5 Tips untuk Merencanakan Pertemuan Virtual Terbaik

2020 akan turun sebagai tahun pertemuan virtual menjadi pusat perhatian. Ketika kekhawatiran atas COVID-19 berlanjut, perusahaan mengevaluasi kembali pertemuan besar dan malah bertemu di dunia maya untuk menjalankan bisnis mereka.

Dilaksanakan dengan baik, rapat virtual dapat memungkinkan tim yang tersebar secara geografis untuk berkolaborasi, memecahkan masalah, dan menyelesaikan pekerjaan sebagai sebuah kelompok. Rapat yang tidak efisien, bagaimanapun, menjadi buang-buang waktu, menyebabkan karyawan tidak produktif dan tidak terlibat.

Para pemimpin harus mempertimbangkan tantangan unik dari komunikasi virtual untuk mendapatkan hasil maksimal dari tim mereka di setiap pertemuan. Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk merencanakan rapat virtual yang sukses.

Tip #1: Tetapkan rencana

Ini berlaku untuk rapat apa pun, tetapi bahkan lebih relevan bila Anda memiliki peserta yang menelepon dari berbagai lokasi.

Untuk setiap rapat virtual, penting untuk memiliki rencana sebelumnya sehingga peserta tahu apa yang diharapkan dan bagaimana mereka dapat berkontribusi dalam percakapan. Berikut adalah beberapa praktik terbaik utama:

• Bagikan agenda Anda sebelumnya: Kirimkan agenda kepada peserta jauh sebelum rapat, sehingga mereka memiliki ekspektasi yang jelas tentang apa yang harus disiapkan. Berikan detail dalam undangan email Anda tentang poin pembicaraan utama dan semua dokumen, file, atau penelitian yang relevan yang akan Anda rujuk selama rapat.

• Jika berlaku, berikan kesempatan kepada peserta untuk melihat dokumen atau menambahkan komentar sebelum rapat: Beri semua orang kesempatan yang sama untuk berkontribusi dalam rapat. Anda dapat melakukannya melalui alat manajemen dokumen seperti Google Drive. Baik itu tayangan slide, video, atau laporan tahunan, menggunakan alat berbagi file seperti Dropbox dan Box akan memastikan semua orang tahu.

• Berikan harapan tentang bagaimana ruang virtual akan dikelola: Pastikan semua peserta memiliki pemahaman yang sama tentang bagaimana rapat virtual akan dilakukan. Misalnya, haruskah peserta membisukan video mereka saat orang lain berbicara? Apakah sebuah diskusi diharapkan atau apakah pertemuan tersebut terutama dipimpin oleh penyaji?

Tip #2: Jadwalkan sebelumnya

Mengkoordinasikan waktu untuk peserta yang berada di jadwal dan zona waktu yang berbeda dapat menjadi tantangan. Berikut adalah beberapa rekomendasi untuk memastikan semua orang berada di halaman penjadwalan yang sama:

• Pilih kerangka waktu yang sesuai untuk zona waktu semua orang: Misalnya, jika Anda mengharapkan hadirin di New York dan London, waktu yang ideal untuk menjadwalkan rapat adalah pukul 10 pagi di New York dan pukul 1 siang di London.

• Gunakan alat yang membantu Anda memilih kerangka waktu yang tepat: Mencari tahu siapa yang tersedia pada jam berapa dapat membingungkan. Daripada membiarkan zona waktu menguasai Anda, pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak penjadwalan janji temu untuk membantu deteksi zona waktu otomatis semua peserta.

• Jadwalkan rapat sebelumnya: Semakin banyak peserta yang memimpin sebelum rapat, semakin kecil kemungkinan mereka akan mengalami konflik penjadwalan. Jika Anda harus menjadwalkan rapat menit terakhir, pastikan untuk memeriksa bahwa semua peserta memiliki blok waktu yang terbuka.

Tip #3: Tetapkan etiket untuk rapat virtual

Mempraktikkan etiket yang tepat menyiapkan panggung untuk pertemuan virtual yang lancar dan produktif. Berikut adalah beberapa etiket yang berguna bagi tuan rumah dan peserta untuk ditetapkan sebelum setiap rapat virtual untuk memastikan pengalaman rapat yang lancar:

• Uji semua teknologi sebelum rapat: Periksa koneksi rapat Anda terlebih dahulu. Ini termasuk video, Wi-Fi, dan kemampuan berbagi layar Anda. Jika memungkinkan, buat koneksi sekitar sepuluh menit sebelum rapat dimulai.

• Bertemu tatap muka di video: Pastikan setiap anggota di rapat virtual dapat saling melihat. 55% komunikasi adalah bahasa tubuh, sementara 38% lainnya adalah nada suara, menurut penelitian. Bertemu tatap muka di video jauh lebih pribadi daripada bertemu dengan suara tanpa tubuh di telepon, dan ini juga membantu membangun lebih banyak hubungan baik. Hal ini juga memungkinkan peserta untuk menangkap bahasa tubuh dan isyarat, seperti ketika seseorang telah selesai berbicara atau jika mereka hanya mengambil jeda.

• Singkirkan semua gangguan: Sebanyak 83% peserta mengatakan bahwa mereka memeriksa email mereka pada pertemuan atau presentasi langsung—dan itu dilakukan dengan tamu lain di ruangan untuk meminta pertanggungjawaban mereka. Ingatkan peserta untuk memberikan perhatian penuh kepada peserta dan mengurangi gangguan seperti email dan pesan teks selama rapat.

Kiat #4: Buat peserta tetap terlibat

Semua penjadwalan dan perencanaan akan sia-sia jika audiens Anda tidak terlibat. Berikut adalah rekomendasi kami untuk menjaga agar tim Anda tetap hadir dan terlibat dalam rapat virtual:

• Beri ruang untuk percakapan santai: Jangan terlalu cepat untuk menghentikan obrolan ringan yang biasa terjadi di awal rapat. Ini memberi tim jarak jauh kesempatan untuk terhubung pada tingkat pribadi sebelum terjun ke bisnis—sama seperti yang mereka lakukan secara langsung.

• Perkenalkan metode untuk mendorong partisipasi: Dorong semua orang untuk bertindak seolah-olah mereka berada di barisan depan dengan menciptakan peluang untuk berpartisipasi. Misalnya, peserta dapat diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan jauh sebelum pertemuan virtual dimulai. Jika perlu, Anda juga dapat menerapkan polling atau mendorong lebih banyak pertanyaan melalui obrolan langsung.

• Ajukan pertanyaan sesering mungkin: Periksa terus-menerus sepanjang rapat untuk memberi kesempatan kepada peserta untuk berbagi dan memastikan mereka mengikuti. Alih-alih mengajukan pertanyaan terbuka, jelaskan apa yang Anda tanyakan. Misalnya, alih-alih "Apa pendapat Anda tentang alat ini?" Anda sebaiknya memilih: “Apakah menurut Anda alat ini akan membantu produktivitas?”

Tip #5: Tindak lanjut

Sama seperti rapat di kantor, diskusi selanjutnya di water cooler bisa sama serunya dengan sesi itu sendiri. Inilah yang dapat Anda lakukan untuk memastikan komunikasi yang jelas dan tidak ada kebingungan:

• Akhiri dengan percakapan yang lebih dingin: Sekitar lima hingga sepuluh menit sebelum rapat berakhir, tanyakan kepada tim Anda apakah mereka memiliki pertanyaan atau masalah lebih lanjut. Ini adalah saat peserta terbuka untuk menyampaikan keberatan atau keraguan mereka. Rangkum dan diskusikan dengan tim Anda setelah: Anda dapat melakukannya dengan email tindak lanjut baik tentang apa yang dibahas dalam rapat, keputusan penting apa yang dibuat, dan tindakan apa yang dilakukan dibutuhkan tim Anda.

• Tanyakan bagaimana pertemuan itu bisa lebih baik: Ambil stok sendiri. Apa yang berhasil? Apa yang gagal? Anda tidak harus menerapkan semua prinsip di atas dalam sesi yang tidak terlalu formal ini, tetapi meluangkan waktu untuk mendengarkan, menilai, dan merevisi dengan jujur ​​akan memastikan pertemuan yang paling sukses di masa depan.

Pilih perangkat lunak yang tepat untuk rapat virtual Anda

Baik itu perangkat lunak konferensi web atau perangkat lunak manajemen proyek, ada banyak pilihan alat teknologi yang dapat membantu Anda melakukan rapat virtual yang produktif dan efisien.

Kuncinya adalah menentukan alat mana yang cocok untuk tim Anda. Saat memilih alat, tanyakan pada diri Anda:

• Apa fungsi utama yang dibutuhkan rapat virtual saya agar berhasil? Misalnya, apakah Anda membutuhkan semua orang untuk bekerja secara kolaboratif pada sebuah dokumen pada saat yang bersamaan? Maka Google Documents adalah solusi yang mungkin. Apakah Anda memerlukan anggota tim untuk melihat demo secara real time? Kemudian perangkat lunak berbagi layar adalah untuk Anda.

• Berapa jumlah rata-rata peserta dalam rapat virtual Anda? Perangkat lunak rapat yang Anda perlukan untuk rapat virtual satu lawan satu dapat sangat berbeda dengan perangkat lunak yang memungkinkan Anda menyelenggarakan rapat dengan lebih dari 15 karyawan. Pastikan konferensi web atau konferensi rapat yang Anda pertimbangkan menyediakan fleksibilitas itu.

Apa strategi rapat virtual Anda?

Beri tahu kami tentang strategi rapat virtual Anda. Apa saja praktik terbaik yang dapat Anda bagikan untuk mengadakan rapat virtual yang sukses? Apa cara terbaik untuk menghubungkan peserta di ruangan yang berbeda atau benua yang berbeda? Bagikan di komentar di bawah.