Aplikasi absen vs spreadsheet: Mana yang paling sesuai dengan alur kerja Anda

Spreadsheet dan aplikasi absen keduanya merupakan solusi ketepatan waktu yang populer. Tapi, mana yang harus Anda gunakan?

Dalam artikel ini, kita akan membicarakan pro dan kontra memasukkan waktu kerja di aplikasi absen dan memasukkan waktu kerja di spreadsheet, dan membandingkan dua solusi ini dalam hal:

• Seberapa cocok mereka untuk mencatat jam kerja?
• Pilihan berguna apa yang mereka tawarkan, untuk membuat proses ketepatan waktu lebih mudah?
• Seberapa cepat dan akurat memasukkan waktu di spreadsheet, vs aplikasi absen?
• Berapa banyak uang yang akan Anda keluarkan untuk masing-masing dari dua solusi absen?

Selain itu, kita akan membicarakan apakah Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan aplikasi lembar waktu atau spreadsheet sebagai metode untuk melacak dan menghitung waktu kerja, sehubungan dengan jenis bisnis yang Anda jalani dan alur kerja tim Anda.

Aplikasi absen vs spreadsheet: kesesuaian dan opsi?

Di bagian ini, kita akan berbicara tentang pro dan kontra dari aplikasi timesheet dan spreadsheet dalam hal opsi yang mereka tawarkan dan sejauh mana kedua solusi ini cocok untuk melacak waktu kerja di tempat pertama.

SPREADSHEET PRO DAN KONTRA: kesesuaian dan pilihan

Lembar waktu spreadsheet adalah solusi ketepatan waktu yang sudah dikenal

Spreadsheet biasanya tidak memerlukan pengenalan lebih lanjut kepada karyawan saat ini, karena sebagian besar dari mereka sudah terbiasa dengan dasar-dasar cara menggunakannya. Jika Anda dan tim Anda menggunakan spreadsheet untuk tugas bisnis sehari-hari lainnya, akan lebih mudah untuk mulai melacak waktu di dalamnya. Anda tidak perlu menghabiskan energi dan upaya tambahan untuk menentukan proses pelacakan waktu baru dan kemudian menjelaskannya kepada tim Anda.

Lembar waktu spreadsheet sangat serbaguna

Tidak masalah apakah Anda menggunakan Microsoft Excel, Google Spreadsheet, atau LibreOffice Calc, spreadsheet menawarkan serangkaian fitur yang dapat Anda coba dan terapkan dalam praktik pelacakan waktu Anda. Misalnya, Anda memiliki semua yang Anda butuhkan untuk membuat templat lembar waktu sederhana, dan Anda juga dapat menggunakan rumus bawaan, untuk membuat lembar waktu yang lebih canggih dengan rumus yang secara otomatis ditambahkan dan jika tidak, memanipulasi data yang Anda masukkan.

Lembar waktu spreadsheet transparan dalam hal perhitungan

Jika Anda telah menerapkan rumus bawaan di lembar waktu spreadsheet, semua orang yang memasukkan waktu akan dapat melihat semua rumus yang digunakan untuk penghitungan. Ini akan membawa transparansi pada cara karyawan masuk diproses lebih lanjut, dan kemungkinan meningkatkan kepercayaan dan akuntabilitas dalam tim Anda.

Lembar waktu spreadsheet memungkinkan Anda untuk mencetaknya

Anda mungkin perlu mengubah ukuran lembar waktu yang Anda selesaikan dalam spreadsheet agar sesuai dengan kertas cetak Anda — tetapi, intinya adalah Anda dapat mencetaknya, jika Anda mau.

Spreadsheet hanya menawarkan entri waktu manual

Memasukkan waktu dalam lembar waktu spreadsheet sama dengan memasukkan waktu manual, berdasarkan bagaimana Anda memandang waktu yang Anda habiskan untuk suatu proyek atau tugas. Dengan kata lain, di akhir hari kerja atau minggu kerja, Anda harus mengingat apa yang Anda kerjakan sebelumnya, secara mendetail — yang bisa menjadi tantangan. Jadi, Anda lebih cenderung memasukkan 1 jam untuk tugas, meskipun Anda mengerjakannya selama 1 jam 16 menit — karena 1 jam adalah bilangan bulat yang bagus, sedangkan 16 menit tambahan tidak mudah diingat sesudahnya .

Lembar waktu lembar waktu tidak memiliki opsi lembar waktu biasa

Terlepas dari kurangnya pelacakan waktu nyata, spreadsheet juga tidak menawarkan opsi yang biasanya Anda temukan di aplikasi lembar waktu, seperti:

• menentukan tarif per jam
• mengkategorikan waktu kerja berdasarkan tugas, tag, dan status tagihan
• menghasilkan laporan waktu kerja yang komprehensif

Mengingat bahwa spreadsheet bersifat serbaguna, Anda mungkin dapat meniru fitur ini sampai batas tertentu (seperti menambahkan kolom secara manual untuk tugas, tag, atau status tagihan), tetapi ini akan membutuhkan waktu dan usaha ekstra.

Lembar waktu lembar kerja mungkin berlebihan bagi pengguna lembar kerja berat

Jika Anda sudah memiliki terlalu banyak tugas bisnis yang Anda lakukan di spreadsheet, menambahkan pelacakan waktu ke daftar dapat membawa kebingungan lebih lanjut. Mempertimbangkan bahwa sebagian besar file yang Anda kerjakan berada dalam format Excel, Google Sheets, atau LibreOffice Calc, terkadang sulit menemukan spreadsheet ketepatan waktu Anda saat Anda membutuhkannya atau melompat di antara spreadsheet yang berbeda untuk melakukan tugas yang berbeda.

Lembar waktu spreadsheet tidak memiliki daya tarik profesional

Mengingat bahwa spreadsheet dapat digunakan untuk banyak sekali tugas, itu mungkin bukan solusi terbaik jika Anda ingin membuat dan mengirim laporan yang terlihat profesional tentang apa yang Anda kerjakan kepada klien Anda.

PRO DAN KONTRA APLIKASI LEMBAR WAKTU: kesesuaian dan opsi

Aplikasi absen dirancang untuk pelacakan waktu

Tidak seperti spreadsheet, yang dirancang untuk membantu Anda dengan banyak tugas yang sangat berbeda, aplikasi absen adalah aplikasi khusus , yang dirancang khusus untuk membantu Anda mencatat, menyimpan, dan menganalisis waktu kerja. Terlebih lagi, sistem timesheet juga menawarkan fasilitas tambahan lain yang ada di dalamnya untuk membantu Anda melacak dan memasukkan waktu Anda dengan lebih mudah. Opsi untuk menentukan proyek dan tugas berbasis proyek yang akan Anda lacak waktunya, tag yang akan Anda gunakan untuk mengkategorikan waktu kerja, dan tarif per jam yang akan digunakan sistem lembar waktu untuk menghitung penghasilan Anda, hanyalah beberapa fitur yang dapat Anda harapkan.

Aplikasi absen juga memungkinkan pelacakan waktu dengan timer

Selain entri waktu manual melalui lembar waktu, aplikasi lembar waktu biasanya juga menawarkan waktu pelacakan secara real-time saat Anda bekerja, dengan penghitung waktu, di dalam halaman pelacak waktu – Anda dapat memulai penghitung waktu saat Anda mulai mengerjakan tugas, lalu hentikan penghitung waktu setelah Anda selesai. Terlebih lagi, Anda mungkin juga dapat melihat apa yang sedang dikerjakan rekan satu tim Anda, dengan melirik Dasbor yang menunjukkan untuk apa mereka saat ini menggunakan pengatur waktu.

Aplikasi absen membantu Anda menganalisis waktu Anda

Dengan aplikasi absen, Anda tidak hanya mendapatkan tempat untuk menyimpan jam kerja Anda — Anda juga mendapatkan tempat di mana Anda dapat membuat laporan berdasarkan waktu yang Anda lacak, untuk menganalisis penggunaan waktu dan tingkat produktivitas Anda.

Berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk proyek itu?

Apakah proyek itu menguntungkan, dalam kaitannya dengan waktu yang Anda habiskan untuk itu?

Tugas apa yang paling banyak menghabiskan waktu Anda?

Berapa banyak waktu yang Anda buang untuk tugas sekunder atau tersier, alih-alih mengerjakan prioritas Anda?

Aplikasi absen yang baik akan membantu Anda memahami semua ini.

Aplikasi absen memungkinkan Anda mengekspor laporan dalam PDF, CVS, dan Excel

Jika Anda ingin melihat waktu lembar waktu Anda dalam format spreadsheet, kemungkinan besar, Anda dapat melakukannya dalam aplikasi lembar waktu.

Perbedaan antara lembar waktu yang Anda ekspor dari aplikasi lembar waktu dan lembar waktu yang Anda buat sendiri adalah akurasi — dengan mengekspor lembar waktu melalui aplikasi, Anda akan yakin bahwa data Anda akurat.

Selain mengekspor data sebagai file XLS, sebagian besar aplikasi absen juga menawarkan opsi untuk menghasilkan file SCV dan PDF.

Mengekspor data ke PDF adalah solusi yang bagus jika Anda ingin mengirimkan bukti kepada klien Anda tentang pekerjaan yang telah Anda capai pada proyek mereka sejauh ini.

Mengekspor data ke CSV sangat bagus untuk menghitung penggajian, karena Anda akan dapat melihat semua waktu yang dilacak dalam format desimal.

Aplikasi absen memungkinkan Anda untuk melacak biaya proyek dan profitabilitas

Beberapa aplikasi absen juga menawarkan biaya tenaga kerja dan perhitungan keuntungan. Mereka membantu Anda bekerja meminimalkan biaya proyek di masa depan sehingga Anda dapat memaksimalkan waktu yang Anda habiskan untuk tugas-tugas prioritas dan meminimalkan waktu yang Anda buang. Laporan laba juga dapat membantu Anda memahami apakah Anda perlu menaikkan tarif per jam Anda, untuk memastikan bahwa penghasilan Anda lebih besar daripada biaya proyek.

Aplikasi absen membantu Anda mencetak lembar waktu "lebih cantik", lebih mudah

Jika Anda ingin menyimpan data lembar waktu dalam bentuk kertas, baik spreadsheet maupun aplikasi khusus adalah solusi yang sesuai. Namun, sementara proses mencetak lembar waktu yang Anda buat di lembar bentang biasanya memerlukan beberapa ukuran tambahan tabel waktu Anda, aplikasi lembar waktu sudah menyediakan lembar siap cetak.

Aplikasi lembar waktu mungkin memerlukan waktu untuk membiasakan diri

Ya, aplikasi absen dirancang untuk membuat ketepatan waktu lebih mudah. Namun, beberapa karyawan Anda mungkin mewaspadai mereka pada awalnya, terutama jika mereka belum pernah menggunakan aplikasi semacam itu sebelumnya.

Kecuali jika Anda membuat proses ketepatan waktu dan harapan di perusahaan Anda jelas dan ringkas, Anda dapat membuat karyawan kewalahan.

Jadi, praktik terbaik adalah menjelaskan ekspektasi Anda dalam hal memasukkan waktu di aplikasi, untuk membantu karyawan merasa lebih nyaman, sejak awal.

️ PUTUSAN KESESUAIAN DAN OPSI:

Dalam hal kesesuaian ketepatan waktu dan opsi yang mereka tawarkan, spreadsheet adalah pendekatan yang mudah dan menarik untuk mencatat waktu kerja — tetapi mereka masih kekurangan fitur absen penting. Sebaliknya, aplikasi absen memiliki keuntungan memiliki opsi absen khusus, dan dengan demikian muncul sebagai solusi yang lebih baik, meskipun waktu yang relatif lebih lama beberapa karyawan mungkin perlu membiasakan diri dengannya.

Aplikasi absen vs spreadsheet: kecepatan dan akurasi?

Di bagian ini, kita akan berbicara tentang pro dan kontra dari aplikasi timesheet dan spreadsheet, dalam hal berapa banyak waktu yang dibutuhkan karyawan, manajer, pemegang buku, dan semua orang yang terlibat dalam proses ketepatan waktu untuk mengelola timesheets. Kami juga akan menjelaskan pro dan kontra dari dua metode ketepatan waktu ini dalam hal akurasi.

SPREADSHEET PRO DAN KONTRA: kecepatan dan akurasi

Menambahkan waktu ke lembar waktu spreadsheet dapat dilakukan dengan cepat dan mudah

Asalkan data yang perlu ditambahkan karyawan disimpan dalam skala yang lebih kecil dan manajer yang bertanggung jawab untuk membuat lembar waktu telah mendefinisikan rumus dengan benar, karyawan tidak akan kesulitan memasukkan waktu di lembar waktu lembar kerja.

Lembar waktu spreadsheet biasanya memakan waktu untuk semua orang yang terlibat

Untuk manajer , dibutuhkan waktu ekstra untuk membuat tabel absen dalam spreadsheet, serta kemudian menyetujui atau menolak lembar waktu karyawan yang sudah selesai. Membuat lembar waktu spreadsheet membutuhkan lebih banyak waktu jika manajer telah memutuskan untuk membuat prosesnya agak otomatis, dengan menambahkan formula bawaan untuk menambahkan waktu kerja.

Bagi karyawan , dibutuhkan terlalu banyak waktu untuk menambah, menghitung, dan memeriksa keakuratan setiap kali mereka memasukkan, setiap hari, minggu, atau bulan.

Mengingat spreadsheet tidak memberikan pemberitahuan otomatis ketika seseorang menyelesaikan timesheets mereka, pemegang buku harus membuka semua timesheets secara manual untuk memeriksa apakah setiap orang telah memperbarui waktu kerja mereka. Selain itu, pemegang buku perlu secara pribadi mengingatkan semua orang yang belum memasuki waktu mereka seperti yang diharapkan, untuk melakukannya. Dalam beberapa kasus, ini dapat terjadi beberapa kali untuk setiap periode pembayaran.

Bagi asisten SDM , dibutuhkan waktu ekstra untuk mencari data yang dibutuhkan, seperti waktu yang dihabiskan karyawan untuk liburan, cuti sakit, atau cuti tidak dibayar.

Setiap parameter baru yang Anda tambahkan ke dalam campuran menumpuk dengan yang lain dan menghabiskan lebih banyak waktu Anda — tidak peduli apakah Anda manajer yang membuat lembar waktu, waktu masuk karyawan, pembukuan yang menghitung gaji, atau asisten SDM yang menghitung waktu pembayaran. mati.

Lembar waktu spreadsheet biasanya rawan kesalahan untuk semua orang yang terlibat

Untuk manajer , akan lebih mudah membuat kesalahan saat membuat tabel di spreadsheet, atau menentukan rumus untuk timesheet otomatis. Misalnya, jika Anda membuat kesalahan dalam mendefinisikan rumus spreadsheet tersebut, semua data yang ditambahkan oleh siapa pun akan dihitung salah — dan Anda mungkin tidak menyadarinya hingga semuanya terlambat.

Bagi karyawan akan lebih mudah untuk melakukan kesalahan saat menambahkan data atau menghitung jam kerja (jika karyawan yang bertugas menghitung waktunya sendiri). Lebih mudah untuk memasukkan lebih sedikit waktu daripada apa yang sebenarnya Anda kerjakan, yang berarti Anda akan menagih klien Anda lebih sedikit dari yang seharusnya. Ini juga akan lebih rumit untuk melakukan perhitungan dengan benar jika ada lebih banyak data untuk dikerjakan. Selain itu, jika Anda menambahkan angka yang salah ke kolom yang salah, Anda akan mendapatkan lembar waktu yang salah, bahkan jika rumusnya sudah ditentukan dengan baik, untuk memulai.

Pemegang buku dan manajer SDM kemungkinan perlu mengekstrak data yang dimasukkan oleh karyawan untuk memisahkan spreadsheet dan aplikasi, yang berarti kemungkinan kesalahan perhitungan lebih lanjut dan kehilangan data lebih tinggi.

Yang lebih buruk, siapa pun dapat secara tidak sengaja menghapus sel, garis di dalam sel, rumus, atau seluruh spreadsheet. Dan, Anda akan membutuhkan waktu ekstra untuk memulihkan apa yang telah Anda hapus — bahkan jika Anda menyadari bahwa Anda telah menghapus sesuatu sejak awal.

Lembar waktu spreadsheet memerlukan pemeriksaan ulang manual

Ini berarti bahwa pemegang buku yang bertanggung jawab atas penggajian, serta siapa pun yang bertanggung jawab membuat faktur klien, kemungkinan akan perlu:

• periksa ulang semuanya
• sorot semua entri waktu yang mencurigakan secara manual
• hubungi orang-orang yang memasukkan mereka, untuk klarifikasi.

Ini berarti banyak waktu yang dihabiskan untuk mengirim email dan penghitungan ulang — dan, masih belum ada jaminan Anda akan menghindari semua kesalahan.

Lembar waktu spreadsheet menyiratkan kemungkinan masalah kepatuhan

Sangat mudah untuk salah menempatkan lembar waktu yang dicetak – yang perlu Anda lakukan hanyalah salah menaruhnya untuk membawa perusahaan Anda ke dalam masalah. Kesalahan dan absennya absen membawa masalah dengan penggajian, yang menyebabkan kesalahan dengan pembayaran karyawan. Yang mungkin, pada gilirannya, membawa Anda ke dalam masalah dengan pemerintah.

Lembar waktu spreadsheet adalah solusi yang buruk untuk bisnis yang sedang berkembang

Semakin banyak orang yang Anda miliki di tim Anda, semakin sulit untuk menyimpan, menyimpan, dan meneliti lembar waktu spreadsheet, dan semakin besar kemungkinan Anda membuat kesalahan.

PRO DAN KONTRA APLIKASI LEMBAR WAKTU: kecepatan dan akurasi

Menambahkan waktu di aplikasi absen selalu cepat dan mudah

Anda menambahkan jam Anda dan menentukan tarif per jam Anda, dan melihat aplikasi melakukan perhitungan secara otomatis, berdasarkan formula yang diuji secara tepat dan 100% akurat. Ini termasuk perhitungan jam kerja dasar, tetapi juga penghasilan Anda dan total waktu yang ditambahkan per periode waktu khusus.

Aplikasi absen memastikan Anda membuat lebih sedikit kesalahan

Kecuali jika Anda sendiri yang menambahkan jam kerja yang salah (atau tarif per jam yang salah), Anda tidak perlu khawatir bahwa total jam kerja atau penghasilan Anda akan salah dihitung, karena sistem lembar waktu akan mengurus semuanya untuk Anda. Ini berarti lebih sedikit stres bagi manajer, karyawan, pemegang buku, dan staf SDM.

Aplikasi absen menawarkan pengingat dan target

Dengan aplikasi lembar waktu, kemungkinan kecil seseorang akan lupa mengisi lembar waktu tepat waktu, mengingat Anda dapat menentukan target harian dan mingguan untuk tim. Ketika seseorang tidak memenuhi target, mereka mendapatkan email pengingat bahwa mereka tidak melacak cukup waktu dalam jangka waktu yang ditentukan.

Aplikasi absen tidak memerlukan spreadsheet tambahan untuk penggajian dan PTO

Dengan aplikasi absen, staf HR dapat membuat proyek terpisah untuk cuti tidak dibayar, cuti sakit, dan liburan, dan menginstruksikan karyawan untuk menambahkan waktu ke proyek ini setiap kali mereka mengambil cuti tidak dibayar, cuti sakit, atau pergi berlibur. Nantinya, jika staf HR membutuhkan data cuti sakit untuk karyawan tertentu, mereka tinggal memilih proyek dan karyawan yang tepat, dan membuat laporan.

Pemegang buku akan dapat menghitung penggajian dengan beberapa klik, hanya dengan memilih rentang waktu (misalnya minggu, bulan, atau periode khusus) dan menyaring waktu yang dihabiskan untuk cuti yang belum dibayar dan istirahat makan siang. Kemudian, perangkat lunak akan secara otomatis mendapatkan total jam kerja untuk setiap karyawan dan menghitung berapa banyak Anda harus membayar mereka.

Aplikasi absen memastikan kepatuhan yang lebih baik

Sebagai hasil dari memiliki aplikasi yang aman untuk melacak dan menyimpan jam kerja, Anda akan yakin bahwa perusahaan Anda selalu mematuhi aturan dan peraturan bisnis, seperti Peraturan Waktu Kerja FLSA.

Aplikasi lembar waktu menyelamatkan Anda dari proses berulang

Lembar waktu lembar kerja mengharuskan karyawan memasukkan nama, jabatan, manajer, proyek, dan tugas mereka untuk setiap lembar waktu baru yang mereka isi.

Namun, akun karyawan yang dibuat di aplikasi lembar waktu menyimpan nama mereka dan mengizinkan pengelola ruang kerja untuk:

• menambahkan karyawan ke grup berdasarkan jabatan (mis. pengembang, pemasar, desainer, dll.)
• menugaskan manajer yang bertanggung jawab atas waktu kerja karyawan

Karyawan kemudian dapat memilih proyek dan tugas mereka saat melacak waktu, dan, lembar waktu ini secara otomatis dikaitkan dengan nama mereka, grup berdasarkan jabatan, dan manajer yang bertanggung jawab untuk menyetujui lembar waktu tersebut. Dan semua itu hanya dengan beberapa klik.

Aplikasi absen membuat proses persetujuan absen lebih cepat

Aplikasi absen membantu manajer membuat proses menyetujui lembar waktu lebih cepat dan lebih mudah, mengingat mereka tidak memerlukan tanda tangan pribadi pada setiap lembar waktu individu, dan menawarkan fasilitas tambahan lainnya.

Manajer pertama-tama dapat mengatur lembar waktu untuk mengunci secara otomatis setelah periode waktu tertentu (misalnya pada akhir setiap bulan) atau menguncinya secara manual sebelum tanggal tertentu, untuk menghentikan karyawan menambahkan entri tanggal mundur.

Nantinya, manajer dapat meninjau dan menyetujui lembar waktu untuk tujuan penagihan dan penggajian klien.

Aplikasi lembar waktu memungkinkan seluruh tim untuk menyimpan lembar waktu mereka dengan aman di satu tempat

Dengan spreadsheet, setiap karyawan mengirimkan timesheets mereka sendiri dan disimpan dalam satu folder — tetapi, jika Anda memiliki 50 karyawan, itu berarti 50 lembar berbeda, untuk setiap periode pembayaran. Sebaliknya, aplikasi absen memungkinkan karyawan Anda untuk mengisi semua lembar waktu mereka dalam satu ruang kerja yang aman dan mudah diakses. Anda kemudian dapat menelusuri minggu dan minggu dari lembar waktu sebelumnya, dari minggu ini, kembali ke minggu ketika Anda pertama kali membuat akun. Sebagian besar aplikasi absen juga memungkinkan Anda melihat dan menambahkan data di seluruh perangkat.

️ PUTUSAN KECEPATAN DAN AKURASI:

Dalam hal kecepatan dan akurasi, proses ketepatan waktu memasukkan, menghitung, dan menganalisis waktu kerja yang dimasukkan dalam spreadsheet memiliki beberapa kelemahan utama bagi semua orang yang terlibat — mudah untuk membuat segudang kesalahan saat mengelola lembar waktu tersebut dan mereka menghabiskan banyak waktu. waktu yang bisa digunakan lebih produktif. Sebaliknya, aplikasi timesheet menawarkan solusi yang lebih baik dalam hal ini, mengingat sistem otomatis mereka menghilangkan sebagian besar kemungkinan kesalahan, dan lebih mudah dan lebih cepat untuk menemukan dan menganalisis data waktu yang Anda butuhkan.

Aplikasi Timesheet vs spreadsheet: harga?

Di bagian terakhir dari perbandingan ini, kami akan menjelaskan pro dan kontra dari aplikasi timesheets dan menggunakan spreadsheet untuk memasukkan waktu, dalam hal seberapa mahal solusi ketepatan waktu ini.

SPREADSHEET PRO DAN KONTRA: harga

Excel itu mahal

Pengguna Windows mungkin sudah terbiasa dengan Excel sedemikian rupa, sehingga terkadang mudah untuk melupakan bahwa program ini datang dengan harga yang mahal. Menurut Capterra, harga program Excel mulai dari $8,25 per bulan, per komputer. Jadi, jika Anda memiliki 50 karyawan, Anda harus membayar sedikit kurang dari $415 per bulan agar setiap orang dapat melacak waktu di lembar waktu Excel dari perangkat mereka sendiri.

Google Spreadsheet dan LibreOffice Calc gratis

Excel mungkin merupakan solusi spreadsheet yang paling terkenal, tetapi ada alternatif gratis yang dapat Anda pertimbangkan, seperti Google Sheets dan LibreOffice Calc yang disebutkan sebelumnya.

Kemungkinan kelemahan Google Sheet jika dibandingkan dengan Excel termasuk kecepatan pemrosesan yang lebih rendah dan kurangnya toolbar Akses Cepat, tetapi Anda mendapatkan penyimpanan otomatis dan kolaborasi waktu nyata. Kemungkinan kelemahan LibreOffice Calc jika dibandingkan dengan Excel mencakup kolom 15 kali lebih sedikit dan beberapa batasan formula penting, tetapi Anda dapat menggunakannya di sistem lain, selain Windows dan macOS.

Anda menghabiskan lebih banyak uang untuk mengelola lembar waktu spreadsheet secara keseluruhan

Waktu adalah uang, dan mengelola waktu karyawan di spreadsheet membutuhkan lebih banyak waktu dan biaya lebih banyak, bahkan jika Anda memutuskan untuk menggunakan solusi spreadsheet gratis. Selain itu, mungkin Anda bahkan perlu menyewa asisten untuk pemegang buku Anda, hanya untuk mendapatkan bantuan tambahan dalam mengelola lembar waktu spreadsheet yang telah diisi dan mempersiapkannya untuk penggajian.

KELEBIHAN DAN KELEMAHAN APLIKASI TIMESHEET: harga

Aplikasi absen bisa gratis

Aplikasi Timesheet sangat bervariasi dalam hal harganya. Namun, jika Anda mendaftar untuk aplikasi lembar waktu gratis, seperti Clockify, Anda akan dapat menggunakan semua fitur pelacakan waktu penting secara gratis — ini termasuk menambahkan jumlah pengguna yang tidak terbatas dan waktu pelacakan pada jumlah proyek yang tidak terbatas.

Aplikasi absen memotong biaya bisnis Anda secara keseluruhan

Kami telah menetapkan bahwa waktu adalah uang — dan siapa pun dapat menangani waktu pelacakan dengan aplikasi hanya dalam beberapa klik. Selain itu, Anda tidak hanya akan menghemat uang melalui entri waktu cepat — Anda juga tidak perlu mempekerjakan staf tambahan untuk menyusun lembar waktu tersebut untuk semua proyek dan tugas Anda, karena Anda akan menyimpan semua data dengan aman di satu tempat dari pergi-pergi.

️ KETENTUAN HARGA:

Dalam hal harga, spreadsheet muncul sebagai solusi yang lebih mahal. Di sisi lain, jika Anda memilih aplikasi absen yang tepat, Anda akan dapat menikmati fitur dasar absen secara gratis.

Aplikasi absen vs spreadsheet: solusi ketepatan waktu apa yang harus dipilih?

Sekarang kita telah membahas pro kontra aplikasi spreadsheet dan timesheet dalam hal kesesuaian, opsi, kecepatan, akurasi, dan harga, mari kita lihat kapan Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan setiap solusi ketepatan waktu.

Untuk apa lembar waktu spreadsheet terbaik?

️ Usaha kecil

Bisnis dengan kurang dari 15-20 karyawan dapat beralih ke spreadsheet sebagai solusi ketepatan waktu, mengingat tuntutan administrasi dan analisis untuk jumlah karyawan yang lebih sedikit masih dapat dikelola melalui spreadsheet.

️ Tim kecil yang mengerjakan lebih sedikit proyek

Jika tim Anda hanya bekerja pada satu atau dua proyek pada satu waktu, akan lebih mudah untuk memasukkan, menyalin secara akurat, dan menganalisis data yang diperlukan untuk faktur klien.

️ Tim yang tidak memerlukan fitur tambahan

Jika Anda hanya ingin memasukkan jam kerja secara teratur, tanpa menerapkan fitur seperti mengunci lembar waktu setelah jangka waktu tertentu atau melacak waktu secara real-time, lembar waktu lembar kerja adalah pilihan yang sesuai.

Untuk apa aplikasi absen terbaik?

️ Ukuran bisnis apa pun

Memasukkan waktu di lembar waktu yang dibuat dalam spreadsheet mungkin dapat dikelola untuk bisnis yang lebih kecil, tetapi aplikasi lembar waktu cocok untuk semua jenis bisnis, termasuk yang lebih kecil. Jika jumlah karyawan mulai meningkat, serta jumlah proyek yang Anda terima, atau elemen yang ingin Anda lacak, Anda akan dapat menskalakan dengan mudah.

️Tim yang lebih kecil atau lebih besar mengerjakan sejumlah proyek

Aplikasi absen memungkinkan Anda untuk menambahkan karyawan sebanyak yang Anda butuhkan, dan melacak waktu pada proyek sebanyak yang Anda butuhkan.

Sebagian besar aplikasi absen menawarkan kemudahan ini dalam paket pembayaran mereka, tetapi Clockify menawarkan pelacakan waktu untuk banyak pengguna, dan pada beberapa proyek, secara gratis.

️ Tim yang lebih suka melacak waktu kerja secara real-time

Aplikasi absen dengan mode pengatur waktu adalah pilihan terbaik Anda jika Anda ingin:

• lacak waktu saat Anda bekerja, untuk akurasi yang lebih baik
• memiliki gambaran yang jelas tentang waktu yang tepat yang Anda habiskan untuk proyek klien
• awasi apa yang sedang dikerjakan rekan tim Anda (yaitu untuk apa mereka saat ini menggunakan timer)

️Bisnis perusahaan

Aplikasi absen cocok untuk bisnis perusahaan karena biasanya menawarkan setidaknya beberapa fitur perusahaan, seperti biaya tenaga kerja dan keuntungan, persetujuan lembar waktu, dan sistem masuk tunggal, untuk keamanan data ekstra.

️ Tim yang ingin melacak dan menganalisis produktivitas mereka

Fitur pelaporan aplikasi absen memungkinkan Anda memasukkan waktu untuk beberapa proyek, sehingga Anda bahkan dapat membuat proyek untuk istirahat, email, rapat, waktu penundaan, atau apa pun yang Anda inginkan, untuk memahami seberapa produktif Anda sebenarnya di tempat kerja.

Kesimpulan

Secara keseluruhan, lembar waktu spreadsheet gagal dalam hal kesesuaian, kecepatan, akurasi, harga, dan opsi terkait lembar waktu yang mereka tawarkan — yang mungkin bukan masalah penting jika Anda adalah tim kecil yang mengerjakan satu atau dua proyek yang memiliki lebih banyak waktu untuk dihabiskan untuk mengelola lembar waktu. Namun, jika Anda ingin meningkatkan, jumlah dan tingkat keparahan masalah akan bertambah seiring dengan bisnis Anda — jumlah proyek dan karyawan yang lebih besar berarti jumlah lembar waktu yang lebih banyak, dan jumlah lembar waktu yang lebih banyak akan selalu berarti kesempatan yang lebih besar untuk kesalahan dan lebih banyak waktu dan lebih banyak orang yang dibutuhkan untuk mengelola proses ketepatan waktu.

Di sisi lain, aplikasi timesheet muncul sebagai alternatif yang lebih baik dan lebih cocok untuk timesheet yang dibuat di spreadsheet – sebagai permulaan, ini adalah solusi yang lebih cepat dan lebih murah untuk menyimpan jam kerja Anda. Mereka menawarkan fitur tambahan yang berpusat pada lembar waktu yang dapat Anda andalkan, terlepas dari ukuran bisnis Anda dan jenis alur kerja Anda.

Mereka juga lebih akurat dan lebih sistematis karena Anda akan memiliki semua data Anda secara otomatis dihitung menurut rumus yang diuji, dan kemudian disimpan di tempat yang aman.

Kesimpulannya, meskipun lebih banyak waktu, kesabaran, dan sumber daya dapat membuat spreadsheet menjadi solusi ketepatan waktu yang sesuai, Anda tidak bisa salah dengan aplikasi absen.