3 Perangkat Lunak Manajemen Dokumen Hukum Teratas

Mendigitalkan dan mengelola dokumen dengan perangkat lunak manajemen dokumen legal.

Profesional hukum bekerja dengan banyak dokumen kertas setiap hari—mulai dari kontrak dan lisensi hingga email dan pemberitahuan. Mengelola dan melacak dokumen dalam jumlah besar secara manual dapat menjadi tantangan. Tetapi dengan perangkat lunak manajemen dokumen hukum, firma hukum dapat menyederhanakan proses ini dan mempermudah manajemen dokumen bagi staf mereka.

Perangkat lunak manajemen dokumen memungkinkan tim legal untuk mengonversi dokumen berbasis kertas menjadi salinan digital, menyimpan dan mengatur dokumen mereka di penyimpanan pusat, dengan cepat mencari dan mengambil file yang mereka perlukan, dan berkolaborasi dalam waktu nyata pada dokumen penting.

Artikel ini menurut abjad menyoroti tiga perangkat lunak manajemen dokumen teratas untuk perusahaan jasa hukum berdasarkan tinjauan perangkat lunak yang diverifikasi. Untuk setiap produk, kami menyertakan peringkat pengguna secara keseluruhan bersama dengan parameter dengan peringkat tertinggi, kutipan ulasan dari profesional industri, dan harga produk. Baca selengkapnya.

1. Dropbox Business: Menghapus file sensitif dari jarak jauh dari perangkat yang hilang atau dicuri

Berikut adalah beberapa kutipan ulasan dari para profesional layanan hukum yang telah menggunakan Dropbox Business untuk pengelolaan dokumen:

"Kemudahan penggunaan, fitur "Kirim untuk Tanda Tangan", berbagi cloud, bekerja dari jarak jauh. Ini adalah produk lengkap yang benar-benar luar biasa dan andal."

"Mudah digunakan saat perlu melihat dan membagikan dokumen dengan aman. Sangat menyenangkan mengetahui bahwa sekelompok karyawan dapat melihat dan berbagi dokumen melalui opsi yang aman."

"Ini adalah paket yang bagus untuk mereka yang kami mampu. Add in tambahan untuk e-sign telah membuat dropbox menonjol sejak hari pertama. Mudah dipasang dan sering kali (90%) berfungsi dan menyinkronkan file ke cloud.Kemampuan untuk melihat file tanpa memiliki beberapa perangkat lunak pra-instal adalah fitur yang hebat dibandingkan dengan alat lain yang memaksa pengguna untuk menginstal aplikasi untuk membuka atau melihat file. Kita dapat melakukan percakapan tentang file, untuk menaruh ide ke dalam konteks, dibandingkan dengan perubahan trek, yang juga tersedia sepenuhnya. Sebagai IT, saya sekarang yakin dengan biaya yang sama, seluruh desktop PC dan file terkait dapat dicadangkan dengan sedikit kerumitan atau intervensi. Pengguna saya menyukai ide mengambil foto pada perangkat seluler kata dan memiliki foto ini di desktop mereka tanpa harus mengirim email atau mencari cara transfer alternatif.

Baca semua ulasan Dropbox Business di sini.

2. Google Drive: Menyinkronkan dokumen sehingga Anda dapat bekerja secara offline

Berikut beberapa kutipan ulasan dari para profesional di bidang hukum yang telah menggunakan Google Drive untuk pengelolaan dokumen:

"Menurut pendapat jujur ​​saya adalah yang terbaik untuk penyimpanan cloud dan berbagi/manajemen dokumen. Salah satu fitur terbaiknya adalah pengeditan langsung lembar google, dan Anda dapat melakukannya secara bersamaan dengan kolaborator lain dengan izin pengeditan. Layanan pelanggan adalah kedudukan tertinggi, Saya pernah secara tidak sengaja menghapus beberapa file, dan mereka memulihkannya dalam waktu satu jam setelah pengiriman bantuan saya."

“Drive adalah perangkat lunak penyimpanan yang luar biasa.5 tahun yang lalu saya masih menggunakan memori eksternal untuk dokumen pekerjaan saya, tetapi kejadian yang tidak menguntungkan (pencurian kantor) membuat saya kehilangan cadangan dan saya memutuskan untuk mencari opsi lain seperti Google Drive, ini memungkinkan saya untuk menyimpan semua pekerjaan dan dokumen pribadi saya, memberikan solusi untuk masalah backup data. Sekarang saya tidak khawatir karena saya tahu bahwa informasi saya disimpan di cloud dan saya dapat mengaksesnya kapan saja."

"Saya suka GDrive gratis (jika Anda tidak menggunakan bisnis), dan terintegrasi dengan semua aplikasi Google lain yang saya gunakan dalam hidup."

Baca semua ulasan Google Drive di sini.

3. Microsoft 365: Menawarkan saran yang dipersonalisasi untuk pencarian dokumen

Berikut beberapa kutipan ulasan dari profesional layanan hukum yang telah menggunakan Microsoft 365 untuk manajemen dokumen:

"Microsoft 365 menawarkan Anda kombinasi aplikasi, ini memberi Anda Word, Excel, Power Point, semuanya untuk menangani dokumen, presentasi organisasi. Tidak banyak lagi yang bisa dikatakan tentang aplikasi ini, mereka bekerja sebagai tolok ukur untuk otomatisasi kantor di dunia. , One Note, Outlook, One Drive, dan Skype juga disertakan. Paket keluarga juga dapat digunakan untuk usaha kecil dengan biaya terjangkau, tetapi dibayar setiap tahun. Selain itu, penyimpanan cloud dan opsi multiplatformnya membuat hidup Anda lebih mudah."

"Microsoft 365 secara keseluruhan adalah perangkat lunak yang hebat untuk digunakan dan terintegrasi dengan baik dengan produk lain. Anda dapat menggunakan Teams untuk melakukan panggilan video dan melakukan panggilan konferensi dan Anda dapat menggunakan PowerPoint untuk membuat presentasi yang hebat dengan fitur-fiturnya yang luar biasa. Anda juga dapat mengintegrasikan dengan Outlook membuat komunikasi dalam bisnis menjadi lebih efisien."

"Pengalaman keseluruhan sangat bagus. Untuk penggunaan pribadi saya, kemungkinan besar saya akan menggunakan salah satu opsi gratis yang akan bekerja dengan baik untuk kebutuhan saya. Namun, jika menggunakan perangkat lunak dari sudut pandang bisnis, itu tidak ada duanya."

Baca semua ulasan Microsoft 365 di sini.

Fitur apa yang ditawarkan perangkat lunak manajemen dokumen hukum?

Perangkat lunak manajemen dokumen legal menawarkan fitur inti berikut:

• Pengambilan dokumen : Pindai dan ubah dokumen legal menjadi file digital dan pindahkan ke perangkat lunak untuk disimpan atau diproses.

  

• Penyimpanan dokumen : Simpan dokumen resmi di lokasi terpusat untuk memudahkan akses.

• Pencarian teks lengkap : Cari teks tertentu di seluruh dokumen, bukan hanya bagian.

Semua produk yang tercantum dalam artikel ini menyertakan fitur yang disebutkan di atas.

Selain fitur-fitur inti ini, perangkat lunak manajemen dokumen hukum juga cenderung menawarkan:

• Kontrol akses dan izin

• Pengarsipan dan penyimpanan

• Alat kolaborasi

• Pelacakan kepatuhan

• Klasifikasi dokumen

• Konversi file

• File sharing

• Jejak audit

• Pengenalan karakter optik

• Manajemen rekaman

• Kontrol versi

Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen dokumen terbaik untuk firma hukum Anda

Berikut adalah beberapa pertimbangan yang perlu diingat saat memilih solusi manajemen dokumen untuk firma hukum Anda:

• Pilih fungsi pencarian dan pengambilan dokumen .Fitur ini memungkinkan Anda untuk menggunakan kata kunci seperti nama dokumen, tanggal, penulis, dan metadata untuk mencari dengan cepat melalui penyimpanan konten dan menemukan file yang Anda perlukan.

• Periksa kemampuan kolaborasi.Fasilitasi kolaborasi waktu nyata antara tim hukum dan klien Anda dengan memilih perangkat lunak yang memungkinkan banyak pengguna mengerjakan dokumen secara bersamaan, melacak perubahan yang dilakukan, dan menambahkan komentar atau umpan balik.

• Evaluasi fitur keamanan dokumen .Carilah fitur keamanan yang kuat seperti enkripsi penyimpanan dokumen, kontrol akses, dan autentikasi multifaktor untuk melindungi informasi sensitif dalam dokumen hukum Anda.

Pertanyaan umum untuk ditanyakan kepada vendor perangkat lunak sebelum membeli perangkat lunak manajemen dokumen

Berikut adalah beberapa pertanyaan untuk ditanyakan kepada vendor saat membeli sistem manajemen dokumen untuk firma hukum Anda: