktu adalah untuk memberikan kompensasi yang adil kepada karyawan dengan upah per jam. Mari kita lihat pentingnya pelacakan waktu dalam contoh ini.

Waktu berbayar

Di antara berbagai jenis kompensasi karyawan (per jam, gaji, komisi, dan bonus), per jam adalah salah satu yang menuntut pelacakan waktu untuk tujuan keuangan.

Ketika staf Anda bekerja setiap jam, terutama ketika Anda memperhitungkan lembur dan/atau waktu istirahat, mudah untuk melupakan siapa yang melakukan apa dan untuk berapa lama. Dan ketika mereka perlu dibayar, Anda ingin memastikan semua orang mendapatkan penghasilan sebanyak mereka bekerja. Belum lagi, secara statistik, rata-rata jam kerja telah bergeser begitu jauh.

Pelacak jam kerja gratis seperti Clockify dapat mencakup beberapa basis di sini:

• Ini memungkinkan Anda menentukan tarif per jam untuk setiap karyawan;
• Karyawan dapat memasukkan tugas mereka dalam lembar waktu untuk gambaran harian yang jelas;
• Lacak waktu pengerjaan tugas dengan timer, untuk perhitungan yang tepat nanti;
• Lacak waktu secara konsisten dan setiap hari, untuk memastikan data yang andal;

• Terakhir, secara otomatis menghitung pembayaran tergantung pada periode waktu dan tarif per jam yang Anda masukkan.

Dengan cara yang sangat sederhana ini, karyawan Anda akan mencatat jam kerja mereka, dan Anda akan memiliki lebih sedikit masalah dengan penggajian.

Lembur

Biasanya, pekerja per jam juga berhak atas upah lembur atau waktu kompensasi.

Dengan upah lembur , undang-undang negara bagian Anda akan menentukan berapa banyak upah per jam akan meningkat untuk setiap jam yang dihabiskan dalam lembur.

Dengan waktu kompensasi , karyawan dapat memutuskan untuk mengambil cuti dengan imbalan jam lembur, alih-alih membayar tambahan.

• Hukum lembur

Untuk pembayaran lembur, Anda atau karyawan Anda harus melacak waktu yang dihabiskan untuk bekerja di luar jam kerja reguler. Tanpa "jejak kertas" tentang berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk lembur, bisa ada akibat hukum.

Bergantung pada negara tempat Anda beroperasi, Anda harus melihat Hukum Pelacakan Waktu UE, Hukum Lembur California, atau Peraturan Waktu Kerja FLSA AS. Setiap garis besar:

• Jam kerja per minggu;
• Lembur maksimum yang diizinkan;
• Metode mendokumentasikan lembur;
• Jumlah jam per shift atau hari karyawan dapat bekerja lembur, dll.

Pelacakan waktu sangat penting untuk menjaga jejak hukum yang bersih tentang seberapa banyak karyawan Anda bekerja per hari, minggu, atau bulan. Ini memastikan Anda tetap mematuhi semua undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan. Dan dengan pandemi yang mengguncang tahun 2020, Departemen Tenaga Kerja AS telah memperbarui panduan mereka tentang kewajiban pemberi kerja terkait pelacakan waktu.

Sumber: statista.com

• Tarif lembur

Tanpa mengalihkan terlalu banyak dari topik, singkatnya, tingkat lembur berbeda di setiap negara, dan pada jam kerja mingguan dan harian.

Misalnya, Undang-Undang Lembur California mengharuskan pemberi kerja untuk membayar 1,5 kali upah per jam selama hari kerja dan pada hari Sabtu. Tergantung pada kontrak dengan karyawan dan berapa jam lembur yang mereka lakukan, tarifnya akan berbeda.

• Waktu kompensasi

Terakhir, Anda dapat "membayar" karyawan Anda pada waktu istirahat untuk jam lembur mereka. Ini dikenal sebagai waktu kompensasi, dan berbagai faktor dapat mempengaruhi apakah seorang karyawan memenuhi syarat atau tidak, dan bagaimana menghitungnya.

Tetapi bahkan dalam kasus itu, Anda akan memerlukan pelacak waktu yang dapat dipercaya untuk mengetahui berapa banyak waktu istirahat yang dapat diperoleh karyawan berdasarkan waktu lembur mereka.

Dan jika Anda memerlukan bantuan untuk menemukan aplikasi pelacak waktu yang tepat, kami memiliki daftar lengkap dengan semua manfaat yang diberikan masing-masing aplikasi.

Manajemen tenaga kerja dan alasan lain untuk melacak waktu

Pelacakan waktu mencegah pelanggaran

Kami telah menyebutkan berbagai undang-undang dan peraturan yang diberlakukan untuk mengatur bagaimana karyawan diberi kompensasi atas waktu kerja mereka. Namun, alasan mereka bukan hanya untuk memastikan Anda memberikan penggajian yang tepat, tetapi juga agar perusahaan itu sendiri dapat menghindari pelanggaran apa pun .

Majikan tanpa sadar dapat melakukan pelanggaran upah dan jam kerja. Menurut agensi Tittle dan Perlmuter , yang paling umum termasuk:

1. Upah minimum yang belum dibayar
2. Gagal membayar jam kerja
3. Salah mengklasifikasikan karyawan
4. Salah perhitungan lembur

Hukuman dapat berkisar dari membayar jumlah upah yang tidak dibayar hingga tiga kali lipat, dan dari enam bulan hingga satu tahun.

Situs resmi NCSL menjelaskan secara lebih rinci pelanggaran dan hukuman untuk setiap negara bagian di AS.

Pelanggaran waktu dan upah dapat dicegah hanya dengan melacak jam kerja secara teratur dan menghitung penggajian sesuai dengan data yang Anda kumpulkan.

Pelacakan waktu diperlukan untuk karyawan yang mengambil cuti

Undang-undang Cuti Keluarga dan Medis adalah tindakan yang memberi karyawan cuti yang tidak dibayar (tetapi aman untuk pekerjaan) hingga 12 minggu setiap tahun. Namun, agar seorang karyawan dapat terbaca, mereka harus memenuhi beberapa persyaratan. Daftar tersebut termasuk bekerja untuk majikan mereka selama 1.250 jam dalam 12 bulan terakhir , yang setara dengan kira-kira 24 jam seminggu .

Seperti yang Anda lihat, pelacakan jam kerja juga membantu dalam kasus di mana karyawan ingin mengambil cuti tidak dibayar untuk merawat anggota keluarga, tanggung jawab pribadi, masalah kesehatan, dll. Tanggung jawab memberikan bukti jatuh pada majikan, tanpa data yang diperlukan, mungkin ada banyak penelusuran mundur dan penggalian melalui arsip.

Jam pelacakan mencegah pencurian waktu

Pencurian waktu terjadi ketika seorang karyawan menerima pembayaran untuk jam kerja yang belum mereka berikan. Ini terjadi dalam beberapa cara:

• Menggunakan kelonggaran dengan jadwal yang fleksibel (terutama dengan pekerjaan jarak jauh);
• Mencatat masuk dan keluar rekan kerja mereka, dan bukan hanya diri mereka sendiri;
• istirahat diperpanjang;
• Browsing hiburan selama jam kerja, dll.

Pencurian waktu mudah dilacak dan dipecahkan setelah Anda meluangkan waktu untuk melacak jam kerja karyawan. Anda akan mulai memperhatikan pola perilaku dan mengatasinya.

Waktu pelacakan membantu membuat perkiraan kerja yang lebih baik

Sebagian besar keberhasilan proyek (atau produk), bergantung pada seberapa baik perusahaan menangani tenggat waktu.

Memastikan proyek tetap pada jalurnya, dan tidak melebihi biaya yang diproyeksikan membutuhkan banyak persiapan dan estimasi. Tim membuat tonggak sejarah dan di dalamnya, tenggat waktu yang lebih kecil, agar sesuai dengan kerangka kerja yang dibutuhkan untuk menghasilkan hasil yang sukses. Dan begitu pekerjaan dimulai, pelacakan waktu menjadi penting.

Saat tim bekerja, perangkat lunak dapat membantu Anda menyadari di mana perkiraan itu salah, dan di mana mereka bekerja dengan sangat baik. Misalnya, seorang karyawan dapat menghabiskan waktu satu hari lebih lama untuk menyelesaikan tugas, dan tanpa sadar membuat seluruh tim tertatih-tatih untuk tenggat waktu berikutnya.

Namun, pada saat yang sama, pelacakan jam kerja dalam perkiraan tersebut menunjukkan penurunan produktivitas Anda. Dan seperti blip di radar, saat Anda mendaftarkannya, Anda dapat berkonsultasi dengan tim untuk mempelajari masalah spesifik dan memperbaikinya.

Pelacakan waktu dalam perkiraan proyek melakukan keajaiban untuk mengidentifikasi masalah sejak dini, dan memungkinkan Anda mengatasinya sebelum kesalahan menghabiskan terlalu banyak waktu, energi, dan uang.

Seperti yang mereka katakan – satu jahitan dalam waktu menghemat sembilan.

Contoh pelacakan perkiraan proyek menggunakan Clockify

Melacak waktu karyawan memungkinkan Anda menjadi manajer yang lebih baik

CEO, manajer proyek, manajer secara keseluruhan, dan bahkan SDM ingin mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang manajemen tenaga kerja.

Saat Anda melacak jam kerja karyawan, Anda mendapatkan gambaran umum tentang siapa yang melakukan apa di departemen mana. Meskipun ini terdengar berlebihan, ini juga membantu Anda memahami bagaimana pekerjaan didistribusikan di seluruh perusahaan.

Saat tugas diperiksa di lembar waktu, Anda mulai memperhatikan tim mana yang memiliki terlalu banyak tugas dan perlu diturunkan, dan tim mana yang dapat melakukan lebih banyak tugas.

Dalam hal ini, pelacakan waktu membantu Anda menyeimbangkan beban kerja, sehingga tidak ada yang terlalu banyak bekerja atau bosan, sementara pada saat yang sama mengikuti pencapaian.

Ini mengidentifikasi waktu yang terbuang

Tidak seperti pencurian waktu, waktu yang terbuang lebih berkaitan dengan kondisi produktivitas karyawan saat ini dan bagaimana hal itu mempengaruhi produksi/alur kerja.

Waktu yang terbuang adalah pelanggaran kecil di mana orang-orang mulai berkinerja buruk, yang mengakibatkan tenggat waktu yang terlewat dan waktu produksi yang lebih lama. Meskipun waktu yang terbuang tidak mempengaruhi keuangan Anda dengan cara yang sama seperti pencurian waktu, itu bisa sama berbahayanya dalam jangka panjang.

Dengan pelacakan waktu untuk menemukan di mana waktu yang terbuang dan berapa banyak, lembar waktu karyawan membuka semua informasi yang Anda butuhkan: istirahat yang mereka ambil, jenis tugas yang mereka kerjakan selama waktu yang berbeda dalam sehari, kapan mereka masuk dan keluar, dll Ini memberi Anda gambaran tentang di mana beberapa orang mulai kehilangan motivasi, pada jam berapa, atau seberapa sering mereka beristirahat dan berapa lama mereka bertahan.

Ada beberapa alasan mengapa orang kehilangan motivasi di tempat kerja. Dan memecahkan masalah tersebut membutuhkan lebih dari sekadar pelacakan waktu.

Namun, ini membantu mengidentifikasi individu dan tim mana yang sama-sama membutuhkan bantuan, dengan menyediakan data yang diperlukan untuk memulai dengan peningkatan kinerja.

Alasan untuk melacak waktu sebagai karyawan

Tentu saja, bukan hanya pemberi kerja dan perusahaan yang memetik manfaat dari pelacakan waktu. Karyawan, pekerja lepas, dan kontraktor independen sama-sama menikmati keuntungan yang sama yang dibawanya. Daftar berikut hanya berisi beberapa alasan mengapa seseorang harus mulai melacak jam kerja.

Kami juga membuat halaman masuk untuk 48 pertanyaan umum tentang waktu kerja dan pelacakan waktu.

Anda dapat memiliki keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik ketika Anda tahu di mana waktu Anda terbuang

Nicholas Bloom juga menyebutkan bagaimana hanya setengah dari responden survei mereka dari Maret 2020 mengatakan bahwa mereka dapat bekerja secara efisien dari rumah. Dan sebagian besar pekerja yang melakukan pekerjaan mereka terutama di komputer.

Tidak semua orang siap untuk menyesuaikan diri dengan pekerjaan jarak jauh. Namun, ketika dorongan datang untuk mendorong, Anda akan ingin melakukan semua yang Anda bisa untuk menyesuaikan semulus mungkin.

Pelacakan waktu dapat membantu Anda menghindari malam yang panjang terjebak di depan komputer Anda, atau mulai bekerja saat Anda membuka mata karena tidak ada lagi perjalanan ke kantor. Berapa kali orang lain mengganggu Anda di tengah pekerjaan dengan masalah pribadi? Apakah itu anak-anak, mesin cuci, telepon dari keluarga, atau tetangga?

Jika Anda melacak jam kerja, Anda menerapkan semacam disiplin dan organisasi. Karena saat Anda mengisi lembar waktu, Anda mulai memperhatikan berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan Anda yang sebenarnya, terutama ketika gangguan menumpuk di siang hari. Pelacak waktu dapat, dengan cara ini, menetapkan dasar bagi Anda untuk merencanakan hari-hari mendatang dan menetapkan batas-batas yang sangat dibutuhkan itu.

Pelacakan waktu membuat Anda lebih baik dalam perencanaan kontinjensi

Tahukah Anda bahwa pelacakan waktu sebenarnya dapat membantu Anda membuat rencana darurat? Dalam beberapa kasus, melacak jam kerja dapat melindungi Anda dari perlakuan tidak adil di tempat kerja.

1. Untuk beban kerja yang meningkat secara tidak adil

Jika Anda mulai memperhatikan bahwa atasan Anda mulai menumpuk lebih banyak kewajiban, Anda dapat mengumpulkan cukup bukti hanya dengan melacak tugas-tugas tersebut. Arsip tentang berapa jam telah dihabiskan untuk pekerjaan kasar adalah bukti yang sah bahwa pekerjaan Anda yang sebenarnya telah mengambil kursi belakang untuk tugas-tugas yang tidak ada dalam deskripsi pekerjaan Anda.

2. Lembur yang tidak dibayar

Demikian pula, jika Anda telah didorong ke lembur, tetapi belum diberi kompensasi yang adil, akun jam lembur Anda sangat penting jika Anda ingin bernegosiasi dengan majikan atau mengajukan pelanggaran waktu dan upah. Ingatlah persyaratan yang harus Anda penuhi agar memenuhi syarat untuk pembayaran lembur.

3. Kelayakan untuk FMLA

Dalam kasus di mana Anda ingin mengambil cuti tanpa bayaran dengan jaminan keamanan kerja, Undang-Undang Cuti Keluarga dan Medis memastikan Anda dapat melakukannya. Namun, salah satu syaratnya mengharuskan Anda bekerja untuk majikan Anda 1.250 jam dalam setahun terakhir. Itu turun menjadi sekitar 24 jam seminggu.

Dalam perselisihan pengadilan FMLA, seorang guru sekolah ingin mengambil cuti karena alasan kesehatan mental. Ketika dia ditolak karena tidak memenuhi jam kerja yang dipersyaratkan, dia membawa masalah itu ke pengadilan dan meminta revisi. Pengacara sekolah berhasil membuktikan bahwa bahkan dengan pekerjaan di rumah seperti menyiapkan pelajaran dan menilai kertas, dia tidak dapat mengumpulkan 1.250 jam. Banding itu ditolak.

Penting untuk diketahui bahwa perusahaan akan melakukan apa yang mereka bisa untuk menjaga catatan bersih untuk melindungi diri mereka sendiri. Karyawan mereka mungkin juga melakukan hal yang sama.

4. Memberi Anda kompensasi yang adil

Sekali lagi, jika Anda bekerja dengan upah per jam, waktu pelacakan akan menjadi sumber kehidupan hari kerja Anda. Ini adalah asuransi bahwa Anda dibayar dengan benar untuk usaha dan energi yang diinvestasikan. Tentu saja, perusahaan bukanlah kejahatan yang perlu dilakukan untuk menangkap Anda, tetapi kesalahan dibuat. Apalagi dengan kerja jarak jauh.

Menjaga akun terpisah dari jam kerja Anda dapat menjadi jaring pengaman yang baik. Dan jika Anda sudah memiliki pelacak waktu di tempat kerja, isilah dengan rajin dan sespesifik mungkin. Diri masa depan Anda akan berterima kasih untuk itu.

Melacak waktu yang Anda habiskan untuk tugas dapat membantu Anda mengatur diri sendiri dengan lebih baik

Tak perlu dikatakan, melacak jam kerja membuat dunia berbeda untuk produktivitas Anda.

Ini memberi Anda dorongan kecil untuk merasa lebih mengendalikan waktu Anda. Melihat lembar waktu Anda di penghujung hari, lebih mudah untuk melihat di mana Anda paling produktif, atau di mana segala sesuatunya bisa berjalan lebih baik.

Refleksi diri semacam ini adalah kunci untuk menjadi lebih produktif, terutama saat ini.

Menganalisis kesalahan Anda dan memperbaikinya saat berikutnya Anda mulai mengisi lembar waktu membuat Anda selangkah lebih dekat ke hari kerja yang bebas stres. Setidaknya di sisi organisasi.

Menggunakan aplikasi absen tim memungkinkan rekan kerja Anda tahu untuk tidak mengganggu Anda

Sekarang, apakah Anda bekerja dari jarak jauh atau tidak, kita semua dapat setuju bahwa email dan pesan obrolan dari rekan kerja dan manajer dapat menghabiskan banyak waktu kita. Terutama jika mereka bertanya kepada kami seberapa jauh kami dengan tugas kami, atau jika kami memiliki beberapa informasi yang mereka butuhkan, dll.

Sekarang, saat Anda menggunakan pelacak waktu tim, Anda dapat mencegah beberapa gangguan ini dengan memberi tahu mereka sejak awal bahwa ketersediaan Anda bergantung pada tugas yang tercantum di lembar waktu Anda.

Misalnya, di Clockify , anggota tim dapat melihat tugas masing-masing yang sedang berlangsung dan selesai. Jadi, ketika seorang rekan kerja membuka halaman tertentu, mereka dapat melihat apa yang sedang Anda kerjakan saat ini. Dengan menggunakan label tertentu, Anda dapat dengan mudah menunjukkan betapa mendesaknya suatu tugas, atau cukup menambahkan catatan dalam tugas tersebut. Misalnya: “ Perlu fokus penuh, tolong jangan ganggu ”.

Di Clockify , Anda dapat dengan mudah mencari rekan kerja di ruang kerja Anda, untuk melihat tugas mereka.

Pikiran terakhir

Alasan untuk waktu pelacakan banyak. Seperti yang telah kami sebutkan di awal, lanskap pekerjaan telah berubah secara dramatis, kami harus mengandalkan sebanyak mungkin data yang dapat kami kumpulkan. Terutama jika kita beralih ke sebagian besar pekerjaan jarak jauh. Pelacakan waktu adalah salah satu metode yang paling dapat dipercaya untuk menjaga stabilitas kerja. Ini membantu mengatur pekerjaan, mengidentifikasi poin masalah, memberikan informasi tentang waktu yang dihabiskan karyawan dan pengusaha sepanjang hari kerja.

Pelacakan waktu adalah alat kerja yang sangat diperlukan yang bertahan dalam ujian waktu, dan itu adalah senjata paling serbaguna yang kami miliki untuk bertahan hidup di tempat kerja modern.