6 Tips Mengurangi Biaya Saat Menyelenggarakan Acara Perusahaan

Ketika datang ke perencanaan acara perusahaan, ada beberapa area utama di mana biaya dapat bertambah dengan cepat. Biaya sewa tempat sering kali merupakan salah satu item baris terbesar dalam anggaran dan dapat menjadi poin penting bagi perencana acara. Namun, ada beberapa cara untuk mengatasi masalah ini dan tetap memberikan pengalaman yang luar biasa bagi para tamu.

Dengan sedikit kreativitas dan pemikiran kreatif, adalah mungkin untuk memberikan acara perusahaan yang luar biasa tanpa merusak bank dan tetap memukau tamu Anda. Untuk mewujudkannya, penting bagi perencana acara untuk mengetahui beberapa strategi penghematan biaya utama.

Di bagian selanjutnya, kami akan membahas beberapa kiat cerdas tentang bagaimana Anda dapat mengurangi pengeluaran ini sambil tetap menghadirkan acara terbaik.

Berkreasilah dengan pemilihan tempat Anda

Memilih tempat yang memiliki peralatan dan fasilitas sendiri, dan mengurangi kebutuhan untuk menyewa atau membeli sendiri adalah cara untuk menghemat biaya total tempat. Saat ini dimungkinkan untuk melakukannya menggunakan perangkat lunak perencanaan acara perusahaan untuk membantu membuat perbandingan langsung antara lokasi yang berbeda.

Sebagai pilihan yang lebih kreatif dan hemat biaya, pertimbangkan untuk pergi ke lokasi yang tidak biasa seperti area outdoor atau bangunan tua. Mengambil gaya acara yang kurang standar, seperti pesta makan malam atau piknik sering kali dapat disewa dengan harga yang lebih murah dari ruang perjamuan tradisional atau pusat konferensi. Dan, dengan sedikit kecerdikan, Anda dapat mengubah ruang ini menjadi lokasi acara yang benar-benar berkesan.

Tentu saja, perhatikan jenis acara yang Anda rencanakan dan lingkungan yang ingin Anda pelihara. Jika Anda mempertimbangkan opsi luar ruangan, perhatikan juga cuaca pada waktu itu.

Manfaatkan peralatan dan fasilitasnya

Anda dapat menghemat uang untuk acara Anda dengan memilih tempat yang memiliki peralatan dan fasilitas sendiri sehingga Anda tidak perlu menyewa atau membeli sound system, panggung, dan pencahayaan yang terpisah. Banyak tempat yang sudah menyiapkan hal-hal ini, jadi pastikan untuk menanyakannya saat mempertimbangkan tempat Anda berikutnya.

Perusahaan dapat menghemat biaya dengan berbagai cara dengan memanfaatkan peralatan dan fasilitas yang disediakan oleh masyarakat setempat, seperti:

• Proyektor dan layar tersedia untuk digunakan untuk presentasi
• Ketersediaan Wi-Fi, sehingga para tamu dapat menggunakan perangkat mereka sendiri
• Diskon untuk menggunakan layanan katering in-house mereka
• Rencana pembayaran potensial untuk meningkatkan arus kas

Cari mitra sponsor untuk membantu mengimbangi biaya

Salah satu metode yang efektif untuk mengurangi biaya acara perusahaan Anda adalah dengan mencari mitra sponsor. Mereka dapat membantu menutupi biaya sebagai imbalan untuk mempromosikan produk atau merek mereka. Ini menguntungkan kedua belah pihak karena Anda menghemat uang saat mereka mendapatkan eksposur.

Ada beberapa cara untuk menemukan mitra sponsor potensial. Untuk mempromosikan acara Anda, pertimbangkan untuk menghubungi bisnis yang memiliki audiens target serupa. Sebagai contoh, jika Anda menyelenggarakan konferensi energi hijau, Anda dapat menghubungi perusahaan panel surya atau produsen mobil listrik.

Setelah Anda menemukan beberapa mitra potensial, langkah selanjutnya adalah menjangkau mereka dan membuat promosi. Jelaskan tentang acara Anda dan mengapa merek mereka cocok, termasuk informasi tentang peserta acara Anda dan liputan media. Memberi mereka paket sponsor yang menguraikan manfaat berinvestasi di acara Anda, tentu akan meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan dukungan mereka.

Berikut adalah beberapa contoh lain tentang bagaimana mitra sponsor dapat membantu perusahaan menghemat biaya dalam konferensi:

• Sebuah perusahaan komputer menyumbangkan laptop untuk digunakan selama seminar pelatihan
• Pengecer pakaian menyediakan kartu hadiah untuk digunakan sebagai hadiah pintu
• Jaringan hotel menawarkan diskon untuk tamu yang menghadiri acara
• Sebuah maskapai penerbangan memberikan diskon perjalanan untuk pembicara di konferensi

Pikirkan daftar mitra yang memungkinkan untuk membantu membuat tampilan konferensi Anda berikutnya lebih berdampak.

Memanfaatkan teknologi untuk mengurangi biaya pencetakan dan pengiriman

Menurut sebuah studi oleh Jaringan Kertas Lingkungan , pencetakan digital dapat menghemat bisnis hingga 25% dari keseluruhan biaya pencetakan mereka. Selain itu, dengan memanfaatkan layanan pengiriman online, bisnis dapat mengurangi biaya hingga 50% dengan layanan online seperti UPS dan FedEx.

Teknologi juga dapat digunakan untuk membantu mengurangi biaya layanan makanan dan minuman di acara-acara perusahaan. Saat memesan makanan dan minuman secara online, perusahaan dapat memanfaatkan diskon massal dan penawaran pengiriman gratis. Dengan penggunaan aplikasi seluler untuk mengelola pemesanan dan pembayaran, bisnis dapat menghindari kesalahan mahal yang sering terjadi saat berurusan dengan metode berbasis kertas tradisional.

Buat tema atau hiasi dengan cara yang unik namun hemat biaya

Membentuk acara perusahaan Anda di sekitar tema tunggal yang hemat biaya dapat memberikan bakat yang unik. Misalnya, Anda dapat memilih emas dan putih sebagai warna Anda dan menggunakannya di seluruh dekorasi; ini mungkin termasuk menyewa taplak meja serba putih dan serbet dengan aksen emas. Ini tetap terlihat berkelas sambil menghindari biaya tambahan yang dapat dikaitkan dengan warna yang lebih unik.

Uang juga dapat dihemat untuk dekorasi dengan membuat beberapa elemen sendiri, seperti centerpieces menggunakan stoples, bunga palsu, dan pita. Saat menyelenggarakan beberapa acara dalam satu tahun, mungkin lebih murah untuk menyewa dekorasi daripada membeli semuanya sekaligus.

Gunakan media sosial untuk mempromosikan acara Anda dan menghemat biaya pemasaran

Dengan menggunakan platform seperti Facebook, TikTok, Twitter, dan Instagram, Anda dapat menjangkau khalayak luas dengan sedikit atau tanpa biaya yang memberi Anda keuntungan dengan membuat halaman acara, memposting pembaruan, dan terlibat dengan calon tamu.

Saat mempromosikan acara perusahaan, Anda pasti ingin memastikan posting media sosial Anda profesional dan sesuai merek. Jadi, Anda dapat membuat halaman acara di situs web perusahaan Anda, membagikannya di platform media sosial Anda, dan menggunakan tagar yang tepat untuk menjangkau audiens yang lebih luas guna mempromosikan penawaran atau diskon khusus apa pun yang mungkin Anda tawarkan.

Akhirnya, mereka adalah pilihan untuk menjalankan promosi dan kontes. Menawarkan diskon kepada tamu yang membagikan halaman acara Anda di profil media sosial mereka sendiri, atau mengadakan kontes di mana hadiahnya berupa tiket gratis ke acara Anda adalah hal yang bagus untuk dicoba saat menggunakan saluran ini.