6 Tips Memastikan Implementasi BI Anda Berjalan Lancar

Jadi, Anda tahu bahwa Anda memerlukan perangkat lunak intelijen bisnis.

Anda perlu mendapatkan nilai lebih dari data yang Anda kumpulkan. Jadi Anda telah memeriksa daftar vendor Anda, Anda telah melalui bukti konsep, dan Anda telah mendapatkan produk yang tepat untuk perusahaan Anda.

Tahap selanjutnya, bagaimanapun, dapat membuat atau menghancurkan pembelian Anda: implementasi BI. Implementasi adalah di mana potensi BI diaktualisasikan.

Jika peluncuran dan implementasi gagal, maka investasi yang Anda kerjakan dengan sangat keras mungkin menjadi bagian dari sekitar 70% pembelian BI yang gagal.

Lisensi perangkat lunak intelijen bisnis rata-rata sekitar $1.500 per pengguna, per tahun, sehingga bahkan segelintir pengguna mewakili sejumlah uang untuk bisnis kecil atau menengah (UKM). Lisensi lima tahunan, jika tidak digunakan dengan benar, bisa berarti $7.500 menghilang ke dalam eter.

Lihat tips berikut untuk mengetahui apa yang Anda butuhkan untuk implementasi BI yang sukses sehingga ini akan menjadi awal dari sesuatu yang baik, bukan akhir dari proses yang menyakitkan.

Tip 1: Ketahui apa yang Anda butuhkan

Di blog minggu lalu, saya berpendapat bahwa siapa pun yang berbelanja perangkat lunak intelijen bisnis harus mengikuti saran Socrates dan "kenali dirimu sendiri." Saran yang sama berlaku untuk implementasi.

Agar implementasi BI Anda berhasil, Anda perlu tahu seperti apa "sukses" untuk bisnis Anda.

Elena Rowell dari Looker menyarankan agar ini dimulai lebih awal: “Bahkan sebelum Anda menentukan inisiatif kinerja utama (KPI) apa yang ingin Anda lacak, hal pertama adalah mendefinisikan secara internal seperti apa kesuksesan alat BI Anda.”

“Ini akan membantu menciptakan serangkaian harapan bersama untuk produk, merampingkan proses implementasi. Pastikan untuk mendefinisikan ekspektasi tersebut, serta beberapa hasil proyek: misalnya, “setiap departemen akan memiliki dua hingga tiga dasbor utama, atau pengguna akan (atau tidak) memiliki kemampuan untuk melakukan analisis ad-hoc, Rowell melanjutkan. “Sering kali, mendefinisikan apa yang tidak akan dilakukan suatu produk sama pentingnya dengan mendefinisikan apa yang akan dilakukannya.

Kunci lain untuk implementasi BI adalah mengetahui faktor spesifik, atau KPI mana, yang perlu Anda fokuskan untuk meningkatkan bisnis Anda, kata JP Lessard dari Miles Technologies. Itu mungkin tingkat churn, konversi, atau margin untung dan rugi Anda.

“Cari tahu faktor-faktor apa yang perlu Anda perhatikan, dan katakan, jika saya dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, saya dapat membuat keputusan yang lebih baik,” kata Lessard.

Jawaban atas pertanyaan tersebut adalah KPI yang ingin Anda lacak.

Bob Pepalis dari Izenda menegaskan perlunya UKM untuk mengetahui apa yang ingin mereka lacak sebelum mereka memulai implementasi BI. “Pengalaman implementasi perangkat lunak intelijen bisnis yang paling tidak menyakitkan yang kami bagikan dengan klien kami adalah ketika mereka siap.”

UKM disiapkan ketika mereka “tahu pertanyaan apa yang ingin mereka jawab, dan mengapa mereka membutuhkan analitik dengan aplikasi mereka,” kata Pepalis.

Sebagai contoh persiapan ini, Pepalis mengutip salah satu perusahaan yang ingin mengubah solusi analitik. Klien potensial membutuhkan program yang dapat menyediakan data waktu nyata. Mereka juga membutuhkan "untuk mengelola sumber daya—manusia dan peralatan," untuk beberapa badan keamanan publik. Terakhir, mereka membutuhkan “solusi yang dapat menyatukan data dari berbagai lembaga yang memiliki aplikasi dan database mereka sendiri.”

Karena klien tahu mereka ingin melacak hal-hal spesifik itu, implementasinya mudah.

Pat Hennel dari Silvon juga setuju. “Memiliki semua persyaratan yang diperlukan dari pemangku kepentingan di depan menghemat banyak pengerjaan ulang ekstra di masa depan.”

Dan keterlibatan para pemangku kepentingan itu juga penting untuk implementasi BI.

Petunjuk 2: Dapatkan semua orang bergabung

Dengan cara yang sama Anda memerlukan pengetahuan pasti tentang KPI yang ingin Anda lacak, Anda juga membutuhkan pengetahuan pasti tentang siapa advokat Anda. Jika Anda bukan pemilik UKM, pastikan pemilik, dan pemimpin lainnya, akan mengadvokasi pelaksanaannya.

Seperti yang disarankan Ranjit Satyanath di Computer Weekly, mendapatkan sponsor eksekutif adalah cara utama untuk memastikan kesuksesan.

Corey Mendelsohn dari NewIntelligence juga merekomendasikan penggunaan “pelaksana tingkat senior sebagai juara untuk meningkatkan” implementasi BI Anda.

Rangkullah kolaborasi semudah model foto stok yang keren ini. Mereka hanya buruk dengan kolaborasi!

Vendor BI Matillion menyarankan Anda mencari advokat di antara "ahli domain yang memahami persyaratan pelaporan dalam bisnis." Dalam banyak kasus, para ahli ini adalah orang-orang yang telah "mengerjakan laporan manajemen menggunakan Excel."

Dengan demikian, para pendukung ini kemungkinan akan mengetahui data apa yang dimiliki bisnis, dan bagaimana mendapatkan nilai darinya. Pendukung ini dapat mulai sebagai misionaris BI, dan saat implementasi berjalan, membantu orang lain belajar menggunakan perangkat lunak baru.

Cara lain untuk memastikan pengguna baru akan tetap menjadi pengguna adalah memastikan implementasi, dan penggunaan, sesederhana mungkin.

Petunjuk 3: Tetap sederhana

Tidak peduli seberapa brilian sesuatu itu: jika tidak mudah dipahami, itu tidak akan mendapatkan dukungan populer.

Saya berkencan dengan diri saya sendiri dengan referensi ini, tetapi ini adalah prinsip "Fantasia": Anda mungkin memiliki produk yang dirancang dengan baik dan bijaksana, tetapi jika begitu rumit sehingga pelanggan tidak dapat memahami apa yang terjadi, produk tersebut akan diabaikan. "Fantasia" Disney adalah film yang menarik dan indah, tetapi penonton tidak tahu apa yang harus dibuat darinya. Hasil? Floburger keuangan.

Berpengaruh secara artistik, tentu saja, tetapi perhatikan bahwa mereka membutuhkan beberapa dekade sebelum mereka membuat sekuel.

Ada beberapa cara untuk menyederhanakan proses implementasi BI Anda.

Pertama, pastikan Anda membeli program yang mudah digunakan. Fitur seperti antarmuka visual drag-and-drop, seperti Alteryx, atau pencarian pemrosesan bahasa alami, seperti AnswerRocket, akan mendorong karyawan yang ragu-ragu untuk menggunakan program ini.

Faktanya, kemudahan penggunaan adalah kriteria nomor satu yang dicari oleh perusahaan besar saat berbelanja perangkat lunak BI, menurut orang-orang di Gartner (konten hanya tersedia untuk klien Gartner, tetapi sangat berharga).

Analis Gartner James Laurence Richardson menyarankan agar Anda menjadikan kemudahan penggunaan sebagai prioritas, karena “masalah yang dihadapi dengan kemudahan penggunaan platform BI&A (kecerdasan bisnis dan analitik) adalah yang paling merugikan keuntungan bisnis yang diperoleh.”

Matillion menyarankan bahwa memilih program dengan “front end yang mudah digunakan, tanpa istilah teknis, nama tabel, dan sintaks SQL, sangat penting untuk memastikan implementasi intelijen bisnis yang sukses.”

Setelah Anda memilih program yang tepat, buat pengalaman belajar menggunakan program sesederhana mungkin.

Salah satu cara penyederhanaan yang direkomendasikan Matillion adalah dengan menyediakan “daftar istilah bidang, ukuran, dan istilah menggunakan nomenklatur yang sudah dikenal yang sudah dipahami pengguna.”

Kurangi detik ide ini, dan catat bahwa "banyak program perangkat lunak BI akan memungkinkan Anda mengatur KPI Anda, dan menentukannya" di dalam program.

Dengan glosarium yang tersedia, program asing akan terasa lebih seperti bagian dari bisnis seperti biasa, daripada sesuatu yang sama sekali baru dan berbeda.

Lessard juga menyarankan orientasi dasar untuk perangkat lunak: “Anda tidak harus melakukan pelatihan mendalam, tetapi Anda harus mengarahkan pengguna Anda, dan membuat orang terbiasa dan nyaman dengan program ini. Jika tidak, mereka tidak akan bermain-main dengannya.”

Demikian pula, Rowell menyarankan solusi lain, dari "jam kerja" berkelanjutan yang ditawarkan oleh analis data yang lebih canggih, hingga tutorial online, hingga sesi pelatihan mingguan dengan analis. “Data bisa mengintimidasi,” katanya, “dan Anda tidak ingin orang berhenti mencoba.”

Anggap pembelajaran menggunakan perangkat lunak intelijen bisnis mirip dengan pembelajaran mata pelajaran di sekolah menengah: jika Anda bergumul dengan mata pelajaran yang sulit, Anda mungkin pergi ke bantuan tambahan setelah sekolah. Strategi yang sama akan membantu Anda dalam mengimplementasikan perangkat lunak Anda.

Kesediaan untuk bermain dan bereksperimen itulah yang membuat karyawan membuat semacam pertanyaan ad hoc di jantung BI swalayan.

Petunjuk 4: Mulailah dengan kemenangan cepat

Implementasi BI Anda seharusnya tidak menangani seluruh perusahaan di awal.

Alih-alih, luncurkan program ke satu departemen, dan catat beberapa kemenangan cepat. Kemenangan tersebut akan menjadi argumen terbaik untuk membuat karyawan lain menggunakan perangkat lunak. Klise lama itu benar: tidak ada yang berhasil seperti kesuksesan, terutama ketika Anda mencoba untuk memindahkan bisnis Anda dari cara lama mereka ke pendekatan berbasis data dan diberdayakan oleh BI.

“Daripada mencoba memaksa seluruh perusahaan untuk membuat perubahan paradigma lengkap sekaligus, meluncurkan aplikasi BI ke masing-masing departemen… memungkinkan Anda untuk memfokuskan sumber daya Anda sedikit demi sedikit,” bantah Hennel.

Rowell menambahkan, “kemenangan cepat cenderung membantu BI menyebar secara organik—orang-orang melihatnya dan bersemangat, dan juga menginginkannya.”

Rowell mencatat bahwa inilah cara Looker sering melihat perangkat lunak mereka tersebar dalam implementasi yang sukses.

Dengan cara yang sama implementasi harus dimulai dengan satu departemen, itu harus dimulai dengan satu set data. “Mulailah dengan apa yang paling banyak Anda ketahui—itulah kotak pasir Anda,” kata JP Lessard.

Cobalah untuk mengubah penyimpanan data yang besar itu menjadi kemenangan cepat sebelum Anda memperluas program ke seluruh perusahaan.

Pemilik UKM memiliki "firasat" tentang data apa yang penting, dan data penting itulah yang harus mereka mulai. “Pelajari cara menggunakan BI dengan data itu, dan dengan begitu, saat Anda berpindah ke data lain yang tidak biasa Anda gunakan, Anda akan lebih siap menggunakan alat ini,” saran Lessard.

Analis Gartner Neil Chandler membuat rekomendasi serupa (konten tersedia untuk pelanggan Gartner), dengan mengatakan bahwa sebaiknya "melakukan setidaknya satu inisiatif 'quick win' BI dan analitik baru untuk memvalidasi strategi analitik Anda" selama 100 hari pertama BI implementasi program.

Petunjuk 5: Pastikan datanya bersih

Jika data yang Anda impor ke dalam program tidak bersih, Anda tidak akan mendapatkan hasil yang Anda cari. Dan itu dapat menghabiskan banyak dukungan karyawan untuk implementasi Anda. “Prinsip pembuangan sampah-masuk-sampah-keluar sangat penting,” bantah Lessard.

Jika data yang masuk ke program BI Anda kotor dan tidak konsisten, fokus implementasinya justru pada pembersihan data tersebut.

Akankah tren “Tetap Tenang dan” akan berakhir? Mungkin tidak.

Untungnya, memastikan data bersih tidak mengharuskan Anda mengetahui cara membuat kode. Meskipun frasa tersebut terdengar teknis, data bersih berarti informasi Anda dimasukkan dengan cara yang dapat dipahami oleh program BI.

Sebagai contoh? “Orang-orang akan meletakkan teks di bidang tanggal di perangkat lunak CRM mereka, bukan tanggal sebenarnya. Mereka akan menulis 'Selasa depan', dan alat BI akan mengabaikannya,” kata Lessard.

Bentuk lain dari data "kotor" adalah kesalahan entri data (melupakan periode dalam jumlah dolar, misalnya), atau inkonsistensi, seperti nilai yang sama dengan nama yang berbeda (misalnya, satu spreadsheet yang memberi label pembayaran karyawan sebagai "pembayaran", di mana yang lain memanggil itu "gaji" atau "upah").

Dan jika alat BI mengabaikannya, data itu tidak akan diunggah dengan benar. Data bersih, dalam banyak kasus, berarti entri data yang tepat. “Memastikan tenaga penjualan Anda menggunakan CRM mereka secara konsisten jauh lebih mudah daripada mencoba membersihkan data nanti di alat BI,” kata Lessard.

Petunjuk 6: Implementasi sedang berlangsung

Implementasi perangkat lunak sangat mirip dengan Natal: menegangkan, menuntut, dan memakan waktu, tetapi pada akhirnya sepadan ketika Anda melihat ekspresi wajah orang-orang.

Juga seperti Natal, acara yang sebenarnya secara teknis adalah satu kali, tetapi semangat di baliknya dapat (dan harus) berlangsung sepanjang tahun. Dalam hal semangat Natal, ini berarti menemukan cara untuk bermurah hati sepanjang tahun, seperti membiarkan seseorang masuk ke jalur Anda saat lalu lintas, atau tidak menggunakan gerakan tangan yang kreatif saat seseorang tidak mengizinkan Anda masuk ke jalur mereka.

Dalam hal implementasi perangkat lunak, itu berarti gesit, dan terbuka untuk berubah. Dengan cara yang sama, peristiwa implementasi yang sebenarnya mengharuskan Anda untuk terorganisir dan bersedia melakukan sesuatu dengan cara baru yang didorong oleh data, semangat yang sama dapat (dan seharusnya) memengaruhi pekerjaan Anda sehari-hari.

Salah satu manfaat dari kelincahan UKM adalah bahwa memantulkan ide dari seseorang tidak memerlukan formulir permintaan rangkap tiga. Jadi, jika ada metrik yang menurut Anda harus dilacak oleh bisnis Anda, ikuti saran Billy Joel dan “beri tahu [penyelia Anda] tentang hal itu.”

Ketika Anda tidak perlu melewati birokrasi untuk mendapatkan jawaban, Anda sudah selangkah lebih maju dari perusahaan.

Kelincahan sangat penting untuk UKM, kata Elena Rowell. “Dengan cara data bisnis kecil terus berubah, metrik yang penting bagi Anda hari ini belum tentu sama dengan yang penting bagi Anda dalam enam bulan.”

Dengan demikian, sebagian besar UKM menemukan diri mereka dalam situasi di mana kelincahan tidak hanya bermanfaat, tetapi juga diperlukan.

Pada akhirnya, kecerdasan bisnis bukanlah seperangkat alat atau produk yang Anda beli, melainkan pola pikir, dan kemauan untuk terus meningkatkan.

Apa tips Anda untuk implementasi BI yang sukses?

Apakah program perangkat lunak intelijen bisnis Anda aktif dan berjalan? Jika demikian, apakah ada tips yang Anda miliki untuk calon pembeli? Beri tahu pembaca lain di komentar di bawah!

Tertarik dengan bagian lain dari proses pembelian intelijen bisnis? Lihat salah satu posting ini:

Panduan The Dead Philosopher untuk Membeli Perangkat Lunak Intelijen Bisnis Layanan Mandiri

Berapa Biaya Perangkat Lunak Intelijen Bisnis?