Bagaimana pelacakan waktu kerja menghemat uang?

Kita semua pernah mendengar ungkapan “Waktu adalah uang”, tetapi berapa banyak uang yang sebenarnya kita bicarakan?
Dalam posting blog ini, kita akan berbicara tentang berapa banyak pelacakan waktu yang dapat menghemat uang menurut penelitian, serta bagaimana tepatnya itu menghemat uang Anda. Kami juga akan memberikan tips untuk melacak waktu seefektif mungkin.

Berapa banyak uang yang dapat dihemat oleh pelacakan waktu?

Menurut sebuah studi yang dilakukan oleh AffinityLive, yang diterbitkan dalam Harvard Business Review, bekerja secara tidak efektif merugikan ekonomi AS lebih dari 50 juta jam yang hilang, yang berarti kehilangan sekitar 7,4 miliar dolar per hari .
Ini juga menyatakan bahwa "berpindah dari pembaruan absen mingguan (atau lebih buruk) ke harian (atau lebih baik) akan memulihkan $52.000 per profesional, per tahun dalam waktu yang dapat ditagih."

Untuk menempatkan segala sesuatunya dalam perspektif, inilah yang dapat Anda beli dengan tambahan $ 52.000 (jika mereka tidak pergi dengan angin):

• 50 iPhone 12 Pro
• Menginap 2 malam di Royal Suite di hotel Burj Al Arab di Dubai
• Berlian 3 karat
• Rumah atau apartemen (ukuran tergantung lokasi)
• Biaya kuliah satu tahun di Universitas Harvard

Dan setelah membeli sesuatu dari daftar ini, Anda masih memiliki beberapa ribu yang tersisa.
Saya pikir kita semua bisa sepakat bahwa itu banyak uang – yang tidak boleh disia-siakan begitu saja.

Bagaimana pelacakan waktu menghemat uang Anda

Perangkat lunak pelacakan waktu menghemat uang Anda dengan berbagai cara, terutama jika Anda memilih aplikasi yang berkualitas tinggi dan sepenuhnya gratis, seperti Clockify. Berikut caranya:

• Anda memiliki data aktual di depan Anda, bukan perkiraan. Bukan ide yang bagus untuk mengandalkan tebakan dalam hal bisnis.
  Saat Anda melacak waktu, Anda memiliki wawasan tentang semua yang terjadi, termasuk semua tugas dan waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Bahkan jika Anda harus membuat perkiraan (untuk proyek besar di masa depan, misalnya), Anda akan memiliki banyak data untuk diandalkan dan membuat tebakan yang seakurat mungkin.
  Anda juga akan dapat mengetahui apakah ada proyek tertentu yang menghabiskan sumber daya perusahaan – ketika Anda melacak waktu, Anda dapat melihat dengan tepat ke mana uang Anda pergi. Ini membawa kita ke poin berikutnya…
• Ini memfasilitasi penagihan dan pemrosesan data yang akurat untuk penggajian dan faktur karena ada catatan dari semua jam yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih.
• Hindari masalah hukum. Berbicara tentang data penggajian – pada tahun 2013, IRS mengeluarkan denda 4,5 miliar dolar terkait dengan pajak penggajian. Pelacakan waktu akan mengurangi risiko menjadi bagian dari statistik serupa.
• Ini meningkatkan produktivitas. Ini membantu dengan fokus dan menjaga prioritas tetap lurus, serta meminimalkan pekerjaan menganggur.
  Ini juga mencegah kerja berlebihan. Dan ketika seseorang cukup istirahat, mereka lebih mungkin untuk bekerja dengan baik dan lebih efisien.
• Ini menghemat waktu , dibandingkan dengan sistem absensi yang sudah ketinggalan zaman. Dibandingkan antara keduanya, ada juga lebih sedikit ruang untuk kesalahan manusia.
• Pelacakan waktu digital berarti tidak membuang-buang sumber daya lingkungan seperti kertas atau uang tambahan untuk mengisi kembali setelah semuanya digunakan. Tahukah Anda bahwa, menurut University of South Indiana, sekitar 1 miliar pohon senilai kertas dilemparkan setiap tahun di AS? Menggunakan perangkat lunak pelacak waktu berarti menghemat tidak hanya uang Anda tetapi juga pohonnya.

Kiat untuk pelacakan waktu yang efektif

Berikut adalah beberapa tip untuk melacak waktu secara efektif dan, akibatnya, menghemat uang:

Lacak waktu setiap hari

Studi AffinityLive menyatakan bahwa “menurut Kurva Melupakan Ebbinghaus, manusia hanya mempertahankan 23 persen dari apa yang mereka pelajari setelah enam hari. Ini berarti bahwa tidak mungkin untuk benar-benar akurat dengan lembar waktu Anda jika Anda hanya menyelesaikannya seminggu sekali.”

Itulah mengapa sebaiknya melacak waktu setiap hari, karena frekuensi yang lebih tinggi menghasilkan akurasi yang lebih baik.

Konsisten

Sangatlah penting untuk melacak waktu secara konsisten untuk jangka waktu yang lebih lama, seperti halnya melacaknya secara teratur. Anda harus mematuhinya agar efektif!

Juga, pastikan ada konsistensi dalam hal waktu pelacakan semua orang di platform yang sama, sehingga Anda dapat memiliki semua data di satu tempat.

Jadikan pelacakan waktu cepat dan mudah

“Kami menemukan, secara tidak mengejutkan, bahwa alasan utama para profesional memiliki kebiasaan pelacakan waktu yang buruk adalah karena hal itu tidak praktis”, kata studi AffinityLive.
Aturan umum adalah semakin rumit, orang cenderung tidak melakukannya.

Itulah mengapa Anda harus memilih perangkat lunak pelacakan waktu yang tidak menghabiskan banyak waktu sepanjang hari dan tidak memerlukan banyak usaha.

Pelacakan otomatis adalah opsi yang bagus – satu-satunya hal yang harus Anda lakukan adalah mengeklik tombol untuk mulai merekam. Anda bahkan dapat mengatur pengingat untuk memastikan Anda tidak lupa untuk memulai pelacakan.

Anda juga dapat menggunakan lembar waktu di mana Anda menambahkan tugas secara manual (biasanya di akhir hari kerja) jika lebih sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Mereka memiliki antarmuka yang ramah pengguna dan intuitif dan juga mudah digunakan.

Berikan instruksi yang jelas

Menindaklanjuti apa yang baru saja kami katakan, sangatlah penting untuk memberikan instruksi yang jelas dan sederhana saat memperkenalkan perangkat lunak baru. Jika tidak, itu bisa membuat stres, terutama bagi orang yang kurang paham teknologi.
Harapan juga harus didiskusikan, misalnya, beban kerja harian yang diharapkan atau jika ada cara tertentu tugas harus diatur.

Sepanjang waktu

Meskipun penting untuk melacak waktu Anda secara akurat, seringkali tidak diperlukan tingkat presisi yang sangat tinggi; mengkhawatirkan pelacakan setiap menit ke tee dapat menyebabkan stres yang tidak perlu dan lebih berbahaya daripada kebaikan. Waktu biasanya dibulatkan ke 5, 10, atau 15 menit terdekat.
Anda juga tidak perlu melacak hal-hal seperti istirahat di kamar mandi atau pergi ke dapur untuk mengambil camilan.

Jika Anda bertanya-tanya apakah pembulatan waktu legal – ya, selama dilakukan dengan benar.

Kesimpulan

Kami tidak dapat memberi tahu Anda angka pasti yang dapat dihemat oleh perusahaan Anda karena bergantung pada banyak faktor, seperti ukuran dan jumlah karyawan. Namun, dengan semua yang telah kami sebutkan, mungkin lebih mudah untuk menghitung bagaimana Anda dapat memotong biaya dan/atau membuat penyesuaian pada anggaran Anda dan membuat perusahaan Anda lebih menguntungkan.
Agar pelacakan waktu menjadi efektif, yang terbaik adalah melakukannya setiap hari dan secara konsisten dan memilih perangkat lunak yang tepat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda dengan sempurna.