Cara Menjadwalkan Karyawan Secara Efektif: 3 Tips untuk Meningkatkan Produktivitas dan Penjualan

Terus-menerus menyulap antara staf yang sesuai dan anggaran yang ramping? Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda menjadwalkan karyawan secara efektif.

Penjadwalan karyawan merupakan tantangan utama tidak hanya untuk industri ritel, tetapi juga untuk industri jasa lainnya seperti perhotelan, logistik, perawatan kesehatan, dan jasa makanan. Di satu sisi, bisnis perlu memastikan staf yang tepat untuk menangani serbuan pelanggan. Di sisi lain, penjadwalan yang bergejolak dan tidak dapat diprediksi merusak keseimbangan kehidupan kerja karyawan.

Seringkali, karyawan shift diharuskan bekerja dengan shift yang bervariasi setiap minggu. Mereka jarang memiliki kendali atas jadwal mereka dan biasanya hanya mempelajari jadwal mereka beberapa hari sebelumnya. Sementara berbagai perusahaan menggunakan nama yang berbeda untuk praktik penjadwalan seperti itu, mereka secara luas dikenal sebagai penjadwalan just-in-time atau penjadwalan yang berpusat pada pelanggan.

Baru-baru ini, Lowe mengadopsi sistem penjadwalan yang berpusat pada pelanggan untuk memastikan perpindahan karyawan mencerminkan lalu lintas toko. Meskipun sistem ini secara teori terdengar bagus untuk bisnis, pada kenyataannya sistem ini membatasi jumlah hari libur berturut-turut bagi karyawan serta visibilitas dan fleksibilitas dalam penjadwalan. Perubahan tersebut menyebabkan kehidupan karyawan kurang dapat diprediksi dan berdampak negatif pada keseimbangan kehidupan kerja mereka, yang pada akhirnya menurunkan moral tenaga kerja.

Sementara kebijaksanaan konvensional menyatakan bahwa penjadwalan yang tidak stabil adalah norma dalam lingkungan bisnis ramping saat ini, outlier seperti Nando's dan The Gap Inc. menunjukkan bahwa penjadwalan yang stabil tidak hanya layak tetapi juga dapat membantu meningkatkan penjualan dan produktivitas. Dan kami memiliki tiga tips untuk membantu Anda menerapkannya di bisnis Anda.

3 teknik penjadwalan karyawan yang harus digunakan bisnis Anda

Kiat #1: Berikan karyawan visibilitas yang lebih baik ke dalam jadwal mereka

Bayangkan ini—Adam bekerja sebagai kasir di sebuah toko pakaian. Liburan akan datang dan dia ingin merencanakan hari libur bersama keluarganya. Namun, hari libur juga merupakan waktu tersibuk dalam setahun untuk toko dan dia tidak tahu hari atau shift mana dia akan bekerja minggu depan. Dalam situasi seperti itu, kurangnya visibilitas jadwal kemungkinan akan membuat Adam dan karyawan seperti dia sedikit kecewa, jika tidak frustrasi dan/atau melepaskan diri.

Seret dan lepas penjadwalan di Findmyshift (Sumber)

Bagi pemberi kerja, salah satu cara sederhana untuk menghindari situasi seperti itu adalah dengan mempersiapkan shift sebelumnya, di kalender kertas atau daftar kehadiran. Lebih baik lagi, menggunakan perangkat lunak penjadwalan karyawan untuk membuat dan berbagi jadwal kerja, serta mengirim pengingat kepada karyawan sebelum setiap shift.

Tip #2: Beri karyawan fleksibilitas untuk bertukar shift

Bulan lalu, sekolah putri Adam mengadakan konferensi orang tua-guru pada Sabtu pagi. Tapi Adam punya shift pagi, jadi dia menelepon manajernya untuk meminta perubahan. Manajer akhirnya menghabiskan tiga jam mencoba mencari karyawan lain untuk menukar shift dengan Adam, dan mengomunikasikan perubahan itu kepada semua orang yang terpengaruh.

Persetujuan penggantian di CakeHR (CakeHR)

Ini adalah situasi lain yang dapat dihindari dengan bantuan perangkat lunak penjadwalan karyawan, yang membuat proses pertukaran dan pertukaran shift menjadi lebih sederhana bagi karyawan. Dalam contoh kita, Adam dapat memasang shift untuk penggantian langsung di sistem perangkat lunak itu sendiri, dan rekan kerja mana pun yang tersedia dapat mengklaimnya. Perubahan itu langsung, dan terlihat oleh semua orang yang terlibat.

Dalam sebuah eksperimen di Gap, sekitar 50% permintaan yang diposting satu hingga tiga hari sebelumnya di aplikasi ponsel cerdas yang bertukar shift menemukan peminat, dan 62% karyawan paruh waktu yang menggunakan aplikasi melaporkan memposting atau mengambil shift. Secara keseluruhan, 95% karyawan yang berpartisipasi setuju bahwa aplikasi mempermudah penyesuaian jadwal kerja untuk memenuhi kebutuhan mereka.

Tip #3: Kaji kebutuhan staf dan hindari pembengkakan biaya

Melanjutkan contoh kita, katakanlah untuk bulan ini, Adam on-call pada hari Senin dan Rabu. Ini berarti dia diharapkan tersedia untuk bekerja dengan pemberitahuan panggilan, dan tidak dapat menjadwalkan komitmen pribadi apa pun untuk hari-hari itu. Namun, jika dia tidak dipanggil, dia tidak dibayar untuk hari itu, meskipun telah memblokir waktu istirahatnya karena kemungkinan bekerja.

Dasbor Analytics di ShopKeep (Sumber)

Ketidakpastian penjadwalan on-call membuat sulit bagi karyawan untuk mengandalkan pekerjaan yang dijamin, tingkat pendapatan tertentu, atau bahkan mendapatkan pekerjaan kedua untuk menambah penghasilan mereka. Kembali pada tahun 2016, regulator memaksa Aeropostale, Vans, Forever 21, American Eagle Outfitters, dan beberapa pengecer lain untuk meninjau dan mengubah praktik penjadwalan panggilan mereka.

Dengan alat seperti perangkat lunak manajemen ritel dan perangkat lunak point-of-sale, pemberi kerja dapat menilai kebutuhan staf mereka dengan lebih baik dan menghindari perlunya penjadwalan panggilan. Fitur pelaporan dalam alat tersebut dapat membantu pengusaha menganalisis data historis dan mengidentifikasi hari/jam yang menyaksikan lalu lintas pelanggan terbanyak.

Dengan pengetahuan ini, pengusaha dapat membuat penjadwalan yang lebih baik serta keputusan penganggaran. Mereka dapat memberi karyawan keandalan dan fleksibilitas yang mereka butuhkan sambil menghindari pembengkakan biaya yang terkait dengan shift ekstra.

Langkah selanjutnya—cara menemukan perangkat lunak yang tepat untuk bisnis Anda

Sekarang Anda tahu bagaimana perangkat lunak dapat membantu Anda merampingkan penjadwalan karyawan dan membuatnya lebih efisien dan efektif, Anda dapat mulai menjelajahi solusi di pasar. Namun, ada pertimbangan tertentu yang harus Anda perhatikan:

• Ingatlah ukuran dan jenis bisnis Anda: Kebutuhan penjadwalan restoran dengan 10 karyawan akan sangat berbeda dari supermarket dengan 50 karyawan. Pertama, ketahui persis apa yang Anda ingin perangkat lunak lakukan untuk Anda, dan berapa banyak orang yang akan menggunakannya, lalu mulailah menjelajahi alat di pasar.
• Tentukan anggaran untuk alat tersebut: Sebagai pemilik bisnis atau pemberi kerja, hanya ada sejumlah uang yang dapat Anda sisihkan untuk alat tersebut. Untuk bisnis kecil, ini mungkin beberapa ratus dolar sebulan, sedangkan untuk bisnis besar ini bisa beberapa ribu dolar. Alokasikan jumlah yang Anda ingin belanjakan untuk alat penjadwalan, dan lihat opsi hanya dalam anggaran itu.
• Pikirkan kembali kebutuhan Anda: Meskipun Anda dapat menggunakan perangkat lunak penjadwalan karyawan untuk memenuhi kebutuhan penjadwalan Anda, alat lain seperti perangkat lunak manajemen ritel dan perangkat lunak titik penjualan dapat membantu Anda melakukan lebih dari sekadar penjadwalan. Bisnis khusus seperti salon dan toko serba ada juga dapat menjelajahi alat yang dirancang khusus untuk niche mereka.

Catatan: Aplikasi yang dipilih dalam artikel ini adalah contoh untuk menampilkan fitur dalam konteks dan tidak dimaksudkan sebagai dukungan atau rekomendasi. Mereka telah diperoleh dari sumber yang diyakini dapat diandalkan pada saat publikasi.