Manfaat menggunakan pelacak waktu dalam tim jarak jauh

Teman saya pernah memberi tahu saya bahwa, ketika timnya bekerja sebentar dari rumah, bosnya tidak percaya bahwa mereka benar-benar bekerja. Meskipun tim melakukan pekerjaan mereka dengan cara yang sama seperti yang mereka lakukan di kantor, majikannya tidak percaya. Dengan demikian, mereka segera kembali ke kantor. Saya harus menyebutkan bahwa mereka tidak melacak waktu saat bekerja dari rumah.

Mengapa itu penting? Nah, ketika karyawan jarak jauh mencatat jam kerja mereka, mereka memiliki bukti pekerjaan mereka, jadi lebih mudah untuk membangun kepercayaan antara majikan dan pekerja. Terlepas dari masalah kepercayaan, ada cara lain bagaimana menggunakan pelacak waktu dalam tim jarak jauh menjadi signifikan.

Dalam artikel ini, kami akan membahas manfaat pelacakan waktu untuk tim jarak jauh, dan menunjukkan kepada Anda bagaimana pelacakan waktu dalam tim jarak jauh dapat bekerja dalam praktik.

Apa manfaat pelacakan waktu karyawan untuk tim jarak jauh?

Sebelum kita mulai mengeksplorasi alasan utama mengapa karyawan jarak jauh harus mulai melacak waktu, mari kita ingat apa yang termasuk dalam pekerjaan jarak jauh. Karyawan jarak jauh adalah mereka yang:

• bekerja dari rumah,
• bekerja dari coworking space, kafe, atau lokasi lain yang bukan kantor,
• bekerja dari berbagai lokasi, tetapi sesekali datang ke kantor,
• terkadang memiliki jam kerja yang fleksibel.

Sekarang, inilah manfaat pelacakan waktu karyawan untuk tim jarak jauh.

Penagihan dan penggajian yang akurat

Saat karyawan jarak jauh mengerjakan beberapa proyek dan untuk banyak klien, penting untuk melacak setiap jam yang mereka habiskan untuk setiap proyek. Selain itu, pekerja perlu memisahkan jam yang dapat ditagih dari jam yang tidak dapat ditagih, yang dapat Anda lakukan dengan alat pelacak waktu seperti Clockify. Perutean ini akan membuat penagihan klien jauh lebih mudah.

Seperti yang Anda lihat di bawah, entri pertama kali tidak dapat ditagih, sementara yang lain ditandai sebagai dapat ditagih. Di sini, tugas bernama "Memperbarui portofolio" tidak ditugaskan ke proyek tertentu, yang bisa berarti bahwa itu bukan tugas yang dilakukan untuk klien. Oleh karena itu, tidak dapat ditagih.

Sumber: Cara menghitung jam yang dapat ditagih

Dengan bantuan alat pelacak waktu, tim jarak jauh akan dapat melacak semua jam yang dapat ditagih untuk klien yang berbeda. Akibatnya, pencatatan waktu akan mencegah kesalahan perhitungan dan memastikan bahwa faktur dilakukan dengan benar.

Selain tujuan penagihan, pencatatan waktu memastikan bahwa karyawan mendapatkan gaji yang akurat. Dengan menggunakan pelacak waktu, pekerja jarak jauh mencatat proyek apa yang telah mereka kerjakan dan untuk berapa lama. Ketika memiliki data kerja yang tepat seperti itu, majikan tidak akan dapat membayar lebih rendah atau membayar lebih untuk pekerja jarak jauh mereka. Selain itu, manajer juga dapat meninjau apakah seseorang memiliki waktu lembur.

Manajemen proyek yang efektif

Saat bekerja dari jarak jauh, manajer tim mungkin merasa sulit untuk mengetahui siapa yang sedang menangani proyek apa di dalam tim. Namun, jika semua orang dalam tim mencatat jam kerja mereka, dan memasukkan detail tentang tugas dan proyek, transparansi kerja akan jauh lebih jelas. Jadi, jika ada beberapa pekerja yang kewalahan, manajer harus mempertimbangkan untuk mengalokasikan tugas secara berbeda.

Selain itu, waktu pelacakan akan membantu para pemimpin mengawasi status proyek. Sebagai contoh, katakanlah Anda dan tim Anda telah memperkirakan bahwa proyek ABC akan memakan waktu 163 jam untuk diselesaikan. Sekarang, karyawan jarak jauh Anda telah melacak sekitar 14 jam kerja. Jadi, Anda masih di awal karena Anda memiliki 149 jam lagi untuk mengakhiri proyek. Atau, jika Anda lebih suka persentase, Anda telah menyelesaikan sekitar 8% pekerjaan, yang dapat Anda lihat di bawah.

Contoh status proyek di Clockify

Ini adalah cara sempurna untuk mempelajari apakah akan ada potensi penundaan dan mencegah masalah ini jika memungkinkan. Plus, Anda dapat melacak kemajuan setiap tim jarak jauh yang mengerjakan sebuah proyek. Pada contoh di atas, kita dapat melihat bahwa tim desain dan QA sejauh ini cukup efektif.

Kepercayaan tempat kerja jarak jauh

Bagaimana atasan tahu bahwa karyawan jarak jauh mereka bekerja? Elemen yang paling penting di sini adalah kepercayaan, dan kita berbicara tentang rasa saling percaya dan hormat antara pekerja dan manajer atau pengusaha. Pelacakan waktu memainkan peran penting dalam membangun kepercayaan di tempat kerja jarak jauh.

Pikirkan tentang pelacak waktu sebagai perekat yang menghubungkan karyawan dan atasan. Pekerja memiliki tanggung jawab untuk mencatat jam kerja mereka setiap hari dan membuktikan bahwa mereka dapat dipercaya. Di sisi lain, pemberi kerja dan manajer harus memercayai dan menerima data absen karyawan sebagai bukti kerja jarak jauh mereka.

Kebebasan memilih gaya hidup kerja jarak jauh

Beberapa karyawan memiliki kebiasaan kerja jarak jauh untuk mengubah lokasi kerja mereka. Selain dari kantor di rumah, pekerja jarak jauh juga melakukan tugas mereka dari ruang kerja bersama, kafe, atau perpustakaan. Itulah kebebasan yang datang dengan kerja jarak jauh.

Katakanlah hari ini, Anda memulai hari kerja Anda di rumah, tetapi setelah dua jam, Anda membutuhkan perubahan pemandangan. Anda pergi ke perpustakaan dan tinggal di sana selama tiga jam lagi. Sekarang, untuk melacak semua tugas yang telah Anda lakukan di rumah dan di perpustakaan, Anda harus mulai merekam waktu. Beberapa alat pelacak waktu, seperti Clockify, memiliki opsi untuk menyinkronkan data di beberapa perangkat, seperti ponsel, laptop, dan lain-lain.

Sumber: Perangkat Lunak Kerja Jarak Jauh & Tim Gratis

Jika lebih nyaman bagi Anda, Anda dapat melacak jam perpustakaan di ponsel, tetapi jam kantor di rumah di laptop. Pelacak waktu akan memastikan bahwa semua jam yang dicatat disimpan dan disinkronkan, terlepas dari lokasi kerja dan perangkat yang Anda gunakan.

Komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik

Pelacak waktu dapat memudahkan komunikasi dan kolaborasi dalam tim jarak jauh. Begini caranya: karyawan telecommuting masuk di awal hari kerja mereka, yang menunjukkan rekan kerja mereka bahwa mereka sedang bekerja. Jadi, lebih mudah untuk mengklarifikasi siapa yang tersedia untuk rapat atau obrolan. Pada tangkapan layar di bawah, kita dapat melihat bahwa Austin dan Karen sedang bekerja saat ini karena waktu yang mereka lacak adalah "Sedang berlangsung."

Ini sangat praktis untuk tim yang anggotanya berasal dari benua yang berbeda atau bahkan beberapa zona waktu. Ketika karyawan mengetahui siapa yang sedang bekerja, mereka dapat menghubungi para pekerja tersebut jika mereka memiliki masalah atau membutuhkan bantuan.

Berbicara tentang zona waktu, Clockify memungkinkan Anda melacak waktu terlepas dari zona waktu Anda. Misalnya, Anda bekerja dari Paris (UTC/GMT +2 jam) dan manajer Anda di Sydney (UTC/GMT +10 jam). Meskipun Anda berada di zona waktu yang berbeda, saat atasan Anda mengevaluasi lembar waktu Anda, dia akan melihat laporan ini di zona waktu Sydney.

Memiliki pemahaman yang lebih baik tentang ketersediaan karyawan meningkatkan komunikasi dan kolaborasi jarak jauh.

Peningkatan produktivitas dan kinerja karyawan

Anggota tim jarak jauh tidak berbagi ruang fisik yang sama. Jadi, mengukur seberapa efektif pekerja bisa menjadi bagian yang rumit. Cara praktis manajer dapat meninjau kinerja dan produktivitas karyawan adalah dengan menganalisis jam kerja karyawan, serta detail lainnya, seperti deskripsi tugas dan jumlah waktu yang dihabiskan untuk sebuah proyek. Dengan demikian, pelacakan waktu dapat membantu memastikan bahwa semuanya berjalan lancar dan karyawan jarak jauh mampu menyelesaikan proyek tepat waktu.

Selain para pemimpin, pelacakan waktu juga berguna bagi para pekerja. Karyawan dapat mengetahui cara mereka menghabiskan waktu sepanjang hari, seberapa produktif mereka, dan aplikasi apa yang paling sering mereka gunakan.

Ini adalah contoh garis waktu produktivitas, opsi praktis yang ditawarkan oleh Clockify, yang menunjukkan kepada Anda berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk bekerja di berbagai aplikasi. Untuk mencoba fitur ini, Anda harus menggunakan pelacak waktu otomatis. Pastikan linimasa ini hanya menampilkan aktivitas lebih dari 10 menit. Seperti yang Anda lihat dari tangkapan layar, pengguna ini telah melacak tiga jam di Google Documents. Jika pengguna adalah seorang penulis konten, maka ini adalah skor yang bagus karena menunjukkan bahwa dia telah menulis selama tiga jam (anggaplah tidak ada gangguan menatap halaman kosong). Tanda plus di sisi kanan halaman memungkinkan Anda untuk menambahkan entri waktu yang Anda inginkan. Misalnya, di sini, semua entri waktu kecuali Excel telah ditambahkan.

Peningkatan akuntabilitas

Bagaimana pelacakan waktu membantu karyawan meminta pertanggungjawaban atas kinerja mereka? Nah, mengetahui bahwa mereka perlu mencatat jam kerja mereka membuat pekerja sadar bahwa jam terus berdetak. Jadi, kemungkinan besar karyawan akan melakukan yang terbaik untuk menyelesaikan tugas mereka sebelum batas waktu. Akibatnya, pekerja akan menunjukkan betapa bertanggung jawab mereka. Setelah semua anggota tim membuktikan akuntabilitas mereka, menciptakan hubungan saling percaya antar pekerja juga akan mengikuti.

Bagaimana manajer dapat memantau karyawan jarak jauh?

Pemimpin jarak jauh tidak boleh bertindak seperti Kakak, mengawasi pekerja dan menganalisis setiap langkah yang mereka buat selama jam kerja. Dengan melakukan itu, para manajer menghapus setiap jejak kepercayaan antara mereka dan karyawan mereka.

Sebaliknya, para pemimpin dan pengusaha harus menemukan pendekatan yang tepat untuk melacak waktu yang dihabiskan karyawan untuk melakukan tugas mereka dari jarak jauh. Berikut adalah beberapa langkah penting yang dapat dilakukan atasan untuk memantau pekerja jarak jauh.

Langkah 1: Buat pedoman pelacakan waktu

Untuk memastikan bahwa pekerja jarak jauh melacak waktu mereka dengan benar, pemberi kerja atau manajer harus membuat pedoman pelacakan waktu. Bahkan jika perusahaan Anda menggunakan aplikasi pelacak waktu sederhana, pertimbangkan untuk membuat manual seperti itu untuk mencatat waktu. Inilah yang perlu dicakup oleh pedoman:

• Tugas atau proyek apa yang harus dilacak oleh karyawan?
• Haruskah karyawan mengkategorikan entri waktu mereka?
• Bagaimana seharusnya karyawan melacak waktu mereka (secara manual, dengan pengatur waktu, memasukkan jam di lembar waktu)? Jika semua opsi tersedia, beri tahu pekerja.
• Seberapa sering karyawan perlu mencatat waktu mereka (setiap hari, atau sekali seminggu)?

Selain itu, penting untuk mengklarifikasi seberapa detail entri waktu ini. Misalnya, apakah boleh jika karyawan mendeskripsikan tugas mereka sebagai "Pos blog" atau "Menulis entri blog 'Cara mengelola tim jarak jauh'."

Memiliki pedoman seperti itu tidak meninggalkan ruang untuk kesalahpahaman. Karyawan akan tahu persis bagaimana mencatat jam kerja mereka, seberapa sering, dan seberapa rinci mereka harus melakukannya. Plus, mereka tidak akan merasa privasi mereka dilanggar selama jam kerja.

Langkah 2: Minta pembaruan kepada tim Anda

Seperti yang telah kami sebutkan, menjaga komunikasi yang efektif di antara anggota tim sangat penting saat bekerja dari jarak jauh. Untuk tetap berhubungan dengan karyawan jarak jauh, manajer harus mengatur pertemuan rutin dan meminta anggota tim mereka untuk pembaruan.

Mendapatkan pembaruan dari semua pekerja akan membantu para pemimpin mengetahui apa yang sedang dikerjakan setiap anggota tim dan jika ada masalah dengan proyek. Jadi, manajer akan dapat membuat perkiraan proyek yang realistis.

Sekarang, frekuensi pertemuan ini bergantung pada pekerjaan yang dilakukan tim Anda. Terkadang, Anda memerlukan pembaruan sekali atau dua kali per hari, di lain waktu Anda akan baik-baik saja dengan satu pertemuan mingguan.

Langkah 3: Tetapkan tenggat waktu

Terlepas dari pembaruan yang Anda dapatkan dari tim, cara lain untuk memastikan bahwa semua orang berada di halaman yang sama adalah dengan menetapkan tenggat waktu untuk semua tugas. Suka atau tidak, tenggat waktu membawa struktur ke dalam rutinitas kerja jarak jauh. Tentu saja, perlu dicatat bahwa tenggat waktu ini harus realistis.

Setelah karyawan mendapatkan tugas baru, diikuti dengan waktu mulai dan waktu berakhir, mereka akan dapat mengatur pekerjaan mereka sesuai dengan itu. Selain itu, ketika pekerja telecommuting telah menetapkan tenggat waktu, kemungkinan besar mereka akan bertanggung jawab atas tugas-tugas ini. Selain itu, memiliki waktu yang cukup untuk suatu tugas membantu pekerja tidak terlalu stres dan lebih produktif.

Bagaimana pekerja jarak jauh dapat melacak jam kerja mereka?

Kami menjelaskan bagaimana pemimpin jarak jauh dapat melacak karyawan mereka, tetapi berikut adalah beberapa tip untuk pekerja telecommuting.

Lacak jam kerja dan gangguan

Seperti yang kami sebutkan, karyawan jarak jauh harus mengikuti pedoman pelacakan waktu saat melacak waktu mereka bekerja dari jarak jauh. Namun, selain merekam jam yang Anda habiskan untuk mengerjakan tugas, Anda juga dapat melacak gangguan. Ini sangat penting bagi Anda yang bekerja dari rumah karena gangguan adalah salah satu tantangan paling umum dari pekerja jarak jauh.

Jadi, setiap kali seseorang menyela Anda, pastikan untuk mencatat waktu yang Anda buang untuk gangguan itu. Pada akhirnya, Anda akan memiliki gagasan yang lebih baik tentang berapa banyak waktu yang Anda dedikasikan untuk tugas-tugas Anda dan berapa banyak waktu yang Anda buang untuk gangguan. Selain itu, Anda juga bisa menuliskan waktu yang Anda habiskan untuk rapat, jika Anda sering rapat.

Lacak waktu untuk mengetahui bagaimana lokasi yang berbeda memengaruhi pekerjaan Anda

Nah, jika Anda salah satu pekerja yang memanfaatkan gaya hidup jarak jauh dengan berpindah lokasi kerja, tips ini cocok untuk Anda. Pelacakan waktu dapat membantu Anda mengetahui lokasi yang sesuai dengan jenis tugas tertentu.

Inilah cara kerjanya. Katakanlah tugas Anda adalah menulis garis besar blog. Jadi, lacak waktu yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan tugas ini saat bekerja dari rumah. Juga, ukur berapa banyak waktu yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan tugas ini di kantor. Kemudian, cukup bandingkan hasilnya. Jika Anda lebih produktif dengan tugas ini di rumah, pastikan untuk tidak meninggalkan tugas ini pada hari Anda berada di kantor.

Dengan menuliskan entri waktu untuk setiap tugas selama satu hari atau satu minggu, Anda akan segera menyadari berapa banyak beban kerja yang dapat Anda lakukan di rumah vs. di kantor/kafe. Dengan demikian, Anda akan dapat menyusun jadwal kerja jarak jauh yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Kesimpulan

Melacak waktu saat bekerja dari jarak jauh akan memastikan bahwa semuanya berjalan pada tempatnya. Dengan pelacak waktu, tim jarak jauh akan mengelola proyek mereka secara lebih efektif dan menagih klien mereka dengan benar. Selain proyek, pencatatan waktu juga akan membantu karyawan berkomunikasi dan berkolaborasi satu sama lain dengan mudah karena pekerja akan memberi tahu orang lain saat mereka bekerja. Bekerja di lingkungan seperti itu akan berdampak positif dalam membangun kepercayaan dalam tim jarak jauh.

Untuk memantau karyawan jarak jauh, manajer harus membuat pedoman pelacakan waktu untuk semua pekerja. Selain itu, para pemimpin harus selalu meminta pembaruan rutin kepada tim mereka dan menetapkan tenggat waktu untuk semua tugas.

Adapun pekerja telecommuting, pelacak waktu tidak hanya akan menunjukkan kepada mereka bagaimana mereka menghabiskan jam kerja mereka, tetapi juga seberapa sering mereka terganggu. Plus, saat memantau waktu, karyawan jarak jauh akan mempelajari bagaimana berbagai lokasi memengaruhi tingkat produktivitas mereka.